Profesionales calificados, herramientas tecnológicas, buena estructura de trabajo y gestión financiera eficiente: son algunos factores determinantes para que una empresa pueda desarrollarse y destacarse en el mercado.
Pero para que todo suceda de acuerdo con la planificación estratégica de la empresa, es necesario estar atento a otros factores administrativos, como la gestión de desempeño — que es considerada un punto esencial entre las prácticas administrativas actuales.
Para entender lo que es la gestión de desempeño y saber cómo ese concepto puede ser aplicado en su empresa, ¡preste atención a las sugerencias de este post!
La gestión de desempeño surge como una alternativa a las técnicas tradicionales usadas para comparar los resultados alcanzados con los resultados esperados. Los modelos tradicionales tomaban en cuenta, en sus evaluaciones, sólo el trabajo planeado previamente. Los modelos actuales, permiten que, durante la ejecución de las acciones, puedan realizarse correcciones en los posibles desvíos ― lo que genera más eficiencia en el cumplimento de las funciones determinadas por la empresa.
Ese proceso parte de la idea de que es necesario compartir los objetivos de la empresa con sus colaboradores, ofreciendo los mecanismos necesarios para que puedan tener un mejor desempeño — además de motivarlos a cumplir con sus labores diarias en la empresa. Para eso, es necesario delimitar los objetivos estratégicos, definir funciones, establecer los objetivos de cada empleado, además de ofrecer los mecanismos para que puedan trabajar y acompañar el análisis del desempeño.
De manera general, podemos dividir la gestión de desempeño en dos momentos. El primero está enfocado en la empresa, o mejor dicho, en las actividades de una empresa. Ese momento exige mayor control de los procesos corporativos, de forma que garantice que los resultados pre-definidos puedan ser alcanzados de manera satisfactoria. Para evaluar esta etapa, es necesario analizar los indicadores de la propia empresa.
El segundo momento está enfocado justamente en las personas. Sus colaboradores necesitan cumplir las metas que se establecieron, pero necesitan ser flexibles para adaptarse a los cambios que pueden venir tanto de la empresa, como del propio mercado. Esa capacidad de adaptación permite que los procesos en ejecución puedan ser corregidos para que las metas sean alcanzadas de la mejor manera posible.
Para que se pueda realizar la gestión de desempeño en su empresa, es necesario basarse en tres pilares. Conozca cada uno de ellos:
El mercado es altamente competitivo y, para destacarse, es necesario innovar y reinventarse. Para eso, es preciso crear una política dedicada a la mejoría continua de sus procesos, lo que implica cambios. Esos cambios pueden enfrentar resistencia, entonces es necesario, también, trabajar con sus colaboradores.
Para ofrecer los mejores productos y servicios, la empresa necesita definir claramente cuáles son sus metas y estipular un modelo de trabajo para poder alcanzarlas. Las metas deben ser específicas, mensurables, alcanzables, relevantes y temporales.
Perfil de competencias
Para alcanzar las metas propuestas y lograr mantener un sistema de mejorías continuas, es necesario contar con un equipo de profesionales calificados para el trabajo en particular. Su empresa necesita contar con un equipo de colaboradores alineados a sus objetivos y exigencias.
Ese modelo de gestión genera varios beneficios a la empresa. Los objetivos de trabajo son compartidos, sus colaboradores trabajan más motivados, la productividad aumenta y la tasa de éxito en los proyectos tiende a crecer. Así, el trabajo se vuelve más eficiente y se cumple con las expectativas de los clientes.
Adicionalmente, es posible crear un ambiente en el que sus empleados sean valorados y tengan aún más estímulo para el desarrollo profesional — debido a que necesitan mejorar constantemente sus habilidades para alcanzar los objetivos.
¿Usted ya utiliza la gestión de desempeño en su empresa? ¿Pretende implementar ese modelo de gestión? ¡Comparta en la sección de comentarios sus experiencias y opiniones!
Ninguna empresa sobrevive actualmente si no desarrolla informes de actividades y hojas de cálculos de presupuesto, siendo esta última muy importante por involucrar directamente los gastos de la organización. Para empresas de tamaño pequeño o mediano, que facturan hasta R$ 50 millones por año, la hoja de cálculo es aún más importante, debido al número de cotizaciones y a la necesidad de recortar permanentemente los costos para alimentar el flujo de caja y tener alternativas, cuando existe la necesidad de tomar decisiones estratégicas.
Con una hoja de cálculo de presupuesto bien estructurada, tendrá lo que todo administrador busca: control sobre los procedimientos y visión amplia y clara sobre los posibles gastos innecesarios. En el post de hoy, daremos algunos consejos sobre las hojas de cálculos de presupuesto y como desarrollarlas para su empresa. ¡Tiene que ver esto!
Hay dos formas ágiles de realizar una hoja de cálculo: Con la conocida herramienta Excel o con Google Hoja de cálculo (localizado en Google Drive). Estos formatos garantizan que la información quede organizada rápidamente y sin dificultad. Después, es esencial que esta se divida por períodos, meses o semanas, para que exista una comparación a futuro sobre el aumento o disminución de gastos y facturación.
Seguidamente, describa cada gasto en el período escogido (mano de obra, insumos, energía, agua, combustible, etc.). Con el comparativo de los gastos a mano, proyecte una meta y trabaje para alcanzarla, o sea, al verificar que hay un desperdicio en determinado período, se hace evidente que es necesario sanearlo para llevar la gestión hacia la creación de alternativas que no afecten la productividad.
Este es el motivo principal para desarrollar una hoja de cálculo. Con el control del presupuesto, usted sabrá manejar de forma eficiente los costos y, así, de ser necesario, ampliar las inversiones, garantizando un análisis financiero confiable.
Otro beneficio de desarrollar una hoja de cálculo de presupuesto es una mayor agilidad en el análisis financiero — antes de eso, improbable — para dar respuesta a los posibles problemas que surjan. Así usted sabrá interpretar mejor la situación y dar una respuesta a la altura.
Recuerde: a pesar de parecer un cliché, la frase “El Tiempo es Dinero”, es muy seria.
Todo lo que se mencionó nada más es la aplicación del planeamiento de la empresa. Un plan bien ejecutado garantizará la sobrevivencia y la expansión de una organización, independientemente del momento en que se encuentre el mercado.
Pero al final, ¿Cuál es la importancia de la hoja de cálculo de presupuesto para una empresa? Al inicio del artículo, se citó la necesidad permanente de alimentar el flujo de caja, lo cual representa el aceite que lubrica toda la maquinaria empresarial. Esto salvará la empresa en períodos de recesión económica y garantizará que todos los compromisos se cumplan. Con la hoja de cálculo de presupuesto, su empresa tendrá flujo de dinero y estará lista para cualquier situación.
Es esencial que los datos de la hoja de cálculo de presupuesto sean llenados por un solo profesional o, como máximo por un pequeño equipo, para que la información sea siempre confiable. Además de eso, por ser una herramienta estratégica, los administradores con poder de decisión deben estar conscientes de esa información, ya que nada ocurre sin que ellos den la luz verde, incluso cambios concretos, como la reducción de costos.
¿Este post le ha sido de utilidad? ¿Le aclaró alguna duda? ¡Deje aquí su comentario!
Bien dice el refrán: El tiempo es dinero. En la rutina acelerada en la que vivimos hoy en día, principalmente en de las grandes corporaciones, donde todo tiene que ser inmediato, economizar tiempo en la elaboración de informes gerenciales, es fundamental.
Los informes gerenciales son documentos utilizados para apoyar la toma de decisiones dentro de las organizaciones y, por eso, deben contener datos confiables y actualizados generándose rápidamente — en caso de una crisis o problema.
Es por ello que elaboramos una lista con algunos consejos de optimización para la elaboración de sus informes. De esa forma, usted puede dedicarse mejor a elaborar los planes estratégicos de la empresa y obtener mejores resultados. ¡No se la pierda!
¡No es de mucha ayuda tomar todas las cifras de la empresa y colocarlas en un informe! Eso solamente hará que el reporte quede confuso, de manera que usted terminará perdiendo la precisión de los datos. Los informes gerenciales necesitan contener la información más relevante para los colaboradores y la directiva.
Por lo tanto, antes de dedicarse a elaborarlo, invierta tiempo pensando en qué datos compondrán su reporte. Recuerde incluir aquellos que tienen mayor impacto para el éxito de su negocio.
La base de un informe gerencial son los números confiables, ¿no es así? ¿Pero cómo lograrlo si los sistemas con los que cuenta la empresa fallan, son complicados, no se comunican entre sí y dificultan la obtención de datos?
Además de perder calidad, un informe basado en esta clase de sistema de información, conlleva a la pérdida de tiempo en la verificación de los números presentados. Por eso, invierta en una herramienta que facilite esa tarea, optimizando el proceso de elaboración de su reporte.
Ahora que usted ya ha definido que datos va a recolectar, e implantó un sistema confiable que sustentará esa recolección, es el turno de definir como analizar los números extraídos. Uno de los métodos que puede ser utilizado sigue los siguientes pasos:
Con ese proceso bien definido, crear su reporte va a ser algo natural y automático.
Un último consejo, pero también muy importante: utilice un lenguaje claro y objetivo. Los informes Gerenciales deben estar bien escritos y ser fáciles de entender, ya que la rutina organizacional se vuelve cada vez más dinámica.
Por eso, invertir en elementos visuales, como gráficos, es muy importante. Ellos facilitan la lectura de las tendencias, de los indicadores y de los datos, apoyando una toma de decisiones más asertiva.
Siguiendo los pasos sugeridos anteriormente es posible crear informes gerenciales bien elaborados en el menor tiempo posible, garantizando una ventaja competitiva para la empresa. Pero, cuidado: recuerde utilizar sistemas que garanticen datos confiables y lo ayuden a ganar tiempo con información más accesible.
¿Le han gustado nuestros concejos? ¿Qué dificultades ha enfrentado al elaborar un informe? ¡Deje su comentario contándonos un poco más sobre sus experiencias!
Lograr bajos costos en las organizaciones, es una gran ventaja para los negocios. . However, in a volatile and competitive market, it is not always easy to answer the question, “how to control and reduce costs?”
Controlar los costos se ha convertido en una prioridad tan importante como la mejora de los ingresos de la empresa. Por este motivo, realizar una evaluación interna de los gastos y entender el funcionamiento de los procesos, es el mejor camino para identificar los gastos innecesarios y montar un programa eficaz que ofrezca beneficios que sean sustentables para el propio negocio.
However, it is up to entrepreneurs to find the best strategies to reduce costs and streamline business management processes. And that reduction means getting more flexibility to take advantage of market opportunities.
Por lo tanto, es esencial invertir y aprovechar las ventajas de esta iniciativa. Sin embargo, reconocemos que reducir costos sigue siendo un gran reto, por lo que se han seleccionado algunos consejos para ayudar en este desafío. ¡Compruébelo!
Antes de hacer un plan de acción para reducir los costos es necesario realizar una evaluación de los gastos de su empresa. Una vez que se obtienen los datos, inicie un análisis detallado desde los más importantes (o que son más representativos) hasta los gastos menos relevantes. Este análisis permitirá identificar muchos costos «escondidos» y que ciertamente están impactando en los resultados de su organización.
Conocer cada gasto es esencial para identificar las posibles soluciones. Por otra parte, con esta acción, será posible medir los principales gastos y los que son innecesarios, es decir los que no aportan valor a la empresa. Recuerde que es imposible administrar lo que no se puede medir.
Para hacer un control asertivo sobre los gastos y lograr reducirlos, es importante visualizar las reducciones a través de análisis de largo, mediano y corto plazo. Para eso, evalúe alternativas de reducción de costos dentro de un período de tiempo mayor, de esta forma, su empresa no corre el riesgo de basarse sólo en resultados de corto plazo, los cuales no tendrán sustentación por mucho tiempo. Investigaciones realizadas por McKinsey demostraron que solamente el 10% de los proyectos de reducción de costos tuvieron éxito, luego de 3 años desde su implantación.
Evaluating only ledger accounts or cost centers is not enough to identify potential bottlenecks and problems in your company’s processes. Therefore, when thinking about processes, many activities are revealed – such as rework, duplication, or processes and actions carried out with low value for the company and its customers.
The problem is that many companies have difficulty mapping and understanding all the processes involved in the production of their products or services. Completing this task takes time and requires the business to commit to evaluating the enterprise.
It is important to define what are the outcomes or products delivered at the output of each process, its components, suppliers and limits. Since controlling and reducing costs are tasks that require information, you need to pay attention to internal processes.
Negotiating with creditors can be a viable alternative to controlling and reducing costs. Therefore, make agreements with suppliers and negotiate the best payment terms so that they can be realized without major financial consequences.
Además, replantear los contratos y llevar a cabo estudios de mercado para comprobar los niveles de competencia, es una estrategia que puede ofrecer grandes oportunidades de ahorro para los negocios.
So, improve your purchasing sector. That way, this department will be able to find trade partners that help boost your business but also do not represent unfeasible investments.
As controlling and reducing costs may cause the company to switch suppliers, this possible change has to occur with the right planning. This prevents this exchange from harming the company’s workflow or the quality of what is offered to the customer.
Enterprise Resource Planning (ERPs) is a solution that enables enterprise-wide data integration. However, they do not offer all the subsidies for efficient cost management, especially when we want to understand the impact of indirect costs on various products and services.
The tool is also not able to simply model profitability analyses per customers, channels or regions, which is so critical nowadays. Faced with this demand, companies (such as MyABCM) offer advanced tools for cost, profitability and performance management through software designed specifically for this purpose.
Reducir costos dentro de una empresa es la mejor decisión, principalmente frente a un mercado volátil y selectivo. This decision requires investment in appropriate technology. And just the desire to accomplish it is not enough if the company does not have the right tools for this mission.
There is no reason for a business to absorb hiring and payroll-related costs from non-priority sectors. Therefore, when working with outsourced labor, the company gains efficiency, as it hires a partner specialized in that market to serve it.
In addition, there is more freedom to demand results and compliance with what was agreed in the contract. The business can also take advantage of talent of their managers and Human Resources professionals in the management and training of employees who are essential to the brand’s target activity.
Because controlling and reducing costs requires efficiency, outsourcing is a perfect alternative to achieving better financial results without disrupting internal activities.
While this topic sounds more like an investment than a cost-cutting action, keep in mind that rework can negatively impact the results of a business. Therefore, ensure that your employees receive appropriate training after hiring and that they are able to perform their duties.
In addition, if you identify failures, turn them into learning, using them as cases in internal training. That way, the company will be able to understand how to control and reduce costs through strategies that keep their staff motivated and feeling valued.
After all, educating a professional – making their performance better – can be more beneficial to an enterprise than trying to hire someone who already has certain professional qualities.
Technological advancement can also be used to fight against waste, from the simplest, such as resource consumption, to the most complex, such as improperly performed activities.
Unnecessary costs are associated with a company’s lack of knowledge of what is most modern in its market, and what could be used to make it more efficient.
As we have seen, answering the question “how to control and reduce costs?” requires managers to be willing to assess their companies with a careful eye, examining the details without fear of having to admit that certain strategies did not bring the expected results.
Did you like this article? How about sharing it on your social media or on WhatsApp groups that discuss entrepreneurship? Spread the knowledge you have gained here!
Una buena gestión de costos es primordial para que cualquier organización pueda crecer y mantenerse en un mercado cada vez más competitivo. No importa el tamaño y tipo del negocio: prever, conocer y controlar los gastos de su empresa es esencial dentro del proceso de gestión. A continuación, entienda mejor lo que es una gestión de costos eficiente, qué debe usted hacer para lograrla y los errores que pueden y deben evitarse.
Definición de gestión de costos
La gestión de costos es un proceso que tiene como objetivo conocer, de forma detallada, todos los costos y gastos que están, de alguna forma, involucrados o con el proceso productivo o con la obtención de ingresos en una determinada empresa.
La gestión de costos eficiente es aquella que consigue realizar el uso racional de estos recursos, pero de forma inteligente. O sea: con la manutención de la calidad de los productos o servicios que se comercializan.
Conceptos iniciales de la gestión de costos
Para que la gestión de costos sea eficiente en la práctica es necesario, inicialmente, entender la diferencia entre los dos principales integrantes de este proceso: el costo y el gasto. En empresas productivas los costos son los componentes utilizados en la fabricación, como, por ejemplo, materia prima, mano de obra y los costos indirectos de fabricación, representados por costos con alquiler, energía, agua, sueldos, entre otros.
Los gastos son valores consumidos en la obtención de ingresos, sin relación directa con el proceso productivo, como: sueldo del personal administrativo, gastos con publicidad y ventas.
Costos fijos y variables
Otra separación importante es la de costos fijos y variables. Esta separación es necesaria para que se conozcan aquellos gastos que no tienen relación con la producción y que continuarán existiendo, aunque no haya ingresos, como, por ejemplo, alquileres y sueldos del personal administrativo, de los gastos que aumentan según el volumen producido, como materia prima, materiales y mano de obra directa (en el caso de empresas fabricantes).
Estas clasificaciones también son importantes para que se defina, de la forma más precisa posible, el precio de venta, de deberá tener en cuenta no solamente los valores observados de forma directa en los productos o servicios, pero también aquellos que son necesarios para la manutención de las actividades y de la empresa. Si no se hacen estas clasificaciones, el precio de venta puede definirse de forma incorrecta, y la empresa puede tener dificultades ya que estará vendiendo abajo del precio de costo.
Gestión eficiente de costos
Para que la gestión de costos sea eficiente, además de conocer y entender el comportamiento de los gastos, es necesario utilizar reportes y análisis diferenciados que presenten los costos según el producto o servicio vendido a través de cada canal y para cada cliente de la empresa. Esto incluye una visión de los procesos productivos y no productivos involucrados, lo que seguramente incluye una visión más amplia de los gastos administrativos, cada vez más significativos en las organizaciones.
También deben llevarse en cuenta pequeños errores y desvíos que pueden suceder durante la producción y que pueden afectar el valor final de productos y servicios de forma substancial. Ignorar los gastos de las pareas de apoyo o utilizar reglas de asignación simplemente basadas en volumen y facturación también pueden llevar a una importante distorsión en el cálculo de los costos de estos productos y servicios.
Ventajas de la gestión de costos
Una buena gestión va más allá de centrarse solo en aumentar las ganancias porque, dependiendo del progreso del escenario económico, reducir costos, por ejemplo, es más inteligente y más simple que crear estrategias para aumentar los ingresos.
Cuando se realiza de manera eficiente y continua, la gestión de costos tiene un impacto positivo en la compañía de varias maneras. Vea a continuación cuáles son los beneficios de la gestión continua de sus costos y recursos. Siga leyendo para saber más.
Reducir riesgos
No ser plenamente consciente de los gastos y costos que implica la gestión de su empresa es una de las razones por las que muchas empresas cierran sus puertas. Como consecuencia, la dinámica de este sector es desconocida y presenta un comportamiento incontrolado.
Sin embargo, al administrar adecuadamente los costos fijos y variables de la empresa, es posible tener una mejor planificación y administración financiera, así como una mayor visibilidad y seguridad del presupuesto, lo que permite tomar decisiones antes de endeudarse.
Disminuir gastos
¿Cómo puede reducir y cortar los gastos de la empresa si no los conoce en profundidad? Una gestión de costos efectiva y continua hace posible identificar el desperdicio de recursos y los gastos exagerados y superfluos que pueden pasar inadvertidos en la rutina de una corporación.
Al hacer esto, tendrá suficiente información para reducir cuentas, establecer el hábito de la economía, reducir el volumen de compra de insumos y, en consecuencia, reducir los costos al final del mes.
Aumentar la rentabilidad
La gestión de una empresa funciona de forma cíclica, es decir, una acción influye en otra. Cuando se ahorra en un departamento, los efectos se notan en la ganancia final. Por lo tanto, al administrar de manera constante y adecuada todos los costos y recortar gastos innecesarios, finalmente verá un aumento en su rentabilidad.
Los errores comúnmente cometidos en la gestión de costos
Algunos gerentes a menudo cometen algunos errores y pueden poner en peligro la gestión de costos. Para que no haga lo mismo, seleccionamos los errores más frecuentes en la gestión. Vea cuáles son.
Poca inversión en tecnología
El mercado está constantemente innovando para satisfacer las demandas. Además, la industria del mercado es cada vez más competitiva y no hay espacio para las empresas que se detuvieron a tiempo y aún adoptan métodos manuales en sus procesos.
Apostar por la tecnología es invertir en el crecimiento y en el mejor uso y optimización del tiempo. Muchas de las técnicas de gestión antiguas ya no son eficientes ni viables. No hay más tiempo que perder con las anotaciones en diarios, cuadernos y pilas de archivos.
Para evitar cometer este error, apueste por tecnologías y use software de gestión de costos estratégicos, sistemas y otras herramientas que faciliten su trabajo. Pueden almacenar información de forma más rápida y segura.
Falta de previsibilidad de gastos.
Otro gran error que puede llevar a graves consecuencias es no predecir los gastos de la empresa. Muchos gerentes no estiman los costos de los proyectos y la implementación de la estrategia. Como resultado, los valores terminan siendo mayores de lo que permiten las finanzas, lo que resulta en pérdidas.
Por lo tanto, siempre debe hacer previsiones informando y analizando los valores de todos los pasos de una actividad antes de llevar a cabo el plan. Es importante investigar los precios y, especialmente, analizar los costos y beneficios para verificar si la acción propuesta es posible para la empresa en ese momento.
También es importante enfatizar que el análisis de la relevancia es esencial, por lo que los aspectos más importantes y más importantes de la gestión de costos se consideran primero. De esa manera, no perderá tiempo excesivo en decisiones que, al final, tendrán poco impacto.
Y recuerde: cuando no hay administración de costos, existe un gran riesgo de endeudarse.
¿Le gustó este contenido? ¡Entonces revise cómo volver a tener números positivos y recuperar su empresa!
