Tout dirigeant sait que le contrôle des coûts d’une entreprise est important, cependant, lorsque tout va bien, ce point peut être oublié et souvent on s’en souvient au moment d’une récession économique – comme celle que nous sommes en train de traverser.
Face à une crise, trois mots devraient devenir plus important: gestion de coûts.
A la base, la gestion de coûts signifie repenser vos coûts concernant les produits et services que votre entreprise propose. Dans une usine de chaussures par exemple, cela implique tous les coûts qui entrent dans la production du produit final, la chaussure.
Certains dirigeants pensent qu’il est important de réduire les coûts dans ce cas, mais réduire les coûts sans en considérer les conséquences peut s’avérer dangereux. Par exemple, une entreprise décide de licencier des intérimaires, mais des mois plus tard elle ne sera pas en mesure d’accepter une grosse commande parce qu’elle n’a pas assez d’employés pour exécuter la tâche.
La première étape d’une gestion de coûts efficace est d’identifier le gaspillage. Considérez votre entreprise comme une maison. Quel conseil donneriez-vous à votre épouse qui se plaint du budget du ménage mais qui laisse toujours les robinets couler?
Pour savoir où votre entreprise gaspille des ressources, il est important de surveiller les processus internes afin de s’apercevoir s’ils sont exécutés de manière efficace.
Vous pourriez perdre des ventes parce que vos commerciaux ne fournissent pas la bonne information, par exemple, ce qui démontrerait qu’il y a un problème avec votre processus d’embauche et/ou la formation des employés.
Dans les périodes de crises économiques, on a tendance à repenser les dépenses. Votre client pourrait faire la même chose et utiliser une marque moins chère pour économiser de l’argent. Cependant, le dirigeant devrait avoir une vision à long terme et réaliser que les crises surviennent mais partent aussi. De ce fait, vous devez analyser les risques que le changement de la qualité de votre produit pourrait engendrer à l’avenir.
Cela ne signifie pas qu’une entreprise ne peut pas réévaluer ses contrats fournisseurs, au contraire1 Dans les moments de crise, cette approche est nécessaire. Votre processus d’achat devrait priorise le meilleur fournisseur au coût le plus bas.
Certaines décisions fondamentales seront prises trop vite, c’est pourquoi les données concernant les achats et les dépenses devraient être analysées avec précision.
Il est fondamental de posséder ces informations au format numérique mais il est inutile d’avoir des centaines de feuilles de calcul que personne ne comprend. Ce type de stockage et d’analyse de données gaspille le temps et l’argent de votre entreprise.
Implémenter une bonne gestion de coûts signifie prendre les bonnes décisions et, pour ce faire, vous devez toujours avoir des informations de qualité pour les responsables de l’entreprise.
Des entreprises de tailles différentes utilisent déjà un logiciel pour améliorer la gestion des informations sur l’entreprise. Ces programmes n’organisent pas seulement les données, ils les analysent pour aider votre entreprise à prendre de meilleures décisions.
La gestion de coûts ne s’exécute pas seulement dans les périodes de crise, mais c’est à ce moment-là qu’elle devient essentielle. Pourquoi ne pas commencer maintenant?
Le taux de rendement de votre entreprise est le ratio entre bénéfice et investissements sur une période donnée.
Ou en d’autres termes, si votre bilan est positif, cela signifie que vos bénéfices sont supérieurs à la valeur investie dans l’entreprise. Suivre cet indicateur est important pour évaluer si les décisions que vous prenez apportent de bons résultats et si votre argent est bien dépensé.
Nous listons ci-dessous 5 erreurs résultant en un taux de rendement insatisfaisant.
Avant d’investir dans un nouveau produit, même un produit haut de gamme, vous devez évaluer ‘ il sera bien perçu par vos clients. Sinon, vous risquez d’investir du capital dans quelque chose qui restera sur l’étagère en perdant de l’argent. En d’autres termes, vous dépenserez de l’argent sans retour financier pour votre entreprise.
Vous devez concentrer vos efforts pour attirer de nouveaux clients pour votre entreprise et équilibrer vos ventes. Cependant, vous devriez aussi vous occuper de garder les clients que vous avez déjà. Cela baissera considérablement vos coûts clients, vous garantissant plus de rentabilité que si vous ne vous occupez que des nouveaux clients.
Pour garder votre clientèle, vous devez investir dans l’amélioration de votre relation avec eux en leur proposant des expériences d’achat positives et si possible en structurant un processus après-vente.
Le contrôle des coûts est fondamental pour connaître précisément combien votre entreprise dépense pour maintenir ses activités et si cela représente un risque de pertes futures.
Toutefois, cette variable peut également affecter directement le taux de rendement de votre entreprise. Lorsque les coûts sont élevés, la rentabilité est compromise – même si vos revenus sont élevés, une grande partie sera utilisée pour couvrir vos dépenses – qui affectent directement votre taux de rendement étant donné qu’il dépend directement de vos bénéfices nets.
Ceci étant, vous devez identifier et créer des mesures de contrôle qui vous aideront à visualiser où votre argent est dépensé, quels sont les coûts superflus et quelles actions doivent être prises pour les réduire.
Ignorer les délais de paiement est une grosse erreur car même si vos revenus sont élevés, cela affectera la valeur qui rentre effectivement dans les comptes de votre entreprise. Ou en d’autres termes, cela affecte le bénéfice qui affecte le taux de rendement de votre entreprise.
Pour éviter cela, vous devez faire un suivi et trouver des façons de réduire ces délais – comme créer une politique de recouvrement et trouver des manières plus efficaces pour restreindre le crédit par exemple.
Investir dans la technologie aide à automatiser les processus, diminue le risque d’erreurs, sécurise vos données et améliore le partage de données ce qui rend vos processus plus agiles et efficaces, parmi d’autres avantages. Investir dans une solution qui aide à optimiser vos routines financières vous aidera à réduire les coûts, ce qui se reflètera sur votre taux de rendement.
En général, vous devez identifier ces erreurs qui affectent le taux de rendement de votre entreprise et chercher des solutions qui résoudront ces problèmes. Ignorer ces problèmes ou ne pas les connaître peut sérieusement affecter la santé financière de votre entreprise, et à long terme, la résistance de votre entreprise sur le marché.
Une organisation a besoin de prévoir et de contrôler ses coûts et ses résultats afin de réussir ses objectifs. Connaissez-vous les étapes pour une bonne gestion de coûts?
Etant donné l’importance de la gestion de coûts, il est temps d’apprendre comment l’ajuster en fonction des objectifs de votre entreprise. Avant de mettre la gestion de coûts en pratique, on doit préparer les étapes suivantes:
Tout projet de gestion de coût qu’une entreprise élabore devrait avoir un but précis. Ce but doit être défini avant de démarrer le projet car les objectifs sélectionnés guideront toutes les étapes consécutives de l’implémentation du projet. Est-ce que ce sera l’analyse des coûts et résultats par produits ou services? Peut-être par clients et réseaux? Par marchés? Par branches ou segments (si l’on parle de banques)? Cela pourrait même être projets ou une combinaison des dimensions mentionnées précédemment. Cela pourrait être même un projet de réduction de coûts? Cette définition est fondamentale et servira de guide pour le processus d’implémentation en général.
A ce stade, outre la définition des objectifs du projet et les objets de coût à développer, on doit aussi préparer une étude préliminaire des analyses qui seront requises une fois le projet terminé ainsi que leurs profondeurs et détails.
Définir un processus, en langage d’entreprise signifie le flux de ses activités et de ses entrées/sorties. Cette définition est le design de l’état actuel du processus et vous devez l’envisager dans son intégralité avant de pouvoir l’optimiser.
Avec cette vue panoramique du processus, ce sera plus simple de faire les améliorations nécessaires avant de les mettre en pratique et évitera les mauvaises surprises.
Les processus ont des objectifs spécifiques dans le contexte d’une entreprise. Quand ces processus sont pris en compte avec les activités de l’entreprise et l’impact que ces processus ont sur chaque objet de coût, des analyses très intéressantes surgissent.
Les données en entrée s’appliquent à tout élément qui est un point de départ pour un modèle de coûts et ses résultats. Ils peuvent être des centres de coût (issus directement de la Comptabilité ou de l’ERP), des spécifications techniques/matières premières, des revenus ou d’autres informations.
Une donnée en entrée peut être une valeur financière ou non-financière relative à des quantités, ainsi que les règles d’entreprises ou les inducteurs qui seront utilisés dans les affectations de coûts. Cette information influencera vos processus et sera une aide dans une gestion efficace de coûts de manière consistante avec la situation de votre entreprise.
Un bon modèle de coûts permet de générer des rapports, des analyses de coûts et des résultats de manière simple. Le suivi des coûts est fondamental pendant cette partie du processus pour comprendre les données en entrée et en sortie pour chaque élément dans le modèle. Un bon modèle requiert peu de maintenance ce qui permet aux responsables de se concentrer sur une alimentation plus sophistiquée du modèle et de mieux répondre aux besoins de leur entreprise.
Il est également crucial de pouvoir créer des scénarios de base et avancés. Ces simulations ne devraient pas demander beaucoup d’efforts du moment que le modèle de coûts est bien conçu.
Les entreprises sont dynamiques et soumises à des changements structurels fréquents. De ce fait, un modèle de coûts et de résultats est un organisme vivant qui doit s’adapter au changement et refléter rapidement la réalité de votre entreprise. Il est également important de travailler avec trois mots clé en tête « Mesurer – Gérer – Améliorer » où l’amélioration continue est un composant important d’une modélisation stratégique. Il est très important que les responsables comprennent que le modèle de coûts et de résultats n’est pas statique et devrait toujours être amélioré de manière à ce que même les décisions complexes peuvent être faites de façon simple dans un modèle cohérent et dynamique.
