El análisis de costos empresariales es esencial para las organizaciones que desean crecer de forma sostenible y eficiente. Sin medir adecuadamente los costos, muchas organizaciones terminan tomando decisiones basadas en la intuición, lo que puede comprometer los resultados.
Un buen ejemplo de la importancia de analizar las métricas para garantizar buenos resultados proviene del mundo de la música. Antes de cada concierto, la banda Metallica utiliza datos de Spotify para elegir las canciones más populares en cada ciudad. De esta forma, crean una lista de reproducción personalizada para ese público, garantizando presentaciones que conectan profundamente con la audiencia.
Este proceso ejemplifica la importancia de medir los datos para gestionar mejor los resultados. No es casualidad que la banda siga activa después de más de 40 años desde su inicio, resistiendo a los cambios en el mundo del entretenimiento y atrayendo público a todos sus espectáculos.
En el entorno empresarial, la gestión de costos requiere la misma precisión. Saber exactamente cómo asignar los costos indirectos, comprender la ociosidad e identificar a los clientes más rentables son pasos fundamentales para crear estrategias sólidas de crecimiento.
Así como Metallica utiliza los datos para moldear su desempeño, las empresas que invierten en el análisis de costos empresariales pueden identificar dónde están las mayores oportunidades de mejora. Por ejemplo, en muchas ocasiones, los costos fijos se asignan de forma genérica, lo que genera distorsiones y perjudica la visión real de la rentabilidad.
Paralelamente, las empresas que no logran medir adecuadamente sus procesos, actividades y operaciones, a menudo gestionan con base en el feeling: asignan los costos conforme consideran que corresponde a cada actividad, producto o proceso.
Al detallar costos como los gastos de ventas, marketing o backoffice, es posible asignarlos directamente a las actividades y clientes que los consumen. Esto brinda claridad y permite ajustes precisos en la fijación de precios y en la estrategia de atención, aumentando la eficiencia operativa y las ganancias.
Las empresas que utilizan herramientas avanzadas, como MyABCM, logran transformar métricas complejas en decisiones estratégicas. El software actúa como un «Spotify de la gestión de costos», ofreciendo una visión detallada de los procesos, permitiendo ajustes y promoviendo una mayor rentabilidad.
Al igual que una banda ajusta su lista de reproducción para garantizar un espectáculo inolvidable, las empresas que miden y ajustan continuamente sus costos están mejor preparadas para destacar en el mercado y atender mejor a sus clientes.
Si desea transformar su gestión y aumentar la rentabilidad, complete el formulario a continuación para conocer cómo MyABCM puede ayudar a su empresa a medir y gestionar sus costos con precisión.
Muchos proveedores de software intentan convencer a los gestores de que el Excel en las finanzas ya no tiene cabida, pero la verdad es que sigue siendo una herramienta poderosa. El secreto no está en elegir entre Excel o software de gestión de costos, sino en saber cómo integrar las ventajas de ambos.
En este artículo, le mostraremos cómo combinar estas dos herramientas para mejorar la gestión de costos y la rentabilidad de su empresa.
Es cierto que Excel no es perfecto y puede generar muchos errores, como lo demuestran estudios de grandes consultoras. La Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) afirma que el 90% de las hojas de cálculo contienen errores graves, aunque el 90% de los usuarios crea que están perfectas. Del mismo modo, PwC señala que el 85% de las hojas de cálculo tienen fallos significativos, y KPMG muestra cifras similares, con un 90% de error.
Sin embargo, a pesar de estas fallas, Excel sigue siendo una de las herramientas más populares y accesibles en el mundo empresarial. Su flexibilidad y simplicidad para realizar cálculos y organizar datos son incomparables, especialmente para empresas pequeñas o para tareas puntuales donde la agilidad y facilidad de uso son clave.
Muchas empresas caen en la trampa de pensar que, al adoptar un software de gestión, deben abandonar Excel. Esta visión está desactualizada. Lo ideal es aprovechar lo mejor de ambos mundos: utilice Excel para tareas rápidas, prototipos y ajustes, y el software de gestión para garantizar que su empresa disponga de datos integrados, seguros y listos para análisis detallados.
Un software de gestión de costos como MyABCM puede integrarse perfectamente con Excel, permitiéndole exportar datos de una hoja de cálculo al sistema sin perder precisión. Esto ayuda a optimizar el tiempo y mantener la flexibilidad que ofrece Excel.
Al combinar Excel y software de gestión, su empresa gana en precisión y flexibilidad. Excel permite organizar datos rápidamente y realizar análisis puntuales, mientras que el software de gestión ofrece herramientas avanzadas para monitorear el rendimiento financiero y optimizar costos de manera escalable. Con la integración de ambas herramientas, es posible utilizar Excel para diseñar modelos financieros o ajustar datos y luego transferir esta información al sistema de gestión para análisis más profundos y reportes precisos.
Por ejemplo, un cliente reciente estructuró un modelo completo de costos en Excel y, con simples comandos de copiar y pegar, transfirió los datos a una base multidimensional en SQL Server. A partir de ahí, pudo realizar análisis más complejos en sistemas de BI o cubos OLAP, aprovechando el poder de Excel para prototipos rápidos y la solidez de nuestro sistema de gestión de costos para un análisis eficiente y detallado.
Vea en la práctica cómo integrar Excel y software de gestión de costos para crear modelos financieros dinámicos y realizar análisis avanzados con cubos OLAP.
Como vimos hoy, no es necesario elegir entre Excel o software de gestión. Al integrar ambas herramientas de manera inteligente, puede aprovechar lo mejor de cada una. Use Excel para tareas rápidas y el software de gestión para análisis más complejos y seguros. Esta combinación optimiza la gestión de costos y la rentabilidad de su empresa, brindando mayor eficiencia y agilidad a los procesos financieros.
¡Complete el formulario a continuación para hablar con uno de nuestros especialistas y descubrir cómo la integración de Excel con MyABCM puede transformar la gestión de costos en su empresa!
Si desea que su empresa siga el camino correcto, debe estar atento a las trampas que pueden ser fatales. Aquí tiene 10 consejos infalibles para quebrar su empresa, y cómo la gestión de costos puede ser clave para evitar estos errores y garantizar la supervivencia de su negocio.
Si usted es una empresa manufacturera, enfoque únicamente en los productos; si es una organización de servicios, enfoque solo en los servicios. Los canales y los clientes son una consecuencia, y medir los costos de servir es un lujo innecesario.
Muchos empresarios creen que, al centrarse exclusivamente en productos o servicios, están gestionando su empresa de manera eficiente. Sin embargo, esta mentalidad es un gran error, ya que la gestión de costos también implica controlar cómo estos productos y servicios impactan los gastos totales de la empresa. Una buena gestión de costos debe integrar todos los aspectos del negocio, incluidos canales y clientes.
Estos son costos que de todas formas tendríamos. ¿Para qué preocuparse por el backoffice y los costos indirectos generados por la operación?
Ignorar los costos indirectos puede parecer una solución práctica, pero es una receta segura para el fracaso. Una gestión de costos eficaz debe incluir todos los costos en el planeamiento, identificando dónde hay desperdicios.
Compre bien, venda bien y rece. ¿Quién necesita estrategia cuando tiene fe?
Si cree que el margen bruto es el único indicador importante, su empresa puede estar en peligro. Una gestión de costos adecuada considera el costo total de producción y operación, no solo las ventas.
Utilice al máximo los repartos, especialmente basados en facturación y volumen. ¡Si sirve para dividir la cuenta en el bar, también debe servir para toda una empresa, ¿verdad?!
Asignar costos únicamente por reparto puede generar errores graves. Una gestión de costos eficiente se basa en métodos que analicen las actividades que realmente impactan la producción y los servicios, garantizando una asignación precisa.
¿Necesita más detalle? Cree un nuevo centro de costos en la contabilidad. ¿Indicadores clave de rendimiento (KPIs)? Pérdida de tiempo. Concéntrese en vender más y, si los costos se descontrolan, despida personal.
Ignorar la gestión de procesos y actividades dentro de una empresa puede ser fatal. Una gestión de costos eficaz analiza la rentabilidad de cada proceso y actividad, asegurando una asignación eficiente del capital.
Además, despedir empleados no es la mejor estrategia para reducir costos.
El proyecto de costos es un gran proyecto de TI. La modelación es solo un detalle, y todas las reglas de negocio serán definidas por el equipo de sistemas.
Confiar exclusivamente en un ERP para gestionar costos es un error. La implementación de un sistema de gestión de costos debe ser personalizada, utilizando metodologías específicas para visualizar y controlar las finanzas correctamente.
Toda empresa tiene actividades duplicadas o «retrabajos inevitables». ¿Para qué cambiar algo que «siempre ha funcionado»?
No corregir actividades ineficaces puede ser una de las mayores trampas para su negocio. La gestión de costos debe identificar y eliminar procesos que no aporten valor.
No cree un plan de comunicación. Es mejor mantener el modelo de costos oculto en el área de Control y sorprender a todos con cobros inesperados.
Una falta de planificación y comunicación puede generar sorpresas negativas. Las buenas prácticas incluyen una gestión transparente entre los departamentos.
Rastrear millones de actividades es una gran idea. No importa si gastamos tiempo y dinero en datos irrelevantes, mientras la precisión sea extrema.
Buscar un exceso de detalle puede desviar el foco de lo importante. Una gestión de costos eficiente debe ser equilibrada, sin complejidades innecesarias.
Lo importante es tener precios competitivos y volumen de ventas. Si hay pérdidas, eso es un detalle menor.
Crecimiento sin control de costos es un error fatal. La gestión de costos debe alinearse con el volumen y la fijación de precios, garantizando la sostenibilidad del negocio a largo plazo.
¡No deje que su empresa caiga en estas trampas! Complete el formulario a continuación y hable con uno de nuestros especialistas para implementar una gestión de costos eficaz y garantizar la salud financiera de su negocio.
Cuando hablamos de recortar gastos, despedir empleados puede parecer una solución sencilla e inmediata. Al fin y al cabo, los costos de personal suelen representar uno de los mayores gastos de las organizaciones.
Sin embargo, a lo largo de los años, los estudios han demostrado que esta práctica puede hacer más mal que bien a medio y largo plazo. Los despidos no resuelven los problemas estructurales y, en muchos casos, pueden incluso aumentar los costos de la empresa.
De acuerdo con “The US Conference Board”, El 30% de las empresas que han recurrido a los despidos con la esperanza de reducir costos ven en realidad un aumento del gasto. Además, el 22% de ellas acabaron despidiendo a los empleados equivocados, lo que provocó la pérdida de valiosos talentos y la necesidad de nuevas contrataciones.
Además del impacto inmediato, despedir y volver a contratar crea un ciclo costoso. Deloitte indica que el 75% de las empresas que despidieron a empleados para recortar gastos acabaron teniendo que volver a contratar para los mismos puestos en el plazo de un año.
Conviene recordar que estos costos incluyen no sólo el proceso de selección y contratación, sino también el tiempo de formación y adaptación del nuevo empleado, que suele ser menos productivo al principio del trabajo. En otras palabras, el costo inicial del despido (que ya de por sí no es bajo) acaba sumando inversiones adicionales a largo plazo para sustituir a un empleado que no debería haberse ido.
Estas cifras reflejan una realidad preocupante: los despidos pueden parecer una solución rápida, pero no abordan problemas operativos más profundos con mayores repercusiones en los costos empresariales, como procesos ineficaces y despilfarros ocultos. Es más, en última instancia pueden generar más costos innecesarios.
McKinsey & Company señala que sólo el 10% de los intentos de reducir costos mediante despidos resultan eficaces al cabo de tres años. Esto se debe a que, al realizar despidos sin revisar los procesos internos, la empresa acaba redistribuyendo las actividades improductivas a un equipo más pequeño, lo que puede comprometer la calidad y la eficacia del trabajo.
Por eso es esencial que las empresas se centren en identificar qué procesos añaden valor y cuáles pueden optimizarse o eliminarse. Sin esta revisión, los despidos no hacen sino agravar los problemas, creando una carga aún mayor para los empleados restantes.
Un estudio de The Economist destacó que las empresas que sobreviven a las crisis son las que saben dónde no recortar gastos. Dan prioridad a las áreas estratégicas que garantizan la satisfacción del cliente y mantienen los procesos que generan valor. En otras palabras, la clave no está en realizar despidos, sino en mejorar la eficacia y asegurarse de que los recursos se utilizan de forma inteligente.
En lugar de recurrir a los despidos como solución para recortar gastos, las empresas deben centrarse en una gestión eficaz de los costos, analizando los procesos, eliminando las actividades redundantes y manteniendo la atención en el cliente. La clave del éxito no está en recortar personal, sino en optimizar las operaciones y asignar los recursos (incluidos los humanos) de forma más estratégica.
¿Quiere saber dónde recortar gastos sin despedir personal? MyABCM puede ayudarle. Rellene el siguiente formulario e infórmese.
La gestión organizativa es un campo vasto y complejo, y la diversidad de software disponible para apoyar las operaciones es impresionante. Cada tipo de software desempeña un papel único, atendiendo a necesidades específicas. Así, MyABCM es una solución especializada que sobresale a la hora de abordar los retos específicos de la gestión de costos y rentabilidad en las empresas, y no es un sustituto de los BI, aunque sí cuenta con un BI integrado para favorecer a aquellas empresas que aún no disponen de una solución de BI.
Mientras que el BI genera cuadros de mando que se limitan a recopilar y mostrar información obtenida de otros programas y fuentes de datos, MyABCM procesa y transforma cubos de información, cruzando y calculando a partir de las distintas fuentes disponibles y generando después nuevos datos que pueden servir de base para la gestión de costos y rentabilidad, proporcionando informes vitales para la toma de decisiones. Desempeña así un papel más estratégico, ofreciendo recursos que permiten comprender los costos reales del negocio en sus diferentes dimensiones, como canales, clientes, actividades y productos específicos, etc.
En otras palabras, el objetivo aquí es minimizar el uso de los prorrateos de costos en toda la organización y, en consecuencia, eliminar las terribles distorsiones ligadas a estos prorrateos, que pueden ser extremadamente peligrosas para las empresas, al repercutir en diversas decisiones de gestión sobre precios, encargos comerciales, descuentos, etc.
La BI, por su parte, busca los datos existentes en la organización, como las cuentas contables, los volúmenes de producción y facturación, los periodos, etc., y presenta esta información de forma organizada y didáctica. Sin embargo, hay que tener en cuenta que aquí no se produce ninguna transformación de la información, por lo que los repartos siguen teniendo lugar. Por esta razón, el profesor Bala Balachandran, de la Universidad Kellogg de Estados Unidos, comenta a menudo que «estos sistemas de BI cada vez más sofisticados permiten tomar decisiones extremadamente erróneas de forma muy sencilla y rápida», ¡lo cual es un peligro!
Veamos un ejemplo:
Imagine una fábrica que produce varios productos a partir de la misma materia prima: el plástico. El ERP registra datos como el valor de las compras de insumos, las nóminas, los asientos contables, los volúmenes de producción y la facturación por producto y por cliente. Potencialmente tenemos aquí un modelo de costos defectuoso, porque se han utilizado prorrateos para los costos de las áreas de soporte y, aunque conozcamos con precisión la facturación por cliente, esta información es de poca utilidad cuando queremos entender el resultado por cliente, después de todo no tenemos información sobre los «costos de servir», no hemos asignado los gastos de marketing y ventas a estos clientes y canales y ni siquiera sabemos a qué áreas se está asignando el gasto en TI en la organización.
MyABCM, a su vez, permite construir sofisticados modelos de costos y rentabilidad, que básicamente consisten en diseñar una estructura en la que las distintas cuentas contables de la empresa se asignan utilizando criterios de imputación que tengan sentido y que respeten una relación causa-efecto en múltiples niveles hasta alcanzar las dimensiones necesarias para que el cliente pueda gestionar su empresa. Estas dimensiones pueden incluir Productos, Clientes, Canales, Mercados, Proyectos, Negocios, Segmentos, etc. e incluir también los costos de las áreas de apoyo. De esta forma tenemos una imagen completa de los costos con una trazabilidad total, lo que permite a los directivos tomar las mejores decisiones empresariales basadas en hechos.
Y si ya tiene o piensa utilizar un BI, no se preocupe. MyABCM se integra con todos ellos.
MyABCM destaca por su facilidad en el proceso de construcción y carga de datos en la estructura de modelización de costos. Mientras que los programas de BI suelen requerir una configuración compleja y extensa, MyABCM es un motor de cálculo ya preparado que sólo requiere parametrización, sin necesidad de desarrollo, lo que simplifica la implantación.
MyABCM dispone de un robusto motor de cálculo, optimizado para tratar específicamente los requisitos de la gestión de costos y rentabilidad. Diseñado con un motor de distribución especializado, es capaz de realizar cálculos en memoria, optimizando el tiempo de cálculo.
La función de creación de escenarios permite a los usuarios crear y explorar diversas hipótesis, lo que proporciona una visión más amplia de las implicaciones financieras de diferentes situaciones.
Todavía dentro del ámbito de las simulaciones de escenarios, tenemos otra característica importante de MyABCM: las simulaciones push y pull. La simulación push implica la propagación secuencial de cambios en las variables por todo el modelo para comprender cuál sería el resultado final si se modificaran determinadas variables. La simulación pull, por su parte, va hacia atrás para identificar las condiciones iniciales necesarias para lograr resultados específicos, identificando cuellos de botella y limitaciones de capacidad y actuando como un componente de planificación realmente sofisticado en las organizaciones.
Este enfoque proporciona una visión más profunda de las implicaciones financieras de los distintos escenarios, lo que permite no sólo anticiparse a los cambios, sino también comprender de forma retroactiva los factores que condujeron a determinados resultados. Esta capacidad va más allá de las posibilidades de los BI, que no realizan análisis tan detallados y sofisticados.
MyABCM ofrece un seguimiento detallado de los costos en diferentes contextos, incluidos el actualizado, el presupuestado, el estándar y el objetivo, proporcionando una visión holística del rendimiento financiero.
MyABCM es la única solución del mercado que gestiona los costos recíprocos en todos los módulos y con un rendimiento optimizado a nivel de instrucciones del procesador informático, una característica esencial en entornos organizativos interdependientes. Al permitir las imputaciones entre sectores que comparten servicios y recursos, MyABCM ofrece una visión más precisa y realista de los costos.
A modo de ejemplo, imagine aquí que el área de TI trabaja para RR.HH. y también para Producción; mientras que el área de RR.HH. también trabaja para TI y para Producción; observe que entre RR.HH. e TI tenemos una asignación simultánea de costos que debe calcularse para evitar distorsiones en los costos – MyABCM gestiona esto de forma transparente y con extrema agilidad.
Este proceso va más allá de las herramientas de cálculo de costos que ofrecen las BI. La capacidad de tratar las interdependencias entre sectores, esencial para la salud financiera de la empresa, no está incluida en los BI, precisamente porque no está alineada con sus objetivos.
Los programas de BI son potentes a la hora de generar informes. Sin embargo, dependen de otras herramientas para generar cálculos avanzados para la gestión de costos. MyABCM, en cambio, ofrece la posibilidad de crear informes específicos adaptados a las necesidades de gestión de costos y rentabilidad de la organización. Esto permite un análisis más profundo y específico, optimizando el proceso de toma de decisiones.
Además, MyABCM ofrece integraciones con otros sistemas, como los ERP y los propios BI, lo que permite utilizarlo juntamente con diversas herramientas empleadas en la organización.
En última instancia, a la hora de elegir entre un software de BI y una solución especializada como MyABCM, las organizaciones deben considerar sus necesidades específicas de gestión de costos y rentabilidad. Con su enfoque centrado, sus funcionalidades avanzadas y su capacidad para proporcionar información precisa, MyABCM destaca como una opción estratégica para las empresas que buscan una gestión financiera más precisa y eficaz.
Obtenga más información sobre cómo MyABCM puede ayudar a su organización. Rellene el siguiente formulario y hable con nuestros expertos.
La gestión de costes es una asignatura esencial, pero a menudo compleja que supone un reto tanto para los estudiantes como para los profesores de administración de empresas. Ir más allá de la teoría y mostrar cómo se lleva a cabo el proceso en la realidad de una organización puede no ser una tarea fácil, pero añade valor a la enseñanza y ayuda a preparar a los estudiantes para la realidad del mercado laboral.
Por eso hemos desarrollado nuestro programa académico, con el objetivo de promover buenas prácticas en la gestión de costes y ayudar a las instituciones educativas a preparar a sus estudiantes para la vida profesional. Compruebe lo que dice el profesor Alex, que utiliza MyABCM en Universidad Católica Boliviana San Pablo Regional La Paz.
«En los últimos años, he estado utilizando MyABCM para enseñar gestión de costes a mis alumnos. Este programa ha transformado por completo mi forma de presentar y analizar la información sobre costes en el aula.»
Una de las características clave de MyABCM es la posibilidad de crear modelos de costes personalizados que simulan empresas reales. El profesor Alex señala: «Puedo configurar diferentes sistemas de cálculo de costes, como el cálculo de costes por órdenes de trabajo, el cálculo de costes por procesos y el cálculo de costes por actividades. Esto permite a los estudiantes experimentar con diferentes estrategias de cálculo de costes y comprender el impacto financiero de cada decisión.»
MyABCM destaca por su interfaz intuitiva y su facilidad de uso, incluso para los estudiantes con poca experiencia. El profesor subraya: «La plataforma genera informes y gráficos automatizados que facilitan el análisis de los resultados. Esto ayuda a los estudiantes a desarrollar su capacidad de pensamiento crítico y a interpretar los datos contables.»
En resumen, MyABCM ha mejorado notablemente la eficacia de las clases del profesor Alex. Y subraya: «Permite a los alumnos aprender haciendo, en lugar de limitarse a leer textos y teorías abstractas. Sin duda recomendaría este innovador software a cualquier profesor de contabilidad de costes que busque hacer sus clases más interactivas y atractivas.»
El testimonio del profesor Alex pone de relieve el impacto transformador de MyABCM en la enseñanza de la contabilidad de costes. Al proporcionar una experiencia práctica e interactiva, nuestra plataforma no sólo simplifica conceptos complejos, sino que también inspira el pensamiento crítico y prepara a los estudiantes para los retos del mundo profesional. Juntos, estamos elevando el listón en la enseñanza de la gestión de costes, capacitando a la próxima generación de profesionales financieros.
En el dinámico panorama educativo, las herramientas innovadoras desempeñan un papel crucial en la mejora de la enseñanza. En este artículo, nos adentraremos en la experiencia de la profesora Laura Ghezzi, contable diplomada en Administración de Empresas, que eligió MyABCM para enriquecer sus clases sobre Cálculo de Costos y gestión por actividades.
La profesora Laura Ghezzi compartió con nosotros por qué eligió MyABCM para sus clases: «En el curso de Contabilidad y Gestión por Actividades, los profesores ya estaban familiarizados con la herramienta MyABCM por las implementaciones previas en su trabajo profesional, y también por su uso académico anterior. Esto la convirtió en la primera opción a la hora de pensar en una herramienta que mostrara la aplicación del tema específico del curso.»
Una de las principales aportaciones de MyABCM a las clases del profesor Ghezzi es su capacidad para ofrecer a los estudiantes una visión concreta de la aplicación del cálculo de Costos ABC en la práctica empresarial. «Poder ver de primera mano cómo se aplica el sistema ABC en la vida real es muy enriquecedor para los alumnos. Les da una idea concreta de su aplicación y de las posibilidades de análisis posteriores basadas en el tratamiento de los datos cargados en el programa informático.»
A la pregunta de cómo MyABCM apoya el proceso de enseñanza y aprendizaje, el profesor subraya: «En el curso, navegamos directamente a través de la herramienta en un caso de aplicación en una de las lecciones. En otra, mostramos las diferentes tablas y gráficos obtenidos para analizar la información para la toma de decisiones.»
La experiencia de la profesora Laura Ghezzi destaca MyABCM como una herramienta esencial en su proceso de enseñanza de la gestión de Costos. Al proporcionar una perspectiva práctica del cálculo de Costos ABC, MyABCM no sólo enriquece el aprendizaje de los estudiantes, sino que también ofrece un enfoque tangible para comprender y aplicar los conceptos.
El compromiso del profesor Ghezzi de elegir una herramienta que no sólo responda a las necesidades académicas, sino que también tenga una aplicación práctica en el mundo profesional, sitúa a MyABCM a la vanguardia de la formación en gestión empresarial.
Entel, empresa líder en tecnología y telecomunicaciones, está transformando su gestión de costos con la ayuda de MyABCM. La organización, con operaciones en Chile y Perú, es conocida por sus más de 20 millones de abonados móviles y una extensa infraestructura de fibra óptica de unos 11.000 kilómetros, que garantiza la continuidad de las comunicaciones de larga distancia e internacionales en los países.
Con la creciente expansión de sus servicios, tecnologías y áreas de cobertura en los últimos años, Entel se ha enfrentado a grandes retos. Se ha hecho imprescindible gestionar un volumen cada vez mayor de información sobre costos, así como proporcionar una visión integrada y ágil de estos datos a los departamentos y responsables pertinentes.
Ante esta necesidad, la empresa buscaba una solución capaz de optimizar la gestión de costos y mejorar la trazabilidad de la información sobre costos en sus distintas actividades.
La respuesta llegó con MyABCM, la solución elegida por Entel porque satisfacía sus necesidades específicas. En primer lugar, ofrecía la posibilidad de realizar un seguimiento de los costos hasta los niveles más granulares, proporcionando una visión detallada de las fuentes de costos en todas las operaciones de la empresa, relacionándolos con los ingresos por servicios pertinentes y ofreciendo una visualización precisa de la estructura de costos de la organización.
Además, la herramienta ha dado a los usuarios la autonomía necesaria para explorar y utilizar sus funcionalidades. Esto ha reducido la dependencia del apoyo externo y ha facilitado la integración con otras tecnologías que utiliza la organización.
Otra ventaja de MyABCM fue la rapidez con la que se consolidaron los datos y se emitieron los informes. Con él, Entel ha acelerado el procesamiento de los análisis y la disponibilidad de los datos, haciendo que el acceso a la información sea más rápido y eficaz. Esto proporcionó una visión clara e inmediata de los costos, permitiendo una toma de decisiones más informada y ágil.
MyABCM ha aportado aún más transparencia y fiabilidad a los datos obtenidos. La solución eliminó la dependencia de las hojas de cálculo y garantizó la integridad de la información sobre costos, esencial para una gestión eficaz.
Gracias a la centralización de la información sobre costos y a la reducción del tiempo necesario para emitir los análisis, Entel ha ganado mayor autonomía en el funcionamiento de su modelo de costos y en la obtención de análisis. Con el apoyo de MyABCM, la empresa está siguiendo un camino de éxito en la gestión de costos y la toma de decisiones estratégicas para el futuro de las telecomunicaciones en su región de cobertura.
Hace casi 30 años, concretamente en febrero de 1997, la revista Forbes publicó en su portada un artículo del profesor Srikumar S. Rao, de la Universidad de Columbia, que demostraba que la falta de control sobre el aumento de los gastos generales podía, literalmente, matar a las organizaciones.
En el artículo, el profesor Srikumar citaba el ejemplo real de una gigantesca empresa estadounidense que encontró una oportunidad de crecimiento con la quiebra de su principal rival. Sin embargo, en contra de lo que imaginaba, pasó a tener pérdidas, ¡no un aumento de los beneficios!
Al investigar un poco más, esta empresa descubrió increíblemente que su producto «estrella» era en realidad deficitario, y otros que creía deficitarios eran en realidad los productos más rentables de la organización. Y esto se debía a una mala asignación de los gastos generales.
¿Cómo una empresa tan grande e inteligente pudo cometer un error tan básico? Resultó que la organización estaba asignando la depreciación y otros gastos generales sobre la base del costo directo de la mano de obra.
Un producto que consume un 20% de mano de obra acaba soportando también un 20% de depreciación y gastos generales. Pero aquí hay un gran error: la mano de obra no se deprecia, las máquinas sí.
Y donde hay mucho consumo de mano de obra, generalmente se necesita menos maquinaria. Moraleja: los productos intensivos en mano de obra deberían haber recibido menos depreciación y gastos generales, exactamente lo contrario de lo que se calculó.
El peligro reside en que los costos directos son fáciles de apropiar: es muy fácil saber cuánto tenemos por ejemplo de una materia prima en un producto o por ejemplo de un cajero de banco en un determinado servicio. Pero ¿qué ocurre con los costos indirectos? ¿Cómo asignarlos de forma correcta y coherente, respetando una relación causa-efecto?
No hacerlo, a largo y medio plazo, suele ser la causa de la ruina empresarial.
Hay que tener mucha precaución con cualquier modelización de costos que asigne mecánicamente los gastos generales.
Y recuerde: ¡la depreciación es sólo una de las muchas partidas indirectas! Los costos indirectos pueden incluirlo todo, desde el papel higiénico del baño hasta los costos informáticos, de RRHH y de apoyo. La solución «perezosa» consiste en asignarlos proporcionalmente a los volúmenes de producción, las transacciones o el volumen de negocio.
Para complicar las cosas, estos indirectos son cada vez más representativos, y por varias razones. Entre ellas se encuentra el aumento de la automatización, con el claro «cambio de personas por máquinas», pero también el hecho de que el aumento de la diversidad de productos, servicios, clientes, canales, proveedores y máquinas (es decir, el aumento de la complejidad empresarial) conlleva un aumento de los costos indirectos debido al aumento del esfuerzo administrativo, es decir, el esfuerzo para gestionar esta complejidad.
E históricamente, estos costos indirectos no hacen más que aumentar. En consecuencia, también aumentan las distorsiones provocadas por los repartos arbitrarios. Es muy común encontrar en las empresas situaciones en las que un producto que imaginan como el «buque insignia» en realidad es deficiente. Por otro lado, los productos que creen que son los «patitos feos» son a menudo los más rentables de la empresa y los responsables de mantener los márgenes de la empresa en números negros.
Imagine que tres amigos deciden salir a cenar. El primero está a dieta y pide una ensalada con agua mineral. El segundo amigo pide un buen filete con un vino y el tercero una langosta con un vino espumoso y postre. Al final de la cena piden la cuenta que se reparte a partes iguales entre los tres amigos.
¿Le parece correcto este reparto? Es fácil detectar los errores aquí, e incluso encontrarlos absurdos, ¡pero estas distorsiones ocurren todos los días en muchas empresas de todo el mundo!
Ahora bien, si se pide una factura para cada amigo, en la que cada uno de ellos pagará sólo lo que haya consumido, estamos hablando del ABC, el «cálculo de costos basado en actividades» o simplemente «cálculo de costos basado en actividades» que potencialmente acaba con estas distorsiones en las organizaciones y da un tratamiento adecuado también a estos costos indirectos.
Con algunos ejemplos prácticos, le resultará más fácil visualizar el peso de los gastos generales y comprender cómo el método de cálculo de costos por actividades le permite identificarlos y asignarlos con mayor precisión.
Tomemos una simple actividad de facturación: su costo total es la combinación de los salarios y las prestaciones de las personas implicadas en esta actividad.
Tradicionalmente, este total habría ido a parar a un fondo de «gastos generales», que se asignaría arbitrariamente. Sin embargo, con ABC se divide esta cantidad por una medida no financiera, como el número de facturas generadas.
Así tendrá el costo por factura. Cuente el número de facturas generadas por producto, multiplíquelo por este valor e impute por producto: éste es el valor de la actividad «Facturación» en cada uno de sus Productos. Además de eliminar las distorsiones, obtenemos un importante KPI (indicador de rendimiento) para la gestión empresarial: el valor de la facturación por factura emitida.
A partir de estos datos, se pueden aplicar estudios de reducción de costos, posibilidades de subcontratación e incluso un seguimiento mensual. Algo que sencillamente no hubiera sido posible antes del cálculo de costos por actividades.
El costo de esta actividad está relacionado con el esfuerzo del área de RRHH, concretamente con la contratación de empleados. En otras palabras, debe separarse de otras actividades, como las nóminas, la evaluación de los empleados, la formación, etc.
Supongamos que se han contratado 10 personas en un periodo determinado. De ellas, 5 personas para Producción, 2 para Mantenimiento y 3 para Ventas. Por tanto, los costos de esta actividad «Contratar empleados» deberían distribuirse en un 50% a Producción (que posteriormente se asignará a Productos, también por actividades), en un 20% a Mantenimiento y en un 30% a Ventas.
Además de poder imputar los costos de esta actividad, obtenemos un KPI muy importante para la toma de decisiones: el costo de contratación por empleado – este valor puede compararse con el gasto mensual de los últimos meses, el objetivo de la empresa o incluso el costo de externalizar esta actividad.
¡El potencial aquí no se limita a los costos indirectos! Hay una serie de costos directos, por ejemplo, de producción o de servicio a clientes y canales, que pueden (¡y deben!) abrirse mediante actividades, como veremos en los siguientes ejemplos:
Imagine que trabaja en una industria y que le han encomendado la tarea de recortar un 10% de sus costos. ¿Qué haría usted?
El camino natural aquí es intentar comprender qué acciones pondría en marcha para este recorte, y para ello es importante entender cómo se distribuyen los costos en la actualidad.
Con mucha creatividad, algunas opciones posibles para reducir los costos en este caso serían:
Observe que todas las opciones de reducción de costos están vinculadas a la información que nos ha proporcionado la empresa. Y puesto que la única información de gestión de la que disponemos es el importe gastado en estos costos y gastos, ¡nos limitaremos a las acciones relacionadas con esto!
Ahora… imagine por un momento que estos mismos gastos se abrieran por actividades, considerando sus costos directos e indirectos. Algunos de ellos incluirían sin duda:
Tenga en cuenta que algunas acciones posibles ahora incluyen:
Darse cuenta de que, en lugar de centrarse en gastos específicos, ahora también se gestiona por actividades, se comprende cuánto contribuye cada una a los resultados de la empresa, se proponen mejoras y se procede a una gestión mucho más eficaz.
Ahora imagine el mismo ejemplo anterior, pero aplicado a un banco y con una apertura basada en una actividad como ésta:
Después de calcular las actividades, incluyendo la medición correcta de los gastos generales, se constató que la actividad «Análisis de créditos» costaba R$ 900.000 al año. Si el número total de créditos analizados era de 3.000, podemos entender que el costo de cada análisis es de R$ 300.
La primera pregunta que hay que hacerse es: ¿cuál es el valor de cada crédito analizado? Porque el costo del proceso suele ser más caro que el costo de lo que se concede como crédito.
Es importante entonces pensar en formas de reducir estos costos. De los R$ 300 de cada crédito analizado, se descubrió que sólo se gastaban R$ 50 en horas extraordinarias del personal que mecanografiaba la solicitud en el antiguo sistema de créditos del banco. Esta tarea de mecanografiar las solicitudes, concretamente, podría subcontratarse a un costo de R$ 10/crédito. Sólo esta actividad reduciría los costos en R$ 120.000,00.
Otras opciones son replantearse todo el proceso, digitalizar las solicitudes e incluso realizar una evaluación comparativa de todas las unidades para intentar mejorar. Y mire, estamos hablando de una sola actividad. Sepa más sobre cómo se diseña un proyecto de reducción de costos.
Ahora imagine este potencial con todas las actividades de su empresa, ¡las posibilidades son absolutamente infinitas!
Mientras que una asignación arbitraria de los gastos generales puede ser fatal para una empresa, una asignación precisa puede conducir a grandes aumentos de la rentabilidad gracias a una reducción de costos basada en datos exactos.
Y al igual que las empresas de nuestros ejemplos, su organización también puede beneficiarse de una reducción de costos cuidadosa y segura, examinando con gran detalle los costos de cada actividad para aumentar sus márgenes de beneficio.
¡Rellene el siguiente formulario y descubra cómo!
El cálculo de costos ABC se basa en el análisis de los costos relacionados con cada actividad realizada por la empresa en la fabricación de sus productos o en la ejecución de sus servicios. A partir de estas actividades, los recursos se asignan y dirigen a los distintos productos, servicios, mercados, etc. generando una visión clara de los costos de la empresa. De este modo, la empresa se beneficia de una visión más precisa del impacto de cada actividad en los costos de explotación del negocio, lo que le permite gestionar mejor su rentabilidad.
Los estudios y la documentación muestran que el sistema de cálculo de costos ABC ya era empleado de alguna forma por las grandes industrias estadounidenses en los años 50. Sin embargo, la metodología sólo se dio a conocer realmente con la difusión y popularización de los estudios de los profesores Robert Kaplan y Robin Cooper en Estados Unidos a principios de los 90.
Estos dos profesores identificaron que, por una serie de razones que presentaremos más adelante, el método utilizado para calcular el costo de los distintos productos y servicios ya no reflejaba la realidad de lo que ocurría en las organizaciones, lo que provocaba grandes distorsiones y perjudicaba enormemente los resultados de las empresas.
En sus estudios, el profesor Kaplan y Cooper identificaron 3 factores independientes y simultáneos que justificaban la implantación del cálculo de costos ABC:
En el pasado, la mano de obra directa representaba una media del 50% de los costos totales del producto, seguida de los materiales y las materias primas con un 35% y los gastos generales con un 15%.
Hoy en día, a menudo vemos que la parte representativa de los gastos generales alcanza el 60% de los costos del producto, con una media del 30% para las materias primas y menos del 10% para la mano de obra directa (en las organizaciones de servicios y gubernamentales los gastos generales son aún mayores).
Por esta razón, utilizar las horas de mano de obra directa como base para la asignación de costos podría haber estado bien hasta mediados del siglo XX, pero no tiene sentido seguir haciéndolo en la estructura de costos actual.
El número y el nivel de los competidores han cambiado mucho a lo largo de este periodo. Así, en muchos casos el margen se ha ido reduciendo año tras año en las organizaciones, lo que ha dado lugar a la extrema importancia de un control eficaz de los costos.
En este contexto, la aplicación de la metodología de cálculo de costos ABC promueve un mayor control de los costos, lo que permite aumentar la competitividad con mejores previsiones de beneficios.
El costo de la implantación y la medición se ha reducido drásticamente gracias al avance y la democratización de la tecnología de la información. Antes, implantar un sistema eficaz de cálculo de costos ABC resultaba prohibitivo y sólo era posible para las empresas con acceso a grandes aplicaciones que funcionaban exclusivamente en mainframes y grandes ordenadores.
Con el desarrollo de las tecnologías informáticas, la metodología se hizo accesible a un gran número de organizaciones. Así pues, la principal razón por la que este sistema de cálculo de costos no se popularizó hasta la época de las publicaciones de los profesores Kaplan y Cooper fue el avance de los recursos informáticos (hardware y software).
Estos avances tecnológicos permitieron que el sistema pasara de la teoría a la práctica, especialmente en la aplicación de modelos de costos en organizaciones más complejas que requerían un mayor detalle.
El detonante que faltaba para esta popularización coincidió con la aparición de los miniordenadores y microordenadores a finales de la década de 1980 y el desarrollo de interfaces gráficas de software a través de los sistemas operativos Windows (Microsoft), OS/2 (IBM) y Mac (Apple). De este modo, las aplicaciones que hasta entonces habían estado destinadas únicamente a su uso en mainframes y grandes ordenadores pudieron implantarse en cualquier organización, haciéndolas accesibles a los distintos usuarios y departamentos de una empresa.
Así, hoy en día, muchas organizaciones han utilizado con éxito el cálculo de costos ABC en diversos segmentos, como la industria manufacturera, la administración pública, los servicios, las telecomunicaciones, la banca, la logística, etc. Su uso, al contrario de lo que muchos imaginan, no se limita a las grandes corporaciones, sino que también puede implantarse en medianas y pequeñas empresas, ya sean públicas o privadas.
Aquí le mostraremos todo lo que necesita saber sobre este sistema, sus ventajas y cómo ponerlo en práctica. ¡Compruébelo!
Los sistemas tradicionales de cálculo de costos han surgido principalmente para cumplir los requisitos fiscales y de valoración de inventarios. Sin embargo, estos sistemas presentan una serie de deficiencias, especialmente si se utilizan como herramientas de gestión.
Esto se debe a que estas metodologías tradicionales de cálculo de costos se centran en los distintos productos que ofrece la empresa. En ellas, los costos totales se prorratean entre los productos porque se supone que cada artículo/sku consume los distintos recursos de la organización en la misma proporción que el volumen producido.
De este modo, los distintos factores «volumétricos», como el número de horas de mano de obra directa, las horas de máquina y el valor de la materia prima, se utilizan como criterios de imputación de costos para liquidar los gastos generales.
Sin embargo, esta metodología significa que estas cifras sólo reflejan una estimación media. Aunque existe un estudio complejo para llegar a este cálculo, se trata de un escenario que, independientemente de ello, nunca se corresponderá exactamente con las características específicas de cada empresa y sus procesos particulares.
Estos impulsores basados en el volumen también fracasan cuando existe diversidad en la forma, el tamaño y la complejidad de los distintos productos. Además, no existe una relación directa entre el volumen de producción y los esfuerzos o costos consumidos por la organización.
Como resultado, muchos directivos de empresas que ofrecen productos y servicios diversificados están tomando decisiones muy equivocadas sobre precios, combinación de productos y servicios e incluso procesos al aplicar estos modelos tradicionales.
A diferencia de los sistemas tradicionales de cálculo de costos, el cálculo de costos por actividades se centra en los distintos procesos y actividades de la organización. Además, se da un tratamiento especial a lo que a menudo se pasa por alto en las empresas, que es el cálculo de costos de los distintos clientes, canales, mercados y regiones, que más tarde serán clave para una toma de decisiones asertiva.
Inicialmente, se rastrean los costos derivados de cada actividad de la empresa. A continuación, se atribuyen estos costos y se verifica cómo el portador final de cada costo ha consumido los servicios de cada actividad, y después se atribuyen los costos determinados.
Así, los distintos costos se asignan de las distintas actividades a los distintos Productos, Clientes, Canales, etc., en función de su utilización por cada actividad de la organización. De este modo, los gastos generales se asignan adecuadamente, respetando siempre una relación causa-efecto y no utilizando los «volúmenes» como criterio básico de reparto.
Una vez calculados los costos de las actividades, la organización puede empezar a gestionarlas, preguntándose con frecuencia por qué cada una influye o repercute en los costos de los distintos productos, clientes, canales y servicios de la empresa. Con este sistema, el proceso de cálculo de costos se vuelve más exacto y preciso al mismo tiempo.
Lo que hace de este modelo de cálculo de costos una metodología extremadamente eficaz es algo que empieza por la forma en que pensamos sobre el costo. Lo que en otros modelos se trataba como un gasto indirecto vinculado a un producto se convierte en un gasto directo. La atención se centra entonces en las actividades realizadas, no en los productos que se derivan de ellas.
El punto clave reside en el hecho de que cada producto, servicio, cliente o canal es el resultado de una variedad de actividades que, si se tratan individualmente, tienen más posibilidades de que se describan sus especificidades y se conviertan en valores más precisos.
La eficacia de esta metodología de cálculo de costos reside en su capacidad para aplicar una trazabilidad lógica a los gastos. El hecho de que no esté ligado a la temporalidad de cada proceso significa que el cálculo de costos ABC puede identificar cada gasto y designarlo como parte del costo de una actividad específica.
De este modo, aunque algunos gastos se agrupen en un mismo centro de costos, se organizarán en función de la actividad a la que cada uno esté vinculado.
Esta optimización del control de costos aporta numerosos beneficios a la empresa en sus distintos sectores, como mostraremos a continuación.
Es posible citar una serie de ventajas derivadas de la implantación del cálculo de costos ABC en una empresa, que van más allá de la precisión en la definición del costo de los productos, servicios, clientes y canales.
A continuación, describiremos algunas de las más importantes para aclarar cómo esta metodología es capaz de aumentar la rentabilidad de la empresa y el poder de decisión de los directivos.
Una vez creada una modelización, estudiados los criterios de asignación de costos y establecidas las definiciones de las futuras implantaciones, se dispone de una información mejor y más precisa para la toma de decisiones.
Esto hace que la planificación y la toma de decisiones de la empresa sean más precisas. Los directivos tienen ahora un mayor poder de prospección de los beneficios y gastos futuros, además de contar con argumentos que permiten una toma de decisiones eficaz en relación con la fijación de precios de productos y servicios, la combinación de productos, las decisiones de externalización o internalización, la inversión en investigación y desarrollo, las automatizaciones, el marketing, las campañas ¡y mucho más!
En este punto, podemos mencionar no sólo la recopilación de datos más transparentes sobre los gastos en cada sector, sino también una revisión de los controles internos y una mayor visibilidad de cada proceso.
Como la empresa dispone de más información sobre los distintos procesos y su influencia en los diferentes Productos, Servicios, Clientes y Canales, se pueden tomar decisiones más asertivas. Cada directivo dispone ahora de más herramientas para gestionar los gastos de su equipo y de información para auditar y analizar dichos gastos.
Al conocer los costos de cada actividad, estos responsables pueden tomar decisiones basadas en los procesos y las actividades empresariales. Además, una vez mapeadas las actividades, se pueden asignar «etiquetas» a cada una de ellas que permitan estudiar cuáles añaden valor o no, por ejemplo.
La descripción de las especificidades de cada proceso y sus costos permite un análisis multidimensional de los gastos en cada actividad, con un enfoque panorámico (donde los costos se analizan de forma global), pero también detallado (con la visualización del costo de cada actividad y su impacto en la rentabilidad). Esto permite identificar los costos más elevados de lo previsto o incluso revisar la planificación para eliminar los gastos que resulten más elevados de lo necesario.
Conseguir un ahorro de costos cada vez mayor será entonces sólo cuestión de tiempo, ya que cada gestor tendrá acceso a información más precisa para analizar estos procesos.
También cabe mencionar que un control más eficaz del gasto es algo que hace que esta metodología sea eficaz para las pequeñas y grandes empresas, sea cual sea su área de actividad.
La implantación de un sistema de cálculo de costos ABC puede parecer complicada y variará ligeramente en función del tamaño y la complejidad de las actividades, los productos y los servicios de cada empresa.
Pero para facilitar el proceso y permitir que la aplicación de la metodología ABC se lleve a cabo de forma eficaz, puede utilizar como referencia los pasos que se indican a continuación.
Son aplicables a empresas y modelos de negocio de todos los tamaños, ayudan a crear un presupuesto basado en actividades y proporcionan un mayor control sobre los costos y la rentabilidad de la organización.
Una modelización de costos sofisticada requiere un sistema específico. Muchas empresas ya disponen de algún mecanismo para el cálculo de costos mediante hojas de cálculo. Otras intentan personalizar el ERP o incluso creen que el BI puede resolver el problema del cálculo de costos de gestión.
Sin embargo, la empresa de auditoría y consultoría Ernst & Young (EY) no recomienda ninguna de estas opciones. Según EY, «el desarrollo de modelos puede realizarse en Excel, Access o incluso en la propia empresa, pero esto sólo puede hacerse para modelos muy sencillos e incluso estos modelos sencillos presentarán severas restricciones cuando se requieran análisis más elaborados. Por no hablar de las cuestiones específicas de integración con los sistemas existentes, la trazabilidad, la auditoría del modelo y la seguridad de los propios datos.»
En cuanto a la implantación de ERP, sabemos lo caro y complicado que resulta personalizar estos sistemas. Además, ofrecen una visión estática y estucada, que no proporciona la flexibilidad que requiere una implantación de este tipo.
En cuanto a los sistemas de BI, se trata de plataformas para presentar información que ya existe en la organización. Pero como sabemos, esta modelización de costos requiere transformaciones profundas desde el punto de vista de las asignaciones, incluidas las reciprocidades y la comprensión de los costos en múltiples niveles y dimensiones, algo no tan fácil o prácticamente imposible de implementar en un BI.
Al eliminar estos problemas prácticos de aplicación, el paquete de productos MyABCM es el líder mundial en soluciones de cálculo de costos de gestión. Con el análisis multidimensional, las organizaciones pueden modelar, analizar y realizar simulaciones con gran flexibilidad, seguridad y, lo mejor de todo, con todos los datos integrados con los sistemas corporativos de la organización.
Aquí es importante entender qué se busca con un proyecto de esta naturaleza: ¿se trata de averiguar los costos sólo de los Productos? ¿También para los Clientes? ¿Y para Canales, Mercados, Regiones, Proyectos? En resumen, las posibilidades son muy grandes y amplias. En este contexto, uno de los mayores errores es empezar a modelizar y cambiar los supuestos en mitad del proyecto.
Además, otro punto importante aquí es la creación de una agenda de implementación, con definiciones claras del grado de profundidad que se adoptará en el proyecto, posibles criterios, ideales e hitos de implementación.
Esta parte de la planificación es fundamental para que la modelización se lleve a cabo con eficacia. En este tipo de proyectos es muy habitual que los gestores quieran elaborar mapas de cientos, miles y a menudo decenas de miles de actividades, que a menudo llegan al nivel de tareas.
Esto es muy ineficaz, ya que mapear demasiadas actividades sin duda supondrá demasiado esfuerzo para muy poco beneficio, especialmente para aquellas actividades que no son muy relevantes. Además, realizar una modelización muy compleja ya en la primera ronda hace que la integración inicial del modelo con los sistemas corporativos sea un gran reto.
Las mejores prácticas para la aplicación incluyen la capacidad de modelizar por etapas, ganando complejidad a medida que evoluciona el modelo y teniendo siempre presente la relevancia de lo que se está mapeando. Según uno de los mayores expertos mundiales actuales en gestión de costos, Gary Cokins, «las organizaciones deberían preguntarse cómo estamos actuando en lo que es importante y relevante para el negocio».
Aquí es necesario definir los costos iniciales, los gastos, los centros de costos, las cuentas contables, las posibles agrupaciones (Cost Pools) que se establecerán y los Ingresos que serán los Recursos iniciales que se asignarán.
Esta parte de la planificación es importante para que cada Recurso esté vinculado a un proceso y éste se identifique en función de su relación con las actividades vinculadas a un producto, servicio, cliente, canal o proyecto.
Una vez definidos los recursos y las actividades, determine los inductores de costos y los criterios de utilización de cada uno de ellos.
De este modo, el proceso de cálculo tendrá sentido, ya que habrá un vínculo que represente una relación de causa y efecto entre las fuentes y sus destinos.
Una vez definido el modelo, es el momento de calcularlo, generar cubos simples y complejos (que luego servirán de apoyo a los distintos análisis mediante tablas dinámicas) y crear un sistema que permita realizar simulaciones simples y avanzadas (what-if).
Con su aplicación y el análisis de los informes, es posible llegar a evoluciones del sistema, que repercutirán en el seguimiento eficaz de cada vez más actividades relevantes para la empresa.
La implantación de un sistema de cálculo de costos ABC permite un mayor control de los costos de la organización. La metodología desarrolla modelos de seguimiento y asignación de costos que identifican con precisión los valores relacionados con cada proceso y actividad, y cómo repercuten en la rentabilidad de la empresa.
De este modo, es posible lograr un sistema eficaz de gestión por actividades, que permita la reasignación de recursos y la reducción estructurada de costos, promoviendo una alta rentabilidad, incluso en un escenario cada vez más competitivo.
Además, el sistema permite una toma de decisiones asertiva, con seguridad en la fijación de precios y en el análisis y control de productos, mercados, canales, clientes, etc.
Así, su aplicación culmina, a medio y largo plazo, en la obtención de una mayor rentabilidad, a través de una visión detallada de los procesos organizativos y el consiguiente aumento de la competitividad de la empresa.
Teniendo en cuenta los consejos de este artículo, podrá implantar la metodología del cálculo de costos por actividades para que este proceso sea más eficaz y su empresa crezca cada vez más.
En este contexto, el software MyABCM ha sido especialmente desarrollado para proporcionar una gestión basada en la actividad, favoreciendo el control de costos y la rentabilidad empresarial.
Así, la utilización de un sistema como la solución MyABCM supera las capacidades de gestión de actividades y costos de cualquier otro software. Los sistemas se desarrollan para satisfacer las especificidades de cada tamaño de empresa y proporcionan la asignación de recursos en análisis multidimensionales que contemplan todas las actividades relevantes de la empresa, adaptándose a todos los niveles de complejidad y proporcionando una evolución constante de los modelos de cálculo de costos.
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