Você tenta fazer um fluxo de caixa perfeito, mas nem tudo fecha direitinho? Esse é um problema enfrentado por muitas empresas que, sem perceber, cometem erros simples que comprometem os seus caixas.
Para que isso não continue acontecendo, elaboramos 8 dicas para que você consiga fazer o fluxo de caixa perfeito. No entanto, para que você as aplique com mais precisão, vamos primeiro ver o conceito de fluxo de caixa. Continue a leitura!
O fluxo de caixa é uma ferramenta fundamental para controlar gastos da empresa. Aliado ao orçamento, é um poderoso instrumento para uma gestão inteligente, orientando os sócios a tomarem decisões futuras mais certeiras.
Em qualquer organização que se preze, o caixa funciona da mesma forma, tendo dinheiro que entra — na maioria das vezes, como resultado de pagamentos dos clientes — e dinheiro que sai para o pagamento de contas. A movimentação do caixa não se dá em um único dia, mas no decorrer de um período estabelecido para o seu fechamento — geralmente um mês. Os gestores precisam saber como administrar o fluxo de caixa para otimizar a gestão financeira da empresa.
O fluxo de caixa perfeito ajudará você a antecipar necessidades ou sobras futuras de recursos, permitindo programar empréstimos ou investimentos. Essa antecipação vai aumentar a eficiência financeira da empresa, que arcará com juros mais baixos em operações de crédito ou receberá taxas maiores pelas aplicações nos bancos.
Para quem nunca manteve um fluxo de caixa, o começo pode ser desafiador, mas não existem muitas complicações. Com o tempo e os bons resultados obtidos, a prática se tornará um hábito. Você só precisa seguir algumas dicas de especialistas no assunto para garantir que o seu saia perfeito. Confira!
O primeiro passo para um fluxo de caixa perfeito é categorizar as receitas e despesas da empresa, pois, dessa forma, você vai saber com clareza de onde vem o que lhe dá mais lucro e o que gera mais gastos. Assim, você poderá cortar despesas mais facilmente em momentos de crise, por exemplo.
Nas entradas, você pode separar o valor que vem de pagamentos dos seus clientes atuais daqueles pagamentos que são originados de dívidas antigas, por exemplo. Nas saídas, pode haver categorias para despesas com insumos, contas fixas, verba para o marketing, pagamentos dos salários e benefícios dos funcionários, entre tantas outras. As categorias podem variar, dependendo do perfil e porte da empresa.
É muito importante entender que venda é diferente de receita. No fluxo de caixa, as vendas só devem ser lançadas quando são efetivamente recebidas, ou seja, quando se transformam em receita. Muitas empresas vendem com cartões de crédito, por exemplo, e, nesse caso, o dinheiro só entra efetivamente no caixa depois de 30 dias, ou mais.
Outro ponto a considerar é a probabilidade de inadimplência, ou seja, de não receber por uma venda feita a prazo, com cheques ou duplicatas. Por isso, além de lançar as vendas apenas no mês previsto para recebimento, é preciso ser conservador e considerar que uma parte das vendas não será recebida.
Com o tempo, ficará mais fácil projetar essa inadimplência com base no comportamento dos seus clientes. Dependendo da natureza do seu negócio, esses “calotes” podem ser maiores ou menores do que a média dos outros setores da economia.
Essa dica é muito importante para empresas de pequeno porte e para profissionais liberais. Você pode prejudicar muito a saúde financeira da sua empresa se misturar os seus gastos pessoais com o dinheiro do caixa. Pegar um valor do caixa da empresa para pagar uma conta particular, portanto, é algo que deve ser evitado. O ideal é que todos os sócios da empresa possuam um salário e tirem daí o dinheiro para pagar as suas contas particulares, sem prejudicar o fluxo de caixa da organização.
Lançar todas as movimentações de entrada e saída, mesmo as de menor valor, é fundamental — principalmente para empresas de pequeno porte. É preciso considerar, também, as despesas imprevistas e eventuais, bem como fatores sazonais (receitas e despesas que ocorrem em determinadas épocas do ano). Isso tem o intuito de projetar com mais precisão o tamanho da reserva de caixa que será necessário manter para evitar que a empresa entre no vermelho.
Quanto mais variáveis você conseguir incluir na planilha, mais fácil ficará traçar um fluxo de caixa projetado para um período mais longo. Isso vai possibilitar fazer planos de ampliação da produção, atualizações de tecnologia ou outras decisões importantes com mais segurança.
Nas grandes empresas, os sócios não precisam ser abastecidos diariamente com detalhes do fluxo de caixa, que fica a cargo do departamento financeiro. Em empresas menores, porém, o dono ou diretor tem que controlar diariamente as entradas, saídas e previsões de movimentação financeira. Esse controle vai permitir conhecer melhor o desempenho do negócio e o comportamento dos clientes, ajudando a fazer ajustes de sintonia fina na gestão da companhia.
O fluxo de caixa vai ajudar você a gerar relatórios e gráficos que podem ajudar e muito no controle das finanças do seu negócio. Não menospreze nenhum dado obtido com a análise do lançamento das entradas e saídas. Em alguns casos, você pode até se surpreender com os resultados e, a partir deles, aproveitar oportunidades, mudar os rumos ou traçar estratégias ainda mais certeiras para sua empresa.
É possível fazer o fluxo de caixa na ponta do lápis, ou mesmo preencher uma planilha de Excel em branco no seu computador. Mas é muito arriscado e trabalhoso, além de ser mais suscetível a erros. O mais indicado é utilizar um software de gestão.
No mercado, existem diversos modelos de softwares de gestão: alguns são gratuitos, mas um pouco limitados, e outros pagos e com maior disponibilidade de recursos. Cabe a você verificar qual deles é o mais indicado para a realidade da sua empresa. Se quiser avançar ainda mais no conhecimento, leia esse post do blog Wave, que ensina três métodos para calcular o fluxo de caixa da empresa.
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