Toda contratação de ferramenta tem como objetivo melhorar os resultados do setor da empresa para o qual foi realizada. Porém, em muitas contratações, os gestores acabam não dando a devida importância ao suporte técnico e, consequentemente, não tiram máximo proveito do investimento feito.
Um dos motivos de não haver retorno sobre investimento máximo do software financeiro, sem a ajuda do suporte, é a subutilização. Sem a aplicação de todas as funcionalidades, alguns problemas deixam de ser resolvidos, melhorias possíveis não são aplicadas e controles paralelos ao sistema começam a ser feitos, o que é ruim para a estrutura organizacional do departamento.
Entenda um pouco mais a importância do suporte na contratação da ferramenta financeira e saiba por que ele também deve ser uma prioridade.
Os usuários de um software podem enfrentar tanto problemas técnicos quanto relacionados à falta de esclarecimento a respeito do seu uso.
Por exemplo, uma falha ou uma integração com problemas podem impedir a emissão de relatórios e a finalização de outras tarefas na ferramenta. Isso também pode ocorrer por conta de uma ação errada de algum usuário cujas consequências se estendem a outras atividades.
Seja qual for o caso, sem contar com suporte, a tarefa de identificar o problema torna-se muito mais difícil e demorada. Dependendo da causa e das consequências, o problema pode não ser identificado pelos usuários e pelo gestor e, consequentemente, não será solucionado.
Quanto menos problemas, mais a equipe usuária conseguirá trabalhar com a ferramenta e extrair bons resultados dela. No entanto, sem o suporte técnico necessário, muitas horas podem ser perdidas pelos funcionários, pelo gestor e até pelo departamento inteiro simultaneamente.
Isso acontece por que erros demoram a ser detectados e corrigidos e algumas tarefas não são automatizadas por conta da subutilização, por exemplo. No geral, todos se tornam menos produtivos pelo aparecimento de preocupações específicas com o software e pela falta de conhecimento total acerca dele.
Caso o gestor financeiro queira dados detalhados sobre vendas, compras e despesas operacionais para analisar indicadores financeiros, por exemplo, isto pode ocasionar a busca e a impressão de vários relatórios diferentes e não integrados.
No entanto, existe a possibilidade de personalizar documentos e gerar apenas um relatório, que aborde as informações necessárias e que possibilite avaliar os indicadores desejados.
Se o recurso não for utilizado, além de improdutividade e subutilização, a ferramenta vai gerar menos retorno em relação ao investimento. Logo, para extrair o máximo possível, é necessário sempre potencializar seus recursos e sua aplicação no dia a dia do setor e nas atividades gerenciais.
Quanto melhor é a experiência dos usuários do software financeiro da empresa, melhor é a sua aplicação e os resultados obtidos com o investimento. Para que isso seja alcançado, é necessário contar com suporte técnico e ter comunicação próxima e frequente com ele.
Dessa forma, a equipe externa de apoio consegue mais fácil e rapidamente atender às demandas da empresa, instruir o uso do software, alinhar as funcionalidades às necessidades dos usuários e, como dissemos anteriormente, resolver os problemas com a ferramenta.
Por tudo que citamos, a oferta desse apoio pode ser tida como diferencial no momento de comparar soluções oferecidas e decidir por uma delas.
Portanto, o suporte técnico mostra-se necessário para a aplicação eficiente de um software financeiro, uma vez que essa ferramenta não é comumente desenvolvida nas empresas e, por isso, tem a necessidade de auxílio especializado.
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