A burocracia é essencial para garantir o bom funcionamento das empresas. Isso porque os processos bem definidos e organizados permitem escalar tarefas, direcionar ações e minimizar a incidência de erros. Além do mais, os gestores adquirem confiança para descentralizar a tomada de decisões e garantir processos e procedimentos mais efetivos.
No entanto, o desempenho de uma corporação tende a cair quando as normatizações, formulários ou documentos não dispõem de estratégias lógicas e práticas, tornando-se uma barreira ao cumprimento das atividades. Ou seja, quando o fator de custo e esforço empregados nesse processo ou comportamento burocrático dificulta a agilidade, eficiência e rapidez dos colaboradores de conseguirem executar os seus objetivos, certamente será preciso reavaliar esses procedimentos.
Dessa forma, os gestores devem saber identificar se a forma de gerenciamento dos serviços internos está gerando produtividade ou prejudicando o tempo dos profissionais e elevando os gastos. Caso você tenha dificuldade em lidar com esse tema, preparamos este artigo contendo as principais informações de como reduzir burocracias em sua empresa. Continue a leitura e fique por dentro de tudo!
Os processos burocráticos envolvem conjuntos de atividades que devem seguir uma sequência lógica para cumprir um determinado objetivo. Eles determinam as diretrizes que devem ser cumpridas para executar uma determinada tarefa. No entanto, comumente os fluxos desses procedimentos não são devidamente planejados ou interligados a outros departamentos da empresa. Em consequência disso, a gestão acaba perdendo eficiência, pois há um maior consumo de recursos e de tempo.
Além do mais, esse fato pode gerar pouco histórico e avaliação baixa quanto à qualidade das atividades realizadas. Podemos pegar como exemplo os procedimentos de compras de uma empresa. Várias utilizam o modelo comum em que é solicitado um tipo de demanda, pesquisa-se vários orçamentos, busca-se as aprovações e depois de todo esse processo de análise é realizada a compra. As empresas que ainda realizam esse tipo de procedimento perdem bastante tempo e eficiência.
Isso porque já existem sistemas integrados que facilitam bastante a realização dessas e outras tarefas. Em algumas ferramentas de automação é disponibilizado portais em que os parceiros comerciais listam todas as suas ofertas em um mesmo ambiente. Dessa forma, o fluxo de aprovações é avaliado pelas hierarquias mais rapidamente, sendo que os pedidos já são registrados diretamente na contabilidade, possibilitando que o negócio tenha uma operação mais prática e eficiente.
Há várias formas de reduzir a burocracia dentro da empresa e estimular o crescimento do negócio. A seguir daremos 4 dicas essenciais para ajudá-lo a evitar o excesso burocrático que impede a produtividade do seu empreendimento. Acompanhe agora mesmo!
Salas cheias de arquivos, pastas e documentos não é sinônimo de negócio produtivo. Muito pelo contrário: o grande volume de informações pode em parte ser desnecessário para a empresa, fazendo com que haja um atraso na realização de atividades por conta da desorganização. Ademais, mesas e pastas cheias de papel são coisas do passado, pois as ferramentas digitais atualmente têm possibilitado otimizar por completo o fluxo de dados, garantindo que os gestores tenham uma maior facilidade em realizar seu trabalho, o que permite aumentar a produção interna.
Por isso, invista na transformação digital em sua empresa, dando preferência em digitalizar documentos, contratos planilhas, bem como anotações e outros conteúdos que podem comprometer a organização física do espaço.
O excesso de reuniões pode fazer com que os ideais não sejam alcançados devido à falta de objetividade, o que contribui para desgastar a comunicação interna da empresa. Por isso, as reuniões precisam ser objetivas: os assuntos devem ser previamente pensados de forma estratégica para que seja alcançado o propósito do tema específico. No momento do debate de assuntos, caso sejam abordados problemas, é necessário focar em suas principais causas e encontrar suas possíveis intervenções.
Nesse momento, os líderes devem se concentrar no tópico principal e evitar falar de assuntos que não apresentam relevância na ocasião. Uma simples “piadinha” pode comprometer o objetivo, desfocando a atenção da equipe e tornando o encontro improdutivo. Uma forma de aumentar a eficiência dessas reuniões é criando pautas, bem como a definição de horários para cada conteúdo abordado, marcando o início e o término do encontro.
Além de otimizar o número de reuniões, elas devem contar apenas com quem de fato está envolvido com o tema que será tratado, pois assim evita-se a perda de foco e toda a atenção será direcionada ao que realmente importa.
Os empreendedores devem ficar atentos às novidades tecnológicas disponíveis no mercado. Nos dias atuais, novas soluções são criadas a todo momento e você deve buscar sempre adequar o seu negócio às novas demandas de serviços para conseguir diminuir a burocracia interna, bem como se dar bem frente à concorrência. Várias atividades que antes exigiam bastante tempo e esforço dos profissionais, hoje podem ser realizadas com muito mais agilidade e eficiência. Um exemplo são os softwares de gestão, que permitem automatizar muitas funções integrando em um único sistema.
Por fim, uma forma de você conseguir eficiência em meio à burocracia interna é investindo no treinamento de sua equipe. A esse respeito, em qualquer situação do negócio é extremamente válido ter uma equipe bem treinada, pois isso te possibilita ter maior confiança no time para solucionar impasses e tomar decisões acertadas.
Além do mais, os colaboradores tornam-se mais capacitados para seguir os procedimentos designados para sua função, o que facilita a ordem de serviço e a diminuição de problemas na realização dos processos.
Portanto, essas foram as principais informações acerca de como reduzir burocracias e estimular a inovação e produtividade em sua empresa. Vale ressaltar que as funcionalidades avançadas de um software ERP de gestão podem ser decisivas na minimização de burocracias. Nesse sentido, podemos citar os serviços da MyABCM, que fornecem sistema de software com foco em proporcionar análises estratégicas em temas relacionados com custos, rentabilidade e desempenho, garantindo a otimização de várias tarefas do setor financeiro da empresa.
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