Los cambios en el comportamiento del mercado han hecho que las metodologías de costos tradicionales sean obsoletas. Dada la gran competitividad del mercado, con márgenes cada vez más pequeños, ¿cómo se pueden diseñar los sistemas de costos para informar decisiones más asertivas y mantener la rentabilidad del negocio?
Fue en este contexto que apareció el concepto de Costo Basado en Actividades, o ABC. El sistema ABC se basa en el análisis de costos específicos relacionados con cada actividad realizada por una empresa en la fabricación de sus productos o servicios. Con base en estas actividades, los recursos se asignan a diversos productos, servicios, mercados, etc., generando una visión clara de los costos de la empresa. De esta manera, la empresa tiene una visión más precisa del impacto de cada actividad en los costos operativos del negocio, lo que facilita una gestión más adecuada de su rentabilidad.
Los estudios y documentos demuestran que el sistema ABC fue empleado por primera vez en cierta medida por grandes empresas industriales estadounidenses en la década de 1950. Sin embargo, esta metodología solo fue promovida y popularizada por los estudios realizados por los profesores Robert Kaplan y Robin Cooper en los Estados Unidos a principios de los años noventa.
Estos dos profesores percibieron que, por una serie de razones que presentaremos a continuación, el método utilizado para verificar los costos de varios productos y servicios ya no reflejaba la realidad de la organización, y estaba causando grandes distorsiones y un gran daño a los resultados de la compañía.
En sus estudios, los profesores Kaplan y Cooper identificaron 3 factores independientes y simultáneos que justifican la implementación del sistema de Costos Basados en Actividades:
El hecho es que la estructura de costos ha cambiado drásticamente en los últimos 50 años. En el pasado, los costos laborales representaban el 50% de los costos totales del producto, seguidos de las materias primas al 35% y los costos generales del 15%. Hoy es común ver que los costos generales representan el 60% de los costos del producto, las materias primas tienen un promedio del 30% y los costos laborales representan menos del 10% (en las organizaciones gubernamentales y de servicios, los gastos generales son aún mayores). Esta es la razón por la cual usar el número de horas de trabajo para asignar la asignación de costos tenía sentido hasta mediados del siglo XX, pero hoy no tiene sentido dada la estructura de costos actual.
El número y la calidad de los competidores ha cambiado mucho en los últimos años, lo que ha provocado que los márgenes de costo disminuyan año tras año, por lo que es mucho más importante controlar bien los costos. En este contexto, la implementación de la metodología de costos ABC promueve un mayor control de los costos, lo que permite aumentar la competitividad debido a mejores pronósticos de ganancias.
El costo de implementar/medir ha disminuido considerablemente debido a los avances y la amplia disponibilidad de la tecnología de la información. En el pasado, el costo de implementar un sistema efectivo de costos de ABC era prohibitivo, y solo era posible para compañías con acceso a grandes aplicaciones que se ejecutaban en grandes computadoras y mainframes.
Con el desarrollo de la tecnología computacional, esta metodología se ha vuelto accesible para un gran número de organizaciones. Por lo tanto, la razón principal por la cual este sistema de costos se hizo popular después de los artículos publicados por los profesores Kaplan y Cooper fue que los avances se habían producido tanto en hardware como en software.
Estos avances tecnológicos permitieron que el sistema se pusiera en práctica, principalmente en la implementación de modelos de costos para organizaciones más complejas que requieren mayores detalles.
El disparador que faltaba para la popularización de esta metodología fue el aumento de la micro computación a fines de la década de 1980 y el desarrollo de las interfaces de software a través de sistemas operativos como Windows (Microsoft), OS / 2 (IBM) y Mac (Apple). Con estos eventos, las aplicaciones que antes solo podían ejecutarse en grandes computadoras y mainframes ahora podían ser ejecutadas por cualquier organización y podían ser accesible por una amplia variedad de usuarios y departamentos.
Por lo tanto, hoy en día muchas organizaciones en los sectores de fabricación, gobierno, servicios, telecomunicaciones, banca y logística han utilizado esta metodología con éxito. Su uso, al contrario de lo que muchos imaginan, no se ha limitado a las grandes corporaciones y se ha extendido a muchas empresas medianas y pequeñas tanto en el sector público como en el privado.
Le mostraremos todo lo que necesita saber sobre este sistema, incluyendo sus ventajas y cómo implementarlo. ¡Eche un vistazo!
Los sistemas tradicionales de cálculo de costos surgieron para cumplir con los requisitos impositivos y las valoraciones de las acciones, pero estos sistemas tienen varios defectos, especialmente cuando se usan como herramientas de gestión.
Esto sucede porque estas metodologías de costeo tradicionales se centran en los diversos productos que ofrecen las empresas. Los costos se asignan por igual entre estos productos porque se supone que cada artículo/sku consume los diversos recursos de la organización en proporción al volumen de los productos producidos.
De esta manera, varios controladores de «volumen» tales como horas de mano de obra directa, horas de máquina y asignación de costos de materia prima se utilizan como criterios para asignar costos generales.
Esta metodología significa que estos valores solo reflejan un promedio estimado. A pesar de que se utiliza un estudio complejo para llegar a este cálculo, este es un escenario que, por definición, nunca se corresponderá exactamente con las características específicas de cada empresa y sus procesos individuales.
Estos controladores basados en el volumen también fallan debido a la diversidad en la forma, el tamaño y la complejidad de estos productos. Tampoco hay una relación directa entre el volumen de producción y el esfuerzo o los costos consumidos por la organización.
Como resultado, muchos gerentes de compañías que ofrecen una variedad de productos y servicios están tomando decisiones muy equivocadas en términos de precios, sus mezclas de productos y servicios, y sus procesos.
A diferencia de los sistemas tradicionales de cálculo de costos, el cálculo de costos basado en actividades se enfoca en los diversos procesos y actividades de una organización. Además, existen diferencias de trato en términos de los diversos clientes, canales, mercados y regiones que a menudo son ignorados por las empresas, y que luego resultan fundamentales para tomar una decisión asertiva.
Inicialmente se realiza un seguimiento de los costos que se originan en cada actividad de la empresa. Luego, estos costos se asignan y la manera en que el portador final de cada costo ha consumido los servicios de cada actividad determina cómo se asignan estos costos.
Por lo tanto, estos costos variados se asignan a una variedad de actividades para todos los Productos, Clientes, Canales, etc., basados en el uso de cada uno de estos, en las actividades de la organización. De esta forma, los Gastos Generales se asignan de manera apropiada siempre respetando las relaciones de causa y efecto y no usando «volúmenes» como criterio básico para la distribución equitativa.
Una vez que se han determinado los costos de las actividades, la organización puede comenzar a gestionarlos y preguntarse por qué cada uno está afectando los costos de los diversos productos, clientes, canales y servicios de la compañía. Al mismo tiempo, este sistema hace que el proceso de cálculo de costos sea más preciso y preciso.
Lo que hace que este modelo de costos sea una metodología extremadamente eficiente es que comienza con pensar sobre el tema de los costos. Lo que se trató en otros modelos como un costo indirecto vinculado al producto ahora se trata como un costo directo. El enfoque cambia a las actividades realizadas en lugar de a los productos asociados con ellas.
El punto clave es que el hecho de que cada producto, servicio, cliente o canal sea el resultado de una variedad de actividades que, si se tratan individualmente, tienen una mayor posibilidad de proporcionar datos específicos que se pueden convertir en valores más exactos.
La eficiencia de esta metodología de costos está en su capacidad para proporcionar un seguimiento lógico de los costos. El hecho de que no esté relacionada con el momento de cada proceso hace posible que el ABC identifique cada gasto y lo designe como parte de una actividad específica.
De esta forma, incluso si ciertos gastos se agrupan en el mismo centro de costos, se organizarán de acuerdo con la actividad a la que están vinculados.
Esta optimización del control de costos brinda innumerables beneficios a todos los departamentos de la compañía, como mostraremos a continuación.
Una serie de ventajas provienen de la implementación por parte de una compañía del ABC, que van más allá de la precisión de la definición de los costos de productos, servicios, clientes y canales.
Analizaremos algunos de los más importantes para aclarar cómo aumentan la rentabilidad y la capacidad de toma de decisiones de una empresa.
Tan pronto como se cree el modelo de asignación de costos, con criterios de asignación bien pensados e implementaciones futuras establecidas, tendrá información mejor y más precisa disponible para su toma de decisiones.
Esto hace que la planificación y la toma de decisiones de la compañía sean más precisas. Los gerentes tienen una mejor idea de las ganancias y gastos futuros, así como datos que les permitirán tomar decisiones eficientes en términos de precios de productos y servicios, combinaciones de productos, externalizaciones o desarrollo interno, inversiones en investigación y desarrollo, automatización, marketing, campañas y mucho más.
Aquí podemos mencionar no solo datos de costos más transparentes para cada departamento, sino también una revisión de los controles internos y una mayor visibilidad para cada proceso.
A medida que la empresa reúna más información sobre sus procesos y su influencia en los productos, servicios, clientes y canales de la compañía, podrá tomar decisiones más asertivas. Esto proporciona a cada gerente más herramientas para administrar los costos del equipo, así como también información para auditar y analizar estos costos.
Con una comprensión de los costos de cada actividad, estos gerentes pueden tomar decisiones basadas en procesos y actividades comerciales. Además de esto, una vez que se han mapeado estas actividades, se pueden asociar etiquetas con atributos con cada una, lo que permite estudiar si agregan valor o no.
La descripción de los detalles de cada proceso y sus costos hace posible un análisis multidimensional con un enfoque panorámico (global) sobre los costos de cada actividad. De esta forma, se pueden identificar costos mayores a los esperados e incluso se puede revisar el presupuesto para eliminar los gastos que se revelan mayores a los necesarios.
Por lo tanto, reducir los costos se convierte en una cuestión de tiempo, ya que cada gerente tiene acceso a información más precisa para analizar estos procesos.
Debe recordarse que un control de costos más efectivo es algo que hace que esta metodología sea eficiente para pequeñas y grandes empresas, sin importar su ámbito de operaciones para estos costos.
Con una comprensión de los costos de cada actividad, estos gerentes pueden tomar decisiones basadas en procesos y actividades comerciales. Además de esto, una vez que se han mapeado estas actividades, se pueden asociar etiquetas con atributos para cada una, lo que permite estudiar si agregan valor o no.
La implementación de un sistema de Costos ABC puede parecer complicada, y variará un poco dependiendo del tamaño y la complejidad de las actividades, productos y servicios de cada compañía.
Pero para simplificar el proceso e implementar la metodología ABC de manera eficiente, puede usar la siguiente lista de pasos como referencia.
Se aplican a empresas de todos los tamaños y modelos comerciales, y ayudan a crear un presupuesto basado en actividades que promuevan un mayor control de costos y rentabilidad para su organización.
Un modelo sofisticado de costos requiere un sistema específico. Muchas empresas ya poseen un mecanismo de cálculo de costos que usa hojas de cálculo. Otras intentan personalizar su ERP o incluso creen que el BI puede resolver la gestión de costos.
Sin embargo, la firma de contabilidad y consultoría de Ernst & Young (EY) en un artículo reciente no recomienda ninguna de estas opciones. Según EY, «el modelo se puede desarrollar utilizando Excel, Access o desarrollo interno, pero esto solo se puede hacer para modelos muy simples, e incluso estos modelos son extremadamente limitados cuando se requieren análisis más elaborados. Esto ni siquiera menciona el tema de la integración, como el sistema con otros sistemas de la compañía, el seguimiento de costos, la auditoría de modelos y la integridad de los datos en sí mismos».
En términos de una implementación que utiliza un ERP, sabemos lo costoso y complicado que es personalizar estos sistemas. Además, su naturaleza estática y engorrosa no proporciona la flexibilidad requerida para una implementación de este tipo.
En términos de sistemas de BI, por otro lado, estos sistemas presentan información que ya existe dentro de la organización, pero sabemos que la modelización de costos requiere profundas transformaciones en términos de asignaciones, incluidos los costos recíprocos, y la comprensión de múltiples niveles y dimensiones, que es algo que no es fácil de realizar o prácticamente imposible de implementar dentro de un sistema BI.
Al eliminar estos problemas prácticos de implementación, el conjunto de productos MyABCM es el líder mundial en soluciones de gestión de costos. Con sus análisis multidimensionales, las organizaciones pueden usarlo para modelar, analizar y crear simulaciones con gran flexibilidad y seguridad, proporcionando una integración total con los sistemas corporativos de la organización.
Aquí es importante comprender lo que está buscando a través de un proyecto de esta naturaleza: ¿desea determinar los costos de los productos? ¿Clientes también? ¿Qué hay de los canales, mercados, regiones y proyectos? Hay muchas posibilidades dentro de este contexto, uno de los mayores errores que se pueden cometer es comenzar a modelar y luego cambiar las suposiciones en el medio del proyecto.
Además, otro punto importante a considerar es la creación de una agenda de implementación con definiciones claras de los detalles a ser adoptados y los posibles criterios e hitos de implementación e ideas.
Esta parte de la planificación es fundamental para la implementación eficiente del modelo. No es inusual en proyectos de este tipo que los gerentes deseen mapear cientos, miles y algunas veces hasta decenas de miles de actividades, alcanzando con frecuencia el nivel de tareas.
Esta es una forma de trabajo muy ineficiente, ya que el mapeo de muchas actividades implicará un gran esfuerzo con relativamente poca ganancia, especialmente para actividades que no son muy relevantes. Además, el uso de modelos muy complejos desde el principio hará que la integración inicial del modelo con otros sistemas corporativos sea un gran desafío.
Las mejores prácticas de implementación incluyen la capacidad de modelar en etapas, con la complejidad aumentando a medida que el modelo evoluciona, siempre teniendo en cuenta la relevancia de lo que se está mapeando. Según Gary Cokins, uno de los principales expertos en gestión de costos, «las organizaciones deberían preguntarse si la actividad es importante y relevante para la empresa».
Aquí debe definir sus costos iniciales, gastos, centros de costos, cuentas, posibles agrupaciones (grupos de costos) que debe establecer y los ingresos que proporcionarán los recursos iniciales que se asignarán.
Esta parte de la planificación es importante porque garantiza que cada recurso esté vinculado a un proceso que se identifica por su relación con las actividades vinculadas a un producto, servicio, cliente, canal o proyecto.
Una vez que se hayan definido sus Recursos y Actividades, determine los factores de costo que desea usar y los criterios para cada uno.
De esta forma, el proceso de cálculo será coherente porque representará una relación de causa y efecto entre la fuente de costo y el destino.
Una vez que se haya definido el modelo, es hora de realizar el cálculo, generar cubos de datos simples y complejos (que luego permitirán realizar diversos análisis utilizando tablas dinámicas) y crear escenarios simples y avanzados.
Con su aplicación y análisis de informes, su sistema puede evolucionar, lo que afectará el seguimiento efectivo de más y más actividades de su empresa.
La implementación de un sistema de Costes ABC le ofrece un mayor control de los costos de su organización. Esta metodología desarrolla modelos de seguimiento y asignación que identifican las asignación de costos relacionados con cada actividad con precisión, y cómo afectan la rentabilidad de su empresa.
De esta forma, es posible construir un sistema de gestión eficiente basado en actividades, que permita reasignar recursos y realizar una reducción estructural de costos, promoviendo una mayor rentabilidad, incluso en escenarios cada vez más competitivos.
Además de esto, este sistema permite tomar decisiones asertivas con seguridad en términos de fijación de precios y análisis y control de productos, mercados, canales, clientes, etc.
Por lo tanto, su implementación culminará en una mayor rentabilidad a mediano y largo plazo a través de una visión detallada de los procesos organizacionales y también dará como resultado un aumento en la competitividad de su empresa.
Con estos consejos, puede implementar una metodología de cálculo de costos basada en actividades de manera que haga que este proceso sea más eficiente y ayude a su empresa a crecer cada vez más.
En este contexto, el software de MyABCM se ha desarrollado para proporcionar una gestión basada en actividades, lo que favorece el control de los costes y el rendimiento de la inversión de su empresa.
Por lo tanto, el uso de un sistema como la solución MyABCM supera las capacidades de gestión de costos y actividad de cualquier otro software. Nuestros sistemas están desarrollados para satisfacer las necesidades específicas de todos los tamaños de negocios y ofrecen la asignación de recursos en análisis multidimensionales que contemplan todas las actividades relevantes de su empresa, se pueden ajustar para cualquier nivel de complejidad y le permiten evolucionar constantemente sus modelos de costos
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