No mundo dos negócios, boas oportunidades são frutos de decisões acertadas. Algumas precisam ser tomadas de forma rápida, o que pode causar apreensão nos empreendedores. A saída para tornar as escolhas mais eficientes é criar e analisar KPIs.
KPI é uma sigla em inglês que significa key performance indicator e que pode ser traduzida como “indicador-chave de performance”. São métricas que o empresário vai elencar com o objetivo de analisar a eficácia de determinado processo.
Por exemplo: a empresa investiu R$ 50 mil em um anúncio na televisão. O objetivo era fazer com que o telespectador visitasse o site da empresa e se cadastrasse, gerando leads. Determinar um número ideal de leads a ser atingido é uma forma de criar a analisar KPIs nesse caso.
Se a empresa determinou que o número de leads necessário era de 100 mil e atingiu apenas 20, isso ajuda o departamento de marketing a verificar se a estratégia deu certo ou não.
Uma dica na hora de criar e analisar e KPIs é trabalhar com dados de fácil compreensão. Essas métricas devem ser simples de serem coletadas. Exemplos de KPIs:
Assim a empresa tem acesso, de forma rápida, a dados que são fáceis de serem estudados. Essa praticidade permite que mudanças nas estratégias possam ser feitas de forma mais veloz e segura. Se o negócio apresenta uma baixa taxa de visualizações no seu site, isso revela que a página não está tendo êxito e deve ser modificada.
O ideal é que a empresa não tenha muitos KPIs porque uma métrica pode desmentir a outra. A taxa de leads pode ser alta, no entanto, as vendas apresentaram quedas, por exemplo. Nesse caso, cabe à empresa destacar qual é o resultado que, de fato, revela a situação da estratégia adotada pelo empreendimento.
Outro ponto importante na hora de criar e analisar KPIs é saber que esses números devem ser compreendidos por diversos setores da empresa — normalmente não são específicos ou de uso exclusivo de um departamento.
Neste artigo demos como exemplo o uso de KPIs na geração de leads ou em vendas. No entanto, essa estratégia pode ser adotada em qualquer outro processo empresarial — não só em vendas ou marketing, ajudando a melhorar a qualidade e evitando o retrabalho, por exemplo.
Um bom indicador da qualidade do seu setor de vendas é analisar a taxa de reclamação que sua empresa possui na sua central de atendimento, por exemplo. Assim como uma forma de reduzir essas reclamações é melhorar o treinamento da equipe.
KPIs também ajudam a identificar a eficiência dos investimentos, servindo para determinar o ROI.
Normalmente as respostas para as questões da empresa estão no próprio negócio. Por isso é tão importante criar e analisar KPIs. Não ignore a maior fonte de informação sobre o seu empreendimento: as métricas dos seus processos internos.
Muitas vezes, reduzir os custos da empresa acaba se tornando uma necessidade para o gestor. No entanto, é extremamente importante que ele saiba de que maneira fazer isso, afinal, essa iniciativa impactará as estratégias da empresa. Ao contrário do que muitos podem pensar, reduzir custos não significa algo ruim e nem sempre implica na demissão de colaboradores – podendo, inclusive, servir como estímulo para melhorar a eficiência da empresa.
Quer saber como reduzir custos sem impactar negativamente a empresa e afetar os colaboradores ou o clima organizacional da instituição? Então continue a leitura e acompanhe as nossas dicas!
O primeiro passo é identificar onde a empresa está desperdiçando recursos. Pequenos gastos, considerados insignificantes, podem representar uma grande economia ao empreendimento.
Eletricidade é um bom exemplo desse conceito. Por isso, verifique a eficiência dos aparelhos que utiliza em sua empresa. Trocá-los, por modelos mais econômicos, pode ser um bom investimento.
Empresas precisam de metas, e não apenas para incentivar o crescimento, mas também para mensurar a assertividade das decisões tomadas. Na hora em que o empreendedor tiver que decidir como reduzir custos, será necessário que ele opte por manter as estratégias que deram certo no passado, em detrimento daquelas que se mostraram equivocadas.
Uma boa fonte de informação é avaliar as metas que foram (ou não) alcançadas. Elas trarão dados valiosos.
Retrabalho é sinônimo de prejuízo. Se sua empresa possui grandes índices de retrabalho, investigue a causa. Em muitos casos, os colaboradores não receberam treinamento adequado e, por isso, não conseguem desempenhar a função com qualidade, desperdiçando sua jornada de trabalho e, em alguns casos, matéria-prima.
Em vez de iniciar um processo de contratação de pessoal — normalmente, algo caro — estude treinar os trabalhadores existentes. Além de ser mais barato, contribuindo para a redução de custos, essa iniciativa pode melhorar muito a produtividade da empresa.
Uma boa forma de descobrir como reduzir os custos é reavaliar os investimentos da empresa. Muitos negócios têm investimentos distantes da sua área de atuação. Em alguns casos, a taxa de retorno não é vantajosa, gerando apenas despesas para mantê-los.
Os investimentos de sua empresa, além de seguros, devem ser simples para administrar — desse modo, você economiza taxas e/ou custos com profissionais responsáveis por monitorá-los.
Além de melhorar o processo de compras, reunir-se com seus fornecedores pode ser uma oportunidade de descobrir como reduzir custos. Em muitos mercados, houve um aumento no número de empresas que podem ser consideradas como potenciais fornecedores. Cabe ao setor de compras avaliar a reputação dessas companhias — além de aspectos como logística de entrega e prazos de pagamento — para saber se é viável trocar de fornecedor.
O empreendedor deve estar atento às chances de como reduzir custos em sua empresa. Essa atitude, normalmente, resulta em melhora de processos e solidez financeira para o negócio. Não deve ser encarada de forma negativa, e muito menos associada à demissão ou diminuição na qualidade do produto final.
Trata-se de um avanço natural e constante, presente em empresas de sucesso. É necessário que o empresário tenha dados de seu negócio de forma organizada e segura, pois eles serão fundamentais na hora de traçar caminhos para desonerar os processos do empreendimento. Lembre-se: é impossível gerenciar o que não se consegue medir!
A área de planejamento e controladoria de uma empresa é a responsável por dirigir o planejamento estratégico, gerir os orçamentos e também dar suporte para gestores de outros setores e diretores tomarem decisões.
O profissional controller é quem coordena e gerencia o trabalho desse departamento, assegurando que haja sucesso nas suas atribuições e que elas gerem os resultados esperados.
Em suma, o gerente de controladoria é um estrategista com responsabilidades gerenciais, pois, consolidando dados e dando suporte à gestão, ele garante que todas as áreas do negócio sejam bem geridas e eficientes e que, junto a isso, os diretores e o CEO conduzam bem a organização.
Entenda um pouco mais sobre a importância dessa posição na hierarquia empresarial e as vantagens que ela gera aos negócios.
Otimização de processos contábeis
Antigamente, os gerentes de controladoria eram pessoas pertencentes à contabilidade e designadas a tais tarefas. Isso mudou, mas o profissional controller não deixou de ser um especialista em contabilidade — além de finanças, administração, gestão e estratégia empresarial.
Com essa carga profissional e de conhecimento, o gerente simula cenários para esse setor, analisa sua estruturação e possivelmente identifica necessidade de mudanças, acompanhando o departamento e fazendo projeções. Assim, realiza diagnósticos sobre a contabilidade e seus processos e dá apoio ao gestor da área para que ele tome decisões em prol da otimização do setor.
Aperfeiçoamento da mensuração de resultados
Uma das atribuições do profissional controller é avaliar resultados e também entendê-los. Isso significa, além de mensurá-los e documentá-los, saber como definir metas, comparar números planejados e realizados, conhecer o caminho que levou ao alcance ou não de objetivos e identificar quais fatores e ações influenciaram nas métricas obtidas.
Por meio desse trabalho, o negócio tem mais controle dos seus números e também consegue que eles sejam mais úteis no sentido de fornecerem insights aos gestores e executivos. Consequentemente, a empresa consegue aperfeiçoar as operações, seus orçamentos, a gestão e as demais estratégias e ações gerais e segmentadas.
Melhoria na tomada de decisões dos gestores
A empresa como um todo tem seu planejamento estratégico e, dentro disso, orçamentos e estratégias próprias de cada setor. Ao encontro disso, como já vimos, a área de planejamento e controladoria consolida informações de todos esses fatores e apoia diretores e gestores nos diagnósticos e em suas decisões.
Os resultados desse processo são decisões mais ágeis e orçamentos mais eficazes. Por consequência, a empresa toma melhores rumos e investe melhor seus recursos.
Então, é correto dizer — por essas vantagens e tantas outras que contar com um profissional controller, responsável pela área de planejamento e de controladoria traz um diferencial competitivo, porque as melhorias e as mudanças estratégicas e gerenciais que ele promove surtem efeitos na atuação da empresa no mercado.
Por exemplo: com orçamentos mais enxutos e ainda adequados, é possível manter bons processos, lucro e rentabilidade e também ter mais sobras para investir no desenvolvimento do negócio para ganhar uma fatia de mercado.
Análise financeira aperfeiçoada
Levando em consideração a capacidade da empresa de fornecer dados estratégicos em tempo real, torna-se mais fácil realizar auditorias confiáveis, diminuindo consideravelmente as falhas e fraudes.
Desse modo, a empresa ganha credibilidade com o mercado, sócios e possíveis investidores. Não é equivocado concluir que o trabalho de um controller, quando bem executado e realizado de forma estratégica, pode ajudar a elevar o valor de mercado de um empreendimento.
Além disso, um controle financeiro eficiente garante segurança à empresa na hora de realizar investimentos e tomar outras decisões financeiras estratégicas, como fusões, por exemplo.
Análise estratégica das ações em andamento
Em tempos não tão distantes, era impossível para o empreendimento analisar as ações tomadas enquanto ainda estavam sendo executadas. Era necessário aguardar a finalização das mesmas para depois concluir se foram ou não bem-sucedidas.
Isso levava o negócio a experimentar prejuízos quando o planejamento executado não era um sucesso. No entanto, hoje, com um profissional controller, essa situação grave pode ser revertida.
A análise estratégica de informações garante a esse profissional a possibilidade de verificar quando uma ação não está tendo os resultados esperados. Em alguns casos, isso ocorre nos primeiros momentos da execução. Assim, a empresa pode interromper uma estratégia antes que ela tenha resultados irreversíveis.
Os dados que ela apresentará ainda servirão para análises, dando aos profissionais a chance de estudar um erro com o objetivo de evitar que ele se repita.
Criação de relatórios eficientes
Quando bem executado, o trabalho de um controller garante que a empresa tenha foco na análise correta de informações, gerando relatórios eficientes e de fácil compreensão.
É importante frisar que todas as decisões importantes de um negócio são tomadas tendo como base esse tipo de documento. Podemos concluir que muitos prejuízos experimentados por empresas em todo o mundo tiveram suas raízes nas informações equivocadas de relatórios problemáticos.
Garantir a confiabilidade dessas informações é questão-chave para qualquer empreendimento. Alcançar esse nível de qualidade só é possível quando a empresa conta com um profissional da área de controladoria, pois isso garante a análise estratégica de dados por meio de softwares de gestão que apresentarão relatórios realmente críveis.
Adequabilidade às normas reguladoras
As empresas têm a responsabilidade de atender a diversas demandas de comitês reguladores. O não cumprimento dessas regras pode causar graves problemas à imagem do negócio, podendo, inclusive, colocar a operação de um empreendimento em risco.
Para atender a essas obrigatoriedades, é importante manter um nível de disciplina nas operações, possível apenas com a visão estratégica da análise constante de dados dos processos operacionais.
Desse modo, torna-se viável verificar se os processos de produção estão de acordo com os parâmetros exigidos pelas agências. Mais do que isso, a presença de um profissional controller garante veracidade aos documentos apresentados pela organização, garantindo o cumprimento das normas, pois são gerados por softwares de ponta, o que atesta sua veracidade.
No caso de a empresa concluir que seus processos possuem erros, torna-se possível corrigi-los de forma rápida para atender às demandas regulamentares de modo a evitar problemas de imagem ou recalls.
Conseguiu entender qual é a importância de um profissional controller nas empresas? Gostou das nossas dicas? Então siga-nos nas redes sociais e acompanhe nossas atualizações. Estamos no Facebook, no Twitter e no Linkdeln!
Surgido na década de 1980, o Microsoft Excel foi um programa revolucionário para a edição de planilhas eletrônicas. De fato, o Excel ainda é bastante utilizado e trata-se de uma boa solução para a realização de diversos aspectos do controle financeiro.
Mas empresas de médio e grande porte não podem mais depender das soluções do programa e vêm descobrindo as vantagens de se ter um software de gestão financeira, principalmente quando se pensa em integração de dados para otimizar as tomadas de decisão.
No post de hoje, você verá 5 motivos para migrar das planilhas para um software de gestão financeira. Acompanhe!
Por mais que a Microsoft tenha desenvolvido soluções para se utilizar o Excel em plataformas variadas, como tablets e smartphones, as planilhas costumam ser mais funcionais e fáceis de se utilizar quando usadas em um computador ou notebook.
O software de gestão financeira já é desenvolvido para utilização em qualquer plataforma, permitindo acompanhamento em tempo real dos dados financeiros da empresa. Trabalhando com mais rapidez na tomada de decisão, você torna os processos mais ágeis e melhora a rentabilidade da companhia.
Para o controle financeiro pessoal pode ser possível usar o Excel. Mas, para microempresas e instituições de médio e grande porte, a tarefa de fazer a gestão financeira envolve milhares de dados e informações que tornam as planilhas eletrônicas inviáveis.
O software de gestão financeira não depende do sistema de fórmulas, toda a sua programação é feita automaticamente e você só precisa adaptá-lo à realidade da sua companhia. Isso evita falhas humanas e também facilita os treinamentos, quando necessário.
A planilha de Excel precisa ser construída do zero para funcionar, inclusive com o desenvolvimento de fórmulas e tabelas dinâmicas. E quando um usuário altera qualquer uma dessas fórmulas, pode desconfigurar toda a planilha. Muitas vezes, o erro somente é percebido na hora das demonstrações de resultados à diretoria da empresa.
Como já é pré-programado para funcionar de acordo com o que necessita a sua empresa, o software de gestão financeira economiza tempo, evita retrabalho e, consequentemente, reduz custos operacionais.
Por funcionar em tempo real, o software de gestão financeira pode ser utilizado por vários usuários ao mesmo tempo, tanto no lançamento quanto no acompanhamento de dados. A Microsoft por exemplo não permite que dois usuários usem o mesmo arquivo do Excel ao mesmo tempo.
Qualquer ação errada de um usuário do Excel pode jogar por terra todos os lançamentos de uma planilha. O software de gestão financeira evita tais problemas, já que sua programação inicial permite que ele sinalize eventuais erros de lançamento.
Além disso, também é possível configurar lembretes, o que é uma ferramenta valiosa para área financeira, trazendo mais eficiência para as equipes.
Com o auxílio da tecnologia, hoje é possível obter softwares que permitam uma visão global de toda a vida financeira da empresa, com baixo custo de aquisição e manutenção. E o principal: qualquer colaborador da organização pode utilizá-lo, já que os sistemas são simples e intuitivos.
E aí, o que você está esperando para adquirir um software de gestão financeira para sua empresa?
Ao abrir um negócio, todos os empreendedores visam ganhar dinheiro. Isso é algo bastante óbvio. Ocorre que as ideias de lucratividade e rentabilidade são muitas vezes consideradas como sinônimas pelos empreendedores e donos de negócios. Mas será que é isso mesmo? A resposta é: não.
É essencial que haja um estudo acerca da diferenciação perfeita entre conceitos dentro do mundo das finanças e gestão, de modo que o empreendedor seja capaz de administrar melhor o seu negócio.
Vale dizer, por isso, que os dois conceitos trazem significados distintos. Se você quiser saber mais sobre o assunto, continue lendo este texto e tire suas dúvidas de uma vez por todas!
A lucratividade de uma empresa, como o próprio nome sugere, tem a ver com o seu lucro. Ou seja, um empreendimento é considerado lucrativo dependendo da relação entre seu lucro líquido e sua receita total.
A fórmula básica para se calcular a lucratividade de uma empresa é a seguinte:
Lucratividade = Lucro Líquido x 100 ÷ Receita total
Lembre-se que o lucro líquido é o lucro total da empresa, depois de descontadas as suas despesas; e a receita total consiste no montante total recebido pelo negócio. A lucratividade é um indicador de eficiência operacional, cujo resultado é dado sob a forma de percentual.
A rentabilidade, por outro lado, é a capacidade que o negócio tem de gerar renda. Ao contrário do lucro, que aponta sobre a renda já gerada para a empresa, esse indicador se refere a investimentos em produtos. Em outras palavras: abrange a capacidade de um negócio em investir em determinado produto, para que ele gere lucro.
Via de regra, para descobrir a rentabilidade de um produto ou de uma empresa, é preciso fazer uma análise das suas vendas anteriores. Se o investimento feito nele for menor do que a renda captada com as vendas, será considerado rentável. E para um empreendimento ser considerado rentável, ele deve ter mais receita do que custos fixos e outras despesas.
Esse referencial também é dado em percentual. O cálculo da rentabilidade de um empreendimento é o seguinte:
Rentabilidade = Lucro Líquido x 100 ÷ Investimento
O principal problema com a confusão entre os dois conceitos, no entanto, está no fato de que lucratividade e rentabilidade não caminham necessariamente juntas. Empresas lucrativas nem sempre são rentáveis, e vice-versa.
Por exemplo: muitas pessoas acham que muitas vendas implicam, automaticamente, no fato de que as mercadorias em questão sejam rentáveis e lucrativas. É aí que está o equívoco: apesar de o produto eventualmente exibir-se como algo rentável, uma vez que não fica muito tempo parado no estoque, ele não será, necessariamente, lucrativo.
Isso porque o lucro leva em consideração o preço do produto. Nesse caso, se o preço estiver abaixo do mercado, é natural que seja mais vendido do que outras mercadorias dos concorrentes. Porém, se esse valor estiver muito abaixo do ideal, em contraste com as despesas do negócio, isso não se reverterá em lucro para a empresa. O produto é rentável, mas não é lucrativo.
Ao fim dessa leitura, fica inquestionável o quanto é importante levar em conta tanto a lucratividade quanto a rentabilidade da sua empresa, a fim de saber onde investir, quando e como. Focar em apenas um desses aspectos poderá ser fatal para a vida orçamentária do seu estabelecimento. E confundir os dois conceitos pode mascarar problemas graves no seu negócio.
Em tempos de crise é natural que as empresas desejem diminuir custos para garantir a solidez de seus empreendimentos. No entanto, muitos empresários não sabem como identificar os gastos que podem ser cortados.
Este artigo trará algumas dicas para realizar uma redução de custos na empresa. Acompanhe!
Redução de custos: estude seus números
É natural que a empresa dê atenção a números externos, como os indicadores de mercado e projeções de crescimento, por exemplo. Porém, a maior fonte de informação para a tomada de decisões empresariais está na própria companhia.
Por isso, é muito importante ter acesso aos indicadores — dos mais diversos setores e processos — disponíveis e organizados.
Desse modo, decisões importantes como descontinuar um produto, por exemplo, podem ser tomadas com segurança.
Avalie a qualidade dos processos
Seu produto ou serviço é a soma de diversos esforços chamados de processos. Garantir que estes sejam eficientes pode aumentar a lucratividade da empresa — sem a necessidade de conseguir nem um cliente a mais.
Em tempos turbulentos, processos malfeitos podem sugar recursos preciosos da empresa. Avalie quanto custa cada processo e se ele está alinhado com as metas da organização.
Calcular o retorno sobre o investimento feito no processo (ROI) pode ajudar a mensurar seus resultados.
Converse com seus fornecedores
Uma forma de economizar sem que as estratégias da empresa sejam impactadas, é renegociar os valores das próximas compras com os fornecedores ou pesquisar novos parceiros.
Da mesma forma que o consumidor tem predileção por promoções na hora de comprar no supermercado, as empresas também precisam optar por parcerias estratégicas em momentos de recessão.
No entanto, cuidado para não colocar em risco a qualidade de seu produto final. Opte por empresas que ofereçam a mesma qualidade que será exigida pelo cliente.
Evite desperdício
Quando se fala de desperdício empresarial, não são apenas itens como eletricidade e água que chamam a atenção. Qualquer recurso usado de maneira pouco eficiente pode ser considerado como uma perda.
A empresa deve se perguntar: como produzir da mesma forma gastando menos?
Nenhum gasto deve ser menosprezado. Afinal, ao decorrer de longos períodos é visível como pequenas economias fazem a diferença.
Treine seus colaboradores
Antes de recorrer ao caminho mais fácil para reduzir custos (demissão), questione-se sobre a produtividade de sua equipe — ou a falta dela.
Baixa produtividade e altos índices de retrabalho oneram a atividade empresarial, mas podem ser resultados de erros no treinamento de seus funcionários, por exemplo. Por isso, verifique como tornar sua equipe mais eficaz, pois estratégias como pausas para feedback podem corrigir erros e aumentar a produção.
Tenha em mente que crises econômicas são cíclicas e estratégias para redução de custos tomadas nesses momentos podem beneficiar a empresa no futuro, fazendo com que ela ganhe competitividade e novos mercados.
Nenhuma dessas medidas deve ser vista de forma negativa, mas apenas como uma necessidade de reorganização comum no mundo dos negócios.
O importante é que sua empresa tenha acesso aos dados internos para que as decisões necessárias sejam tomadas de forma acertada. Por isso, invista em tecnologias que possam melhorar a gestão de sua empresa.
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Todo empresário sabe como ter um controle dos gastos da empresa é importante, no entanto, em momentos de saldo positivo essa preocupação pode passar despercebida, ganhando atenção, apenas, quando é hora de lidar com momentos de recessão na economia — como o que vivemos atualmente.
Na hora de encarar uma crise, três palavras devem ganhar destaque: gestão de custos. Saiba mais sobre o assunto!
Basicamente, fazer uma gestão de custos é repensar os custos envolvidos na produção de um produto ou serviço oferecido pela empresa. Em uma fábrica de calçados, por exemplo, esse trabalho analisaria todos os custos realizados para atingir o objetivo final que é produzir, de fato, os calçados.
Alguns empresários acreditam que nesse caso o importante é cortar gastos, mas realizar esses cortes sem estudar os impactos antes pode ser perigoso. Por exemplo: uma empresa decide demitir os funcionários temporários, mas meses depois não pode aceitar uma grande encomenda porque não tem colaboradores suficientes para dar conta do pedido.
O primeiro passo para fazer uma gestão de custos eficiente é identificar desperdícios. Pense na sua empresa como uma residência. Que conselho você daria para uma dona de casa que reclama do orçamento doméstico, mas vive deixando as torneiras abertas?
Para identificar em que ponto sua empresa está desperdiçando recursos, é importante monitorar os processos internos a fim de perceber se eles estão sendo realizados de forma eficiente.
Você pode estar perdendo vendas porque os vendedores não passam as informações corretas, por exemplo, evidenciando uma falha nos processos de contratação e/ou treinamento de funcionários.
Em momentos de crise econômica, as pessoas repensam seus gastos. Seu cliente pode fazer o mesmo e passar a consumir outra marca, mais barata, para economizar. Porém, o empresário deve ter uma visão de longo prazo e saber que crises vêm, mas vão embora. Portanto, deve analisar o risco que alterar a qualidade de seu produto pode lhe trazer no futuro.
Isso não significa que a empresa não pode rever contratos com fornecedores, pelo contrário! Momentos de queda na economia pedem essa postura. O processo de compra deve priorizar o melhor fornecedor, pelo menor preço.
Algumas decisões fundamentais para a empresa serão tomadas rapidamente, por isso, os dados relacionados às compras e custos devem ser analisados com precisão.
Ter essas informações digitalizadas é fundamental, mas não adianta ter centenas de planilhas que ninguém entende. Esse tipo de armazenamento e análise faz com que a empresa perca tempo e dinheiro.
Fazer uma boa gestão de custos implica em tomar decisões corretas e, para isso, é necessária informação de qualidade, sempre à mão das lideranças da empresa.
Empresas de diversos tamanhos já utilizam softwares para melhorarem a gestão das informações do negócio. Esses programas não só organizam, mas analisam os dados, ajudando a empresa a tomar melhores decisões.
A gestão de custos deve ser feita não só em momentos de crise, mas nesses momentos ela torna-se essencial. Que tal começar agora? Conheça as nossas soluções em www.myabcm.com/pt-br/solucoes/
A rentabilidade do negócio representa a relação entre o lucro obtido e o investimento total realizado no mesmo período. Ou seja, se o resultado da conta é positivo, quer dizer que os lucros estão superiores ao valor investido na empresa. Acompanhar esse indicador é importante para avaliar se as decisões estão retornando com resultados benéficos e se o dinheiro empregado está sendo bem gasto.
A seguir, listamos 5 erros que fazem com que a rentabilidade do seu negócio não seja satisfatória. Confira!
Antes de investir em um novo produto, mesmo que ele seja de qualidade, é preciso avaliar se ele será bem aceito pelo seu público. Caso contrário, corre-se o risco de investir capital em itens que ficarão parados no estoque, o que representa perda de dinheiro. Ou seja, gasta-se um dinheiro que não trará retorno financeiro para a empresa.
É preciso direcionar esforços para atrair novos clientes para o negócio e alavancar as vendas. Porém, também se deve ter a preocupação de reter aqueles que já estão conquistados. Com isso, o custo do cliente passa a ser bem menor para a empresa, garantindo uma lucratividade maior do que quando se dedica apenas a trazer consumidores novos.
Para que a fidelização seja possível, é necessário investir em melhorias no relacionamento, proporcionar boas experiências de compras e, se possível, estruturar um processo de pós-vendas.
O controle de custos é fundamental para que se saiba, com precisão, quanto uma empresa gasta para manter suas atividades funcionando e se isso representa riscos de prejuízos futuros.
Porém, essa variável também pode prejudicar diretamente a rentabilidade do negócio. Quando os custos são elevados, a lucratividade fica comprometida — mesmo que o faturamento seja alto, grande parte dele será destinada a cobrir os gastos — o que afeta diretamente a rentabilidade, já que ela possui relação direta com o lucro líquido.
Sendo assim, é necessário identificar e criar controles que ajudem a visualizar onde o dinheiro é mais gasto, quais deles são supérfluos e quais ações serão tomadas para reduzi-los.
Deixar de considerar a inadimplência é um erro grave, pois mesmo que o faturamento seja elevado, ela afeta o valor que, de fato, entrará no caixa da empresa. Ou seja, ela também interfere no lucro, afetando a rentabilidade do negócio.
Para evitar que esse tipo de situação ocorra, é necessário acompanhar esses índices e criar meios de fazer com que eles sejam cada vez menores — como criar e estruturar uma política de cobrança e restrição de crédito mais eficaz, por exemplo.
O investimento em tecnologia ajuda a automatizar os processos, diminuindo os riscos de erros, tornando as informações mais seguras e confiáveis, melhorando o compartilhamento de dados, tornando os processos mais ágeis e eficazes, entre outros benefícios. O investimento em uma solução que ajude a otimizar as rotinas financeiras auxilia na redução de custos, que reflete na rentabilidade posteriormente.
É preciso identificar essas falhas que prejudicam a rentabilidade do negócio e buscar soluções que visam resolver os problemas. Negligenciar essas questões ou desconhecê-las é algo que afeta seriamente a saúde financeira do negócio e, em longo prazo, sua perenidade no mercado.
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Todas as empresas deveriam focar na busca pela eficiência, mas algumas ainda não entendem o que é eficiência operacional, de fato. Muitos empreendedores confundem eficiência simplesmente com o “bater a meta”.
Acreditam que, se a empresa conseguiu honrar seus compromissos, tanto os financeiros quanto com clientes, ela tornou-se competente, mas isso não é verdade. Neste post, ensinaremos como aumentar a eficiência operacional da empresa, listando algumas ações e pontos de atenção.
O que é eficiência operacional? Por que ficar de olho nesse termo é tão importante para a sua empresa? Descubra no nosso artigo!
O que é a eficiência operacional?
O conceito de eficiência operacional engloba a prática de tornar os seus processos (as atividades desempenhadas pela empresa, com o objetivo de chegar a um produto ou serviço final) melhores.
Por exemplo, um supermercado tem diversos métodos internos (de produção, de contratação, de vendas e de comunicação, por exemplo) e todos esses processos ajudam a empresa a atingir uma meta, como por exemplo vender seus produtos.
Mas mesmo que o supermercado esteja batendo suas metas de venda, isso não significa que ele tenha alcançado eficiência operacional. Uma má gestão do estoque pode deixar os produtos estragarem e gerar prejuízos à empresa.
Se o departamento de compras não identificar com eficiência os fornecedores ideais, o supermercado perderá a oportunidade de ter uma grande economia. Enfim, esses exemplos ilustram a importância de se conhecer bem a empresa, afinal, cada empreendimento terá sua própria realidade com relação aos seus processos.
Como ter eficiência operacional?
O empresário deve listar os processos da empresa e acompanhá-los, tendo como objetivo descobrir se eles estão sendo desempenhados de maneira correta (gerando lucro, possuindo qualidade e evitando desperdício para a empresa, por exemplo). Caso identifique falhas, deve-se estudar alternativas para melhorá-los.
Há prejuízos ligados à performance dos colaboradores?
Não é estranho que empresários acreditem que buscar eficiência operacional esteja diretamente ligado com demissões. Isso é um engano.
Caso a empresa identifique prejuízos ligados à performance dos colaboradores, deve-se ficar atento, pois o processo de contratação pode estar sendo feito de forma errada, ou seja, a empresa contrata pessoas erradas para as funções.
Além disso, a organização pode identificar a necessidade de criar ou melhorar o processo de treinamento dos funcionários. Buscar uma economia rápida, por meio de demissões, costuma ser uma saída pouco eficiente – demite-se a pessoa, mas não o processo ou atividade que ela desempenha (em muitos casos que não agrega valor à companhia e segue sendo desempenhado por outros colaboradores – não raro ficando sobrecarregados).
Isto sem falar que simplesmente demitir funcionários é uma solução temporária e que pode não se sustentar no médio e longo prazo. A estratégia de melhorar a competência operacional depende da análise dos resultados de cada setor da empresa e não um corte de gastos sem muito cuidado.
O empresário deve estar atento a todos os resultados do negócio?
Buscar eficiência operacional consiste, em primeiro lugar, em conhecer a própria empresa. Além disso, o empresário deve estar atento a todos os resultados do negócio e não apenas ao resultado.
Não se deve confundir aumentar a eficiência com corte de gastos, afinal, ela tem outros objetivos além de gerar economia, como por exemplo melhorar a produtividade da empresa. Por isso, associá-la com demissões é um erro.
Quais as vantagens de investir na eficiência operacional?
A busca pela eficiência operacional consiste em identificar problemas e criar soluções. De nada adianta saber que determinado processo não está acontecendo da melhor maneira e não tomar nenhuma ação para reverter isso.
O segredo está em entender que cada desafio encontrado é, na verdade, uma oportunidade de ser melhor a cada dia. Ainda que alguns valores precisem ser investidos, eles não devem jamais ser considerados custos. São investimentos que certamente trarão retorno.
Quando uma empresa oferece treinamento de pessoal, por exemplo, ela está capacitando as pessoas para que o serviço seja executado da melhor maneira. Uma equipe que tem uma boa comunicação tende a manter metas e expectativas alinhadas, fazendo com que todos trabalhem por um mesmo objetivo.
Os processos de compra e o departamento financeiro também podem ser impactados positivamente pela eficiência operacional. Dessa forma, os colaboradores otimizam seu tempo e a empresa ganha em produtividade.
Nem é preciso dizer que daí até aumentar os lucros e elevar seus patamares no mercado é apenas um passo.
Como conquistar essa eficiência?
Ainda que já tenha entendido por que deveria implantar a eficiência operacional em sua empresa, pode ser que você ainda se sinta um pouco perdido, sem saber exatamente por onde começar.
Para ajudá-lo, listamos abaixo algumas dicas de ouro:
Estude a situação do negócio
Para corrigir processos insatisfatórios, é necessário, antes de mais nada, descobrir quais são esses processos. Só depois será possível melhorá-los.
Para fazer esse levantamento, o gestor deve conversar com as pessoas que chefiam departamentos e avaliar as condições da empresa no mercado em que atua. Só após alguns relatórios e reflexões é que se poderá chegar a uma conclusão.
Atente-se aos custos de produção
Toda produção gera um custo. Entretanto, é importante saber exatamente quanto cada processo demanda de recursos, mão de obra e tempo. Dessa forma, fica mais fácil identificar despesas fora da curva.
Uma vez identificadas, deve-se averiguar o motivo para buscar uma correção que permita reduzir custos sem perder em qualidade.
Mapeie as falhas do processo
Analisar cada processo, parte a parte, também permite a identificação de falhas. Elas precisam ser mensuradas e relacionadas para que fique claro onde devem acontecer as mudanças.
É claro que, teoricamente, tudo pode ser melhorado, mas você precisa saber o que deve priorizar na hora de corrigir problemas.
Descubra a origem das falhas
De nada adianta conhecer as falhas se não souber de onde elas derivam. Sempre que identificada uma falha, é importante averiguar qual a sua origem e porque ela vem ocorrendo.
Dessa forma, é possível corrigir o problema desde a sua raiz, evitando criar soluções ilusórias que só mascaram ineficiências no processo produtivo.
Use a tecnologia
Hoje em dia, existe ferramenta tecnológica para tudo. Você pode armazenar dados, integrar departamentos e criar relatórios que permitem uma análise mais ampla da situação da companhia.
Realizar todo esse processo de forma manual, certamente demandaria um tempo muito maior, além de deixá-lo suscetível a falhas. É por isso que costumamos dizer que a tecnologia é uma ótima aliada na conquista da eficiência operacional.
Entendeu o que é eficiência operacional? Gostou das nossas dicas para praticá-la em sua empresa? Então curta a nossa página no LinkedIn e fique por dentro de outros conteúdos como este.
Vários empresários concordam que prestar o melhor serviço possível é o que garante a atração do público. Isso vai desde a concepção de um produto ou serviço até o atendimento e a entrega para o cliente final. Essa filosofia costuma levar à criação de um sistema de gestão da qualidade total do serviço para o público.
Porém, algumas empresas podem apresentar dificuldades nessa tarefa por acreditarem que aumentar e controlar a qualidade do produto implica necessariamente em aumentar o custo de produção. Mas, de fato, ocorre o oposto: a empresa tende a reduzir seus custos e a aumentar sua lucratividade.
Para mostrar melhor essa questão, separamos alguns meios pelos quais um sistema de gestão da qualidade pode aumentar as margens de lucro dos produtos. Acompanhe!
Para avaliar a qualidade final de um produto é necessário ter em mente todo o processo envolvido, desde qualquer matéria prima até a entrega. Isso significa que, com uma avaliação completa, é possível apontar qualquer falha no fluxo de trabalho, vendo em qual pode haver desperdício de recursos e de tempo.
Outro ponto importante é observar a origem desses erros. Os funcionários não estão recebendo o treinamento adequado? O material utilizado não atende às expectativas do público? Há processos burocráticos que atrasam as vendas? Tudo pode e deve ser avaliado pela gestão da qualidade para evitar o acúmulo de pequenas perdas. Assim, é possível reduzir o custo bruto da produção sem perder a qualidade de vista.
Já foi mencionada a otimização como fator altamente relevante para aumentar a margem de lucro de um produto. Porém, há outro aspecto envolvido: a automação. Cada minuto ou hora a mais que um funcionário passa preenchendo uma planilha é o tempo que poderia estar conversando com outro cliente ou resolvendo problemas que demandam ação humana.
Além disso, esse método deixa todas as informações muito dispersas, o que dificulta o trabalho de análise de dados. Com um sistema automatizado de gestão de dados, esse processo será muito mais rápido e preciso, permitindo à direção tomar decisões mais bem embasadas em menos tempo.
Um erro comum em alguns setores é perder de vista quem são os clientes e se concentrar apenas em um processo fechado. Esse erro é tão grave que pode levar algumas empresas à falência, dependendo das condições. As decisões tomadas na direção devem visar o funcionamento mais orgânico da companhia, especialmente se for necessário integrar várias filiais. Mas também não podemos esquecer que quem cobre os custos é sempre o cliente.
Um método pelo qual o sistema de gestão da qualidade pode manter a empresa próxima do seu público é a pesquisa de opinião. Essa pode se dar de várias formas: desde pequenos questionários após a compra até uma conversa mais longa. Este último método pode ser mais adequado para empresas que acompanham clientes por maiores períodos. Com esse feedback, a direção pode encontrar problemas que não são detectáveis por quem está muito próximo da produção.
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