Atualmente, um dos maiores desafios de qualquer gestor é conseguir aumentar a produtividade de suas equipes. Esse desafio pode se apresentar de diversas maneiras em realidades de empresas distintas, mas o paradigma é sempre o mesmo: como conseguir fazê-los produzir mais sem cruzar a linha do esgotamento dos talentos?
Conseguir resolver esse dilema é o Santo Graal da gestão empresarial e de equipes. Afinal, maior produtividade significa maior rentabilidade do negócio, equipes mais coesas e confiáveis e também um ímã para atração de novos talentos interessados em fazer parte de uma equipe de topo.
No entanto, ser mais produtivo no trabalho não pode significar trabalhar mais do que o necessário ou mesmo ter infelicidade nas tarefas diárias. Sua equipe passa mais tempo no trabalho do que com suas próprias famílias, muitas vezes, e é preciso que eles se sintam acolhidos e satisfeitos para entregarem o melhor de si.
No post de hoje, vamos falar sobre o aumento da produtividade nas equipes e como alcançá-lo de maneira saudável com dicas práticas. Preparado para começar?
Aumentar a produtividade das equipes significa extrair mais valor, mais entregas, mais qualidade etc., de uma equipe sem que seja necessário aumentá-la para isso. Isso acaba gerando, num primeiro momento, uma redução de custos com contratação de novas equipes, mas também uma economia de custo agregado que gera maior rentabilidade.
Quando pensamos num quadro de funcionários extremamente produtivos, não podemos pensar que serão apenas menos pessoas que são capazes de fazer o trabalho tão bem quanto uma equipe maior, porém menos produtiva. Não: cada equipe carrega consigo custos de treinamento, overhead, custos gerenciais e até jurídicos e burocráticos.
Portanto, uma equipe mais enxuta também gera uma economia estrutural na empresa muito maior do que a própria economia de ter menos pessoas trabalhando e trazendo um resultado maior. Dessa forma, a rentabilidade só aumenta e há margem para transformar parte desses ganhos adicionais em melhorias ainda maiores na produtividade das equipes.
Porém, antes de mais nada, é preciso olhar para dentro da sua empresa e entender qual é a produtividade atual dela. Afinal, para aumentar a produtividade de qualquer equipe é necessário conhecer suas entregas atuais e entender de fato se ela é o “problema” para a baixa produtividade.
O problema da baixa produtividade é mais do comum do que se pensa nas empresas e pode ser dividido em pelo menos 3 grandes ocorrências:
Problemas de produtividade dos colaboradores: os problemas de produtividade vindos dos colaboradores acontecem dentro da equipe e podem advir desde a escolha errada num processo de seleção, até desatualização e desinteresse do funcionário.
Problemas de produtividade causados pela gestão: os problemas de produtividades que podem surgir da gestão estão relacionados ao mau gerenciamento de pessoas, problemas de liderança e rotinas de administração de equipes danosas à produtividade (microgerenciamento, problemas de liderança etc.).
Problemas de produtividade causados pelo ferramental: já os problemas que podem surgir do ferramental estão relacionados às ferramentas que as equipes têm acesso para efetuar seu trabalho de forma mais eficiente. Alguns exemplos são softwares especializados, sistemas robustos, licenças de aplicativos para agilizar tarefas do dia a dia etc.
Por isso, antes de propor qualquer melhora na produtividade da sua empresa, olhe atentamente para esses fatores e tente identificar gargalos em cada uma dessas ocorrências. Dessa forma, vai ser mais fácil criar um plano de ação e começar a fazer melhorias graduais.
Após realizar uma auditoria minuciosa na produtividade atual de suas equipes, é hora de colocar tudo em prática. Existem muitas maneiras de aumentar a produtividade de uma empresa e cada uma pode contar com suas especificidades.
No entanto, existem algumas práticas que têm mais chances de funcionar em qualquer contexto. É sobre elas que vamos falar um pouco mais abaixo:
Metas são um fator importante para o aumento da produtividade das equipes. Uma meta mal definida pode, em vez de aumentar, diminuir a produtividade da empresa por conta da frustração gerada e de investimentos não previstos para tentar “salvar” a situação.
Uma boa saída é adotar a metodologia SMART na definição de metas. A sigla vem do inglês é quer dizer que as metas e objetivos precisam ser Specific (Específicos), Measurable (Mensurável), Attainbable (Atingíveis), Realistc (Realistas) e Time-bound (Temporizados).
Na prática, isso significa que as metas não podem mais ser “tiradas da cartola”. Elas precisam ser formuladas de maneira precisa, olhando para métricas que possam ser mensuráveis e que estejam dentro do espectro alcançável dentro do período de tempo e da realidade de mercado da empresa.
Se a sua gestão empresarial considera treinamentos um gasto adicional em vez de um investimento, esse pode ser um dos problemas no caminho para aumentar a produtividade das suas equipes.
Os treinamentos essenciais para garantir profissionais bem preparados e capazes de fazer entregas maiores e melhores. Além disso, o funcionário que recebe treinamentos regulares se sente valorizado pela empresa e motivado a trazer maiores resultados.
Implementar uma cultura data-driven na empresa traz grandes benefícios e um deles é o aumento da produtividade. Quando a equipe está habituada a buscar nos dados as respostas para problemas operacionais, ela é mais capaz de trazer respostas rápidas e eficientes para qualquer percalço.
Quando se abandona a intuição e começa-se aplicar no trabalho um olhar analítico, os resultados aparecem.
De nada adianta fazer reuniões, discursos e até mesmo pedir comprometimento para o aumento da produtividade se não houver uma contrapartida da empresa.
Por isso, crie um plano de carreira claro e abrangente. Além disso, crie programas de recompensa para performance, sejam essas recompensas baseadas em metas ou até mesmo premiando com promoções regulares equipes acima da média.
Essa é uma prática muito importante: lembra quando dissemos que sua equipe provavelmente passa mais tempo no trabalho do que com sua família? Então, para que eles produzam mais, é preciso fazê-los se sentirem em casa.
Tenha um ambiente para relaxamento e descontração dentro da empresa, forneça snacks e alimentação para que eles possam fazer pausas durante o dia e refrescar a cabeça. Institua políticas de horários flexíveis e até mesmo home office, que pode começar sendo intermitente.
Todas essas práticas farão muita diferença no resultado final entregue pela sua equipe, além de proporcionar um sentimento de acolhimento e melhorar drasticamente a retenção de talentos.
Também já abordamos a importância do ferramental adequado para aumentar a produtividade das equipes. Por isso, invista em softwares de gestão capazes de trazer dados gerenciais sobre todos os aspectos da empresa de maneira rápida e eficiente.
Sistemas morosos ou até mesmo a falta deles podem atrasar muitos processos e diminuir consideravelmente a produtividade do negócio.
Para que sua empresa se beneficie com o aumento da produtividade, é preciso começar a investir e tomar ações para que a melhora aconteça ainda hoje. Quanto mais tempo demorar para algo acontecer, mais intrincadas e complexas ficam as relações produtivas e os problemas ficam mais difíceis de solucionar.
Se quiser saber mais sobre como tornar suas equipes e processos mais eficientes, saiba o que é o Lean Six Sigma e como sua empresa pode se beneficiar disso.
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