« En plus de favoriser les actions de benchmarking, de soutenir la valorisation des stocks et de soutenir la tarification publique, l’utilisation de la solution MyABCM a optimisé la pratique de la mesure des coûts unitaires au profit des objectifs d’amélioration continue et de qualité des dépenses publiques au sein de l’Armée de l’air. »

Samara Lima e Andrade
Capitaine Intendant
Chef de la Division de Pirassununga Air Force Farm

 

Cette étude de cas vise à présenter comment Pirassununga Air Force Farm (FAYS), une organisation militaire basée à l’Académie de l’Armée de l’Air (AFA), a employé l’analyse des coûts comme balise pour l’optimisation de la gestion et des dépenses publiques. L’ensemble du projet visait à répondre à la demande organisationnelle de maturation de la gestion publique et avait pour portée la connaissance du coût unitaire historique des actifs produits au cours de l’exercice 2019. L’analyse a utilisé la méthode ABC (Activity Based Costing) pour préparer le rapport et a cherché à servir de subvention pour aider la direction à prendre des décisions plus affirmées pour améliorer les dépenses publiques.

Contexte opérationnel

Fondée en 1942, FAYS a une superficie de 6 502 hectares dans l’État de São Paulo. Il s’agit d’une organisation militaire de l’armée de l’air brésilienne, dont la mission est l’occupation productive des terres de la garnison de l’armée de l’air de Pirassununga par des activités agricoles, qui aboutissent à la production de produits alimentaires vendus en interne et en externe à l’organisation, conformément à la planification stratégique en vigueur.

Principaux défis

L’opinion publique est devenue de plus en plus exigeante quant à l’efficacité de la gestion publique et à l’optimisation et l’amélioration des dépenses publiques, ce qui a conduit au renforcement de la culture des coûts comme solution prometteuse pour atteindre ces objectifs. Dans ce contexte, pour répondre à la demande organisationnelle de connaissance du coût unitaire historique des biens produits par le Trésor, FAYS s’est engagé dans une enquête sur les coûts des processus et macro-processus développés au sein de l’OM, en étudiant les possibilités de suivi des coûts indirects, afin de produire des informations utiles pour aider la gestion.

Planification stratégique

La première décision à prendre pour la préparation du rapport a été de savoir sur quoi portera le système d’accumulation des coûts, considérant qu’il peut se faire soit par projet, soit par activité. Les coûts de projet doivent être accumulés par ordre, et sont ceux liés à la prestation de services ou à la production de biens liés à des projets spécifiques, avec des dates de début et de fin prévues ; tandis que les coûts d’activité doivent être accumulés par processus, et se réfèrent à des activités de nature typique, qui se produisent en permanence. Dans le cas du projet FAYS, le système d’accumulation par processus a été appliqué, en fixant comme date de périmètre d’analyse de l’unité de production végétale la période du 06/01/2018 au 31/05/2019 et comme date de périmètre de l’unité de production animale et industrielle la période du 01/01/2019 au 31/12/2019.

Considérant que, contrairement aux pratiques légales dans le secteur privé, le choix de la méthode de calcul des coûts dans le secteur public n’est pas restrictif, il a été nécessaire de choisir la méthode de calcul des coûts qui serait utilisée dans l’analyse. En tenant compte du fait que les projets FAYS précédents ont déjà utilisé la méthode de l’Activity Based Costing, la méthode ABC était la plus favorable pour l’exécution de ce projet.

Une fois la méthode de calcul des coûts définie, la structure organisationnelle de FAYS a été analysée et il a été établi que le travail serait consacré à l’analyse des processus primaires de toute l’organisation, ceux-ci étant considérés comme essentiels pour l’accomplissement de la mission institutionnelle, c’est-à-dire les processus qui se rapportent directement au complexe de production de la ferme, qui est divisé en trois unités de production : Végétale, Animale et Industrielle. En plus de ces trois unités, l’aspect commercial de la mission, qui est la distribution des biens produits ou transformés sur l’exploitation, fait que les activités commerciales sont également incluses dans la liste des processus primaires. Pour les autres processus non primaires, tels que la gestion du personnel et les activités d’infrastructure, les coûts ont été enregistrés comme des dépenses.

Sous l’optique de cette approche, il est devenu indispensable, pour assurer la continuité de l’engagement dans le domaine de la comptabilité analytique avec la fluidité souhaitée, l’acquisition d’un logiciel qui puisse optimiser le travail requis pour le projet. Dans cette recherche, une licence temporaire du logiciel MyABCM a été engagée.

Projet de gestion des coûts

Comme le recommande le Manuel d’information sur les coûts du gouvernement fédéral (MIC), c’est à partir du développement de leur propre modélisation que les organisations commencent à progresser dans la culture des coûts. Dans ce sens, pour optimiser les analyses et comprendre la logique des calculs à effectuer, il est devenu nécessaire d’élaborer des organigrammes de coûts (avec des sous-centres de coûts) qui reflètent l’interrelation entre les activités qui composent les processus du Complexe Productif FAYS dans le périmètre référencé.

Une fois que les sous-centres de coûts qui reflètent la consommation des ressources par les activités étaient connus et que leur interrelation était comprise, il est devenu nécessaire de calculer les valeurs monétaires dépensées cumulativement dans les processus pour calculer le coût unitaire des objets d’intérêt.

Par conséquent, l’ordre de priorité suivant a été envisagé pour l’attribution des coûts aux activités et aux objets d’intérêt : l’attribution directe (lorsqu’il y a une identification objective du sacrifice des ressources pour le développement d’une activité ou d’une activité pour la livraison d’un produit) ; le traçage (lorsqu’une relation de cause à effet est recherchée par l’utilisation de facteurs) ; et la répartition (un critère plus arbitraire qui devrait être évité du point de vue de la gestion).

Après avoir effectué les étapes préliminaires, le résultat souhaité a été obtenu en traitant la demande elle-même. Celle-ci a pour paramètre de calculer le Coût Unitaire en divisant les coûts qui ont été accumulés dans les répartitions, par le « Volume Entré » de chaque objet de vérification, c’est-à-dire par la quantité totale d’unités produites pendant la période considérée.

Dans ce contexte, afin d’optimiser les analyses de gestion, des « triggers » ont été créés le long de la modélisation des coûts pour permettre un certain roulement des résultats basés sur la même entrée. Ainsi, il a été décidé de nommer les différentes compositions pour améliorer la compréhension des analyses à venir, qui sont le coût de base, le coût budgété, le coût de production et le prix de revient.

Coût de base :

Comprend la consommation des matériaux utilisés dans la production, et le règlement des services appliqués dans les activités de production.

Coût budgété :

Comprend la consommation de matériaux utilisés dans la production, le règlement des services appliqués aux activités de production et l’amortissement des actifs permanents affectés aux secteurs productifs dans les contrôles d’actifs de SILOMS (Système intégré de logistique des matériaux et des services).

Coût de production :

Composé par la consommation de matériaux utilisés dans la production ; le règlement des services utilisés dans les activités productives ; l’amortissement du matériel permanent affecté aux secteurs productifs dans SILOMS ; et la main-d’œuvre affectée aux secteurs productifs dans SIGPES (Système d’information de gestion du personnel).

Prix de revient :

Composé de la consommation de matériaux utilisés dans la production ; du règlement des services appliqués dans les activités de production ; de l’amortissement du matériel permanent affecté aux secteurs productifs dans les contrôles d’actifs de SILOMS ; de la main-d’œuvre militaire affectée aux secteurs productifs dans SIGPES ; et des frais de commercialisation.

Dans cette optique, en plus de guider la tarification publique, l’évaluation des stocks de production, la rétroanalyse des pratiques opérationnelles employées dans la chaîne de production, la promotion de l’amélioration des performances des gestionnaires par des actions de benchmarking, la réingénierie des produits, la réduction des déchets, ainsi que la faisabilité des changements dans le portefeuille actuel, la pratique de la mesure des coûts unitaires des biens produits par le Trésor peut certainement être employée comme un outil d’amélioration continue pour l’organisation.

Conclusion

À partir de l’approche théorique et de l’analyse des résultats obtenus par la mise en œuvre d’un modèle de gestion des coûts utilisant la méthodologie ABC, il est prévu que l’objectif proposé a été atteint et il est suggéré que FAYS continue à poursuivre l’amélioration continue en matière de comptabilité analytique, en se concentrant sur les objectifs de qualité des dépenses publiques.

Au cas où vous vous seriez égaré ici, lisez notre article complet expliquant le fonctionnement de la méthode de calcul des coûts ABC en cliquant ici.

Récapitulons quelques points triviaux qui sous-tendent le « Coût par activité ».

Si ce terme vous est déjà familier, poursuivons et voyons pourquoi l’ABC (comptabilité par activités) a le pouvoir de faire augmenter votre rentabilité.

Quel est l’objectif principal de la méthode ABC ?

Allons droit au but.

L’objectif de la méthode ABC est de contrôler au maximum les coûts indirects (également appelés frais généraux) et les coûts directs associés à un produit, un service, un client ou un canal.

Grâce à un système de calcul des coûts utilisant des facteurs qui respectent une relation de cause à effet et visant à apporter une analyse avancée des coûts par activité au sein de l’opération.

Et avec cet éventail dense de données, filtrer intelligemment les chiffres et les transformer en décisions stratégiques.

Prise de décision basée sur des données

La première étape provient de ce que nous appelons la « culture axée sur les données ».

C’est l’habitude naturelle de TOUJOURS prendre des décisions fondées sur les données recueillies et non sur des sentiments.

Tout commence par l’identification des KPIs (key performance indicators), qui sont nos indicateurs clés de performance.

Ai-je besoin d’avoir des KPIs ?

Si vous voulez prendre des décisions basées sur des données et pas seulement sur l’intuition, oui.

Les indicateurs de performance permettent de mesurer dans quelle mesure une stratégie génère ou non le résultat escompté.

Il est important de mentionner que les KPIs sont toujours mesurables et concrets.

Mes données ne sont pas concluantes, que faire maintenant ?

L’analyse des données est quelque chose d’automatique dans les grandes entreprises, cependant, la création de stratégies et la définition des prochaines étapes ne sont pas toujours fournies par une étude en plus de ce qui a déjà été collecté et digéré.

La méthode de calcul des coûts ABC est utile pour les entreprises qui ont déjà cette culture axée sur les données et qui recherchent l’optimisation par une analyse détaillée des données.

Plus vous en savez sur le montant et l’endroit où vos ressources sont dépensées, plus vos améliorations liées à la gestion des coûts seront précises.

Et c’est ce que nous proposons à MyABCM.

Tarification

La méthode ABC aboutit à une analyse avancée des coûts basée sur chaque activité impliquée dans la production d’un certain produit, la prestation d’un certain service ou le service à un certain client ou canal.

La tarification entre en jeu ici.

Ce qui constitue l’un des plus grands défis d’une entreprise peut être facilité par l’application de la méthode ABC.

N’oubliez pas que si vous ne calculez pas vos coûts totaux, vous risquez d’obtenir des prix inférieurs à la normale, ce qui se traduira par une marge bénéficiaire défavorable pour l’entreprise.

Avec le contrôle de toutes les dépenses segmentées dans la paume de votre main, la tarification devient plus claire et effectivement correcte. La conséquence en est un impact réel sur les négociations avec les clients, les politiques de rabais et le commissionnement des vendeurs, ce qui se traduit finalement par un plus grand profit pour l’entreprise !

Avantages d’ABC :

1. Des données fiables et précises tout au long de la chaîne de valeur

La possibilité de pouvoir gérer précisément tous les coûts de l’organisation. Cela ouvre la possibilité de prendre des décisions plus affirmées sur les domaines où agir pour réduire les coûts, investir et même servir les meilleurs canaux et clients du point de vue de la rentabilité.

2. Relier les frais généraux aux produits, services, canaux et clients qui les consomment réellement.

Au lieu d’associer le même coût à tous les produits, services, clients et canaux, vous pouvez allouer la juste valeur consommée par chacun.

Cela permet également d’identifier les coûts qui s’appliquent à plus d’un segment, ce qui rend cette fonctionnalité plus précieuse car elle élimine potentiellement les distorsions dans le calcul des coûts.

3. Évaluer l’efficacité de la production et appliquer des améliorations

La méthode ABC permet d’attribuer une valeur aux coûts indirects, en travaillant les données comme s’il s’agissait de coûts directs. En fractionnant les coûts indirects et en les répartissant par activité, nous pouvons rechercher des progrès avec précision.

De la même manière, nous pouvons rendre les processus plus efficaces et suivre correctement les principaux KPIs de chaque activité de l’organisation.

4. Données exactes pour atteindre la marge de profit souhaitée

Disposer de données précises aura un impact direct sur la prise de décision d’un dirigeant. Ouvrant la possibilité de réduire ou de transférer les coûts de production et d’appliquer des stratégies de prix efficaces pour obtenir une marge de profit adéquate.

5. Avantages uniques

D’autres méthodes ne peuvent pas couvrir ce que la méthode de calcul des coûts ABC fournit.

Directement liée à la particularité de la comptabilité par activités, elle permet de mesurer les dépenses directement liées aux activités, aussi petites soient-elles.

Comment puis-je savoir si je dois utiliser un système ABC ?

Toutes les questions ci-dessous doivent être répondues par un oui.

Vous êtes donc préparé.

Pour être clair, il n’y a pas que des avantages.

Mais c’est la solution à de nombreux problèmes complexes pour ceux qui cherchent à optimiser les coûts grâce à un système robuste.

Après avoir lu cet article, vous aurez certainement les réponses à la question de savoir comment la gestion des coûts ABC peut augmenter vos bénéfices.

Pour commencer, précisons brièvement ce qu’est le cost-to-serve.

Le Cost-to-Serve (ou coût du service), communément appelé CTS, est la somme de tous les coûts nécessaires pour fournir un produit ou un service à votre client.

Le fait que tous les coûts soient pleinement pris en compte fait de cette analyse une stratégie très performante lorsqu’il s’agit d’examiner la rentabilité d’un client.

Mesurer le cost-to-serve

Nous associons généralement un bon client à un client qui nous achète beaucoup – ou à celui pour lequel nous avons un volume important de services et de transactions. Mais il s’agit uniquement de celui où nous avons réalisé le plus de ventes, pas de celui où nous avons gagné le plus d’argent, c’est-à-dire le plus rentable ! Un client dont le chiffre d’affaires est élevé nécessite certainement une série de compromis et d’efforts qui sont souvent « coûteux » à satisfaire.

Une étude publiée dans la Harvard Business Review a montré qu’en moyenne 20 à 30% des clients sont très bons du point de vue de la rentabilité – apportant entre 150% et 300% de la rentabilité totale de l’entreprise ; d’autre part, entre 50% et 60% sont neutres (c’est-à-dire que nous ne gagnons ou ne perdons pas d’argent) et environ 20% sont non rentables.

Le grand défi est de comprendre de quels clients il s’agit, et dans quelle couche chacun d’entre eux se situe. Il ne suffit pas d’éliminer les clients qui perdent de l’argent, car en faisant cela, d’autres clients neutres et même ceux qui réalisent des bénéfices commencent immédiatement à devenir non rentables – après tout, nos coûts fixes ne disparaissent pas, ce qui nous oblige à procéder à des ajustements de notre capacité installée.

Maintenant, lorsque nous introduisons dans l’équation, en plus du coût de service de chaque client, la rentabilité que nous avons avec chacun d’eux et le temps que nous allons servir à ce client, nous trouverons certainement des situations dans lesquelles ce client extrêmement rentable migrera vers la concurrence à court terme ; d’autres qui sont extrêmement déficitaires continueront à drainer les ressources de l’organisation. Mauvais scénario, n’est-ce pas ?

La question qui se pose est la suivante : « Que faut-il faire ? » La première chose à faire est de prendre conscience de la nécessité de mesurer les choses. Comme nous le savons, il est impossible de gérer ce que vous ne pouvez pas mesurer – donc mesurer et ensuite décider est la clé !

« Se séparer des clients déficitaires » : ces clients contribuent souvent à payer les coûts fixes, et s’il n’y a pas de changement dans la structure de l’organisation, leur « licenciement » peut avoir une conséquence terrible, à savoir que les clients qui sont neutres aujourd’hui peuvent commencer à être non rentables (et les très rentables peuvent devenir moins rentables). Il y a des entreprises qui ont déjà fait faillite juste à cause de l’échec de ce critère, et elles étaient d’excellents « producteurs », avec des lignes de production bien équilibrées, des coûts de produit également bons, mais elles ont négligé ce détail très important, qui est de comprendre et d’agir correctement avec les coûts à servir.

À quelle étape de l’analyse l’objet de coût est-il déterminé ?

Pendant la phase de développement, on détermine quel est l’objet de coût, quel sera le coût de la réalisation de cet objet et comment il sera cartographié, quels seront les facteurs d’affectation du coût global et quels systèmes informatiques seront utilisés pour calculer et maintenir l’analyse de son fonctionnement après le développement de la rentabilité du client.

Apprenez l’importance de mesurer et de comprendre correctement les chiffres

Une fois, une grande banque nationale a réalisé un projet et a découvert qu’elle avait des clients déficitaires : Qu’ont-ils fait ? Elle a éliminé ces clients de son portefeuille. Résultat : les clients qui étaient neutres sont devenus non rentables. Qu’ont-ils fait alors ? Ils ont éliminé ces nouveaux clients non rentables, ce qui a entraîné une perte énorme pour cette opération. Il faut TOUJOURS tenir compte de la question de la capacité/de l’inertie dans l’analyse des coûts !

Il est également important de savoir que ce n’est pas en licenciant des employés que l’on réduit les coûts – du moins pas sans discernement. En fait, certaines études montrent exactement le contraire : selon le Conference Board américain, parmi les entreprises qui ont essayé de réduire les coûts, 30% ont en fait eu des coûts plus élevés ! Une autre étude de Deloitte a montré que 75 % des entreprises qui ont licencié des employés pour réduire les coûts ont dû en réembaucher d’autres pour les mêmes postes dans l’année qui a suivi. Enfin, McKinsey a montré dans une étude que seuls 10 % des projets de réduction des coûts sont couronnés de succès dans les trois ans suivant leur mise en œuvre. Réduire les coûts n’est pas simple, cela demande des efforts et de la mesure (mesure !) pour prendre les meilleures décisions par la suite.

Comment calculer la rentabilité d’un client ?

La première étape consiste à comprendre comment les efforts de l’organisation visent à servir les différents clients et canaux ; cela inclut des informations qui doivent nécessairement provenir du CRM, mais aussi d’entretiens avec les secteurs des ventes et du service client.

Grâce à la métarisation des principales activités impliquées dans le service de ces clients et canaux, il est possible de comprendre l’effort dépensé pour les servir individuellement et donc de faire des analyses spécifiques qui permettent de comprendre le coût et le résultat, client par client, canal par canal.

Par exemple : une activité très courante de l’équipe commerciale est « Rencontrer les clients ». Le coût de cette activité est la somme des efforts du secteur commercial (salaires plus avantages des vendeurs et de l’ensemble du secteur), y compris les secteurs de soutien tels que les RH (qui ont embauché 2 nouveaux vendeurs le mois dernier), le secteur informatique (qui a fourni ce mois-ci 5 supports liés au nouveau système de RH) et également la valeur des systèmes de soutien internes (tels que le CRM lui-même) ; ceci dit, il est maintenant temps d’allouer ces coûts de rencontre avec les clients – qui ne sont pas nécessairement des coûts liés aux produits et services mais plutôt des coûts liés aux clients (en tant qu’activité périodique de maintenance et de suivi pour ces clients) ; cette allocation devrait être faite en utilisant le critère « nombre de rencontres avec les clients » (en supposant que ces rencontres ont une durée moyenne approximativement égale les unes aux autres) ou « heures de rencontre » si cette valeur varie beaucoup.

Bien entendu, cette allocation doit être effectuée en tenant compte de la matérialité de ce qui est alloué (c’est-à-dire que, bien souvent, l’effort de collecte et d’application de cette information n’en vaut pas la peine, étant donné les faibles coûts de cette activité par rapport aux autres activités de l’entreprise), mais dans de nombreux cas, il en vaut vraiment la peine !

Si nous faisons de même avec toutes les activités du secteur commercial et du service à la clientèle, nous aurons une suggestion intéressante d’efforts à analyser et de nombreuses surprises apparaîtront sûrement, avec des activités que nous n’aurions jamais imaginé être aussi coûteuses et qui influenceraient autant les coûts de chaque client et canal, et même d’autres que nous pensions être coûteuses, mais qui finalement se sont avérées peu significatives.

L’ensemble des activités cartographiées, d’une part leurs interconnexions avec le plan comptable, les centres de coûts et les secteurs, et d’autre part avec les différents produits, services, clients et canaux, s’appelle un modèle de coûts – et cette modélisation, si elle est bien exécutée avec méthode et processus, permet une vision jamais vue dans l’organisation !

Consultez notre contenu qui explique entièrement le système de coût basé sur les activités.

Le management dans le secteur de l’éducation vise à identifier ainsi qu’à planifier un ensemble de stratégies et d’actions dans le but d’atteindre les objectifs de l’institution éducative en utilisant au mieux les ressources disponibles.

En général, le management dans ce secteur se concentre sur les méthodologies et les pratiques éducatives, en utilisant différents outils, techniques et capital intellectuel pour diriger et guider les équipes pendant l’exécution du projet. Par exemple, le développement des étapes est suivi afin d’identifier les ajustements nécessaires, garantissant la qualité et l’accomplissement des activités.

C’est dans ce contexte que nous avons préparé ce billet pour vous permettre de connaître les meilleures pratiques de gestion dans le secteur de l’éducation et de les mettre en pratique.

Continuez à lire l’article pour en savoir plus sur ce sujet !

Faire une bonne planification

La première étape de toute stratégie de gestion consiste à commencer par structurer le plan du projet. De préférence, créez un document, destiné à toutes les personnes concernées, contenant des orientations sur les actions de l’année scolaire en question, telles que :

Le but est de permettre aux responsables de faciliter le processus de prise de décision. N’oubliez pas que cette planification doit faire l’objet d’une révision périodique afin de procéder aux ajustements et aux mises à jour nécessaires des demandes de l’établissement.

Fixer et suivre les objectifs

La promotion d’une bonne gestion dans le secteur de l’éducation est une tâche qui ne peut être menée à bien avec assurance que si l’institution a des objectifs très bien définis. La détermination des objectifs sert de paramètre aux équipes pédagogiques et aux autres employés impliqués, ayant toutes les raisons d’améliorer l’enseignement.

Fixez des objectifs liés aux performances des élèves et suivez-les pour mesurer des aspects tels que le taux d’abandon et de rétention des élèves et la qualification des enseignants. Ainsi, les responsables disposeront de toutes les données nécessaires pour élaborer des stratégies visant à obtenir de meilleurs résultats.

Communiquer avec l’équipe

Une communication claire et transparente entre le personnel qui compose l’équipe de collaborateurs de l’établissement est essentielle pour la gestion dans le secteur de l’éducation.

Le corps professoral et les autres professionnels qui font partie du quotidien des étudiants doivent avoir une parfaite connaissance des buts et objectifs à atteindre. En outre, l’échange de feedbacks entre l’équipe est important, afin que chacun sache quels sont les points qu’il maîtrise et ceux qu’il doit améliorer.

Investir dans la technologie

L’utilisation de la technologie dans le secteur de l’éducation s’est avérée être un véritable allié, dans et hors de la salle de classe. Cela s’explique par les avancées réalisées par le processus de transformation numérique.

Compte tenu du contexte, investir dans la technologie de gestion dans le secteur de l’éducation, c’est faire bénéficier l’école des avantages de l’automatisation. En plus d’automatiser les tâches manuelles et répétitives, l’équipe enseignante est en mesure de consacrer plus de temps aux méthodologies d’enseignement, tout comme les managers peuvent se concentrer sur les questions stratégiques.

En conclusion, il convient de mentionner que, pour optimiser la gestion dans le secteur de l’éducation à l’aide de la technologie, il est très important de choisir un fournisseur de logiciels crédible et connaissant le domaine.

Vous souhaitez en savoir plus sur les solutions MyABCM pour cartographier les coûts à l’aide de la technologie dans votre entreprise ? Alors contactez notre équipe afin que nous puissions vous montrer le meilleur de l’innovation numérique pour votre entreprise !

Si vous pouviez demander conseil à un professionnel sur la gestion stratégique des coûts, à quel type de professionnel vous adresseriez-vous? Quelles informations lui demanderiez-vous? Quel serait le quotidien de cette personne. Pouvez-vous l’imaginer?

Probablement, l’image qui vous est venue à l’esprit est celle d’Ivan, directeur financier de Banque Populaire, à Paris. Ivan travaille dans une entreprise qui traite directement des résultats financiers, opérant dans la plus grande ville de France

Dans un tel scénario, nous pouvons conclure que les processus de gestion des coûts de son entreprise sont, et ont toujours été, modernes et efficaces, non? Eh bien pas toujours!

Parfois, les chiffres d’une entreprise peuvent donner des résultats peu fiables. Cela est courant lorsqu’ils sont générés par des systèmes obsolètes. Dans de tels cas, les rapports basés sur ces données peuvent amener les administrateurs à prendre de mauvaises décisions.

Comprenons mieux ce sujet en apprenant l’histoire d’Ivan.

 

Gestion stratégique des coûts:

Quand Ivan a pensé à la stratégie des coûts, un objectif lui est venu à l’esprit: réduire l’ensemble de ses dépenses. C’est naturel. Pendant longtemps, la réduction des dépenses a été considérée comme un moyen fondamental pour gagner en efficacité. Pouvoir effectuer le même processus tout en dépensant moins était un objectif qui semblait évident.

Les progrès technologiques ont réaffirmé cet argument, car de nombreux processus ont commencé à coûter moins cher, tandis que l’incidence des erreurs a diminué.

Cependant, il est arrivé un moment où cela n’avait plus de sens. Ivan a eu accès à des rapports qui présentaient les résultats de ses processus de calcul des coûts, montrant quels produits coûtaient cher, quels clients apportaient des bénéfices à la succursale, etc.

Malgré tout, il s’est rendu compte que ses décisions stratégiques n’avaient pas donné les résultats escomptés. Pourquoi la technologie utilisée par la banque a-t-elle généré des données qui ont conduit à de mauvaises décisions?

La réponse était simple: l’outil utilisé pour collecter ces informations n’était pas le plus efficace.

 

L’importance de créer des rapports fiables

Les systèmes utilisés par Ivan pour suivre les mesures des résultats des processus de la banque lui ont fait confondre certains concepts importants pour la gestion stratégique des coûts.

Voulez-vous savoir quels sont ces concepts? Vous les connaissez certainement déjà, mais rappelons-nous leurs noms et leurs significations.

 

Investissement

Il se produit lorsque l’entreprise investit son capital dans l’acquisition d’un actif, d’un bien ou d’un service, dans le but de réaliser un gain futur.

 

Coût

C’est le coût d’acquisition de quelque chose lié à la production du bien ou du service qui sera produit par l’entreprise.

 

Frais

C’est ce qui est consommé directement ou indirectement par l’entreprise afin de générer des revenus.

 

Décaissement

C’est le montant dépensé pour acquérir un bien ou un service.

 

Perte

Cela se produit lorsqu’un bien ou un service contracté est consommé de façon inhabituelle et sans contrôle approprié.

 

Dépenses

Cela se produit lorsque l’entreprise paie un produit ou un service nécessaire pour obtenir un actif important pour l’entreprise.

Ayant apporté cette brève clarification de ces concepts, il devient évident que le fait de les confondre représente un réel danger pour une entreprise, non? C’est exactement ce qui s’est produit avec Ivan.

Le processus de vente a présenté des pertes importantes à la banque, même si l’équipe a célébré de bons résultats. En effet, la gestion des coûts de ce processus n’a pas été effectuée correctement.

Cela signifie que de nombreuses ressources ont été investies pour persuader les clients d’acheter des services qui n’apportaient pas à la banque une marge bénéficiaire aussi avantageuse.

En fait, cela a créé un certain nombre de problèmes, car un client mécontent a tendance à annuler ce service, ce qui nécessite des actions de la société pour contenir les annulations.

De plus, l’image des services de la banque était également compromise, car ces personnes n’étaient pas satisfaites et ne recommanderaient guère l’institution à leurs amis.

Pour inverser ce scénario, de plus en plus d’investissements étaient nécessaires et, comme les stratégies restaient les mêmes, le gaspillage de ressources s’est poursuivi.

La situation vécue par Ivan est très courante et représente une incertitude pour les entrepreneurs de divers segments. La question essentielle est ici : comment une entreprise qui se vend bien peut-elle avoir des résultats négatifs?

 

Utiliser un logiciel pour inverser cette situation

Fatigué de ce résultat, Ivan a décidé de contrôler les résultats financiers de la banque de manière plus intelligente. La technologie utilisée jusqu’à présent s’est révélée inefficace.

Ivan s’est rendu compte que les systèmes utilisés par la banque étaient axés sur les questions fiscales, par exemple. Par conséquent, même si l’équipe comptable était satisfaite du logiciel pour le dépôt des processus fiscaux, il n’était, en revanche, pas fiable pour les rapports financiers.

La banque avait besoin de savoir combien coûtait chaque client et quels services apportaient des bénéfices à l’institution. Vous ne pouvez pas faire ça avec un logiciel de comptabilité, n’est-ce pas?

C’est alors qu’Ivan a tenu une réunion avec l’équipe MyABCM. Présente dans plus de 50 pays, cette société a développé des solutions avancées de gestion des coûts des marques.

Les solutions de gestion MyABCM peuvent être combinées avec d’autres programmes, de sorte que son application n’entraîne pas d’interruption quotidienne des activités.

Grâce à une analyse des coûts bien exécutée utilisant une technologie de pointe, Ivan a eu accès à des rapports qui lui montraient quels processus bancaires étaient des coûts et lesquels étaient des dépenses.

Cela lui a permis de se fixer des objectifs par des données fiables. Les processus obsolètes ont été éliminés, les services coûteux ont été repensés et même le profil client idéal a été réévalué.

Ainsi, l’équipe de vente pourrait se concentrer sur le public qui a vraiment apporté des résultats à la banque, en réduisant le taux d’annulation et en améliorant l’image de l’entreprise sur les réseaux sociaux.

Comme nous l’avons vu, bien qu’une personne en sache beaucoup sur un marché, elle peut prendre de mauvaises décisions. Cela se produit lorsque la source d’informations n’est pas fiable.

Il est courant que certains administrateurs changent tout le temps leur personnel, car ils pensent que ce sont les professionnels qui ne comprennent pas l’entreprise, alors qu’en fait ils ont tous accès à de mauvais rapports.

Votre gestion stratégique des coûts ne peut pas prendre ce risque. Alors, repensez les outils que vous avez utilisés pour suivre vos résultats.

Voulez-vous comprendre comment les solutions MyABCM peuvent être appliquées à votre entreprise? Alors contactez notre équipe!

Pendant les périodes de crise, de nombreux dirigeants ne savent pas comment augmenter les bénéfices de leur entreprise.

Stopper les dépenses? Réduire la trésorerie?

Curieusement, une des meilleures choses à faire est exactement le contraire: investir davantage dans votre activité. Il est évident que dans certaines situations vous devez réduire les coûts. Cependant, investir dans votre entreprise pour sa croissance est aussi important.

Même si cela semble une stratégie risquée pendant une période de crise, ce genre d’attitude peut améliorer considérablement la marge bénéficiaire de votre entreprise. Comment ça marche? Vous découvrirez dans cet article comment augmenter les marges bénéficiaires de votre entreprise et sortir de cette crise avec des bénéfices!

 

Pourquoi investir pendant une crise?

Pendant les périodes instables, la première réaction de la plupart des dirigeants est d’économiser de l’argent en réduisant les coûts. Du coup, avec un plus petit nombre de clients, l’entreprise aura de plus petits bénéfices et de ce fait des difficultés pour payer des dépenses régulières.

Toutefois, un dirigeant qui suit la ligne de conduite opposée peut avoir l’opportunité de se démarquer de ses concurrents. Planifier votre investissement pendant une période de crise est essentiel pour attirer de nouveaux clients et surtout maintenir ces clients qui consomment déjà vos services.

En investissant dans sa propre entreprise, le dirigeant peut obtenir des avantages variés tels que réduire le prix des produits de l’entreprise (étant donné qu’ils seront produits à plus grande échelle) ce qui peut engendrer une augmentation des ventes ainsi que sa marge bénéficiaire.

 

Constituer une bonne planification

Vous devez faire attention: investir pendant une période de crise doit être extrêmement bien planifié. Même si cela est recommandé, investir pendant ces périodes est en fait plus risqué que d’investir dans des conditions économiques plus stables.

De ce fait, vous devez faire deux fois plus attention aux étapes suivantes. La première chose à garder en tête est que, quoiqu’il arrive, il faut maintenir la trésorerie de votre entreprise.

Il est vital que le budget de votre entreprise continue à répondre à ses besoins. Cela signifie être capable de payer les dépenses essentielles telles que l’organisation de votre stock et les réserves financières.

En période critique, respecter votre budget est extrêmement important. Les investissements nécessaires seront possibles seulement si vous adhérez à une planification sévère et contrôlée.

 

Alors dans quoi devriez-vous investir?

Une fois la santé financière de votre entreprise assurée, un doute émerge: dans quoi devriez-vous investir? Ces périodes de crise peuvent être de grandes opportunités d’innover dans votre secteur.

Investir dans des stratégies marketing par exemple, peut être une bonne alternative. Considérez cette phase économique comme une chance pour innover afin d’attirer de nouveaux clients. Ayez de bonnes stratégies marketing, rencontrez votre équipe de communication et étudiez ensemble ce qui a ou n’a pas marché pour votre entreprise dans le passé et évaluez les campagnes marketing de vos concurrents.

Il est bon également d’affiner votre cible pour que vos campagnes soient concentrées directement sur cette population. De cette façon, vous pouvez créer de la publicité segmentée qui apportera d’excellents retours pour votre activité.

Un autre idée qui offre de bons résultats en temps de crise est d’observer votre département Informatique. Investir dans ce domaine peut être une bonne option pour améliorer la position de votre entreprise sur le marché et augmenter les marges bénéficiaires. Puisque ces professionnels s’occupent du côté opérationnel, optimiser les services informatiques peut générer de nouvelles idées et de ce fait améliorer vos stratégies, vous permettant ainsi de réduire les coûts à l’avenir.

Tout dirigeant sait que le contrôle des coûts d’une entreprise est important, cependant, lorsque tout va bien, ce point peut être oublié et souvent on s’en souvient au moment d’une récession économique – comme celle que nous sommes en train de traverser.

Face à une crise, trois mots devraient devenir plus important: gestion de coûts.

Qu’est-ce-que c’est?

A la base, la gestion de coûts signifie repenser vos coûts concernant les produits et services que votre entreprise propose. Dans une usine de chaussures par exemple, cela implique tous les coûts qui entrent dans la production du produit final, la chaussure.

Certains dirigeants pensent qu’il est important de réduire les coûts dans ce cas, mais réduire les coûts sans en considérer les conséquences peut s’avérer dangereux. Par exemple, une entreprise décide de licencier des intérimaires, mais des mois plus tard elle ne sera pas en mesure d’accepter une grosse commande parce qu’elle n’a pas assez d’employés pour exécuter la tâche.

Comment devriez-vous gérer les coûts?

La première étape d’une gestion de coûts efficace est d’identifier le gaspillage. Considérez votre entreprise comme une maison. Quel conseil donneriez-vous à votre épouse qui se plaint du budget du ménage mais qui laisse toujours les robinets couler?

Pour savoir où votre entreprise gaspille des ressources, il est important de surveiller les processus internes afin de s’apercevoir s’ils sont exécutés de manière efficace.

Vous pourriez perdre des ventes parce que vos commerciaux ne fournissent pas la bonne information, par exemple, ce qui démontrerait qu’il y a un problème avec votre processus d’embauche et/ou la formation des employés.

La réduction de qualité est-elle une option?

Dans les périodes de crises économiques, on a tendance à repenser les dépenses. Votre client pourrait faire la même chose et utiliser une marque moins chère pour économiser de l’argent. Cependant, le dirigeant devrait avoir une vision à long terme et réaliser que les crises surviennent mais partent aussi. De ce fait, vous devez analyser les risques que le changement de la qualité de votre produit pourrait engendrer à l’avenir.

Cela ne signifie pas qu’une entreprise ne peut pas réévaluer ses contrats fournisseurs, au contraire1 Dans les moments de crise, cette approche est nécessaire. Votre processus d’achat devrait priorise le meilleur fournisseur au coût le plus bas.

De bonnes décisions

Certaines décisions fondamentales seront prises trop vite, c’est pourquoi les données concernant les achats et les dépenses devraient être analysées avec précision.

Il est fondamental de posséder ces informations au format numérique mais il est inutile d’avoir des centaines de feuilles de calcul que personne ne comprend. Ce type de stockage et d’analyse de données gaspille le temps et l’argent de votre entreprise.

Implémenter une bonne gestion de coûts signifie prendre les bonnes décisions et, pour ce faire, vous devez toujours avoir des informations de qualité pour les responsables de l’entreprise.

Des entreprises de tailles différentes utilisent déjà un logiciel pour améliorer la gestion des informations sur l’entreprise. Ces programmes n’organisent pas seulement les données, ils les analysent pour aider votre entreprise à prendre de meilleures décisions.

La gestion de coûts ne s’exécute pas seulement dans les périodes de crise, mais c’est à ce moment-là qu’elle devient essentielle. Pourquoi ne pas commencer maintenant?

De nombreux hommes d’affaires s’accordent à dire que fournir le meilleur service possible garantit l’intérêt du public. Cela commence avec la conception du produit ou du service et se termine avec sa livraison au client final et le service client.

Cette philosophie mène généralement à la création d’un système de gestion de la qualité pour les services que l’entreprise propose au public.

Cependant, pour certaines entreprises, cette tâche peut présenter des problèmes car elles croient que l’augmentation et le contrôle de la qualité d’un produit signifie l’augmentation des coûts de production.  En fait, la tendance est plutôt pour le contraire : l’entreprise réduit ses coûts et augmente la rentabilité.

Pour illustrer ceci, nous avons isolé certaines façons dont un système de gestion de la qualité peut augmenter les marges bénéficiaires de vos produits.

Identifier les échecs des processus

Pour évaluer la qualité finale d’un produit, vous devez penser à l’intégralité du processus impliqué dans la fabrication, de la matière première à sa livraison. Cela signifie qu’avec une évaluation complète, vous serez en mesure d’identifier les échecs dans votre flux en découvrant où se trouve le gaspillage en termes de temps et d’effort.

Il faut d’autre part observer l’origine de ces erreurs.  Vos employés sont-ils bien formés ? Est-ce que le matériel utilisé répond aux attentes du public ?  Y-a-t-il des processus administratifs qui freinent les ventes ? Tout peut et devrait être évalué en gestion de la qualité pour éviter l’accumulation de petites pertes.  Vous pourrez de ce fait réduire les coûts bruts de votre production sans perdre de vue la qualité.

Optimiser et automatiser les tâches manuelles

L’optimisation a déjà été mentionnée comme un facteur très pertinent dans l’augmentation de la marge bénéficiaire d’un produit.  Toutefois, il y a un autre aspect à prendre en compte : l’automatisation.  Chaque minute ou heure supplémentaire qu’un employé utilise pour remplir un tableur est du temps qui pourrait être utilisé pour s’entretenir avec un autre client ou résoudre des problèmes nécessitant l’action humaine.

De plus, cette façon d’agir vous laisse avec des informations complètement dispersées, ce qui gêne l’analyse de données.  Avec un système automatisé de gestion de données, ce processus sera beaucoup plus rapide et précis, vous permettant de prendre des décisions mieux éclairées en moins de temps.

Utiliser la gestion de la qualité pour offrir des avantages à vos clients

Une erreur courante dans certains secteurs est de perdre de vue la clientèle et de se focaliser juste sur un processus fermé. C’est une erreur si sérieuse qu’elle peut mener des entreprises à la faillite, en fonction des conditions.  Ces décisions prises par la Direction devraient favoriser le fonctionnement le plus organique de l’entreprise, particulièrement s’il est nécessaire d’intégrer plusieurs bureaux.   Mais nous ne devons pas oublier non plus que celui qui couvre les coûts est toujours le client.

Un système de gestion de la qualité peut maintenir l’entreprise près de ces clients en utilisant des sondages d’opinion.  Ce peut être fait de différentes manières : des petits questionnaires après-vente ou des conversations plus longues.  Cette seconde méthode peut être plus appropriée pour les entreprises ayant l’intention de maintenir leur relation avec leurs clients sur de longues périodes.  Avec ces retours, les responsables peuvent trouver les problèmes qui ne peuvent être identifiés par ceux qui sont trop près du processus de production.

Nous savons que pour établir un plan de développement durable, nous avons besoin d’une planification détaillée avec des stratégies intelligentes, une surveillance et un contrôle constant.

Cependant, mettre ce plan en action est une autre histoire. Cela peut prendre beaucoup de temps et les responsables s’y perde. Ce que beaucoup de responsables ne savent pas est qu’il existe des applications de gestion en ligne qui peuvent aider votre entreprise dans les tâches opérationnelles et managériales. Ce sont des outils d’un grand support qui rendent le travail plus efficace en moins de temps!

Nous avons sélectionné ici les meilleures applications de gestion.

1. Receipt Bank

Vous en avez assez d’organiser un nombre infini de reçus à envoyer à votre service comptable? Avec l’application de gestion Receipt Bank, vous n’aurez plus besoin de faire cela car l’appli stocke et traite tous vos reçus et factures directement de votre smartphone ou tablette

Cette appli de gestion convertit tous ces documents en données de manière intelligente, rendant la gestion de vos factures et créances plus simple et plus efficace.

2. Moonfruit

Toute entreprise a besoin d’un site web correct, car après tout, il est fondamental pour toute entreprise d’avoir une présence en ligne. Le problème est que la création et la configuration d’une mise en page attractive, moderne et fonctionnelle peut s’avérer onéreuse et complexe.

Pour résoudre ce problème, utilisez l’application Moonfruit. Elle propose une série de modèles réactifs pour votre site web et aide à optimiser les processus que votre site web exécute.

3. DocuSign

Désormais, vous n’avez plus besoin d’imprimer un document pour le signer. L’appli DocuSign permet de signer des documents en ligne avec n’importe quel appareil mobile. Le système est très simple: vous enregistrez une signature valide et hop, vous pouvez signer tout type de document virtuel!

4. Runrun.it

C’est une application qui fonctionne en SaaS (Software as a Service): pas d’installation de programme, vous accédez à la page web et payez une redevance mensuelle en fonction du nombre d’utilisateurs dans votre entreprise (10, 20, 50 ou 100) et votre capacité de stockage.

Le manager enregistre l’entreprise, ajoute des utilisateurs et informe le système de qui ils peuvent recevoir ou non des tâches. Il faut ensuite enregistrer les activités quotidiennes principales et définir les priorités. Chaque projet a son propre délai.

Les activités sont envoyées à l’employé par la plateforme qui, sur la base des informations saisies par l’utilisateur, propose la date idéale pour terminer le projet. La plateforme donne également une estimation de la date à laquelle le projet sera terminé en fonction des tâches restantes de l’employé. Il est possible de re-prioriser une tâche et le système ajuste le reste des activités en conséquence.

Les responsables ont accès à des rapports quotidiens sur le projet, la productivité de l’équipe et la gestion des temps.

5. Mozy

Cette application vous permet de faire des sauvegardes automatiques de tous les fichiers de votre ordinateur. De plus, vous pouvez synchroniser les sauvegardes avec un appareil mobile pour pouvoir travailler hors du bureau.

Une fois installée, cette appli de gestion démarre le processus de sauvegarde automatique de vos fichiers de manière à pouvoir les récupérer en cas d’incident.

6. Float

Cette application est un outil en ligne important pour la gestion de vos comptes, y compris la budgetisation, les prévisionnels de revenus et de dépenses et vous aide à organiser efficacement votre trésorerie.

Ce système tient compte des tendances et des mouvements financiers pour faire des prévisions aussi précises que possible. C’est très utile, particulièrement pour les responsables ayant des difficultés à gérer leurs comptes.

Que vous ayez besoin de cette assistance ou non, ces applications de gestion peuvent vous aider à améliorer la productivité de votre entreprise et vous laissent plus de temps à consacrer sur la gestion stratégique et la croissance de l’activité.

Réduire les coûts est un sujet essentiel en termes de positionnement de votre entreprise sur le marché. Cette démarche engendre son lot de défis car réduire les dépenses ou les effectifs ne suffisent pas. Vous devez investir dans la planification stratégique.

La gestion stratégique est un outil qui aide les responsables à accroître la rentabilité, à éviter le gaspillage et à conserver une position forte devant la concurrence en se distinguant des autres sur le marché.

Dans cet article, nous proposons 5 conseils pour optimiser votre estimation des coûts et gagner un avantage compétitif.

Inclure la réduction de coût parmi les objectifs de votre entreprise

Cela peut sembler évident, mais de nombreuses entreprises n’incluent pas la réduction de coût dans leurs objectifs. La gestion stratégique n’est pas seulement orientée vers une augmentation des ventes mais aussi vers l’élaboration d’un prévisionnel de coûts qui n’affecte pas les aspects essentiels de votre entreprise ou la qualité des services. Une planification intelligente vous permettra de faire les investissements qui engendreront la croissance de votre entreprise, pas son échec.

Toujours prioriser le client

Réduire les coûts d’une façon compromettant la qualité de votre entreprise n’est pas une stratégie de gestion intelligente. Le client est la source principale des revenus d’une entreprise et c’est pourquoi la réduction de coût des produits, services et service client auront un effet négatif sur l’image de votre entreprise et causeront une baisse notable des ventes à moyen et long terme.

Impliquez votre équipe

Monopoliser la gestion stratégique d’une entreprise est une grave erreur lorsque l’on s’occupe de réduction de coût. La communication interne doit mettre tous vos employés à la page.

Vous devriez faire cela non seulement pour trouver des solutions mais aussi pour augmenter la productivité dans les activités quotidiennes telles que le téléphone, l’électricité et toute autre activité qui peut minimiser les coûts.

Utilisez la chaîne de valeur comme support

Le concept de chaîne de valeur développé par Michael Porter est une manière efficace d’identifier les activités qui ajoutent de la valeur à une entreprise ainsi que celles qui peuvent être éliminées et d’examiner l’intégralité du processus à partir de l’achat des matières premières à la livraison de votre produit et conclure avec le service après-vente.

Cette chaîne est composée des activités principales en rapport avec les ventes, la maintenance et le support:

Et les activités de support:

Structurer votre entreprise en utilisant ce modèle, vous, en tant que responsable, pouvez évaluer les coûts plus facilement et identifier ce qui affecte les bénéfices, les activités qui ajoutent de la valeur ou non et comment vous pouvez optimiser votre service client.

Adaptez des modèles tout prêt à la réalité de votre entreprise

Outre la chaîne de valeur, de nombreux spécialistes se sont penchés sur les modèles de Michael Porter pour détecter des erreurs et augmenter la compétitivité. Les stratégies génériques proposées par ce professeur de Harvard ciblent:

Ces modèles sont très utiles pour guider votre gestion stratégique, mais comme toute théorie, ils incluent des aspects qui ne correspondent pas forcément à vos objectifs ou votre modèle économique. L’idéal est de définir la meilleure stratégie pour vous en termes de périmètre et l’intégrer à vos autres outils opérationnels.

Avez-vous apprécié ces conseils? Si vous recherchez des solutions de gestion stratégique, n’hésitez pas à nous contacter!