De nos jours, aucune société ne peut se passer de rapports d’activité et de feuilles de calcul budgétaire, les dernières étant particulièrement importantes car directement impliquées dans les dépenses de votre entreprise.
Pour les PME avec des revenus jusqu’à $15 million par an, la feuille de calcul est encore plus cruciale compte tenu du nombre de concurrents, du besoin constant de réduire les coûts pour améliorer la trésorerie et le besoin d’avoir des alternatives disponibles lorsque vous devez prendre des décisions stratégiques.
Avec une feuille de calcul budgétaire bien structure, vous trouverez tout ce qu’un responsable recherche : contrôle sur vos procédures et une vision claire des frais superflues. Dans l’article de ce jour, nous vous communiquons quelques conseils sur les feuilles de calcul budgétaire et comment les développer pour votre société.
Il y a deux manières simples d’élaborer une feuille de calcul : avec Excel ou Google Sheets (situé sur Google Drive). Vous pourrez organiser vos données rapidement et sans difficultés. Il est alors essentiel de diviser votre feuille en périodes, mois ou semaines de façon à pouvoir faire de futures comparaisons sur l’augmentation ou la diminution de vos dépenses et revenus.
Ensuite, vous devriez décrire chaque dépense dans la période sélectionnée (main d’œuvre, électricité, eau, carburant, etc…). Avec un comparatif de ces dépenses, établissez un objectif et essayez de l’atteindre ; cette feuille de calcul mettra en évidence les pertes pendant une période donnée et vous pourrez prendre les mesures nécessaires pour corriger ou proposer des alternatives qui n’affecteront pas la productivité.
Le contrôle est la raison principale de l’établissement d’une feuille de calcul. Si vous contrôlez votre budget, vous saurez comment gérer vos coûts efficacement et vous saurez quand vous devez augmenter les investissements, garantissant ainsi une analyse financière fiable.
La feuille de calcul budgétaire vous apporte un autre avantage : une plus grande agilité dans l’analyse financière et des réponses à des problèmes éventuels qui pourraient survenir. Vous pourrez mieux comprendre votre situation et réagir de manière appropriée.
Rappel : même si c’est un cliché, l’expression “le temps, c’est de l’argent” est assez véridique.
Tout ce qui a été mentionné ici n’est rien de plus que de la planification pour votre société. Une planification bien exécutée assurera la survie de votre société et son expansion, peu importe la situation du marché.
Au bout du compte, quelle est l’importance d’une feuille de calcul budgétaire pour votre société? Au début de cet article, nous avons mentionné le besoin d’améliorer la trésorerie, ce qui signifie simplement huiler le moteur de l’entreprise (wow, c’est profond…). Cela sauvera votre société pendant les récessions économiques et assurera que tous les engagements de votre société seront honorés. Avec une feuille de calcul budgétaire, votre société aura une trésorerie saine et pourra faire face à n’importe quelle situation.
Il est essentiel que la feuille de calcul budgétaire soit éditée par une seule personne ou une petite équipe, les données seront alors toujours fiables. De plus, puisque c’est un outil stratégique, tous les responsables avec le pouvoir de prise de décision devraient être conscient de ces données car rien ne se passera sans leur feu vert y-compris des changements concrets comme des réductions de coûts.
Vous connaissez l’expression : le temps, c’est de l’argent. Dans nos vies professionnelles où tout doit être fait immédiatement, il est fondamental de gagner du temps dans l’élaboration de rapports de gestion.
Les rapports de gestion sont utilisés comme soutien pour la prise de décision de l’entreprise et c’est pour cette raison qu’ils doivent contenir des données fiables, mises à jour, pouvant être générées rapidement dans le cas d’une crise ou d’un problème.
Cela étant, nous avons mis au point une liste de conseils pour optimiser la manière dont vous élaborez vos rapports. Vous pourrez alors dédier davantage de temps à des planifications stratégiques et obtenir de meilleurs résultats. Suivez ces conseils!
Inutile de mettre tous les chiffres d’une entreprise dans un rapport! Cela ajoutera de la confusion au rapport et vos données finiront par perdre de la précision. Les rapports de gestion doivent apporter des informations importantes aux employés et aux responsables.
Alors, avant de commencer à élaborer votre rapport, réfléchissez à quelle type de données doivent figurer dans votre rapport. Pensez à inclure les données qui auront le plus d’impact sur la réussite de votre entreprise.
Un rapport de gestion est basé sur des chiffres fiables n’est-ce pas? Mais comment pouvez-vous y arriver quand votre entreprise utilise des systèmes compliqués ou erronés qui n’interagissent pas entre eux et ne simplifient pas l’extraction de données?
Outre la perte en qualité, préparer des rapports sur la base de tels systèmes mène à une perte de temps en vérification des chiffres présentés. C’est pourquoi il est judicieux d’investir dans un outil qui rend cette tâche plus facile et optimise le processus d’élaboration de votre rapport.
Maintenant que vous avez défini les données à collecter et avez implémenté un système fiable qui prendra en charge ce processus, il est temps d’analyser les chiffres extraits. Une des méthodes que vous pouvez utiliser implique les étapes suivantes :
Avec un processus bien défini, la création de votre rapport deviendra naturelle et automatique.
Le dernier conseil est très important : utilisez un langage clair et objectif. Les rapports de gestion devraient être bien rédigés et facile à comprendre.
Pour cela, utiliser des éléments visuels, tels que des graphiques, est très important. Ils simplifient la reconnaissance de tendances et la compréhension d’indicateurs et de données, apportant ainsi un soutien pour des prises de décisions éclairées.
En suivant les étapes ci-dessus, vous pouvez créer des rapports de gestion bien élaborés dans un temps très court ce qui donnera à votre entreprise un avantage compétitif. Mais attention : pensez à utiliser des systèmes qui garantissent la fiabilité de vos données et simplifient votre travail en fournissant des données plus accessibles.
Maintenir au plus bas les coûts de votre entreprise est un avantage certain en affaires. Cependant, dans un marché compétitif et volatile, les entrepreneurs doivent trouver les meilleures stratégies pour réduire les coûts et optimiser les processus de gestion.
Le contrôle de vos coûts est devenu une priorité aussi importante que l’augmentation des revenus de votre entreprise. C’est pourquoi exécuter une évaluation interne des dépenses et comprendre comment vos processus fonctionnent est la meilleure manière d’identifier les coûts superflus et d’établir un programme efficace qui offrira des avantages durables pour votre entreprise.
Réduire les coûts signifie obtenir plus de flexibilité pour profiter d’opportunités de marché. De ce fait, il est essentiel de faire des investissements et récolter les bénéfices de cette démarche. Toutefois, nous reconnaissons que la diminution des dépenses est un enjeu de taille, c’est pourquoi nous avons sélectionné quelques conseils pour vous aider. Regardez !
Avant de créer un plan d’actions pour réduire vos coûts, vous devez faire une évaluation des dépenses de votre entreprise. Une fois les données collectées, faites une analyse détaillée de vos dépenses de la plus pertinente (ou la plus grande) à la moins pertinente. Cette analyse vous permettra d’identifier de nombreux coûts “cachés” qui affectent certainement vos résultats.
Connaitre chaque dépense est essentiel pour trouver des solutions possibles. De plus, en faisant cet exercice, vous pourrez mesurer vos dépenses principales et identifier celles qui sont superflues, ou, en d’autres termes, celles qui n’ajoute aucune valeur à votre entreprise. Souvenez-vous qu’il est impossible de gérer ce que vous n’avez pas mesuré.
Pour prendre le contrôle de vos dépenses avec assurance et réduire les coûts, il est important de visualiser vos réductions sur le court terme, le moyen terme et le long terme. Pour cela, évaluez les alternatives qui réduiront vos coûts sur une période plus longue. De cette façon, votre entreprise ne risquera pas de baser ses résultants seulement sur le court terme qui ne durera pas très longtemps. Une étude menée par McKinsey montre que seulement 10% des projets de réduction de coûts réussissaient 3 ans après leur implémentation.
Evaluer seulement vos comptes ou centres de coût n’est pas suffisant pour identifier les goulots d’étranglement possibles ou les problèmes avec les processus de votre entreprise. C’est pourquoi vous devez penser à vos processus, car beaucoup d’opportunités nouvelles seront révélées comme du travail à recommencer, duplication d’effort, processus divers ou activités fournissant peu de valeur à votre entreprise et à vos clients.
Négocier avec vos créditeurs peut s’avérer une alternative viable pour essayer de contrôler vos coûts. C’est une bonne raison pour établir des accords avec vos fournisseurs et rechercher moins de frais bancaires car avec des taux d’intérêt plus bas vous pouvez effectuer vos règlements sans grandes conséquences financières.
De plus, repenser les contrats et étudier le marché pour trouver ce qui est disponible chez d’autres fournisseurs est une stratégie qui peut apporter de grosses économies pour votre entreprise.
Les ERP sont des solutions qui vous permettent d’intégrer toutes les données de votre entreprise mais qui ne vous aident pas dans la gestion efficace des coûts, particulièrement quand on veut comprendre l’impact des coûts indirects sur nos produits et services. Ils n’apportent pas non plus de façons simples de modéliser la rentabilité d’une entreprise par client, circuit ou région – qui sont si fondamentaux de nos jours.
Compte tenu de ces besoins, des entreprises comme MyABCM proposent des outils avancés pour la gestion de coûts, bénéfices et performance grâce à des solutions spécialement conçues à cet effet. Avec plus de vingt ans sur le marché, MyABCM est déjà utilisé dans plus de 40 pays – et peut être intégré complètement avec n’importe quel ERP d’entreprise ou de système interne.
Réduire les coûts d’une entreprise est la meilleure décision, particulièrement dans un marché sélectif et volatile.
Une bonne gestion des coûts est fondamentale pour la croissance de toute organisation qui souhaite conserver une place dans un marché de plus en plus compétitif.
Peu importe la taille ou l’activité de votre entreprise, prévoir, connaître et contrôler les coûts de votre société est essentiel dans le processus de gestion. Nous vous donnerons une meilleure idée de ce que signifie une gestion de coûts efficace et comment faire pour y arriver ainsi que les erreurs que vous pouvez et devez éviter.
La gestion des coûts est un processus qui cherche à comprendre en détail tous les coûts et les dépenses associés à la production et aux gains d’une entreprise.
Une gestion des coûts efficace est l’utilisation rationnelle de ces ressources de manière intelligente. En d’autres termes, c’est mener ces processus tout en conservant la qualité de vos produits et services.
Pour mettre en pratique une gestion de coûts efficace, vous devez d’abord comprendre la différence entre les deux composants principaux de ce processus : coûts et dépenses. Dans les industries, les coûts sont ces composants utilisés dans le processus de production, tel que les matières premières, la main d’œuvre et les coûts indirects d’industrialisation représentés par le loyer, l’électricité, l’eau et les salaires entre autres.
Les dépenses, d’autre part, sont des valeurs monétaires consommées dans l’obtention de revenus qui ne sont pas directement liés au processus de production, tel que salaires administratifs et l’argent dépensé sur les ventes et la publicité.
Une autre distinction importante est la différence entre coûts fixes et variables. Cette distinction est nécessaire pour déterminer la différence entre les coûts non liés au processus de production qui seront présents même si il n’y a pas de revenus, comme le loyer et les salaires administratifs, et les coûts liés à la taille de la production d’une entreprise tels que les matières premières, autres matériaux et main d’œuvre (dans le cas d’industries).
Ces classifications sont importantes de manière à définir le prix de vente le plus précisément possible en prenant en compte non seulement les valeurs directement associées avec les produits ou services mais aussi celles qui sont nécessaires pour maintenir l’entreprise. Si ces classifications ne sont pas faites, les prix ne peuvent être définis correctement et l’entreprise peut rencontrer des difficultés car elle vend ses produits à perte.
Pour que la gestion des coûts soit efficace, on doit comprendre non seulement comment se comportent les coûts, mais aussi comment utiliser des rapports et des analyses distinctes pour souligner les coûts de productions et de services par chaîne de distribution et par client. Cela comprend une vue des processus de production et de non-production impliqués, qui inclura une vue plus large des coûts administratifs qui ont augmenté depuis quelques années.
Nous devons également prendre en compte les erreurs mineures et déviations qui peuvent survenir pendant le processus de production et qui affectent les valeurs finales pour les produits et services dans une certaine mesure. Ignorer le coût de maintenances ou utiliser de simples affectations de coûts sur la seule base de quantités de production ou de revenus peut également engendrer d’importantes distorsions dans le calcul des coûts de ces produits et services.
Il est important de souligner que l’analyse de la pertinence de ces erreurs est cruciale afin de prendre en compte les points les plus importants en priorité en termes de gestion de coûts. Ainsi vous ne perdrez plus de temps sur des décisions qui n’affecteront pas énormément vos résultats finaux.
Utilisatrice de la solution MyABCM depuis plus de 2 ans, la DSI d’Intermarché répond à nos questions sur la méthode et les outils ABC.
Elle explique également les raisons de leur choix pour la solution MyABCM, la mise en place de l’outil et les bénéfices apportés par la solution
“MyABCM permet à la STIME d’avoir une solution intégrée pour la facturation du catalogue de services. C’est une solution très évolutive qui permet des modifications par les contrôleurs de gestion des données et des règles. Nous n’avons aucun doute sur la couverture fonctionnelle de MyABCM et n’avons constaté aucune limite sur la solution.” Xavier Trébouta, Directeur Adjoint du Contrôle de Gestion, STIME.
Control spending with the pieces, artistic and educational programs, productions, national and international tours and the annual hearing profitability analysis.
During its 35 years of existence, the Steppenwolf Theater has been a reference in stage performance and scenography, with several famous names of the theater such as Gary Sinise, John Malkovich and Terry Kinney having started their careers there. Featuring innovative productions, the theater has received the National Medal of Arts and 12 Tony Awards, making it a legendary institution.
Since it is a non-profit organization which counts on community support to produce roughly 16 works and 700 performances each year, the theater needed greater control over its costs, including more precision and detail to enable it to make important strategic decisions.
This project was implemented by Gary Cokins, founder and CEO of Performance Management LLC, a partner of MyABCM in the United States, which is one of the largest strategic cost and profit management specialists in the world.
Now the theater can better understand exactly where it’s spending its money and accurately measure the profitability of its plays, artistic and educational programs, and productions, as well as its national and international tours which have an audience of almost 200,000 people.
14 mai 2013 : Cocktail Débat à la Maison Petrowski.
Pilotage financier : comment identifier les leviers d’aide à la décision?
Avec le témoignage de M. Xavier Trebouta – Contrôleur de gestion de la STIME, SSII interne au Groupement des mousquetaires.
Serey My Neou – Consultant Pilotage financier Norgatec Consulting et David Benattar – Expert Costing MyABCM, vous présenteront notre offre agile pour:
Comprendre la structure des coûts, la consommation des coûts, le coût de revient des produits et services
Piloter / Maîtriser / Optimiser les dépenses, les investissements, les leviers pour agir sur l’efficacité
Justifier et améliorer l’auditabilité et la traçabilité des Factures, des prestations et services
Si vous n’avez pas assisté à l’évènement, une présentation video est disponible.
Tél : +33(0)1 46 10 47 34
MyABCM France est fier d’annoncer la signature d’un nouveau partenariat Académique : le Groupe INSEEC propose désormais MyABCM dans le programme Grande Ecole et plus précisément la majeure Audit, Contrôle de gestion (ACG).
MyABCM est en effet la solution de costing choisie par l’INSEEC Grande Ecole pour compléter le cursus scolaire théorique de ses étudiants en majeure ACG. L’ensemble des étudiants bénéficie d’un séminaire complet sur la méthodologie ABC (Activity Based Costing) à travers une étude de cas déroulée dans MyABCM.
Utiliser MyABCM en classe permet de sensibiliser les étudiants dans l’appréhension des problématiques de Costing et de montrer l’utilisation simple et pragmatique d’un outil adapté à l’optimisation des coûts en entreprise, sujet particulièrement d’actualité.
Peaufiner la formation des étudiants en leur donnant l’opportunité de renforcer la maîtrise du Costing par la méthode ABC, est de nature à permettre à ceux qui sont destinés à une carrière dans les grands groupes nationaux et internationaux, de se présenter avantageusement sur le marché du travail dès la sortie de l’école. L’utilisation d’un outil professionnel tel que myABCM, leur permettra d’être rapidement, voire immédiatement opérationnels en entreprise.
Martin KAMGUEN
Coordinateur de la majeure Audit, Contrôle de gestion (Business School)
Le Groupe INSEEC, un des tout premiers groupes d’enseignement supérieur en France, compte plus de 13 500 étudiants et a un budget annuel de 120 Millions d’euros. Par ce partenariat, il renforce l’expertise de ses étudiants sur les enjeux qui sont majeurs aujourd’hui : l’optimisation des coûts.
Nous sommes ravis de pouvoir contribuer à l’apprentissage de la méthode ABC/M à l’INSEEC et surtout de montrer aux étudiants que cette méthodologie éprouvée peut être facilement déployé en entreprise grâce à des solutions logiciels simple et maitrisable par un contrôleur de gestion comme MyABCM», précise David Benattar, Associé MyABCM.
MyABCM est un acteur majeur du costing reconnu par le marché comme une solution agile d’entreprise. MyABCM est utilisé par plus de 600 entreprises dans le monde et aide aujourd’hui ses clients à améliorer activement leurs résultats nets et de manière constante grâce à l’optimisation des coûts et à l’identification d’opportunités d’améliorer ce qui est réellement important et pertinent pour une entreprise.
Tél : +33(0)1 46 10 47 34
Performance Institute et Gary Cokins en partenariat avec Robbins-Gioia et MyABCM animeront un séminaire Performance Driven Costing à Washington DC le 28 mars 2013.
Compte tenu du contexte économique actuel, des pressions fiscales et des budgets réduits du gouvernement, il est indispensable d’avoir de la visibilité pour prendre des décisions informées.
Il est devenu fondamental de focaliser ses ressources sur les meilleures orientations à court, moyen et long terme et de le faire sur la base d’éléments concrets et non pas sur des estimations ou approximations – ou pire encore le « feeling » de nos dirigeants, la pire des situations!
Avec une bonne information, fiable, votre organisation va répondre aux enjeux suivants:
– Où et comment investissons-nous nos ressources? Sommes-nous efficaces?
– Quels sont nos priorités? Avons-nous les moyens appropriées pour y répondre?
– Est-ce que nos activités et nos processus sont efficaces? Sinon, pourquoi?
– Combien notre organisation, nos services ou nos clients internes nous coûtent réellement?
Nos dirigeants doivent constamment contrôler leurs indicateurs de performance et piloter les coûts associés de manière à ajuster si nécessaire et de façon objective certains éléments pour maintenir une performance optimum de leur organisation.
Notre séminaire accueillera le célèbre expert Gary Cokins – fondateur et CEO de Performance Management LLC et auteur de divers ouvrages.
