Ninguna empresa sobrevive actualmente si no desarrolla informes de actividades y hojas de cálculos de presupuesto, siendo esta última muy importante por involucrar directamente los gastos de la organización. Para empresas de tamaño pequeño o mediano, que facturan hasta R$ 50 millones por año, la hoja de cálculo es aún más importante, debido al número de cotizaciones y a la necesidad de recortar permanentemente los costos para alimentar el flujo de caja y tener alternativas, cuando existe la necesidad de tomar decisiones estratégicas.
Con una hoja de cálculo de presupuesto bien estructurada, tendrá lo que todo administrador busca: control sobre los procedimientos y visión amplia y clara sobre los posibles gastos innecesarios. En el post de hoy, daremos algunos consejos sobre las hojas de cálculos de presupuesto y como desarrollarlas para su empresa. ¡Tiene que ver esto!
Hay dos formas ágiles de realizar una hoja de cálculo: Con la conocida herramienta Excel o con Google Hoja de cálculo (localizado en Google Drive). Estos formatos garantizan que la información quede organizada rápidamente y sin dificultad. Después, es esencial que esta se divida por períodos, meses o semanas, para que exista una comparación a futuro sobre el aumento o disminución de gastos y facturación.
Seguidamente, describa cada gasto en el período escogido (mano de obra, insumos, energía, agua, combustible, etc.). Con el comparativo de los gastos a mano, proyecte una meta y trabaje para alcanzarla, o sea, al verificar que hay un desperdicio en determinado período, se hace evidente que es necesario sanearlo para llevar la gestión hacia la creación de alternativas que no afecten la productividad.
Este es el motivo principal para desarrollar una hoja de cálculo. Con el control del presupuesto, usted sabrá manejar de forma eficiente los costos y, así, de ser necesario, ampliar las inversiones, garantizando un análisis financiero confiable.
Otro beneficio de desarrollar una hoja de cálculo de presupuesto es una mayor agilidad en el análisis financiero — antes de eso, improbable — para dar respuesta a los posibles problemas que surjan. Así usted sabrá interpretar mejor la situación y dar una respuesta a la altura.
Recuerde: a pesar de parecer un cliché, la frase “El Tiempo es Dinero”, es muy seria.
Todo lo que se mencionó nada más es la aplicación del planeamiento de la empresa. Un plan bien ejecutado garantizará la sobrevivencia y la expansión de una organización, independientemente del momento en que se encuentre el mercado.
Pero al final, ¿Cuál es la importancia de la hoja de cálculo de presupuesto para una empresa? Al inicio del artículo, se citó la necesidad permanente de alimentar el flujo de caja, lo cual representa el aceite que lubrica toda la maquinaria empresarial. Esto salvará la empresa en períodos de recesión económica y garantizará que todos los compromisos se cumplan. Con la hoja de cálculo de presupuesto, su empresa tendrá flujo de dinero y estará lista para cualquier situación.
Es esencial que los datos de la hoja de cálculo de presupuesto sean llenados por un solo profesional o, como máximo por un pequeño equipo, para que la información sea siempre confiable. Además de eso, por ser una herramienta estratégica, los administradores con poder de decisión deben estar conscientes de esa información, ya que nada ocurre sin que ellos den la luz verde, incluso cambios concretos, como la reducción de costos.
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