4 conseils pour optimiser l’élaboration et la gestion de rapports

Vous connaissez l’expression : le temps, c’est de l’argent. Dans nos vies professionnelles où tout doit être fait immédiatement, il est fondamental de gagner du temps dans l’élaboration de rapports de gestion.

Les rapports de gestion sont utilisés comme soutien pour la prise de décision de l’entreprise et c’est pour cette raison qu’ils doivent contenir des données fiables, mises à jour, pouvant être générées rapidement dans le cas d’une crise ou d’un problème.

Cela étant, nous avons mis au point une liste de conseils pour optimiser la manière dont vous élaborez vos rapports. Vous pourrez alors dédier davantage de temps à des planifications stratégiques et obtenir de meilleurs résultats. Suivez ces conseils!

Déterminez ce qu’il est important de suivre

Inutile de mettre tous les chiffres d’une entreprise dans un rapport! Cela ajoutera de la confusion au rapport et vos données finiront par perdre de la précision.  Les rapports de gestion doivent apporter des informations importantes aux employés et aux responsables.

Alors, avant de commencer à élaborer votre rapport, réfléchissez à quelle type de données doivent figurer dans votre rapport. Pensez à inclure les données qui auront le plus d’impact sur la réussite de votre entreprise.

Utilisez des outils intégrés

Un rapport de gestion est basé sur des chiffres fiables n’est-ce pas? Mais comment pouvez-vous y arriver quand votre entreprise utilise des systèmes compliqués ou erronés qui n’interagissent pas entre eux et ne simplifient pas l’extraction de données?

Outre la perte en qualité, préparer des rapports sur la base de tels systèmes mène à une perte de temps en vérification des chiffres présentés. C’est pourquoi il est judicieux d’investir dans un outil qui rend cette tâche plus facile et optimise le processus d’élaboration de votre rapport.

Définissez votre méthode d’analyse

Maintenant que vous avez défini les données à collecter et avez implémenté un système fiable qui prendra en charge ce processus, il est temps d’analyser les chiffres extraits. Une des méthodes que vous pouvez utiliser implique les étapes suivantes :

• Définissez le périmètre du document en termes de ce qui sera suivi, présenté et pourquoi
• Décidez quelles données à collecter
• Démarrez avec une micro-analyse de l’activité
• Vérifiez quels résultats étaient bons et mauvais et mettez-les en surbrillance de différentes couleurs
• Créez le format de présentation du rapport

Avec un processus bien défini, la création de votre rapport deviendra naturelle et automatique.

Utilisez un langage clair

Le dernier conseil est très important : utilisez un langage clair et objectif. Les rapports de gestion devraient être bien rédigés et facile à comprendre.

Pour cela, utiliser des éléments visuels, tels que des graphiques, est très important. Ils simplifient la reconnaissance de tendances et la compréhension d’indicateurs et de données, apportant ainsi un soutien pour des prises de décisions éclairées.

En suivant les étapes ci-dessus, vous pouvez créer des rapports de gestion bien élaborés dans un temps très court ce qui donnera à votre entreprise un avantage compétitif. Mais attention : pensez à utiliser des systèmes qui garantissent la fiabilité de vos données et simplifient votre travail en fournissant des données plus accessibles.

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