Optimizar la gestión financiera de su empresa es el paso adecuado para competir en su sector. Después de todo, la salud financiera de la empresa depende de cómo se gestionen sus activos y pasivos, tanto a corto como a largo plazo. No se equivoquen: el emprendedor que ignora la organización de sus finanzas pronto se enfrentará a un problema.
Y para recordarle que debe invertir tiempo y recursos en su departamento financiero, tenemos 7 consejos que le ayudarán a hacer más favorables sus ambiciones futuras.
Antes de comenzar, es fundamental que usted, como gerente, comprenda la importancia de mantener los controles financieros de su empresa en orden y bajo control, para que podamos pasar a la parte práctica de la optimización.
La gestión financiera es el punto fuerte de la empresa, siendo determinante para el mantenimiento de su producción. Con este control, es posible pagar los salarios de los empleados a tiempo, adquirir insumos de los proveedores, cumplir con los compromisos adquiridos y llevar a cabo estrategias de marketing.
Además de financiar acciones a corto plazo, es a través de la correcta gestión de los recursos financieros que la organización es capaz de planificar sus proyectos futuros, como ampliar la producción o abrir nuevas unidades. La viabilidad del negocio también es monitoreada por estos controles, donde podemos observar fácilmente la calidad de los resultados obtenidos en un período determinado.
Así, se evidencia la relevancia de los controles financieros para el mantenimiento de las operaciones de un negocio en el corto plazo, así como para la planificación y las acciones de inversión a largo plazo. A continuación, consulte los 7 consejos principales sobre cómo mejorar el proceso de gestión financiera para optimizar los resultados de la empresa. ¡No se lo pierda!
Lo primero que debe orientar la optimización de la gestión financiera es comprobar el nivel de habilidad de los profesionales que laboran en el departamento financiero. ¿Cuántos de ellos tienen un título universitario? ¿Saben cómo utilizar software de gestión o cómo manejar programas informáticos? ¿Están interesados en cursos de formación? Debe buscar respuestas a estas preguntas, ya que muchos obstáculos en el proceso de trabajo están relacionados con la falta de capacitación del equipo.
Evalúe a las personas involucradas y reserve una parte de su presupuesto para promover la capacitación. Al invertir en formación, proporciona el entorno ideal para que las buenas prácticas de gestión se difundan entre todos los empleados, aumentando la calidad del flujo de trabajo en esta área. Si no tiene los recursos disponibles, sea flexible y anime a sus empleados a buscar nuevas habilidades.
Tener información actualizada sobre los números financieros de su empresa es una herramienta analítica que lo ayudará a tomar decisiones rápidas. Por lo tanto, tener un cronograma para los estados financieros es una forma de mirar el futuro de la empresa y estar preparado para cualquier cambio en el mercado.
Solicitar al departamento de contabilidad informes financieros mensuales o trimestrales es siempre una decisión acertada para dinamizar la gestión financiera. La evaluación detallada de estos estados financieros indicará el estado financiero real del negocio y su historial de desarrollo, sirviendo como excelentes referencias para las decisiones y acciones de los administradores y otros inversionistas.
Las fluctuaciones del mercado influyen directamente en los resultados financieros de su empresa, ya sea por cambios en la bolsa de valores o en los hábitos de sus clientes. Es por eso que nunca debe dejar de proyectar el futuro de su industria. Además de optimizar su gestión financiera, podrá evaluar su marca y cómo puede mejorar sus productos o servicios.
Si tiene un sector de posventa en su empresa, será de gran valor y una gran fuente para obtener información sobre los estados de ánimo del mercado. Ser capaz de identificar la estacionalidad y otras variaciones de la demanda a lo largo del tiempo ayuda a comprender mejor el comportamiento de compra del consumidor y qué artículos afectan más su decisión de compra, permitiendo el diseño y aplicación de planes de acción en beneficio de su empresa.
Es una vieja lección, pero que nunca se puede ignorar. Nada puede escapar al control de la actividad financiera de su empresa. Por ejemplo, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar deben estar completamente alineadas para evitar olvidar cobrar o pagar a los proveedores. Es increíble que todavía haya empresas medianas que cometen graves errores en la gestión del flujo de caja.
¿Se imagina oficinas con montones de facturas en el escritorio de un empleado esperando la autorización del propietario para realizar el pago? Parece imposible, pero ese es el escenario en muchas empresas del país. Así que no siga ese camino. Adopte métodos para hacer más fluida la gestión financiera de su empresa. Cree puestos de confianza que puedan gestionar la salida de caja. De esa forma, la empresa no se desarrollará con una filosofía de desconfianza.
Vender siempre es importante, pero recibir es aún mejor. No tiene sentido forzar las ventas a los clientes morosos. Al final del mes, el déficit de efectivo puede ser considerable y deberá solicitar préstamos bancarios, lo que significa que perderá dinero. Desarrollar un procedimiento que dificulte la venta a clientes que no pagan a tiempo ayuda considerablemente a la salud financiera de su empresa.
Los Programas como los CRM son excelentes aliados en este proceso, ya que brindan un mayor control sobre el historial del cliente con la empresa y ayudan a delinear su perfil asistiendo a otros sectores (como ventas, servicio al cliente, producción, marketing) con información relevante para su trabajo
No habrá una gestión financiera optimizada mediante el uso de papeles y hojas de cálculo interminables que no son compartidas por el equipo. Además de ralentizar el flujo de trabajo, el uso de recursos obsoletos también aumenta el riesgo de pérdida de documentos y filtraciones de información sensible sobre la empresa, sus clientes, socios y proveedores.
En tales casos, la empresa puede estar sujeta a sanciones relacionadas con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), que estipula fuertes multas por este tipo de pérdida de datos y otras sanciones. Por lo tanto, su empresa debe adoptar un programa de control financiero que pueda relacionarse con otras actividades administrativas del grupo.
El software permitirá realizar conciliaciones bancarias y emitir facturas electrónicas y comprobantes de pago bancarios, así como controlar la entrada y salida de recursos. También permitirá la interconexión con el departamento comercial, y el registro de datos de proveedores y clientes. Esta información se muestra en la pantalla y los gerentes y propietarios de negocios pueden seguirla en línea.
Los consejos que hemos presentado hasta ahora solo tienen sentido si se agrupan dentro de una planificación más amplia, llamada planificación estratégica. Los gerentes de la empresa son los encargados de desarrollar este plan, y necesitan crearlo a partir de la información recopilada dentro de la propia organización y su campo de actuación, tratando de orientar todos los recursos productivos de la empresa hacia un determinado objetivo o meta futura.
Sin esta dirección, las actividades realizadas pierden su parámetro de análisis y la organización en su conjunto queda a la deriva. Por lo tanto, reúna a todo su equipo y establezca, en términos financieros, qué objetivos, estrategias y operaciones deben observarse para optimizar la gestión financiera y hacer más eficiente y rentable el negocio.
Según nuestros consejos, comprenda que su dedicación al departamento financiero es fundamental para el buen funcionamiento de su empresa. Esto no quiere decir que deba ser extremadamente celoso y centralizar todas sus decisiones. Por el contrario, debe estar abierto a las aportaciones de los empleados y a los avances tecnológicos.
Cuide su gestión financiera y seguro que logrará buenos resultados, ya que la falta de organización puede comprometer la salud, el mantenimiento, la competitividad y la permanencia de su negocio en el mercado.
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