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A gestão organizacional é um terreno vasto e complexo, e a diversidade de softwares disponíveis para apoiar as operações é impressionante. Cada tipo de software desempenha um papel único, atendendo a necessidades específicas. Assim, o MyABCM é uma solução especializada que se destaca ao lidar com desafios específicos da gestão de custos e rentabilidade nas empresas, não sendo um substituto para BI’s, apesar de contar com um BI embarcado para favorecer aquelas empresas que ainda não possuem uma solução de BI.

Propósito: diferença na função e foco

Enquanto o BI gera dashboards que apenas compilam e exibem informação obtida de outros softwares e fontes de dados, o MyABCM processa e transforma cubos de informações, cruzando e calculando a partir das diversas fontes disponíveis para então gerar novos dados que podem servir de base para a gestão de custos e rentabilidade, fornecendo relatórios vitais para a tomada de decisão. Assim, ele tem um papel mais estratégico, oferecendo recursos que possibilitam entender os custos reais do negócio em suas diferentes dimensões, como canais, clientes, atividades e produtos específicos etc.

Em outras palavras, o objetivo aqui é minimizar o uso de rateios de custos por toda a organização e, consequentemente, eliminar as terríveis distorções atreladas a estes rateios e que podem ser perigosíssimas para as empresas, impactando decisões gerenciais diversas sobre precificação, comissionamento do comercial, descontos etc.

Um BI por sua vez busca os dados existentes na organização como Contas Contábeis, Volumes de produção e faturamento, períodos e outras e apresenta de forma organizada e didática esta informação. Porém, note que aqui não há transformação na informação e, portanto, os rateios continuam acontecendo. Por esta razão, o Prof. Bala Balachandran da Kellogg University dos Estados Unidos frequentemente comenta que “estes sistemas de BI cada vez mais sofisticados permitem que decisões extremamente equivocadas sejam tomadas de forma muito simples e rápida!” o que é um perigo!

Vejamos um exemplo:

Imagina uma fábrica que produz diversos produtos a partir de uma mesma matéria-prima: plástico. No ERP são registrados dados como valor das compras de insumos, folha de pagamento, lançamentos contábeis, volumes de produção e faturamento por produto e por cliente. Potencialmente temos aqui um modelo de custos falho, pois foram utilizados rateios para os custos das áreas de apoio e, ainda que saibamos com precisão o faturamento cliente a cliente, esta informação tem pouca utilidade quando queremos entender o resultado cliente a cliente, afinal não temos informações dos “custos de servir”, não fizemos alocação das despesas de marketing e vendas para estes clientes e canais e sequer sabemos para que áreas os gastos de TI estão sendo destinados na organização.

O MyABCM por sua vez permite que seja construída uma modelagem sofisticada de custos e rentabilidade, que basicamente consiste em desenhar uma estrutura onde as diversas contas contábeis da empresa são alocadas utilizando critérios de alocação que façam sentido e que respeitem uma relação de causa-e-efeito por múltiplos níveis até chegar nas dimensões necessárias para o cliente fazer a gestão de sua empresa. Estas dimensões podem incluir Produtos, Clientes, Canais, Mercados, Projetos, Negócios, Segmentos etc. e incluem também os custos das áreas de apoio. Desta forma temos uma fotografia completa dos custos com total rastreabilidade e que permite aos gestores tomarem as melhores decisões de negócios baseados em fatos.

E se você já tem ou pretende usar um BI, não se preocupe. O MyABCM se integra com todos eles.

Implementação: facilidade e foco na modelagem de custos

O MyABCM destaca-se pela facilidade no processo de construção e carga de dados na estrutura da modelagem de custos. Enquanto os softwares de BI geralmente exigem configurações complexas e extensas, o MyABCM é um motor de cálculos já pronto, que requer apenas parametrização, sem necessidade de desenvolvimento, simplificando a implementação.

Funcionalidades: o que o MyABCM faz, que os BI’s não fazem?

Poderoso Motor de Cálculo

O MyABCM possui um motor de cálculo robusto, otimizado para lidar especificamente com os requisitos da gestão de custos e rentabilidade. Projetado com um mecanismo de distribuição especializado, ele é capaz de fazer cálculos in-memory, otimizando o tempo de apuração.

Criação de Cenários

A função de construção de cenários permite aos usuários criar e explorar várias hipóteses, proporcionando uma visão mais ampla das implicações financeiras de diferentes situações.

Simulação Push e Pull

Ainda no escopo das simulações de cenários, temos outro importante diferencial do MyABCM: as simulações push e pull.  A simulação push envolve a propagação sequencial de mudanças nas variáveis ao longo do modelo, a fim de entender qual seria o resultado final caso algumas variáveis fossem alteradas. Já a simulação pull retrocede para identificar as condições iniciais necessárias para alcançar resultados específicos, identificando gargalos e restrições de capacidade e agindo como um verdadeiro componente de planning sofisticado nas organizações.

Esta abordagem proporciona uma visão mais profunda das implicações financeiras de diferentes cenários, permitindo não apenas antecipar mudanças, mas também entender retroativamente os fatores que levaram a determinados resultados. Essa capacidade vai além das possibilidades dos BI’s, que não realizam análises tão detalhadas e sofisticadas.

Acompanhamento de Custos:

O MyABCM oferece um acompanhamento detalhado de custos em diferentes contextos, incluindo Realizado, Orçado, Padrão e Meta, proporcionando uma visão holística da performance financeira.

Alocações Recíprocas:

O MyABCM é a única solução do mercado que gerencia custos recíprocos em todos os módulos e com performance otimizada em nível de instrução ao processador do computador, recurso essencial em ambientes organizacionais interdependentes. Ao permitir alocações entre setores que compartilham serviços e recursos, o MyABCM oferece uma visão mais precisa e realista dos custos.

Como exemplo, imagine aqui que a área de TI trabalha para RH e também para Produção; já a área de RH também trabalha para TI e para Produção; note que entre RH e TI temos uma alocação simultânea de custos e que deve ser calculada a fim de evitar distorções nos custos – o MyABCM trata isto de forma transparente e com extrema agilidade.

Este processo vai além das ferramentas de cálculo de custos oferecidas pelos BI’s. A capacidade de lidar com interdependências entre setores, imprescindível para a saúde financeira do negócio, não é contemplada nos BI’s, justamente por não estar alinhada com seus objetivos.

Relatórios: Uma visão detalhada e personalizada

Os softwares de BI são poderosos na geração de relatórios. Contudo, dependem de outras ferramentas para gerar cálculos avançados para a gestão de custos. O MyABCM por sua vez oferece a capacidade de criar relatórios específicos, adaptados às necessidades de gestão de custos e rentabilidade da organização. Isso permite uma análise mais aprofundada e direcionada, otimizando o processo de tomada de decisões.

Além disso, o MyABCM oferece integrações com outros sistemas, como ERPs e os próprios BI’s, propiciando a utilização em conjunto com diversas ferramentas empregadas na organização.

Em última análise, ao escolher entre softwares de BI e uma solução especializada como o MyABCM, as organizações devem considerar as necessidades específicas de gestão de custos e rentabilidade. Com sua abordagem centrada, funcionalidades avançadas e capacidade de fornecer insights precisos, o MyABCM destaca-se como uma escolha estratégica para empresas que buscam uma gestão financeira mais precisa e eficiente.

Saiba mais sobre como o MyABCM pode ajudar sua organização. Preencha o formulário abaixo e fale com nossos especialistas!

A gestão de custos é uma disciplina essencial, mas muitas vezes complexa, que desafia tanto estudantes quanto professores de administração de empresas. Ir além da teoria e mostrar como o processo é feito na realidade de uma organização pode não ser uma tarefa fácil, mas agrega valor ao ensino e ajuda a preparar os alunos para a realidade do mercado de trabalho.

Por isso, desenvolvemos nosso programa acadêmico, com o intuito de fomentar boas práticas em gestão de custos e ajudar instituições de ensino a preparar seus estudantes para a vida profissional. Confira o que diz o Professor Alex, que usa o MyABCM na Universidad Católica Boliviana San Pablo Regional La Paz.

MyABCM na sala de aula: uma revolução no ensino

“Ao longo dos últimos anos, tenho usado o MyABCM para ensinar gestão de custos aos meus alunos. Este programa transformou completamente a maneira como apresento e analiso informações de custos em sala de aula.”

Uma das características fundamentais do MyABCM é a capacidade de criar modelos de custos personalizados que simulam negócios reais. O Professor Alex destaca: “Posso configurar diferentes sistemas de custeio, como custos por ordens de serviço, custos por processos e custeios baseados em atividades. Isso permite que os alunos experimentem com diferentes estratégias de custeio e compreendam o impacto financeiro de cada decisão.”

Interface intuitiva e facilidade de uso

O MyABCM se destaca pela sua interface intuitiva e facilidade de uso, mesmo para estudantes com pouca experiência. O Professor enfatiza: “A plataforma gera relatórios e gráficos automatizados que facilitam a análise dos resultados. Isso ajuda os alunos a desenvolverem habilidades de pensamento crítico e interpretação de dados contábeis.”

Aprendizado prático e interativo

Em resumo, o MyABCM tem melhorado significativamente a eficácia das aulas do Professor Alex. Ele destaca: “Permite que os estudantes aprendam fazendo, em vez de apenas lendo textos e teorias abstratas. Definitivamente, recomendaria este software inovador a qualquer docente de contabilidade de custos que busca tornar suas aulas mais interativas e atraentes.”

Elevando o ensino de gestão de custos

O depoimento do Professor Alex destaca o impacto transformador do MyABCM no ensino de contabilidade de custos. Ao proporcionar uma experiência prática e interativa, nossa plataforma não apenas simplifica conceitos complexos, mas também inspira o pensamento crítico e prepara os estudantes para os desafios do mundo profissional. Juntos, estamos elevando o padrão do ensino de gestão de custos, capacitando a próxima geração de profissionais financeiros.

No cenário dinâmico da educação, ferramentas inovadoras desempenham um papel crucial no aprimoramento do ensino. Neste artigo, mergulharemos na experiência da Professora Laura Ghezzi, Contadora Pública Licenciada em Administração, que escolheu o MyABCM para enriquecer suas aulas de Custeio e Gestão Baseada em Atividades.

MyABCM nas salas de aula: uma escolha natural

A professora Laura Ghezzi compartilhou conosco o motivo pelo qual escolheu o MyABCM para suas aulas: “No curso de Custeio e Gestão Baseada em Atividades, os professores já conheciam a ferramenta MyABCM a partir de implementações anteriores no desenvolvimento do trabalho profissional, e também de seu uso acadêmico anterior. Isso fez com que fosse a primeira opção quando se pensa em uma ferramenta que mostra a aplicação do tema específico do curso.”

 

A experiência do MyABCM na vida real: um enriquecimento para os alunos

Uma das principais contribuições do MyABCM para as aulas da professora Ghezzi é a capacidade de proporcionar aos alunos uma visão concreta da implementação do custeio ABC na prática empresarial. “Poder observar em primeira mão como o sistema ABC é implementado na vida real é muito enriquecedor para os alunos. Isso permite que tenham uma ideia concreta de sua aplicação e das possibilidades de análise posterior com base no processamento dos dados carregados no software.”

Apoio tangível ao processo de ensino e aprendizagem

Quando questionada sobre como o MyABCM apoia o processo de ensino e aprendizagem, a professora destaca: “No curso, navegamos diretamente pela ferramenta em um caso de aplicação em uma das aulas. Em outra, mostramos as diferentes tabelas e gráficos obtidos para a análise das informações para a tomada de decisão.”

MyABCM na vanguarda do ensino em gestão de empresas

A experiência da Professora Laura Ghezzi destaca o MyABCM como uma ferramenta essencial em seu processo de ensino de gestão de custos. Ao proporcionar uma perspectiva prática do custeio ABC, o MyABCM não apenas enriquece o aprendizado dos alunos, mas também oferece uma abordagem tangível para o entendimento e aplicação dos conceitos.

O comprometimento da professora Ghezzi em escolher uma ferramenta que não só atenda às necessidades acadêmicas, mas que também tenha uma aplicação prática no mundo profissional, posiciona o MyABCM na vanguarda da educação em gestão de empresas.

A Entel, empresa líder em tecnologia e telecomunicações, está transformando sua gestão de custos com a ajuda do MyABCM. A organização, com operações no Chile e no Peru, é conhecida por seus mais de 20 milhões de assinantes móveis e uma extensa infraestrutura de fibra ótica, com cerca de 11 mil quilômetros, que garante a continuidade das comunicações interurbanas e internacionais nos países.

Desafios do acelerado desenvolvimento das telecomunicações modernas

Com a crescente expansão de seus serviços, tecnologias e áreas de cobertura nos últimos anos, a Entel enfrentou grandes desafios. Tornou-se imprescindível gerenciar um volume cada vez maior de informações de custos, bem como fornecer uma visão integrada e ágil desses dados para os departamentos relevantes e tomadores de decisão.

Diante dessa necessidade, a empresa buscava uma solução capaz de otimizar a gestão de custos e melhorar a rastreabilidade das informações de custos em suas diversas atividades.

Flexibilidade e rapidez com precisão de dados no MyABCM

A resposta veio com o MyABCM, solução escolhida pela Entel por atender às suas necessidades específicas. Primeiramente, ele ofereceu a capacidade de rastrear os custos até os níveis mais granulares, proporcionando uma visão detalhada das fontes de custos em todas as operações da empresa, relacionando-os às receitas dos serviços pertinentes e oferecendo uma visualização precisa da estrutura de custos da organização.

Além disso, a ferramenta concedeu aos usuários a autonomia necessária para explorar e utilizar suas funcionalidades. Assim, reduziu a dependência de suporte externo e facilitou a integração com outras tecnologias em uso pela organização.

Outro benefício do MyABCM foi a agilidade na consolidação de dados e emissão de relatórios. Com ele, a Entel acelerou o processamento das análises e a disponibilização dos dados, tornando o acesso às informações mais rápido e eficiente. Isso proporcionou uma visão clara e imediata dos custos, permitindo a tomada de decisões mais informadas e ágeis.

O MyABCM trouxe ainda maior transparência e confiabilidade dos dados obtidos. A solução eliminou a dependência de planilhas e garantiu a integridade das informações de custos, essencial para uma gestão eficaz.

Centralizando as informações de custos e reduzindo o tempo necessário para emissão de análises, a Entel ganhou maior autonomia na operação do seu modelo de custos e na obtenção de análises. Com o apoio do MyABCM, a empresa está trilhando um caminho de sucesso na gestão de custos e tomada de decisões estratégicas para o futuro das telecomunicações em sua região de cobertura.

Há quase 30 anos, mais precisamente em fevereiro de 1997, a chamada principal da Revista Forbes apresentava um artigo do Prof. Srikumar S. Rao da Columbia University que mostrava que a falta de controle sobre os crescentes custos indiretos podia literalmente acabar com as organizações.

No artigo, o Prof. Srikumar citava o exemplo real de uma empresa americana gigante que encontrou uma oportunidade de crescimento com a falência de sua principal rival. Porém, ao contrário do que imaginava, ela passou a ter prejuízo e não um aumento do lucro!

Ao investigar um pouco mais, esta empresa incrivelmente descobriu que seu produto “carro-chefe” na realidade era deficitário, e outros que imaginava que eram deficitários na verdade eram os produtos mais rentáveis desta organização. E isto acontecia por uma má alocação dos custos indiretos.

Alocar custos indiretos

Como uma empresa tão grande e inteligente poderia ter cometido um erro tão básico? Descobriu-se que a organização estava alocando depreciação e outros custos indiretos com base no custo da mão de obra direta.

Um produto que consumia 20% de mão de obra acabava levando também 20% de depreciação e overhead. Porém há um grande erro aqui: a mão de obra não deprecia, as máquinas sim.

E onde há muito consumo de mão de obra, geralmente menos maquinário é requerido. Moral da história: os produtos que consumiam muita mão de obra deveriam ter recebido menos depreciação e overhead – exatamente o oposto do que foi calculado.

O perigo está no fato de que os custos diretos são de fácil apropriação: é muito fácil saber quanto temos por exemplo de uma matéria-prima num produto ou por exemplo de um Caixa de Banco em um determinado Serviço. Agora e os custos indiretos? Como alocá-los de forma correta e coerente, respeitando uma relação de causa e efeito?

Uma falha neste processo, em longo e médio prazo, muitas vezes é a causa da ruína dos negócios.

Os custos indiretos, se não bem alocados, podem matar seu negócio

É necessária muita prudência com qualquer modelagem de custos que aloca mecanicamente os custos indiretos.

E lembre-se: depreciação é apenas um dos muitos itens indiretos! Os custos indiretos podem incluir tudo, desde o papel higiênico no banheiro, até os custos de TI, RH e das áreas de apoio. A solução “preguiçosa” é alocá-los proporcionalmente a volumes de produção, transações ou faturamento.

Para complicar, estes indiretos estão cada vez mais representativos, e por várias razões. Entre elas, podemos citar aumento da automatização, com a nítida “troca de pessoas por máquinas”, mas também com o fato de que o aumento da diversidade de produtos, serviços, clientes, canais, fornecedores e máquinas (ou seja, o aumento da complexidade do negócio) traz consigo, embutidos, um aumento dos custos indiretos em razão de aumento do esforço administrativo, ou seja, do esforço de gestão desta complexidade.

E historicamente, estes custos indiretos só aumentam. Consequentemente, aumentam também as distorções causadas por rateios arbitrários. É muito comum encontrar nas empresas situações em que um produto que imaginam ser o “carro-chefe” na realidade é deficitário. Por outro lado, produtos que acreditam ser os “patinhos-feios”, não raro são os produtos mais rentáveis da companhia, e aqueles responsáveis por ainda conseguir manter as margens da empresa no azul.

Como resolver o problema de alocação de custos?

Imagine que três amigos decidem sair para jantar. O primeiro está de regime e pede uma salada com água mineral. O segundo amigo pede um belo filé com um vinho e o terceiro pede uma lagosta com um espumante e sobremesa. Ao final do jantar eles pedem a conta que é repartida igualmente entre os três amigos.

Este rateio parece correto para você? Aqui é fácil identificar os erros, e até achá-los absurdos, mas estas distorções acontecem todos os dias em muitas empresas no mundo inteiro!

Agora, se você pedir uma conta para cada amigo, onde cada um deles pagará somente o que consumiu, estamos falando de ABC, o “activity-based costing” ou simplesmente “custeio baseado em atividades” que potencialmente acaba com estas distorções nas organizações e dá um tratamento adequado também a estes custos indiretos.

Resolvendo os custos indiretos com a aplicação do custeio ABC na prática

Com alguns exemplos práticos, é mais fácil visualizar o peso dos custos indiretos e entender como o método de custeio por atividades permite identificá-los e alocá-los de forma mais precisa.

Exemplo 1: custos indiretos gerados pela atividade de Faturamento

Pegue uma simples atividade de Faturamento: seu custo total é a combinação de salários e benefícios das pessoas envolvidas com esta atividade.

Esse total tradicionalmente teria ido para um pool de “despesas gerais”, para ser alocado arbitrariamente. Porém, com o ABC você divide esse valor por uma medida não financeira, como o número de faturas geradas.

Assim, você tem o custo por fatura. Conte o número de faturas geradas por produto, multiplique por este valor e aloque por produto – este é o valor da atividade “Faturamento” em cada um de seus Produtos. Além de eliminarmos as distorções, conseguimos um KPI (indicador de performance) importante para a gestão do negócio: o valor de faturar por fatura emitida.

A partir deste dado, pode-se aplicar estudos de redução de custos, possibilidades de terceirização e mesmo acompanhamento mensal. Algo que simplesmente não seria possível antes do custeio por atividades.

Exemplo 2: custos indiretos gerados pela atividade de Contratação de Funcionários

O custo desta atividade é relativo ao esforço da área de RH, especificamente com a contratação de funcionários. Ou seja, deve ser separado de outras atividades, como fazer folha de pagamento, avaliar funcionários, treinamentos, etc.

Suponha que num determinado período foram contratadas 10 pessoas. Destas, 5 pessoas para a Produção, 2 para Manutenção e 3 para Vendas. Assim sendo, os custos desta atividade “Contratar Funcionários” devem ser distribuídos 50% para Produção (que posteriormente serão alocados para os Produtos, também por atividades), 20% para Manutenção e 30% para Vendas.

Além de conseguirmos alocar os custos desta atividade, ganhamos um KPI importantíssimo para tomada de decisão: o custo de contratar por funcionário – este valor pode ser comparado com o gasto mensal dos últimos meses, da meta da empresa ou mesmo do custo de se terceirizar esta atividade.

Aplicando redução de custos por meio da análise dos custos diretos e indiretos

O potencial aqui não está restrito aos custos indiretos! Existem diversos custos diretos, por exemplo da produção ou de servir aos clientes e canais, que podem (e devem!) ser abertos por atividades como veremos nos exemplos a seguir:

Exemplo de redução de custos em Manufatura

Imagine que você trabalha em uma indústria e recebeu a incumbência de cortar 10% dos seus custos. O que faria?

O caminho natural aqui é tentar entender que ações implementaria para este corte, e para isto é importante entender como os custos estão hoje distribuídos.

Com muita criatividade, algumas opções possíveis para reduzir custos aqui incluiriam:

Repare que todas as opções de redução de custos estão vinculadas às informações que a empresa nos proporcionou. E como a única informação gerencial que temos é o valor gasto com estes custos e despesas, estaremos limitados a ações relacionadas a isto!

Agora… imagine por um momento se estes mesmos gastos fossem abertos por atividades, considerando seus custos diretos e indiretos. Algumas delas certamente incluiriam:

Repare que algumas ações possíveis incluem agora:

Perceba que ao invés de focar no gasto específico, estamos agora também fazendo uma gestão por atividades, entendendo quanto cada uma contribui para os resultados da empresa, propondo melhorias e procedendo com uma gestão muito mais eficiente.

Exemplo de redução de custos em organizações de serviços

Imagine agora o mesmo exemplo anterior, mas aplicado a um banco e com uma abertura por atividades desta forma:

Após o cálculo das atividades, incluindo a aferição correta dos custos indiretos, descobriu-se que a atividade “Analisar créditos” custava R$ 900.000 por ano. Se o total de créditos analisados foi de 3.000, podemos entender que o custo de cada análise é de R$ 300.

A primeira pergunta a fazer é: qual o valor de cada crédito analisado? Isso porque, frequentemente, o custo do processo é mais caro que o próprio custo do que se está concedendo como crédito!

Em seguida, é importante pensar em formas de se reduzir estes custos. Dos R$ 300 de cada crédito analisado, descobriu-se que R$ 50 eram gastos somente com horas extras dos funcionários digitando a solicitação no sistema antigo de crédito do banco. Esta tarefa de digitar as solicitações, especificamente, poderia ser terceirizada, ao custo de R$ 10/crédito. Temos só com esta atividade uma redução de custos no valor de R$ 120.000,00.

Outras opções incluem repensar todo o processo, digitalizar as solicitações e mesmo fazer benchmark entre unidades para tentar melhorar. E veja, estamos falando de uma única atividade. Saiba mais sobre como é feita a elaboração de um projeto de redução de custos.

Agora imagine este potencial com todas as atividades de sua empresa, as possibilidades são absolutamente infinitas!

A alocação de custos indiretos é decisiva para o sucesso de um negócio

À medida que uma alocação arbitrária de custos indiretos pode ser fatal para uma empresa, uma alocação precisa pode levar a grandes aumentos de rentabilidade, por meio de cortes de custos embasados em dados precisos.

E como as empresas de nossos exemplos, sua organização também pode usufruir de uma redução de custos cautelosa e segura, observando em alto nível de detalhe os custos de cada atividade, a fim de ampliar suas margens de lucro.

Preencha o formulário abaixo e saiba como!

O custeio ABC se baseia na análise dos custos específicos relacionados a cada atividade desempenhada pela empresa na fabricação de seus produtos ou na execução de seus serviços. Tendo por base estas atividades, os recursos são alocados e direcionados aos diversos produtos, serviços, mercados, etc., gerando uma visão clara acerca dos custos da empresa. Deste modo, a empresa se beneficia de uma visão mais precisa sobre o impacto de cada atividade nos custos de operação do negócio, ficando mais capacitada a gerenciar sua lucratividade.

Origens e desenvolvimento do Custeio ABC

Estudos e documentações demonstram que o sistema de custeio ABC já era de alguma forma empregado por grandes indústrias norte-americanas na década de 50. No entanto, a metodologia só ficou realmente conhecida com a divulgação e popularização dos estudos dos Professores Robert Kaplan e Robin Cooper nos Estados Unidos no início dos anos 90.

Estes dois professores identificaram que, por uma série de motivos que apresentaremos mais adiante, o método utilizado para custear os diversos produtos e serviços não mais refletia a realidade do que ocorria nas organizações, causando grandes distorções e prejudicando muito o resultado das empresas.

Em seus estudos os Prof. Kaplan e Cooper identificaram 3 fatores independentes e simultâneos que justificavam a implementação do custeio ABC:

1. A  modificação na estrutura de custos desde a década de 1950

No passado, tínhamos em média mão de obra direta representando 50% dos custos totais dos produtos, seguido de materiais e matéria-prima com 35% e o overhead (custos indiretos) com 15%.

Hoje em dia, não raro vemos a parcela representativa do overhead chegar a 60% dos custos dos produtos, com matéria-prima em média com 30% e mão de obra direta inferior a 10% (em organizações de Serviços e Governo o overhead é ainda maior).

Por esta razão utilizar horas de mão de obra direta como base de alocação de custos poderia estar certo até meados do século 20, mas não tem qualquer sentido seguir fazendo isto na atual estrutura de custos.

2. Concorrência

A quantidade e o nível dos concorrentes mudaram muito ao longo do período. Deste modo, em muitos casos a margem vem sendo reduzida ano após ano nas organizações, resultando na extrema importância do controle eficiente dos custos.

Neste contexto, a implantação da metodologia de custeio ABC promove um maior controle dos custos, possibilitando um aumento na competitividade com melhores previsões de lucro.

3. Queda nos custos de implantação

O custo de se implementar e medir caiu muito devido ao avanço e à democratização da informática. Anteriormente, a implantação de um sistema de custeio ABC eficaz era proibitiva, sendo possível apenas a empresas com acesso a grandes aplicações e que rodavam unicamente em mainframes e computadores de grande porte.

Com o desenvolvimento das tecnologias computacionais, a metodologia tornou-se acessível a um grande número de organizações. Assim, a principal razão para que este sistema de custeio só tenha se popularizado na ocasião das publicações dos professores Kaplan e Cooper, foi o avanço dos recursos computacionais (hardware e software).

Estes avanços tecnológicos permitiram que o sistema saísse da teoria para a prática, principalmente na implantação de modelos de custos em organizações mais complexas e que necessitavam de um maior detalhamento.

O gatilho que faltava para esta popularização coincide com o surgimento dos mini e microcomputadores no final dos anos 80 e o desenvolvimento de interface gráfica dos softwares através dos sistemas operacionais Windows (Microsoft), OS/2 (IBM) e Mac (Apple). Desta maneira, aplicações antes voltadas unicamente para o uso em mainframes e computadores de grande porte puderam ser implementadas em qualquer organização, ficando acessível aos diversos usuários e departamentos.

Assim, hoje em dia muitas organizações têm utilizado com êxito o custeio ABC, sejam seus segmentos de manufatura, governo, serviços, telecomunicações, bancos, logística e etc… Seu uso, ao contrário do que muitos imaginam, não se limita a grandes corporações, podendo ser implementado também em empresas médias e pequenas, sejam públicas ou privadas.

Mostraremos aqui tudo o que você precisa saber sobre esse sistema, suas vantagens e como implementá-lo. Confira!

Diferenças entre o Custeio ABC e os sistemas tradicionais de custeio

Os sistemas de custeio tradicionais surgiram principalmente para atender ao fisco e à valorização de estoques. No entanto, estes sistemas possuem diversas falhas, sobretudo se utilizados como ferramentas de gestão.

Isso ocorre porque estas metodologias tradicionais de custeio têm o seu foco nos diversos produtos oferecidos pela empresa. Nelas, os custos totais são rateados para os produtos, porque assume-se que cada item/sku consome os diversos recursos da organização na mesma proporção do volume produzido.

Desta forma, os diversos drivers “volumétricos” como número de horas de mão de obra direta, horas de máquinas e valor de matéria-prima são usados como critérios de alocação de custos para apropriar os custos de overhead.

Ocorre que essa metodologia faz com que esses valores reflitam apenas uma estimativa média. Apesar de haver um complexo estudo para chegar a esse cálculo, ele envolve um cenário que, independentemente disso, nunca vai corresponder exatamente às características específicas de cada empresa e a seus processos em particular.

Estes drivers baseados em volumes também falham a partir do momento em que há diversidade na forma, tamanho e complexidade dos diversos produtos. Além disso, não há uma relação direta entre o volume de produção e os esforços ou custos consumidos pela organização.

Como resultado disto, muitos gestores de empresas que fornecem produtos e serviços diversificados, ao aplicar estes modelos tradicionais, estão tomando decisões extremamente equivocadas no que tange a preços, mix de produtos e serviços e até mesmo processos.

A eficiência do custeio ABC

Em contraste aos sistemas de custeio tradicionais, o custeio baseado em atividades se foca nos diversos processos e atividades da organização. Além disso, há um tratamento especial ao que muitas vezes é ignorado nas empresas, que é o custeio dos diversos clientes, canais, mercados e regiões – o que posteriormente será fundamental para uma tomada de decisão assertiva.

Inicialmente, são rastreados os custos oriundos de cada atividade da empresa. A seguir, estes custos lhes são atribuídos, e é verificado como o portador final de cada custo consumiu os serviços de cada atividade, fazendo então a atribuição dos custos determinados.

Metodologia ABC

Assim, os diversos custos são alocados das diversas atividades para os vários Produtos, Clientes, Canais, etc… baseado no uso destes por cada atividade da organização. Desta forma, o overhead é alocado de forma apropriada, sempre respeitando uma relação de causa e efeito e não utilizando “volumes” como critério básico de rateio.

Uma vez que as atividades foram custeadas, a organização pode começar a fazer a gestão delas, questionando frequentemente o porquê de cada uma estar influenciando ou impactando os custos dos diversos produtos, clientes, canais e serviços na empresa. Devido a este sistema, ao mesmo tempo o processo de custeio se torna mais acurado e preciso.

Foco nas atividades, não nos produtos

O que torna o este modelo de custeio uma metodologia extremamente eficiente é algo que começa na forma de pensar a questão do custo. O que era tratado pelos outros modelos como despesa indireta ligada a um produto, torna-se uma despesa direta. O foco passa a ser, então, as atividades realizadas, e não os produtos provenientes delas.

O ponto chave está no fato de que cada produto, serviço, cliente ou canal é fruto de uma variedade de atividades que, se tratadas individualmente, têm maior chance de ter suas especificidades descritas e convertidas em valores mais exatos.

A palavra-chave é rastreabilidade

A eficiência desta metodologia de custeio está na sua capacidade de implementar rastreabilidade lógica às despesas. O fato de não estar atado à temporalidade de cada processo faz com que o custeio ABC possa identificar cada despesa e designá-la como parte do custo de uma atividade específica.

Desta maneira, mesmo que certas despesas estejam agrupadas sob o mesmo centro de custo, elas serão organizadas de acordo com a atividade à qual cada uma está ligada.

Essa otimização do controle sobre os custos traz inúmeros benefícios para a empresa em seus diversos setores, como mostraremos a seguir.

Vantagens da utilização do custeio ABC

É possível citar uma série de vantagens provenientes da implementação do custeio ABC em uma empresa, que vão além da acurácia na definição do custo dos produtos, serviços, clientes e canais.

Descreveremos adiante algumas das mais importantes para esclarecer de que forma esta metodologia é capaz de propiciar o aumento da lucratividade da empresa e do poder de tomada de decisão dos gestores.

Informações mais precisas

A partir do momento em que uma modelagem é criada, com critérios de alocação de custos estudados e definições de implementações futuras estabelecidas, melhores e mais precisas informações ficam disponíveis para tomada de decisão.

Isso faz com que o planejamento da empresa e as tomadas de decisão sejam mais acertados. Os gestores passam a ter maior poder de prospecção dos lucros e gastos futuros, além de contar com argumentos que permitam uma tomada de decisão eficaz no que tange à precificação de produtos e serviços, mix de produtos, decisões de terceirização ou internalização, investimento em pesquisa e desenvolvimento, automações, marketing, campanhas e muito mais!

Melhora da visão sobre os fluxos dos processos

Neste item, podemos citar não só o levantamento de dados mais transparente sobre despesas de cada setor como, também, a insurgência de uma revisão dos controles internos e maior visibilidade de cada processo.

Conforme a empresa passa a ter mais informações referentes aos vários processos e sua influência nos diversos Produtos, Serviços, Clientes e Canais, mais decisões assertivas podem ser tomadas. Cada gestor passa a ter mais ferramentas para gestão das despesas de seu time e informações para auditoria e análise desses gastos.

Com o entendimento dos custos de cada atividade, estes gestores podem tomar decisões baseadas em processos de negócios e atividades. Além disso, uma vez mapeadas as atividades, pode-se atribuir “etiquetas” a cada uma delas permitindo um estudo das que agregam ou não valor, por exemplo.

Redução de custos

A descrição das especificidades de cada processo e seus custos permite uma análise multidimensional dos gastos em cada atividade, como foco panorâmico (onde se analisam os custos de maneira global), mas também detalhado (com a visualização do custo de cada atividade e seu impacto na lucratividade). Isso possibilita a identificação de custos acima do planejado ou até mesmo a revisão do planejamento para eliminar despesas que se revelem superiores ao necessário.

Alcançar uma redução de custos crescente, então, torna-se apenas uma questão de tempo, pois cada gestor terá acesso a informações mais precisas para analisar esses processos.

Vale ressaltar também que um controle mais eficaz sobre os gastos é algo que torna essa metodologia eficiente para pequenas e grandes empresas, seja qual for sua área de atuação.

Implementação

A implantação de um sistema de custeio ABC pode parecer complicada, e será ligeiramente variável a depender do porte e da complexidade das atividades, produtos e serviços de cada empresa.

Mas para facilitar o processo e possibilitar que a implementação da metodologia ABC seja realizada de forma eficaz, você pode utilizar como referência as etapas que listaremos a seguir.

Elas se aplicam a todos os portes de empresas e modelos de negócios, auxiliando na criação de um orçamento baseado em atividades e promovendo maior controle sobre os custos e a rentabilidade da organização.

1. Defina a ferramenta de implantação para o custeio ABC

Uma modelagem sofisticada de custos requer um sistema específico. Muitas empresas já possuem algum mecanismo de apuração de custos com o uso de planilhas. Outras tentam customizar o ERP ou mesmo acreditam que um BI pode solucionar a questão do custeio gerencial.

No entanto, a companhia de auditoria e consultoria Ernst & Young (EY) em artigo recente não recomenda nenhuma destas opções. Segundo a EY, “O desenvolvimento do modelo pode sim ser feito em Excel, Access ou mesmo desenvolvimento próprio, porém, isto só pode ser feito para modelos muito simples e mesmo estes modelos simples apresentarão severas restrições quando são necessárias análises mais elaboradas. Isto sem mencionar questões específicas de integração com os sistemas existentes, rastreabilidade, auditoria do modelo e a própria segurança dos dados em si”.

Já em relação à implementação no ERP, sabemos o quão caro e complicado é customizar estes sistemas. Além disso, eles fornecem uma visão estática e engessada e que não provê a flexibilidade exigida por uma implementação deste tipo.

Quanto aos sistemas de BI, estes são sistemas de apresentação das informações que já existem na organização. Porém como sabemos, uma modelagem deste custo requer transformações profundas do ponto de vista de alocações, incluindo reciprocidades, entendimento de custos em multiníveis e múltiplas dimensões, algo não tão facilmente ou virtualmente impossível de se implementar num BI.

Eliminando estes problemas práticos de implantação, a suíte de produtos MyABCM é a líder global em soluções para o custeio gerencial. Dispondo de análises multidimensionais, com ela as organizações podem modelar, analisar e fazer simulações com muita flexibilidade, segurança, e o melhor, com todos os dados integrados aos sistemas corporativos da organização.

Custeio-abc-Visão OLAP

Visão OLAP dos custos em software de custeio abc para empresas

2. Determine quais os objetivos do projeto

Aqui é importante entender o que se busca com um projeto desta natureza: é apurar custos somente de Produtos? Também de Clientes? Que tal Canais? Mercados, Regiões, Projetos enfim, as possibilidades são muito grandes e amplas. Neste contexto, um dos grandes equívocos é iniciar uma modelagem e mudar as premissas no meio do projeto.

Além disso, outro ponto importante aqui é a criação de uma agenda de implementação, com definições claras do grau de profundidade a ser adotado no projeto, critérios possíveis e ideais e milestones de implantação.

3. Faça um mapeamento inteligente de atividades

Essa parte do planejamento é fundamental para que a modelagem seja implementada de forma eficiente. Neste tipo de projeto é muito comum que os gestores queiram mapear centenas, milhares e, não raro, dezenas de milhares de atividades, muitas vezes caindo ao nível de tarefas.

Esta é uma atitude de grande ineficiência, uma vez que ao mapear muitas atividades, certamente o esforço será muito grande para resultar em um benefício pequeno, sobretudo para aquelas atividades pouco relevantes. Além disso, fazer uma modelagem muito complexa já na primeira rodada faz com que a integração inicial do modelo com os sistemas corporativos represente um grande desafio.

As melhores práticas de implementação incluem a capacidade de se modelar em etapas, ganhando complexidade à medida que o modelo evolui e sempre tendo em mente a relevância do que se está mapeando. Segundo um dos maiores experts no mundo hoje em Gestão de Custos, Gary Cokins, “as organizações devem se questionar como vai a nossa performance naquilo que é importante e relevante para a empresa”.

4. Faça uma boa definição dos Recursos

Aqui se faz necessário definir os custos iniciais, despesas, centros de custos, contas contábeis, possíveis agrupamentos (Cost Pools) a serem estabelecidos e Receitas que serão os Recursos iniciais a serem alocados.

5. Estabeleça as diversas alocações

Essa parte do planejamento é importante para que cada Recurso seja vinculado a um processo e este seja identificado de acordo com sua relação com as atividades ligadas a um produto, serviço, cliente, canal ou projeto.

6. Determine os direcionadores

Definidos os Recursos e as Atividades, determine os direcionadores de custo e os critérios para utilizar cada um deles.

Desta maneira, o processo de cálculo fará sentido, pois haverá um vínculo que represente uma relação de causa e efeito entre fontes e seus destinos.

7. Calcule o modelo e extraia relatórios e análises

Uma vez definido o modelo, é chegada a hora do seu cálculo, geração de cubos simples e complexos (que posteriormente darão subsídios às diversas análises através de tabelas dinâmicas) e criação de uma sistemática que permita a realização de simulações (what-if) simples e avançadas.

Com sua aplicação e a análise de relatórios, é possível chegar a evoluções do sistema, que vão impactar no rastreamento efetivo de cada vez mais atividades relevantes para a empresa.

Concluindo

A implantação de um sistema de custeio ABC permite um controle maior dos custos da organização. A metodologia desenvolve modelos de rastreamento e alocação de custos que identificam com precisão os valores relacionados a cada processo e atividade, e como estes impactam a lucratividade da empresa.

Deste modo, é possível alcançar um sistema eficiente de gestão por atividades, possibilitando realocação de recursos e redução estruturada de custos, promovendo altas de lucratividade, mesmo em um cenário cada vez mais competitivo.

Além disso, o sistema possibilita a tomada de decisões assertiva, com segurança na precificação e na análise e controle de produtos, mercados, canais, clientes, etc.

Assim, sua implantação culmina, em médio e longo prazo para a obtenção de maior lucratividade, por meio de uma visão detalhada dos processos organizacionais e do consequente aumento da competitividade da empresa.

Com as dicas deste artigo em mente, você poderá implementar a metodologia do custeio baseado em atividades de forma que esse processo se torne mais eficiente e sua empresa passe a crescer cada vez mais.

Neste contexto, os softwares MyABCM foram desenvolvidos especialmente para propiciar a gestão baseada nas atividades, favorecendo o controle de custos e rentabilidade do negócio.

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Gráficos de software de custeio abc para empresas

Assim, o emprego de um sistema como a solução MyABCM supera as capacidades de gestão de atividades e custos de qualquer outro software. Os sistemas são desenvolvidos para atender às especificidades de cada porte de negócio e proporcionam a alocação de recursos em análise multidimensionais que contemplam todas as atividades relevantes da empresa, adequando-se a todos os níveis de complexidade e propiciando uma evolução constante dos modelos de custeio.

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A Universidad Alberto Hurtado é uma instituição de ensino superior público, sem fins lucrativos, com sede principal em Santiago, Chile, onde fica seu maior campus. Membro da AUSJAL e da FLACSI, dois grandes grupos que compreendem mais de 200 organizações educacionais na América Latina, a universidade tem grande prestígio e oferece cursos de graduação e pós-graduação em mais de 20 áreas do conhecimento de humanas e exatas além de programas de intercâmbio.

Em toda a sua estrutura, a instituição emprega cerca de 500 professores e atende a uma comunidade de mais de 6 mil alunos em suas várias faculdades distribuídas em dois campi. Diante dos desafios de oferecer educação de qualidade mediante a gestão dos recursos recebidos de seus benfeitores, a Universidad Alberto Hurtado buscava por uma solução que permitisse identificar as principais fontes de custos e direcionar os investimentos para pontos chave da instituição.

Gestão de recursos na educação superior moderna

O MyABCM chega à Universidad Alberto Hurtado em um momento muito especial. Com um planejamento estratégico estruturado sobre 13 objetivos a serem alcançados até 2030, a instituição optou pelas nossas soluções para organizar a alocação de recursos e potencializar o sucesso na conquista de seus planos. Entre as metas para este futuro próximo, incluem-se tópicos das esferas educacionais e administrativas, como:

Neste contexto, compreender como as finanças são arrecadadas e quais de suas atividades consomem mais recursos é o primeiro passo para equilibrar a distribuição de investimentos e possibilitar a realização de todos os objetivos estratégicos dentro do período proposto.

Centralização das informações das atividades educacionais

Com o MyABCM, a Universidad Alberto Hurtado conseguirá visualizar de forma clara como cada uma de suas atividades de ensino e pesquisa consome recursos. Desta forma, ficará apta a tomar decisões importantes e fazer alocações estratégicas com segurança, investindo nas áreas que mais precisam dos recursos e oferecem potencial de crescimento para a instituição e suas atividades.

Será possível, por exemplo, compreender quanto investimento é necessário para alcançar as metas de novos estudantes e expansão dos campi, além de eliminar ou ajustar possíveis atividades deficitárias a fim de realocar os recursos a elas destinadas e obter melhores resultados. A expectativa é que estes recursos possibilitem que a instituição continue oferecendo educação de alta qualidade, enquanto investe em áreas essenciais para ampliar sua atuação.

O setor agrícola ocupa lugar no pódio dos segmentos que mais contribuem para o Produto Interno Bruto Brasileiro. De acordo com dados do Cepea, em 2022, o agronegócio foi responsável por 24,8% do PIB nacional, ficando atrás apenas dos setores de serviço e indústria. No ano, o Valor Bruto da Produção Agropecuária (VBP) fechou em R$ 1,189 trilhão.

No entanto, mesmo com uma grande participação na geração de riqueza, o setor vem enfrentando cada vez mais desafios, especialmente no segmento agrícola. Mudanças climáticas, atos regulatórios, alta concorrência, encarecimento dos insumos e outros fatores têm levado a um aumento dos custos de produção de alimentos no país. De acordo com a Confederação da Agricultura e Pecuária do Brasil (CNA), as tensões entre Rússia e Ucrânia foram um dos principais fatores na elevação de custos do setor, que em 2022 registrou alta de até 125% em alguns fertilizantes, comparados com os valores de 2021.

Em contrapartida, a necessidade mundial pela produção de alimentos continuará crescendo a cada ano. Segundo o relatório Agriculture at a Crossroads, da FAO, a demanda por alimentos deve aumentar em 70% até 2050. Este padrão caracteriza o agronegócio como um dos setores com perspectivas mais desafiadoras para o próximos anos.

Um aumento da demanda associado à crescente dos custos e aos desafios impostos pelas regulamentações ambientais e concorrências globais exige que as empresas do agronegócio invistam em ferramentas para controlar custos e ampliar a rentabilidade, sem perder espaço no disputado mercado das comodities.

As principais fontes de custos e os custos mais subestimados no agronegócio

Uma das fontes de custos mais subestimadas no setor é a de operações de armazenagem da produção. De acordo com dados da Conab, a capacidade de armazenagem de produção brasileira é inferior à colheita, o que leva a elevadas taxas de perda. Segundo a entidade, a produção neste ciclo deve ser de cerca de 45 milhões de toneladas, enquanto a capacidade de armazenagem estática é de apenas 32 milhões de toneladas.

Este dado revela uma importante oportunidade para as organizações do agronegócio, que precisam controlar os preços e ampliar o atendimento ao mercado. Compreender exatamente qual o peso do prejuízo gerado pelas operações de armazenagem e logística dentro da cadeia produtiva é uma ação importante para determinar ações a fim de mitigar o problema e, assim, ampliar as margens sem necessariamente aumentar os preços, que já estão disparando por conta da alta dos custos de insumos. Neste contexto, um próximo passo claro para o agronegócio brasileiro é o investimento em silos e tecnologias de armazenamento que atendam à produção nacional.

De olho nos custos do futuro do agronegócio

Não bastassem as perdas na cadeia produtiva e a alta dos insumos, a produção agrícola tem à sua frente um cenário particularmente complexo. À mesma medida em que é necessário ampliar a produção para atender à demanda nos próximos anos, a tendência é que se torne cada vez mais caro e difícil produzir alimentos.

As exigências de sustentabilidade e responsabilidade ambiental terão um peso cada vez maior sobre o setor, exigindo do agronegócio medidas para reduzir o impacto negativo de suas atividades. O setor agropecuário atualmente é responsável por 25% das emissões de carbono globais (dados da FAO), além de ser o causador de metade da erosão de solo mundial anualmente, inutilizando 1,3 bilhões de toneladas de solo todos os anos. Por este motivo, as pressões governamentais com novas regulamentações para o setor devem se tornar cada vez maiores.

Neste contexto, investir em tecnologias e ações para reverter estes números é necessário não somente para a adequação às normas, mas também para possibilitar a continuidade das próprias operações em longo prazo e para posicionar as empresas do setor de forma competitiva, como aliadas das causas ambientais. Mas isso vem com grandes custos. Alterar as técnicas produtivas a fim de estabelecer um formato menos destrutivo sem perder a produtividade não é uma tarefa simples, nem barata.

Por isso, estamos vivendo um momento em que se tornou simplesmente indispensável buscar soluções que permitam visualizar de forma clara as múltiplas fontes de custos da produção. As organizações que investirem em tecnologias capazes de rastrear custos de forma acurada e simular cenários a partir de dados confiáveis estarão mais aptas a manter suas margens mesmo frente ao aumento dos custos de produção, aproveitando as oportunidades geradas pelo aumento da demanda, além de conquistarem flexibilidade financeira para investir em ações e posicionamento sustentável sem comprometer os ganhos do negócio.

Com 90 anos de história e seis linhas de produções em suas duas fábricas, a Sevam é uma líder mundial na fabricação de vidros. Para otimizar a gestão de custos de um portfólio extenso e capaz de suprir grandes indústrias em diferentes países, a empresa marroquina optou pelo MyABCM como solução para substituir o software anterior, que foi descontinuado.

Prolongando uma já longeva história de sucesso com o auxílio da gestão de custos

Ao longo de suas 9 décadas de consolidação no mercado, a Sevam conquistou clientes de todo o mundo e hoje exporta seus produtos para 12 países. Entre as organizações globais atendidas pelos produtos da indústria marroquina estão gigantes como Coca-Cola, Nestlé e Pepsi.

Para suprir as necessidades de embalagem em vidro destes e de outros nomes de grande peso, a Sevam opera com um portfólio diversificado e dedica inteiramente uma de suas fábricas à produção desta mercadoria. Esta planta industrial produz sozinha 400 milhões de itens ao ano, entre potes, jarros e garrafas, que são exportados para diferentes países.

Já a segunda unidade fabril opera exclusivamente na produção de peças domésticas em vidro, como copos ornamentados, tigelas e plafons para luminárias. As linhas de produção dedicadas a estes produtos fabricam 120 milhões de itens ao ano.

Com foco na excelência do atendimento ao cliente e na sustentabilidade em suas operações, gerir a produção de um portfólio diversificado que é distribuído para todo o mundo é um desafio que exige ferramentas sofisticadas. Por isso, a Sevam visualizou no MyABCM um instrumento com potencial para se manter rentável e continuar crescendo.

Gestão de múltiplos centros de custos consolidada em um só ambiente

A Sevam necessitava não apenas de um sistema capaz de oferecer as funcionalidades ideais para o controle de custos, mas também de um processo de implantação que otimizasse o modelo de custeio e centralizasse suas múltiplas fontes de informações.

O MyABCM foi escolhido pela capacidade de fornecer informações detalhadas para cada atividade do negócio, enquanto se integra com outros sistemas da empresa, oferecendo relatórios consolidados e simulação de cenários. Com esses recursos, entre muitos outros, a indústria será capaz de seguir investindo em novas frentes de atuação e soluções de segurança para seus funcionários e sustentabilidade para sua região sem comprometer seus resultados em médio e longo prazo.

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“Para além de fomentar ações de benchmarking, apoio à valorização patrimonial dos estoques e suporte à fixação de preços públicos, o uso da solução MyABCM otimizou a prática de mensuração de custos unitários em prol da melhoria contínua e das metas da qualidade do gasto público no âmbito do Comando da Aeronáutica”

Samara Lima e Andrade
Capitão Intendente
Chefe da Divisão de Produção da Fazenda da Aeronáutica de Pirassununga

 

Este estudo de caso tem por objetivo apresentar como a Fazenda da Aeronáutica de Pirassununga (FAYS), Organização Militar (OM) sediada na Academia da Força Aérea (AFA), empregou a análise de custos como balizador para a otimização da gestão e do gasto público. Todo o projeto visou atender a demanda organizacional de amadurecimento da gestão pública e teve como escopo o conhecimento do custo histórico unitário dos ativos produzidos no exercício de 2019. A análise utilizou do método ABC (Activity Based Costing) para elaboração do relatório e buscou servir como subsídio para auxiliar a gestão na tomada de decisões mais assertivas em prol da melhoria do gasto público.

Contexto operacional

Fundada em 1942, a FAYS conta com uma área de 6.502 hectares no Estado de São Paulo. É uma Organização Militar da Força Aérea Brasileira, que tem como missão a ocupação produtiva das terras da Guarnição de Aeronáutica de Pirassununga com atividades agropecuárias, que resultam na produção de gêneros alimentícios escoados no âmbito interno e externo ao órgão, conforme Planejamento Estratégico vigente.

Grandes desafios

A opinião pública tem se mostrado cada vez mais exigente quanto a eficiência da gestão pública e a otimização e melhoria dos gastos públicos, culminando no fortalecimento da cultura de custos como solução promissora para atingir esses objetivos. Nesse contexto, com o objetivo de atender a demanda organizacional, de conhecimento do custo histórico unitário dos ativos produzidos pela Fazenda, a FAYS empenhou-se no levantamento dos custos dos processos e macroprocessos desenvolvidos no âmbito da OM, estudando as possibilidades de rastreamento dos custos indiretos, para produzir informações úteis em assessoramento à gestão.

Planejamento estratégico

A primeira decisão a ser feita para a elaboração do relatório foi qual será o enfoque do sistema de acumulação de custos, tendo em vista que ele pode ocorrer tanto por projeto quanto por atividade. Os custos por projeto devem ser acumulados por ordem, e são aqueles relativos à prestação de serviços ou produção de bens vinculados a projetos específicos, com datas de início e de término programadas; já os custos por atividade devem ser acumulados por processo, e são referentes a atividades de natureza típica, que ocorrem de forma continuada. No caso do projeto da FAYS, foi aplicado o sistema de acumulação por processo, fixando como data de escopo da análise da Unidade de Produção Vegetal o período de 01/06/2018 a 31/05/2019 e como data do escopo da Unidade de Produção Animal e Industrial o período de 01/01/2019 a 31/12/2019.

Tendo em vista que, diferente das práticas legais do setor privado, a opção pelo método de custeio do setor público não é restritiva, foi necessário escolher qual seria o método de custeio a ser utilizado na análise. Levando em consideração que projetos anteriores da FAYS já utilizaram o Método de Custeio por Atividade, o Método ABC (Activity Based Costing) foi o que se mostrou mais favorável para a execução desse projeto.

Com o método de custeio definido, foi analisada a estrutura organizacional da FAYS e estabelecido que o trabalho se dedicaria à análise dos processos primários de toda a organização, sendo estes considerados aqueles essenciais para o cumprimento da missão institucional, ou seja, os processos que se relacionam diretamente ao complexo produtivo da fazenda, que é disposto em três Unidades de Produção: Vegetal, Animal e Industrial. Junto a essas 3 unidades, a vertente comercial da missão-fim, que se dá pelo escoamento dos bens produzidos ou beneficiados na própria Fazenda, faz com que as atividades comerciais também sejam englobadas sob o rol de processos primários. Para os outros processos não primários, como gestão de pessoal e atividades de infraestrutura, os custos foram registrados como despesas.

Sob a óptica dessa abordagem, tornou-se imprescindível, para garantir a continuidade do engajamento na área de Contabilidade de Custos com a fluidez que se almeja, a aquisição de um software que pudesse otimizar os trabalhos necessários para o projeto. Nesta busca, contratou-se uma licença temporária do software MyABCM.

Projeto de Gestão de Custos

Conforme preconiza o Manual de Informações de Custos do Governo Federal (MIC), é a partir do desenvolvimento das modelagens próprias que as organizações passam a avançar na cultura de custos. Neste sentido, para otimizar as análises e compreender a lógica dos cálculos a serem realizados, tornou-se necessário elaborar fluxogramas de custos (com subcentros de custos) que refletissem o inter-relacionamento entre as atividades que compuseram os processos do Complexo Produtivo da FAYS no escopo referenciado.

A partir do conhecimento dos Subcentros de Custos que refletem o consumo de recursos por atividades e compreendida sua interrelação, tornou-se necessário auferir os valores monetários despendidos cumulativamente nos processos para cálculo do custo unitário dos objetos de interesse.

Sendo assim, foi considerada a seguinte ordem de prioridade para a atribuição dos custos às atividades e aos objetos de interesse: alocação direta (quando há uma identificação objetiva do sacrifício de recursos para o desenvolvimento de uma atividade ou de uma atividade para a entrega de um produto); rastreamento (quando se busca uma relação de causa e efeito por meio do uso de direcionadores); e rateio (critério mais arbitrário e que deve ser evitado do ponto de vista gerencial).

Após a finalização das etapas preliminares, o resultado almejado foi obtido mediante processamento da própria aplicação. Esta tem por parâmetro calcular o Custo Unitário por meio da divisão dos custos que foram acumulados nas alocações, pelo “Volume Entrado” de cada objeto de apuração, ou seja, pela quantidade total de unidades produzidas ao longo do período considerado.

Nesse contexto, para otimizar as análises gerenciais foram criados “gatilhos” ao longo da modelagem de custos para viabilizar determinado rol de resultados com base no mesmo input. Sendo assim optou-se por nomear as diferentes composições para melhorar o entendimento das análises vindouras, que são: Custo Básico, Custo Orçamentado, Custo de Produção e Preço de Custo.

Custo Básico:
Composto pelo consumo de materiais empregados na produção; e pela liquidação de serviços aplicados nas atividades produtivas.

Custo Orçamentado:
Composto pelo consumo de materiais empregados na produção; pela liquidação de serviços aplicados em atividades produtivas; e pela depreciação do permanente alocado em setores produtivos nos controles patrimoniais do SILOMS (Sistema Integrado de Logística de Material e Serviços).

Custo de Produção:
Composto pelo consumo de materiais empregados na produção; pela liquidação de serviços aplicados nas atividades produtivas; pela depreciação do material permanente alocado em setores

produtivos nos controles patrimoniais da SILOMS; e pela mão de obra alocada em setores produtivos no SIGPES (Sistema de Informações Gerenciais de Pessoal).

Preço de Custo:
Composto pelo consumo de materiais empregos na produção; pela liquidação de serviços aplicados nas atividades produtivas; pela depreciação do material permanente alocado em setores produtivos nos controles patrimoniais do SILOMS; pela mão de obra militar alocada em setores produtivos no SIGPES; e pelas despesas de comercialização.

Com isso em mente, para além de orientar a fixação de preços públicos, a valorização patrimonial dos estoques de produção, a retroanálise das práticas operacionais empregadas na cadeia produtiva, o fomento pela melhoria de desempenho dos gestores por meio das ações de benchmarking, a reengenharia dos produtos, a redução de desperdícios, bem como a viabilidade de alterações do portfólio vigente, a prática de mensuração de custos unitários dos bens produzidos pela Fazenda certamente pode ser empregada como instrumento de melhoria contínua para a organização.

Conclusão

Da abordagem teórica e da análise dos resultados auferidos por meio da implementação de um modelo de gestão de custos através da metodologia ABC, espera-se que o objetivo proposto tenha sido atingido e sugere-se que a FAYS continue perseguindo a melhoria contínua no que tange à Contabilidade de Custos, com foco nas metas da qualidade do gasto público.