Toutes les entreprises devraient chercher à être efficace, mais certains d’entre nous ne comprennent toujours pas ce que cela signifie d’être efficace.
Beaucoup de chefs d’entreprise font la confusion entre efficacité et « atteindre des objectifs ». Ils croient que si une entreprise réussit à satisfaire ses engagements, en termes de ses financements ainsi que ses clients, elle est donc compétente mais ce n’est pas vrai. Dans cet article, nous vous apprendrons comment augmenter l’efficacité opérationnelle de votre entreprise en listant quelques points.
Qu’est-ce que l’efficacité opérationnelle? Pourquoi est-ce si important d’y faire attention pour votre entreprise?
Le concept d’efficacité opérationnelle englobe la pratique d’amélioration de tous vos processus (toutes les activités de votre entreprise menant à votre produit final ou service). Par exemple, un supermarché a différentes méthodes internes (production, embauche, ventes et communication par exemple) et tous ces processus aident l’entreprise à atteindre un objectif qui peut être en termes de ventes de produits.
Mais même si le supermarché atteint ses objectifs de vente, cela ne veut pas dire qu’il a atteint l’efficacité opérationnelle. Une mauvaise gestion du stock peut entraîner des produits endommagés et des pertes pour l’entreprise. Si le département des achats n’est pas capable d’identifier efficacement les bons fournisseurs, le supermarché passe à côté d’une chance de faire de grosses économies. Ces exemples illustrent donc l’importance de bien connaître votre entreprise parce qu’en fin de compte chaque entreprise possède sa propre réalité en termes de processus.
En tant que chef d’entreprise vous devriez faire une liste des processus de votre entreprise et les suivre pour découvrir si ils sont effectués correctement (générer des bénéfices, offrir de la qualité et éviter le gaspillage par exemple). Si vous êtes en mesure d’identifier des échecs dans vos processus, essayez d’étudier des alternatives pour les améliorer.
Il n’est pas rare pour les chefs d’entreprise de penser que la recherche de l’efficacité opérationnelle est directement liée au licenciement d’effectif. Ce n’est pas vrai. Faites attention si vous arrivez à identifier des pertes à cause de la performance de vos employés car votre processus d’embauche est peut être mal effectué, ou en d’autres termes, votre entreprise embauche les mauvais profils pour les fonctions à accomplir.
De plus, vous pourriez réaliser que vous devez créer ou améliorer le processus de formation de vos employés. Chercher des économies de coûts au travers de licenciements n’est pas une solution efficace – vous supprimez la personne mais pas le processus ou l’activité qu’il ou elle effectue (qui fréquemment n’ajoute pas de valeur à l’entreprise et est alors effectué par d’autres employés). Le licenciement de personnel est aussi une solution temporaire qui n’aidera pas à moyen ou long terme. La meilleure stratégie pour améliorer la compétence opérationnelle dépend de l’analyse des résultats de chaque département de l’entreprise plutôt que des réductions de coûts inconsidérées.
D’abord, chercher l’efficacité opérationnelle consiste à connaître votre propre entreprise. Vous devriez également faire attention à tous les résultats de votre entreprises et non pas juste les résultats finaux. Ne faites pas l’amalgame entre efficacité et réduction de coûts car l’efficacité a d’autres objectifs autres que les économies, comme améliorer la productivité de votre entreprise. C’est pourquoi l’associer avec des licenciements est une erreur.
De nombreux hommes d’affaires s’accordent à dire que fournir le meilleur service possible garantit l’intérêt du public. Cela commence avec la conception du produit ou du service et se termine avec sa livraison au client final et le service client.
Cette philosophie mène généralement à la création d’un système de gestion de la qualité pour les services que l’entreprise propose au public.
Cependant, pour certaines entreprises, cette tâche peut présenter des problèmes car elles croient que l’augmentation et le contrôle de la qualité d’un produit signifie l’augmentation des coûts de production. En fait, la tendance est plutôt pour le contraire : l’entreprise réduit ses coûts et augmente la rentabilité.
Pour illustrer ceci, nous avons isolé certaines façons dont un système de gestion de la qualité peut augmenter les marges bénéficiaires de vos produits.
Pour évaluer la qualité finale d’un produit, vous devez penser à l’intégralité du processus impliqué dans la fabrication, de la matière première à sa livraison. Cela signifie qu’avec une évaluation complète, vous serez en mesure d’identifier les échecs dans votre flux en découvrant où se trouve le gaspillage en termes de temps et d’effort.
Il faut d’autre part observer l’origine de ces erreurs. Vos employés sont-ils bien formés ? Est-ce que le matériel utilisé répond aux attentes du public ? Y-a-t-il des processus administratifs qui freinent les ventes ? Tout peut et devrait être évalué en gestion de la qualité pour éviter l’accumulation de petites pertes. Vous pourrez de ce fait réduire les coûts bruts de votre production sans perdre de vue la qualité.
L’optimisation a déjà été mentionnée comme un facteur très pertinent dans l’augmentation de la marge bénéficiaire d’un produit. Toutefois, il y a un autre aspect à prendre en compte : l’automatisation. Chaque minute ou heure supplémentaire qu’un employé utilise pour remplir un tableur est du temps qui pourrait être utilisé pour s’entretenir avec un autre client ou résoudre des problèmes nécessitant l’action humaine.
De plus, cette façon d’agir vous laisse avec des informations complètement dispersées, ce qui gêne l’analyse de données. Avec un système automatisé de gestion de données, ce processus sera beaucoup plus rapide et précis, vous permettant de prendre des décisions mieux éclairées en moins de temps.
Une erreur courante dans certains secteurs est de perdre de vue la clientèle et de se focaliser juste sur un processus fermé. C’est une erreur si sérieuse qu’elle peut mener des entreprises à la faillite, en fonction des conditions. Ces décisions prises par la Direction devraient favoriser le fonctionnement le plus organique de l’entreprise, particulièrement s’il est nécessaire d’intégrer plusieurs bureaux. Mais nous ne devons pas oublier non plus que celui qui couvre les coûts est toujours le client.
Un système de gestion de la qualité peut maintenir l’entreprise près de ces clients en utilisant des sondages d’opinion. Ce peut être fait de différentes manières : des petits questionnaires après-vente ou des conversations plus longues. Cette seconde méthode peut être plus appropriée pour les entreprises ayant l’intention de maintenir leur relation avec leurs clients sur de longues périodes. Avec ces retours, les responsables peuvent trouver les problèmes qui ne peuvent être identifiés par ceux qui sont trop près du processus de production.
Comment proposer l’offre commerciale la plus compétitive possible?
Quels moyens pour mieux comprendre les consommations de ressources par les processus mis en œuvre et tirés par nos clients?
Comment avoir une organisation plus agile et moins consommatrice de ressources pour libérer de nouvelles marges de manœuvre?
Quels sont les moyens pour mieux analyser le comportement des clients?
Ronan Salaün, Secrétaire Général et Hervé Championnet, Responsable Administratif et Financier, nous expliquent les étapes de la mise en place d’une solution de costing s’appuyant sur la méthode ABC au sein d’Alcyon France.
« C’est le choix de la simplicité, de la réactivité et de la légèreté qui nous a conduits à choisir MyABCM » – Hervé Championnet
« Cette démarche ABC et la mise en place d’un outil comme MyABCM s’adapte très bien à des organisations moyennes, nous en sommes la preuve ! » – Ronan Salaün
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Comment mettre en œuvre un modèle de pilotage des coûts et en tirer tous les bénéfices?
Quels sont les impacts de cette approche sur le rôle de la Direction Financière?
Comment réussir l’appropriation par le management et les opérationnels?
Le pilotage des coûts est un levier essentiel d’amélioration de la performance des organisations.
Les apports d’une démarche de pilotage des coûts sont nombreux:
Si vous souhaitez bénéficier d’une solution simple et facile à implémenter pour collecter, modéliser et analyser vos coûts, inscrivez-vous à l’un de nos prochains webinars pour découvrir tout ce que la solution MyABCM peut vous apporter.
Cost and Profit Management at FranceTV with MyABCM.
La STIME est la filiale du groupe INTERMARCHE dédiée à la fourniture de services informatiques.
STIME (800 p et 200 M€ CA) est présente dans les secteurs Amont (entrepôts, bases, filiales…) et Aval (Points de Vente). La STIME couvre les domaines suivants:
En 2005, l’Institut de Gouvernance des Systèmes d’Information (IGSI), créé par le CIGREF et l’AFAI, définit un modèle de Benchmarking des coûts IT reposant sur la méthode ABC pour répondre aux préoccupations des organisations en terme de performance, rentabilité et contrôle des processus.
La STIME, sous l’impulsion de son Directeur Général, décide de mettre en place ce modèle à partir de 2005 et d’outiller très rapidement cette démarche.
Pour la STIME, les objectifs de ce changement sont multiples, à la fois dans sa relation avec ses clients mais aussi pour améliorer sa performance et son efficacité en interne:
La mise en place d’un outil pour industrialiser la démarche est jugée très tôt indispensable par les équipes de la STIME. Il est décidé de privilégier un paramétrage par les Contrôleurs de Gestion pour être au plus près des besoins métiers.
Une première solution est mise en place en 2005 sous une technologie Access, elle est assez limitée fonctionnellement et uniquement monoposte. En 2009, la STIME décide d’évoluer vers une nouvelle solution. Le projet de mise en œuvre dure 9 mois. Bien que cette solution distribuée aujourd’hui par SAP apporte de réelles améliorations par rapport à l’outil précédent, plusieurs contraintes subsistent telles que:
La STIME est toujours restée en veille sur le marché de l’ABC et a donc rencontré l’équipe MyABCM en 2013. A cette époque, l’équipe STIME connaissait bien les principaux acteurs du marché comme SAP (solution actuelle), SAS Institute, MAGE, Solution Excel proposée par des petits cabinets, etc…
Lors d’une rencontre début 2013 avec les équipes d’ABCosting qui distribue MyABCM en France, la STIME a constaté que MyABCM permettait d’être encore plus performant en fiabilisant et simplifiant le processus budgétaire qui se déroule chaque année de Juin à Septembre. La STIME a donc décidé de remplacer sa solution existante par MyABCM et l’ETL Kirigami DX.
La mise en œuvre n’a duré que 3 mois et la solution MyABCM a apporté à la STIME des fonctionnalités supplémentaires à forte valeur ajoutée comme par exemple:
Au travers des mises en œuvre successives de 3 solutions en 10 ans, la STIME a pu identifier avec un recul certain les principales conditions de succès d’un projet de mise en œuvre d’un outil d’ABC qui sont résumées ci-dessous:
La solution MyABCM permet à la STIME d’avoir une solution Intégrée pour la facturation du catalogue de service et offre de nombreux avantages
Par ailleurs, les apports de la méthode ABC sont nombreux pour la STIME, on peut citer par exemple:
La méthode ABC facilite également l’exercice de benchmark, l’établissement d’un catalogue de service et la communication avec les clients.
Elle permet d’aboutir sur la méthode ABM lorsque l’on peut apprécier les volumes d’inducteurs (ex: Nb de commandes, Nb de produits) et permet enfin l’analyse de la valeur.
Aujourd’hui, la STIME n’a aucun doute sur la couverture fonctionnelle de MyABCM par rapport à la méthode ABC et n’a pas constaté de limites sur la solution.
De même, grâce à l’ETL Kirigami-DX, la STIME a appris une méthode de travail pour structurer ses données et contrôler en amont les anomalies.
Suite à la situation économique actuelle, les entreprises ont du se réinventer en modifiant leur façon d’agir sur le marché et en essayant de réduire leurs coûts opérationnels.
La réduction de coûts est la décision la plus simple à prendre lorsque votre objectif est de multiplier vos gains et vous différencier sur le marché.
Il y a plusieurs manières de baisser les coûts de votre entreprise allant de l’amélioration des tâches et la réduction de gaspillage jusqu’au tant redouté licenciement à grande échelle.
De nos jours il y a de nouvelles façons innovantes et efficaces de réduire les coûts garantissant d’excellents résultats pour les entreprises qui les adoptent. C’est pourquoi vous trouverez ci-après notre sélection des 4 meilleures tendances pour réduire les coûts.
Le Cloud est une des technologies de marché les plus récentes. L’enregistrement de vos informations sur le cloud peut être intégré avec des processus et opérations les plus variés de votre entreprise, accélérant ainsi l’échange de données et de manière plus efficace.
Outre une réduction considérable de dépenses en serveurs et maintenance, cette technologie de stockage vous permet de centraliser les réparations – vous n’avez plus besoin de gérer différents ordinateurs et serveurs éparpillés dans votre organisation.
L’importation de machines ou équipements augmente les coûts de votre entreprise en termes de taxes, frais et transport entre autres. Il y a une manière plus simple d’éviter toutes les dépenses liées à l’importation : utilisez des fournisseurs dans votre pays.
Un des principes fondamentaux de la gouvernance d’entreprise affirme que le stock est de l’argent qui dort – et cela signifie moins de trésorerie disponible. De plus, travailler avec un stock élevé résulte en coûts variés pour votre entreprise tels que l’embauche d’employés supplémentaires, le besoin d’un espace plus grand, l’acquisition de mobilier de stockage ainsi que l’administration de votre espace de stockage.
De ce fait, une bonne façon de réduire les coûts pour gérer votre activité est de travailler avec un stock plus faible. Cela permet à votre inventaire d’être aussi petit que possible tout en ayant juste la quantité nécessaire pour les besoins opérationnels de votre entreprise.
Une équipe professionnelle bien formée, outre augmenter la qualité de vos produits et services, vous permet de réussir des réductions importantes en coûts opérationnels. C’est pourquoi la formation de vos employés est fondamentale pour toute entreprise qui souhaite se différencier sur le marché.
Il est important de se rappeler que des employés bien formés peuvent facilement résoudre les problèmes quotidiens et sont un atout dans l’amélioration des tâches et la réduction de petites pertes.
Lorsqu’on y regarde de plus près, une entreprise ressemble fortement à un organisme vivant.Différents départements travaillent ensemble en même temps pour garantir que l’entreprise entière fonctionne bien.
Cependant, comme l’organisme malade fonctionne avec difficulté, une entreprise peut aussi avoir des problèmes lorsque ses processus échouent, et une façon de résoudre ce problème est d’optimiser vos processus.
Les processus d’entreprise peuvent être considérés comme un groupe d’activités qui sont exécutées dans le but d’atteindre l’objectif commun de votre entreprise. Il y a des processus internes – production et assemblage par exemple – et des processus externes comme les processus de vente. Ces processus varient pour chaque activité métier.
Certains responsables concentrent leurs efforts seulement sur le résultat final de l’entreprise. Dans un commerce de détail par exemple, l’objectif principal est d’augmenter les ventes. Toutefois, un échec dans d’autres activités peut engendrer des pertes, même si le résultat désiré a été atteint.
En pratique, optimiser, c’est gagner en agilité et en qualité pour exécuter une tâche. C’est pourquoi un responsable devrait cartographier tous les processus de son entreprise. C’est la seule façon de savoir si un processus est efficace ou non.
Nous listons ci-dessous certains processus qui fréquemment doivent être optimisés en entreprise.
Embaucher quelqu’un est un investissement. C’est pourquoi il est fondamental de s’assurer que la personne embauchée est la bonne pour le travail car le coût d’une embauche est élevé.
Outre les avantages, ce processus implique du travail de la part de l’équipe RH et le temps passé par ces employés est précieux.
Former un employé qui ne restera pas dans votre entreprise et recommencer à zéro le processus d’embauche affecte également la productivité d’un département, générant des délais pour terminer le projet.
La communication est essentielle en entreprise mais principalement en termes du consommateur. C’est important de se rappeler que les échecs en communication interne résulte de tâches mal faites qui affectent la qualité et demandent une reprise – un mot à éviter dans toute entreprise.
Vous devez donc vérifier que les outils que vous utilisez pour la communication interne sont efficaces.
De nombreux processus de production peuvent être automatisés entraînant une diminution du coût de la main d’œuvre et améliorant la qualité du produit final. Il faudrait faire aussi attention au travail dupliqué ou devoir refaire le travail et même les problèmes liés à l’agencement de l’entreprise qui peuvent affecter les résultats finaux de l’entreprise.
Le comportement du client a changé suite à la hausse de l’utilisation d’internet; c’est pourquoi il est important pour chaque entreprise d’avoir une présence numérique, même si votre objectif n’est pas de vendre sur le web. Le service après-vente peut être effectué par chat en ligne par exemple.
Dans certains cas, même lorsque vous atteignez vos objectifs, votre marge bénéficiaire n’augmente pas et ceci arrive car vous ne pretez pas attention à la gestion de coût stratégique. La technologie peut aider ce processus à devenir plus efficace.
Maintenant que vous connaissez l’importance de l’optimisation des processus, il est temps d’apprendre quelles sont les 5 principales erreurs en gestion de coûts et comment les éviter!
Nous savons que pour établir un plan de développement durable, nous avons besoin d’une planification détaillée avec des stratégies intelligentes, une surveillance et un contrôle constant.
Cependant, mettre ce plan en action est une autre histoire. Cela peut prendre beaucoup de temps et les responsables s’y perde. Ce que beaucoup de responsables ne savent pas est qu’il existe des applications de gestion en ligne qui peuvent aider votre entreprise dans les tâches opérationnelles et managériales. Ce sont des outils d’un grand support qui rendent le travail plus efficace en moins de temps!
Nous avons sélectionné ici les meilleures applications de gestion.
Vous en avez assez d’organiser un nombre infini de reçus à envoyer à votre service comptable? Avec l’application de gestion Receipt Bank, vous n’aurez plus besoin de faire cela car l’appli stocke et traite tous vos reçus et factures directement de votre smartphone ou tablette
Cette appli de gestion convertit tous ces documents en données de manière intelligente, rendant la gestion de vos factures et créances plus simple et plus efficace.
Toute entreprise a besoin d’un site web correct, car après tout, il est fondamental pour toute entreprise d’avoir une présence en ligne. Le problème est que la création et la configuration d’une mise en page attractive, moderne et fonctionnelle peut s’avérer onéreuse et complexe.
Pour résoudre ce problème, utilisez l’application Moonfruit. Elle propose une série de modèles réactifs pour votre site web et aide à optimiser les processus que votre site web exécute.
Désormais, vous n’avez plus besoin d’imprimer un document pour le signer. L’appli DocuSign permet de signer des documents en ligne avec n’importe quel appareil mobile. Le système est très simple: vous enregistrez une signature valide et hop, vous pouvez signer tout type de document virtuel!
C’est une application qui fonctionne en SaaS (Software as a Service): pas d’installation de programme, vous accédez à la page web et payez une redevance mensuelle en fonction du nombre d’utilisateurs dans votre entreprise (10, 20, 50 ou 100) et votre capacité de stockage.
Le manager enregistre l’entreprise, ajoute des utilisateurs et informe le système de qui ils peuvent recevoir ou non des tâches. Il faut ensuite enregistrer les activités quotidiennes principales et définir les priorités. Chaque projet a son propre délai.
Les activités sont envoyées à l’employé par la plateforme qui, sur la base des informations saisies par l’utilisateur, propose la date idéale pour terminer le projet. La plateforme donne également une estimation de la date à laquelle le projet sera terminé en fonction des tâches restantes de l’employé. Il est possible de re-prioriser une tâche et le système ajuste le reste des activités en conséquence.
Les responsables ont accès à des rapports quotidiens sur le projet, la productivité de l’équipe et la gestion des temps.
Cette application vous permet de faire des sauvegardes automatiques de tous les fichiers de votre ordinateur. De plus, vous pouvez synchroniser les sauvegardes avec un appareil mobile pour pouvoir travailler hors du bureau.
Une fois installée, cette appli de gestion démarre le processus de sauvegarde automatique de vos fichiers de manière à pouvoir les récupérer en cas d’incident.
Cette application est un outil en ligne important pour la gestion de vos comptes, y compris la budgetisation, les prévisionnels de revenus et de dépenses et vous aide à organiser efficacement votre trésorerie.
Ce système tient compte des tendances et des mouvements financiers pour faire des prévisions aussi précises que possible. C’est très utile, particulièrement pour les responsables ayant des difficultés à gérer leurs comptes.
Que vous ayez besoin de cette assistance ou non, ces applications de gestion peuvent vous aider à améliorer la productivité de votre entreprise et vous laissent plus de temps à consacrer sur la gestion stratégique et la croissance de l’activité.
Réduire les coûts est un sujet essentiel en termes de positionnement de votre entreprise sur le marché. Cette démarche engendre son lot de défis car réduire les dépenses ou les effectifs ne suffisent pas. Vous devez investir dans la planification stratégique.
La gestion stratégique est un outil qui aide les responsables à accroître la rentabilité, à éviter le gaspillage et à conserver une position forte devant la concurrence en se distinguant des autres sur le marché.
Dans cet article, nous proposons 5 conseils pour optimiser votre estimation des coûts et gagner un avantage compétitif.
Cela peut sembler évident, mais de nombreuses entreprises n’incluent pas la réduction de coût dans leurs objectifs. La gestion stratégique n’est pas seulement orientée vers une augmentation des ventes mais aussi vers l’élaboration d’un prévisionnel de coûts qui n’affecte pas les aspects essentiels de votre entreprise ou la qualité des services. Une planification intelligente vous permettra de faire les investissements qui engendreront la croissance de votre entreprise, pas son échec.
Réduire les coûts d’une façon compromettant la qualité de votre entreprise n’est pas une stratégie de gestion intelligente. Le client est la source principale des revenus d’une entreprise et c’est pourquoi la réduction de coût des produits, services et service client auront un effet négatif sur l’image de votre entreprise et causeront une baisse notable des ventes à moyen et long terme.
Monopoliser la gestion stratégique d’une entreprise est une grave erreur lorsque l’on s’occupe de réduction de coût. La communication interne doit mettre tous vos employés à la page.
Vous devriez faire cela non seulement pour trouver des solutions mais aussi pour augmenter la productivité dans les activités quotidiennes telles que le téléphone, l’électricité et toute autre activité qui peut minimiser les coûts.
Le concept de chaîne de valeur développé par Michael Porter est une manière efficace d’identifier les activités qui ajoutent de la valeur à une entreprise ainsi que celles qui peuvent être éliminées et d’examiner l’intégralité du processus à partir de l’achat des matières premières à la livraison de votre produit et conclure avec le service après-vente.
Cette chaîne est composée des activités principales en rapport avec les ventes, la maintenance et le support:
Et les activités de support:
Structurer votre entreprise en utilisant ce modèle, vous, en tant que responsable, pouvez évaluer les coûts plus facilement et identifier ce qui affecte les bénéfices, les activités qui ajoutent de la valeur ou non et comment vous pouvez optimiser votre service client.
Outre la chaîne de valeur, de nombreux spécialistes se sont penchés sur les modèles de Michael Porter pour détecter des erreurs et augmenter la compétitivité. Les stratégies génériques proposées par ce professeur de Harvard ciblent:
Ces modèles sont très utiles pour guider votre gestion stratégique, mais comme toute théorie, ils incluent des aspects qui ne correspondent pas forcément à vos objectifs ou votre modèle économique. L’idéal est de définir la meilleure stratégie pour vous en termes de périmètre et l’intégrer à vos autres outils opérationnels.
Avez-vous apprécié ces conseils? Si vous recherchez des solutions de gestion stratégique, n’hésitez pas à nous contacter!
