La reducción de costos puede ser un reto, pero a menudo es un proceso inevitable dada la competitividad de los mercados globalizados. Por muy bueno que sea un negocio o un producto, ninguna empresa es inmune a las crisis o a los periodos en los que la demanda no es exactamente la esperada.
Para evitar errores en este momento delicado de la gestión empresarial, en este artículo analizaremos cinco errores fatales en el proceso de reducción de costos.
1. Despidos para reducir costos
Si los gastos con el personal están asfixiando sus finanzas en un momento de crisis, sepa que el despido de parte de la plantilla puede ser desastroso para su empresa. A corto plazo, esta actitud genera el descontento de los que se quedan, además de la desconfianza de que puedan ser los siguientes.
Además, los gastos con indemnizaciones por despido pueden empeorar las finanzas de su empresa, generando problemas en cascada debido a la disminución de la capacidad de producción. Si la intención es salir de la crisis, necesitará personal dispuesto a trabajar.
Y volver a contratar después de darse cuenta de que el despido fue un error puede aumentar significativamente sus costos. Según los datos de la consultora Gallup, sustituir a un empleado puede costar el doble que mantenerlo.
En otras palabras: por lo general, los despidos no son una buena forma de reducir costos y es necesario analizar esta alternativa con mucho cuidado antes de elegirla.
2. Reducir la inversión en publicidad
Cuando las ventas disminuyen, el primer impulso es recortar en publicidad. No ceda a este impulso, porque el marketing es el principal responsable de atraer nuevos clientes a un negocio, y los necesitará.
No piense como sus competidores: anuncie no sólo sus principales productos en busca de nuevos clientes, sino mantenga su marca siempre presente en los medios de comunicación, mostrando que su negocio se ha visto poco o nada afectado por los malos vientos de la crisis financiera.
3. Reducción de costos insignificantes
La calidad del café que se sirve a empleados y clientes, la calidad de las servilletas, los vasos de plástico e incluso el papel higiénico es probablemente algo que puede revisarse. Sin embargo, no es aconsejable dedicar un valioso tiempo de gestión a gastos de menor importancia y materialidad para la empresa.
Además de generar un gran descontento por parte de empleados y clientes, esta actitud no supondrá un ahorro significativo, gastando tiempo de gestión que podría aplicarse en otros puntos más importantes.
4. No revisar los procesos operativos
La reducción de costos puede lograrse ahorrando dinero al no gastar en un punto determinado, pero también revisando los procesos en toda la empresa. Si éste ha sido un plan antiguo, es hora de revisar todas las esferas operativas.
Llame a directivos y supervisores para discutir qué puede revisarse o reestructurarse. Desde los procesos de producción, administrativos e incluso de atención al cliente, todo puede revisarse, aportando más calidad y menos gastos financieros a la empresa. En este ámbito, es muy importante prestar atención a los costos indirectos generados por cada actividad, ya que a menudo pasan desapercibidos y pueden aportar valiosas oportunidades de reducción de costos.
5. Sacrificar la calidad del producto y del servicio
Si la idea es intentar mantener los niveles de ventas y conseguir que su marca sea más vista por sus clientes actuales y potenciales, hay que mantener la calidad. A veces, pequeñas reducciones de costos provocan disminuciones muy grandes en la calidad del producto o servicio final.
Por lo tanto, analice en profundidad sus gastos de producción y la posibilidad de reducirlos, porque si hay algo que no se puede cambiar cuando disminuye la demanda de un mercado, es la calidad del producto o servicio ofrecido.
Reducir costos sin misterio
La reducción de costos debe ser analizada constantemente por los directivos y, en periodos de crisis, su necesidad se hace más evidente. Sin embargo, es necesario evaluar la viabilidad y el impacto de las acciones de revisión de costos, ya que pueden traer más pérdidas que aliento financiero a su organización.
Para asegurarse de que la reducción de los costos empresariales aporta resultados positivos, es esencial conocer bien las fuentes de los costos y cómo se relacionan con las actividades y los ingresos de la organización. Éste puede ser un análisis difícil, por lo que MyABCM ha sido diseñado específicamente para ayudar a las organizaciones a visualizar y controlar sus costos de forma eficaz.
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Muchas veces, reducir los costos de la empresa se vuelve una necesidad para el administrador. Sin embargo, es extremadamente importante que él sepa de qué manera hacerlo, al final, esta iniciativa impactará en las estrategias de la empresa. Al contrario de lo que muchos piensan, reducir costos no significa algo malo y no siempre implica despido de empleados – pudiendo, incluso, servir como estímulo para mejorar la eficiencia de la empresa.
¿Quiere saber cómo reducir costos sin impactar negativamente en la empresa y afectar a los trabajadores o el clima organizacional de la institución? ¡Entonces continúe la lectura y tome nota de nuestros consejos!
Haga un mapa de desperdicios
El primer paso es identificar dónde la empresa desperdicia recursos. Pequeños gastos, considerados insignificantes, pueden representar un gran ahorro en el emprendimiento.
La electricidad e un buen ejemplo de este concepto. En muchos países la energía eléctrica representa un gasto muy elevado. Por ello, verifique la eficiencia de los artefactos que utiliza en su empresa. cambiarlos, por modelos más económicos, puede ser una buena inversión.
Trabaje con metas
Las empresas necesitan metas, no sólo para incentivar el crecimiento, sino también para medir el asertividad de las decisiones tomadas. A la hora de reducir costos, el emprendedor debe decidir cómo reducir estos costos, y será necesario optar por mantener las estrategias acertadas del pasado, en detrimento de aquellas equivocadas.
Una buena fuente de información es evaluar las metas que fueron (o no) alcanzadas. Ellas traerán datos valiosos.
Mejore el proceso de entrenamiento
Reproceso es sinónimo de perdida. Si su empresa tiene grandes índices de reproceso, investigue la causa. En muchos casos, los trabajadores no recibieron entrenamiento adecuado y, por ello, no consiguen desempeñar su función con calidad, desperdiciando su jornada de trabajo y, en algunos casos, materia prima.
En vez de iniciar un proceso de contratación de personal — normalmente, algo costoso — estudie entrenar a los trabajadores existentes. Además de ser más económico, contribuyendo a la reducción de costos, esta iniciativa puede mejorar mucho la productividad de la empresa.
Reevalúe las inversiones de la empresa
Una buena forma de descubrir cómo reducir los costos es reevaluar las inversiones de la empresa. Muchos negocios tienen inversiones distantes de su área de actuación. En algunos casos, la tasa de retorno no es ventajosa, generando sólo gastos para mantenerlos.
Las inversiones de su empresa, además de seguras, deben ser sencillas de administrar — de este modo, usted economiza en tasas y/o costos en profesionales responsables por hacer el seguimiento.
Busque nuevos proveedores
Además de mejorar el proceso de compras, reunirse con sus proveedores puede ser una oportunidad de descubrir cómo reducir costos. En muchos mercados, ha habido un aumento en el número de empresas que pueden considerarse potenciales proveedores. Corresponde al área de compras evaluar la reputación de las mismas — además de aspectos como la logística de entrega y los plazos de pago — para saber si es viable cambiar de proveedor.
El emprendedor debe estar atento a las oportunidades de reducir costos en su empresa. Esta actitud, normalmente, logra mejoras en los procesos y solidez financiera para el negocio. No debe ser encarada de forma negativa, y mucho menos asociada al despido o disminución en la calidad del producto final.
Se trata de un avance natural y constante, presente en empresas exitosas. Es necesario que el empresario mantenga los datos de su negocio de forma organizada y segura, pues ellos serán fundamentales a la hora de trazar caminos para aliviar los procesos de la empresa. Recuerde: ¡es imposible administrar lo que no se puede medir!
En tiempos de crisis, es natural que las empresas disminuyan costos para garantizar la solidez de sus emprendimientos. Sin embargo, muchos empresarios no saben cómo identificar los gatos que pueden ser reducidos.
Este artículo le dará algunos consejos para realizar una reducción de costos en su empresa. ¡Continuemos!
Reducción de Costos: estudie sus números
Es natural que una empresa le de atención a sus números externos, como los indicadores de mercado y proyecciones de crecimiento. Sin embargo, la mayor fuente de información para tomar decisiones empresariales está en la propia empresa.
Por esto, es muy importante tener acceso a los indicadores de diversos sectores y procesos disponibles y organizados.
De esta manera, decisiones importantes como descontinuar un producto, por ejemplo, pueden ser tomadas de forma segura.
Evalúe la calidad de los procesos
Sus productos o servicios son la suma de diversos esfuerzos llamados procesos. Asegurar su eficiencia puede aumentar la rentabilidad de su empresa, sin necesidad de conseguir más clientes.
En tiempos difíciles, los procesos descuidados pueden drenar los preciosos recursos de su empresa. Evalúe cuánto cuesta cada proceso y si estos se ajustan a las metas de su organización.
Calcular el retorno de inversión en el proceso (ROI) puede ayudar a medir sus resultados.
Hable con sus proveedores
Una forma de ahorrar sin afectar las estrategias de su empresa es renegociar los valores de compras futuras con los proveedores, o buscar nuevos socios.
De la misma forma que un consumidor prefiere las promociones a la hora de comprar en un supermercado, las empresas también tienen que utilizar estas estrategias en momentos de recesión.
Sin embargo, tenga cuidado de no arriesgar la calidad de su producto final. Opte por empresas que ofrezcan la calidad que su cliente necesita.
Evite el desperdicio
Cuando se habla de desperdicio empresarial, son los ítems, como electricidad y agua los que llaman la atención. Cualquier recurso usado de forma poco eficiente puede ser considerado una pérdida.
La empresa se debe preguntar: ¿Cómo producir de la misma forma gastando menos?
Ningún gasto debe ser menospreciado. Después de todo, luego de un largo tiempo, podrá ver cómo los pequeños ahorros hacen una diferencia.
Capacite a sus empleados
Antes de recorrer el camino más fácil para reducir costos (despidos), pregúntese acerca de la productividad de sus empleados, o la falta de la misma.
Una baja productividad y altos índices operacionales de la empresa pueden ser resultado de errores en la formación de los empleados. Verifique cómo convertir a sus empleados en un equipo eficaz, utilizando estrategias de retroalimentación se pueden corregir errores, aumentando la producción.
Tenga en mente que las crisis económicas son cíclicas y las estrategias de reducción de costos tomadas en estos momentos pueden beneficiar a la empresa a futuro, haciendo que esta gane competitividad en nuevos mercados.
Ninguna de estas medidas debe ser vista de forma negativa, sino que debe ser vista como una necesidad de reorganización, que es común en el mundo de los negocios.
Lo importante es que su empresa tenga acceso a los datos internos para que sus decisiones sean tomadas de forma acertada. Por eso, invierta en tecnologías que mejoren la gestión de su empresa.
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La crisis que se ha instalado en la economía del país atrapó las ganancias de muchas empresas. En ese escenario de incertidumbre, es el papel de un buen administrador evaluar el negocio, buscando pasar por ese período de turbulencias sin grandes impactos en la salud de la organización.
Aumentar la ganancia por medio de la reducción de costos es esencial en este momento. Pero esto debe hacerse con el diseño de un programa organizado y planificado.
Reducir costos no significa simplemente salir recortando gastos de forma desordenada. Es preciso entender la naturaleza de cada costo y como se relacionan las ventas y las ganancias de la empresa.
Por ello, creamos este post con consejos para reducir costos de manera inteligente y, además, aumentar las ganancias de su negocio. ¡Lo invito a seguir leyendo!
Establezca metas
Identifique todos los costos y gastos durante, al menos, los últimos seis meses. Después de un análisis meticuloso, establezca metas de reducción para cada ítem. Esta acción se denomina previsión de costos, y debe hacerse mensualmente.
Por otra parte, los costos deben ser monitorizados regularmente mediante la comparación de la previsión de la cantidad efectivamente gastada mes tras mes, y verificando si la meta está siendo alcanzada. Si la respuesta es negativa, se debe hacer un análisis de las posibles razones que están obstaculizando el logro de los objetivos.
Tenga cuidado con las falsas impresiones
Un gran volumen de ventas no significa, necesariamente, grandes ganancias. Muchas veces, un aumento en el número de ventas puede crear la impresión de prosperidad, mientras, “entre bastidores”, los costos están consumiendo las ganancias.
Para conquistar resultados reales es preciso que el dinero sea utilizado de forma eficiente. Eso puede alcanzarse aumentando el ticket promedio — valor promedio de compras por cliente —, optimizando el ROI (retorno de la inversión) de las campañas y también la mejora de sus procedimientos y métodos internos.
Analice sus costos porcentualmente
Al analizar sus costos, use porcentajes en vez de cuantías de dinero. Eso porque, si sus ventas aumentan pero la cantidad gastada sigue siendo la misma, ese costo pasa a representar un porcentaje menor del volumen de ventas. Y cuando se disminuye el porcentaje de los costos, se está aumentando el porcentaje en las ganancias.
Por otro lado, si su volumen de ventas permanece igual, usted puede aumentar la ganancia por medio de la reducción de costos de un ítem específico. De esa forma, se puede trabajar con esos dos objetivos: disminuir gastos específicos y aumentar la productividad a la vez.
Utilice un sistema de registro confiable
Antes de determinar si el recorte de gastos va a aumentar las ganancias de su empresa, usted necesita de información confiable sobre su operación. Esos datos pueden obtenerse por medio de un sistema que ofrezca manejo estratégico de los costos, de la rentabilidad y del desempeño de la organización — y que esté integrado a los sistemas que la empresa ya tiene.
Con esa solución, es posible contar con análisis gráficos, básicos y complejos, además de la ejecución de simulaciones avanzadas de posibles escenarios económicos. Eso es importante para preparar informes mensuales, presupuestos y evaluaciones de sus operaciones.
¿Le gustaron nuestros consejos? ¿Listo para evaluar el negocio y reducir costos? Deje un comentario y comparta con nosotros las dificultades que enfrenta en la gestión de costos dentro de su empresa
Lograr bajos costos en las organizaciones, es una gran ventaja para los negocios. . However, in a volatile and competitive market, it is not always easy to answer the question, “how to control and reduce costs?”
Controlar los costos se ha convertido en una prioridad tan importante como la mejora de los ingresos de la empresa. Por este motivo, realizar una evaluación interna de los gastos y entender el funcionamiento de los procesos, es el mejor camino para identificar los gastos innecesarios y montar un programa eficaz que ofrezca beneficios que sean sustentables para el propio negocio.
However, it is up to entrepreneurs to find the best strategies to reduce costs and streamline business management processes. And that reduction means getting more flexibility to take advantage of market opportunities.
Por lo tanto, es esencial invertir y aprovechar las ventajas de esta iniciativa. Sin embargo, reconocemos que reducir costos sigue siendo un gran reto, por lo que se han seleccionado algunos consejos para ayudar en este desafío. ¡Compruébelo!
1. Mida los gastos
Antes de hacer un plan de acción para reducir los costos es necesario realizar una evaluación de los gastos de su empresa. Una vez que se obtienen los datos, inicie un análisis detallado desde los más importantes (o que son más representativos) hasta los gastos menos relevantes. Este análisis permitirá identificar muchos costos «escondidos» y que ciertamente están impactando en los resultados de su organización.
Conocer cada gasto es esencial para identificar las posibles soluciones. Por otra parte, con esta acción, será posible medir los principales gastos y los que son innecesarios, es decir los que no aportan valor a la empresa. Recuerde que es imposible administrar lo que no se puede medir.
2. Haga un análisis a largo, mediano y corto plazo
Para hacer un control asertivo sobre los gastos y lograr reducirlos, es importante visualizar las reducciones a través de análisis de largo, mediano y corto plazo. Para eso, evalúe alternativas de reducción de costos dentro de un período de tiempo mayor, de esta forma, su empresa no corre el riesgo de basarse sólo en resultados de corto plazo, los cuales no tendrán sustentación por mucho tiempo. Investigaciones realizadas por McKinsey demostraron que solamente el 10% de los proyectos de reducción de costos tuvieron éxito, luego de 3 años desde su implantación.
3. Mejore la gestión de procesos
Evaluating only ledger accounts or cost centers is not enough to identify potential bottlenecks and problems in your company’s processes. Therefore, when thinking about processes, many activities are revealed – such as rework, duplication, or processes and actions carried out with low value for the company and its customers.
The problem is that many companies have difficulty mapping and understanding all the processes involved in the production of their products or services. Completing this task takes time and requires the business to commit to evaluating the enterprise.
It is important to define what are the outcomes or products delivered at the output of each process, its components, suppliers and limits. Since controlling and reducing costs are tasks that require information, you need to pay attention to internal processes.
4. Renegocie o replantee contratos
Negotiating with creditors can be a viable alternative to controlling and reducing costs. Therefore, make agreements with suppliers and negotiate the best payment terms so that they can be realized without major financial consequences.
Además, replantear los contratos y llevar a cabo estudios de mercado para comprobar los niveles de competencia, es una estrategia que puede ofrecer grandes oportunidades de ahorro para los negocios.
So, improve your purchasing sector. That way, this department will be able to find trade partners that help boost your business but also do not represent unfeasible investments.
As controlling and reducing costs may cause the company to switch suppliers, this possible change has to occur with the right planning. This prevents this exchange from harming the company’s workflow or the quality of what is offered to the customer.
5. Automatice su gestión de costos
Enterprise Resource Planning (ERPs) is a solution that enables enterprise-wide data integration. However, they do not offer all the subsidies for efficient cost management, especially when we want to understand the impact of indirect costs on various products and services.
The tool is also not able to simply model profitability analyses per customers, channels or regions, which is so critical nowadays. Faced with this demand, companies (such as MyABCM) offer advanced tools for cost, profitability and performance management through software designed specifically for this purpose.
Reducir costos dentro de una empresa es la mejor decisión, principalmente frente a un mercado volátil y selectivo. This decision requires investment in appropriate technology. And just the desire to accomplish it is not enough if the company does not have the right tools for this mission.
6. Outsource services
There is no reason for a business to absorb hiring and payroll-related costs from non-priority sectors. Therefore, when working with outsourced labor, the company gains efficiency, as it hires a partner specialized in that market to serve it.
In addition, there is more freedom to demand results and compliance with what was agreed in the contract. The business can also take advantage of talent of their managers and Human Resources professionals in the management and training of employees who are essential to the brand’s target activity.
Because controlling and reducing costs requires efficiency, outsourcing is a perfect alternative to achieving better financial results without disrupting internal activities.
7. Invest in professional training
While this topic sounds more like an investment than a cost-cutting action, keep in mind that rework can negatively impact the results of a business. Therefore, ensure that your employees receive appropriate training after hiring and that they are able to perform their duties.
In addition, if you identify failures, turn them into learning, using them as cases in internal training. That way, the company will be able to understand how to control and reduce costs through strategies that keep their staff motivated and feeling valued.
After all, educating a professional – making their performance better – can be more beneficial to an enterprise than trying to hire someone who already has certain professional qualities.
8. Fight unnecessary costs
Technological advancement can also be used to fight against waste, from the simplest, such as resource consumption, to the most complex, such as improperly performed activities.
Unnecessary costs are associated with a company’s lack of knowledge of what is most modern in its market, and what could be used to make it more efficient.
As we have seen, answering the question “how to control and reduce costs?” requires managers to be willing to assess their companies with a careful eye, examining the details without fear of having to admit that certain strategies did not bring the expected results.
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