Surgido na década de 1980, o Microsoft Excel foi um programa revolucionário para a edição de planilhas eletrônicas. De fato, o Excel ainda é bastante utilizado e trata-se de uma boa solução para a realização de diversos aspectos do controle financeiro.
Mas empresas de médio e grande porte não podem mais depender das soluções do programa e vêm descobrindo as vantagens de se ter um software de gestão financeira, principalmente quando se pensa em integração de dados para otimizar as tomadas de decisão.
No post de hoje, você verá 5 motivos para migrar das planilhas para um software de gestão financeira. Acompanhe!
Por mais que a Microsoft tenha desenvolvido soluções para se utilizar o Excel em plataformas variadas, como tablets e smartphones, as planilhas costumam ser mais funcionais e fáceis de se utilizar quando usadas em um computador ou notebook.
O software de gestão financeira já é desenvolvido para utilização em qualquer plataforma, permitindo acompanhamento em tempo real dos dados financeiros da empresa. Trabalhando com mais rapidez na tomada de decisão, você torna os processos mais ágeis e melhora a rentabilidade da companhia.
Para o controle financeiro pessoal pode ser possível usar o Excel. Mas, para microempresas e instituições de médio e grande porte, a tarefa de fazer a gestão financeira envolve milhares de dados e informações que tornam as planilhas eletrônicas inviáveis.
O software de gestão financeira não depende do sistema de fórmulas, toda a sua programação é feita automaticamente e você só precisa adaptá-lo à realidade da sua companhia. Isso evita falhas humanas e também facilita os treinamentos, quando necessário.
A planilha de Excel precisa ser construída do zero para funcionar, inclusive com o desenvolvimento de fórmulas e tabelas dinâmicas. E quando um usuário altera qualquer uma dessas fórmulas, pode desconfigurar toda a planilha. Muitas vezes, o erro somente é percebido na hora das demonstrações de resultados à diretoria da empresa.
Como já é pré-programado para funcionar de acordo com o que necessita a sua empresa, o software de gestão financeira economiza tempo, evita retrabalho e, consequentemente, reduz custos operacionais.
Por funcionar em tempo real, o software de gestão financeira pode ser utilizado por vários usuários ao mesmo tempo, tanto no lançamento quanto no acompanhamento de dados. A Microsoft por exemplo não permite que dois usuários usem o mesmo arquivo do Excel ao mesmo tempo.
Qualquer ação errada de um usuário do Excel pode jogar por terra todos os lançamentos de uma planilha. O software de gestão financeira evita tais problemas, já que sua programação inicial permite que ele sinalize eventuais erros de lançamento.
Além disso, também é possível configurar lembretes, o que é uma ferramenta valiosa para área financeira, trazendo mais eficiência para as equipes.
Com o auxílio da tecnologia, hoje é possível obter softwares que permitam uma visão global de toda a vida financeira da empresa, com baixo custo de aquisição e manutenção. E o principal: qualquer colaborador da organização pode utilizá-lo, já que os sistemas são simples e intuitivos.
E aí, o que você está esperando para adquirir um software de gestão financeira para sua empresa?
Ao abrir um negócio, todos os empreendedores visam ganhar dinheiro. Isso é algo bastante óbvio. Ocorre que as ideias de lucratividade e rentabilidade são muitas vezes consideradas como sinônimas pelos empreendedores e donos de negócios. Mas será que é isso mesmo? A resposta é: não.
É essencial que haja um estudo acerca da diferenciação perfeita entre conceitos dentro do mundo das finanças e gestão, de modo que o empreendedor seja capaz de administrar melhor o seu negócio.
Vale dizer, por isso, que os dois conceitos trazem significados distintos. Se você quiser saber mais sobre o assunto, continue lendo este texto e tire suas dúvidas de uma vez por todas!
A lucratividade de uma empresa, como o próprio nome sugere, tem a ver com o seu lucro. Ou seja, um empreendimento é considerado lucrativo dependendo da relação entre seu lucro líquido e sua receita total.
A fórmula básica para se calcular a lucratividade de uma empresa é a seguinte:
Lucratividade = Lucro Líquido x 100 ÷ Receita total
Lembre-se que o lucro líquido é o lucro total da empresa, depois de descontadas as suas despesas; e a receita total consiste no montante total recebido pelo negócio. A lucratividade é um indicador de eficiência operacional, cujo resultado é dado sob a forma de percentual.
A rentabilidade, por outro lado, é a capacidade que o negócio tem de gerar renda. Ao contrário do lucro, que aponta sobre a renda já gerada para a empresa, esse indicador se refere a investimentos em produtos. Em outras palavras: abrange a capacidade de um negócio em investir em determinado produto, para que ele gere lucro.
Via de regra, para descobrir a rentabilidade de um produto ou de uma empresa, é preciso fazer uma análise das suas vendas anteriores. Se o investimento feito nele for menor do que a renda captada com as vendas, será considerado rentável. E para um empreendimento ser considerado rentável, ele deve ter mais receita do que custos fixos e outras despesas.
Esse referencial também é dado em percentual. O cálculo da rentabilidade de um empreendimento é o seguinte:
Rentabilidade = Lucro Líquido x 100 ÷ Investimento
O principal problema com a confusão entre os dois conceitos, no entanto, está no fato de que lucratividade e rentabilidade não caminham necessariamente juntas. Empresas lucrativas nem sempre são rentáveis, e vice-versa.
Por exemplo: muitas pessoas acham que muitas vendas implicam, automaticamente, no fato de que as mercadorias em questão sejam rentáveis e lucrativas. É aí que está o equívoco: apesar de o produto eventualmente exibir-se como algo rentável, uma vez que não fica muito tempo parado no estoque, ele não será, necessariamente, lucrativo.
Isso porque o lucro leva em consideração o preço do produto. Nesse caso, se o preço estiver abaixo do mercado, é natural que seja mais vendido do que outras mercadorias dos concorrentes. Porém, se esse valor estiver muito abaixo do ideal, em contraste com as despesas do negócio, isso não se reverterá em lucro para a empresa. O produto é rentável, mas não é lucrativo.
Ao fim dessa leitura, fica inquestionável o quanto é importante levar em conta tanto a lucratividade quanto a rentabilidade da sua empresa, a fim de saber onde investir, quando e como. Focar em apenas um desses aspectos poderá ser fatal para a vida orçamentária do seu estabelecimento. E confundir os dois conceitos pode mascarar problemas graves no seu negócio.
Em tempos de crise é natural que as empresas desejem diminuir custos para garantir a solidez de seus empreendimentos. No entanto, muitos empresários não sabem como identificar os gastos que podem ser cortados.
Este artigo trará algumas dicas para realizar uma redução de custos na empresa. Acompanhe!
Redução de custos: estude seus números
É natural que a empresa dê atenção a números externos, como os indicadores de mercado e projeções de crescimento, por exemplo. Porém, a maior fonte de informação para a tomada de decisões empresariais está na própria companhia.
Por isso, é muito importante ter acesso aos indicadores — dos mais diversos setores e processos — disponíveis e organizados.
Desse modo, decisões importantes como descontinuar um produto, por exemplo, podem ser tomadas com segurança.
Avalie a qualidade dos processos
Seu produto ou serviço é a soma de diversos esforços chamados de processos. Garantir que estes sejam eficientes pode aumentar a lucratividade da empresa — sem a necessidade de conseguir nem um cliente a mais.
Em tempos turbulentos, processos malfeitos podem sugar recursos preciosos da empresa. Avalie quanto custa cada processo e se ele está alinhado com as metas da organização.
Calcular o retorno sobre o investimento feito no processo (ROI) pode ajudar a mensurar seus resultados.
Converse com seus fornecedores
Uma forma de economizar sem que as estratégias da empresa sejam impactadas, é renegociar os valores das próximas compras com os fornecedores ou pesquisar novos parceiros.
Da mesma forma que o consumidor tem predileção por promoções na hora de comprar no supermercado, as empresas também precisam optar por parcerias estratégicas em momentos de recessão.
No entanto, cuidado para não colocar em risco a qualidade de seu produto final. Opte por empresas que ofereçam a mesma qualidade que será exigida pelo cliente.
Evite desperdício
Quando se fala de desperdício empresarial, não são apenas itens como eletricidade e água que chamam a atenção. Qualquer recurso usado de maneira pouco eficiente pode ser considerado como uma perda.
A empresa deve se perguntar: como produzir da mesma forma gastando menos?
Nenhum gasto deve ser menosprezado. Afinal, ao decorrer de longos períodos é visível como pequenas economias fazem a diferença.
Treine seus colaboradores
Antes de recorrer ao caminho mais fácil para reduzir custos (demissão), questione-se sobre a produtividade de sua equipe — ou a falta dela.
Baixa produtividade e altos índices de retrabalho oneram a atividade empresarial, mas podem ser resultados de erros no treinamento de seus funcionários, por exemplo. Por isso, verifique como tornar sua equipe mais eficaz, pois estratégias como pausas para feedback podem corrigir erros e aumentar a produção.
Tenha em mente que crises econômicas são cíclicas e estratégias para redução de custos tomadas nesses momentos podem beneficiar a empresa no futuro, fazendo com que ela ganhe competitividade e novos mercados.
Nenhuma dessas medidas deve ser vista de forma negativa, mas apenas como uma necessidade de reorganização comum no mundo dos negócios.
O importante é que sua empresa tenha acesso aos dados internos para que as decisões necessárias sejam tomadas de forma acertada. Por isso, invista em tecnologias que possam melhorar a gestão de sua empresa.
Gostou deste artigo? Então compartilhe com seus amigos nas redes sociais!
Todo empresário sabe como ter um controle dos gastos da empresa é importante, no entanto, em momentos de saldo positivo essa preocupação pode passar despercebida, ganhando atenção, apenas, quando é hora de lidar com momentos de recessão na economia — como o que vivemos atualmente.
Na hora de encarar uma crise, três palavras devem ganhar destaque: gestão de custos. Saiba mais sobre o assunto!
Basicamente, fazer uma gestão de custos é repensar os custos envolvidos na produção de um produto ou serviço oferecido pela empresa. Em uma fábrica de calçados, por exemplo, esse trabalho analisaria todos os custos realizados para atingir o objetivo final que é produzir, de fato, os calçados.
Alguns empresários acreditam que nesse caso o importante é cortar gastos, mas realizar esses cortes sem estudar os impactos antes pode ser perigoso. Por exemplo: uma empresa decide demitir os funcionários temporários, mas meses depois não pode aceitar uma grande encomenda porque não tem colaboradores suficientes para dar conta do pedido.
O primeiro passo para fazer uma gestão de custos eficiente é identificar desperdícios. Pense na sua empresa como uma residência. Que conselho você daria para uma dona de casa que reclama do orçamento doméstico, mas vive deixando as torneiras abertas?
Para identificar em que ponto sua empresa está desperdiçando recursos, é importante monitorar os processos internos a fim de perceber se eles estão sendo realizados de forma eficiente.
Você pode estar perdendo vendas porque os vendedores não passam as informações corretas, por exemplo, evidenciando uma falha nos processos de contratação e/ou treinamento de funcionários.
Em momentos de crise econômica, as pessoas repensam seus gastos. Seu cliente pode fazer o mesmo e passar a consumir outra marca, mais barata, para economizar. Porém, o empresário deve ter uma visão de longo prazo e saber que crises vêm, mas vão embora. Portanto, deve analisar o risco que alterar a qualidade de seu produto pode lhe trazer no futuro.
Isso não significa que a empresa não pode rever contratos com fornecedores, pelo contrário! Momentos de queda na economia pedem essa postura. O processo de compra deve priorizar o melhor fornecedor, pelo menor preço.
Algumas decisões fundamentais para a empresa serão tomadas rapidamente, por isso, os dados relacionados às compras e custos devem ser analisados com precisão.
Ter essas informações digitalizadas é fundamental, mas não adianta ter centenas de planilhas que ninguém entende. Esse tipo de armazenamento e análise faz com que a empresa perca tempo e dinheiro.
Fazer uma boa gestão de custos implica em tomar decisões corretas e, para isso, é necessária informação de qualidade, sempre à mão das lideranças da empresa.
Empresas de diversos tamanhos já utilizam softwares para melhorarem a gestão das informações do negócio. Esses programas não só organizam, mas analisam os dados, ajudando a empresa a tomar melhores decisões.
A gestão de custos deve ser feita não só em momentos de crise, mas nesses momentos ela torna-se essencial. Que tal começar agora? Conheça as nossas soluções em www.myabcm.com/pt-br/solucoes/
A rentabilidade do negócio representa a relação entre o lucro obtido e o investimento total realizado no mesmo período. Ou seja, se o resultado da conta é positivo, quer dizer que os lucros estão superiores ao valor investido na empresa. Acompanhar esse indicador é importante para avaliar se as decisões estão retornando com resultados benéficos e se o dinheiro empregado está sendo bem gasto.
A seguir, listamos 5 erros que fazem com que a rentabilidade do seu negócio não seja satisfatória. Confira!
Antes de investir em um novo produto, mesmo que ele seja de qualidade, é preciso avaliar se ele será bem aceito pelo seu público. Caso contrário, corre-se o risco de investir capital em itens que ficarão parados no estoque, o que representa perda de dinheiro. Ou seja, gasta-se um dinheiro que não trará retorno financeiro para a empresa.
É preciso direcionar esforços para atrair novos clientes para o negócio e alavancar as vendas. Porém, também se deve ter a preocupação de reter aqueles que já estão conquistados. Com isso, o custo do cliente passa a ser bem menor para a empresa, garantindo uma lucratividade maior do que quando se dedica apenas a trazer consumidores novos.
Para que a fidelização seja possível, é necessário investir em melhorias no relacionamento, proporcionar boas experiências de compras e, se possível, estruturar um processo de pós-vendas.
O controle de custos é fundamental para que se saiba, com precisão, quanto uma empresa gasta para manter suas atividades funcionando e se isso representa riscos de prejuízos futuros.
Porém, essa variável também pode prejudicar diretamente a rentabilidade do negócio. Quando os custos são elevados, a lucratividade fica comprometida — mesmo que o faturamento seja alto, grande parte dele será destinada a cobrir os gastos — o que afeta diretamente a rentabilidade, já que ela possui relação direta com o lucro líquido.
Sendo assim, é necessário identificar e criar controles que ajudem a visualizar onde o dinheiro é mais gasto, quais deles são supérfluos e quais ações serão tomadas para reduzi-los.
Deixar de considerar a inadimplência é um erro grave, pois mesmo que o faturamento seja elevado, ela afeta o valor que, de fato, entrará no caixa da empresa. Ou seja, ela também interfere no lucro, afetando a rentabilidade do negócio.
Para evitar que esse tipo de situação ocorra, é necessário acompanhar esses índices e criar meios de fazer com que eles sejam cada vez menores — como criar e estruturar uma política de cobrança e restrição de crédito mais eficaz, por exemplo.
O investimento em tecnologia ajuda a automatizar os processos, diminuindo os riscos de erros, tornando as informações mais seguras e confiáveis, melhorando o compartilhamento de dados, tornando os processos mais ágeis e eficazes, entre outros benefícios. O investimento em uma solução que ajude a otimizar as rotinas financeiras auxilia na redução de custos, que reflete na rentabilidade posteriormente.
É preciso identificar essas falhas que prejudicam a rentabilidade do negócio e buscar soluções que visam resolver os problemas. Negligenciar essas questões ou desconhecê-las é algo que afeta seriamente a saúde financeira do negócio e, em longo prazo, sua perenidade no mercado.
Gostou das nossas dicas? Então siga nossos perfis nas redes sociais (Facebook, LinkedIn e Twitter) e acompanhe outros conteúdos como este em primeira mão!
Todas as empresas deveriam focar na busca pela eficiência, mas algumas ainda não entendem o que é eficiência operacional, de fato. Muitos empreendedores confundem eficiência simplesmente com o “bater a meta”.
Acreditam que, se a empresa conseguiu honrar seus compromissos, tanto os financeiros quanto com clientes, ela tornou-se competente, mas isso não é verdade. Neste post, ensinaremos como aumentar a eficiência operacional da empresa, listando algumas ações e pontos de atenção.
O que é eficiência operacional? Por que ficar de olho nesse termo é tão importante para a sua empresa? Descubra no nosso artigo!
O que é a eficiência operacional?
O conceito de eficiência operacional engloba a prática de tornar os seus processos (as atividades desempenhadas pela empresa, com o objetivo de chegar a um produto ou serviço final) melhores.
Por exemplo, um supermercado tem diversos métodos internos (de produção, de contratação, de vendas e de comunicação, por exemplo) e todos esses processos ajudam a empresa a atingir uma meta, como por exemplo vender seus produtos.
Mas mesmo que o supermercado esteja batendo suas metas de venda, isso não significa que ele tenha alcançado eficiência operacional. Uma má gestão do estoque pode deixar os produtos estragarem e gerar prejuízos à empresa.
Se o departamento de compras não identificar com eficiência os fornecedores ideais, o supermercado perderá a oportunidade de ter uma grande economia. Enfim, esses exemplos ilustram a importância de se conhecer bem a empresa, afinal, cada empreendimento terá sua própria realidade com relação aos seus processos.
Como ter eficiência operacional?
O empresário deve listar os processos da empresa e acompanhá-los, tendo como objetivo descobrir se eles estão sendo desempenhados de maneira correta (gerando lucro, possuindo qualidade e evitando desperdício para a empresa, por exemplo). Caso identifique falhas, deve-se estudar alternativas para melhorá-los.
Há prejuízos ligados à performance dos colaboradores?
Não é estranho que empresários acreditem que buscar eficiência operacional esteja diretamente ligado com demissões. Isso é um engano.
Caso a empresa identifique prejuízos ligados à performance dos colaboradores, deve-se ficar atento, pois o processo de contratação pode estar sendo feito de forma errada, ou seja, a empresa contrata pessoas erradas para as funções.
Além disso, a organização pode identificar a necessidade de criar ou melhorar o processo de treinamento dos funcionários. Buscar uma economia rápida, por meio de demissões, costuma ser uma saída pouco eficiente – demite-se a pessoa, mas não o processo ou atividade que ela desempenha (em muitos casos que não agrega valor à companhia e segue sendo desempenhado por outros colaboradores – não raro ficando sobrecarregados).
Isto sem falar que simplesmente demitir funcionários é uma solução temporária e que pode não se sustentar no médio e longo prazo. A estratégia de melhorar a competência operacional depende da análise dos resultados de cada setor da empresa e não um corte de gastos sem muito cuidado.
O empresário deve estar atento a todos os resultados do negócio?
Buscar eficiência operacional consiste, em primeiro lugar, em conhecer a própria empresa. Além disso, o empresário deve estar atento a todos os resultados do negócio e não apenas ao resultado.
Não se deve confundir aumentar a eficiência com corte de gastos, afinal, ela tem outros objetivos além de gerar economia, como por exemplo melhorar a produtividade da empresa. Por isso, associá-la com demissões é um erro.
Quais as vantagens de investir na eficiência operacional?
A busca pela eficiência operacional consiste em identificar problemas e criar soluções. De nada adianta saber que determinado processo não está acontecendo da melhor maneira e não tomar nenhuma ação para reverter isso.
O segredo está em entender que cada desafio encontrado é, na verdade, uma oportunidade de ser melhor a cada dia. Ainda que alguns valores precisem ser investidos, eles não devem jamais ser considerados custos. São investimentos que certamente trarão retorno.
Quando uma empresa oferece treinamento de pessoal, por exemplo, ela está capacitando as pessoas para que o serviço seja executado da melhor maneira. Uma equipe que tem uma boa comunicação tende a manter metas e expectativas alinhadas, fazendo com que todos trabalhem por um mesmo objetivo.
Os processos de compra e o departamento financeiro também podem ser impactados positivamente pela eficiência operacional. Dessa forma, os colaboradores otimizam seu tempo e a empresa ganha em produtividade.
Nem é preciso dizer que daí até aumentar os lucros e elevar seus patamares no mercado é apenas um passo.
Como conquistar essa eficiência?
Ainda que já tenha entendido por que deveria implantar a eficiência operacional em sua empresa, pode ser que você ainda se sinta um pouco perdido, sem saber exatamente por onde começar.
Para ajudá-lo, listamos abaixo algumas dicas de ouro:
Estude a situação do negócio
Para corrigir processos insatisfatórios, é necessário, antes de mais nada, descobrir quais são esses processos. Só depois será possível melhorá-los.
Para fazer esse levantamento, o gestor deve conversar com as pessoas que chefiam departamentos e avaliar as condições da empresa no mercado em que atua. Só após alguns relatórios e reflexões é que se poderá chegar a uma conclusão.
Atente-se aos custos de produção
Toda produção gera um custo. Entretanto, é importante saber exatamente quanto cada processo demanda de recursos, mão de obra e tempo. Dessa forma, fica mais fácil identificar despesas fora da curva.
Uma vez identificadas, deve-se averiguar o motivo para buscar uma correção que permita reduzir custos sem perder em qualidade.
Mapeie as falhas do processo
Analisar cada processo, parte a parte, também permite a identificação de falhas. Elas precisam ser mensuradas e relacionadas para que fique claro onde devem acontecer as mudanças.
É claro que, teoricamente, tudo pode ser melhorado, mas você precisa saber o que deve priorizar na hora de corrigir problemas.
Descubra a origem das falhas
De nada adianta conhecer as falhas se não souber de onde elas derivam. Sempre que identificada uma falha, é importante averiguar qual a sua origem e porque ela vem ocorrendo.
Dessa forma, é possível corrigir o problema desde a sua raiz, evitando criar soluções ilusórias que só mascaram ineficiências no processo produtivo.
Use a tecnologia
Hoje em dia, existe ferramenta tecnológica para tudo. Você pode armazenar dados, integrar departamentos e criar relatórios que permitem uma análise mais ampla da situação da companhia.
Realizar todo esse processo de forma manual, certamente demandaria um tempo muito maior, além de deixá-lo suscetível a falhas. É por isso que costumamos dizer que a tecnologia é uma ótima aliada na conquista da eficiência operacional.
Entendeu o que é eficiência operacional? Gostou das nossas dicas para praticá-la em sua empresa? Então curta a nossa página no LinkedIn e fique por dentro de outros conteúdos como este.
Vários empresários concordam que prestar o melhor serviço possível é o que garante a atração do público. Isso vai desde a concepção de um produto ou serviço até o atendimento e a entrega para o cliente final. Essa filosofia costuma levar à criação de um sistema de gestão da qualidade total do serviço para o público.
Porém, algumas empresas podem apresentar dificuldades nessa tarefa por acreditarem que aumentar e controlar a qualidade do produto implica necessariamente em aumentar o custo de produção. Mas, de fato, ocorre o oposto: a empresa tende a reduzir seus custos e a aumentar sua lucratividade.
Para mostrar melhor essa questão, separamos alguns meios pelos quais um sistema de gestão da qualidade pode aumentar as margens de lucro dos produtos. Acompanhe!
Para avaliar a qualidade final de um produto é necessário ter em mente todo o processo envolvido, desde qualquer matéria prima até a entrega. Isso significa que, com uma avaliação completa, é possível apontar qualquer falha no fluxo de trabalho, vendo em qual pode haver desperdício de recursos e de tempo.
Outro ponto importante é observar a origem desses erros. Os funcionários não estão recebendo o treinamento adequado? O material utilizado não atende às expectativas do público? Há processos burocráticos que atrasam as vendas? Tudo pode e deve ser avaliado pela gestão da qualidade para evitar o acúmulo de pequenas perdas. Assim, é possível reduzir o custo bruto da produção sem perder a qualidade de vista.
Já foi mencionada a otimização como fator altamente relevante para aumentar a margem de lucro de um produto. Porém, há outro aspecto envolvido: a automação. Cada minuto ou hora a mais que um funcionário passa preenchendo uma planilha é o tempo que poderia estar conversando com outro cliente ou resolvendo problemas que demandam ação humana.
Além disso, esse método deixa todas as informações muito dispersas, o que dificulta o trabalho de análise de dados. Com um sistema automatizado de gestão de dados, esse processo será muito mais rápido e preciso, permitindo à direção tomar decisões mais bem embasadas em menos tempo.
Um erro comum em alguns setores é perder de vista quem são os clientes e se concentrar apenas em um processo fechado. Esse erro é tão grave que pode levar algumas empresas à falência, dependendo das condições. As decisões tomadas na direção devem visar o funcionamento mais orgânico da companhia, especialmente se for necessário integrar várias filiais. Mas também não podemos esquecer que quem cobre os custos é sempre o cliente.
Um método pelo qual o sistema de gestão da qualidade pode manter a empresa próxima do seu público é a pesquisa de opinião. Essa pode se dar de várias formas: desde pequenos questionários após a compra até uma conversa mais longa. Este último método pode ser mais adequado para empresas que acompanham clientes por maiores períodos. Com esse feedback, a direção pode encontrar problemas que não são detectáveis por quem está muito próximo da produção.
Gostou das nossas dicas sobre a gestão da qualidade e seu efeito na lucratividade do produto? Então aproveite então para nos acompanhar no LinkedIn!
O atual momento econômico tem exigido que as empresas se reinventem, mudando sua forma de atuação no mercado e buscando reduzir os custos operacionais diariamente. A redução de custos é a decisão mais simples a ser tomada quando o objetivo é alavancar os ganhos e conseguir mais destaque no mercado.
Existem diversas formas para se conseguir diminuir os custos de uma empresa, desde o aperfeiçoamento de tarefas e a redução de desperdício de materiais até as temidas demissões em massa.
Atualmente, formas inovadoras e eficazes têm surgido, garantindo ótimos resultados para as empresas que as adotam. Por isso, separamos as 4 melhores tendências quando o assunto é a redução de custos. Confira!
A computação na nuvem ou cloud computing é uma das mais recentes tecnologias do mercado. O armazenamento de informações na nuvem pode ser integrado aos mais diversos processos e operações de um negócio, possibilitando mais velocidade na troca de dados e ganhos significativos de eficiência.
Além de diminuir consideravelmente os gastos com servidores e os gastos com manutenção, essa tecnologia de armazenamento de dados permite também que as intervenções para reparos sejam centralizadas — não carecendo do gerenciamento de diversos computadores e servidores espalhados pela organização.
A importação de máquinas, equipamentos ou materiais traz consigo elevados custos à empresa, como impostos e taxas, translado, entre outros. Todas essas despesas ligadas à importação podem ser evitadas de uma maneira muito simples: por meio do uso de fornecedores situados no país.
Buscar empresas nacionais que atendam às necessidades da empresa é uma tendência que tem ganhado espaço principalmente com o alto valor do dólar. Comprar equipamentos e materiais em empresas brasileiras pode poupar milhares de reais no fim do ano ao seu negócio. Por isso, não deixe de pesquisar bastante no mercado em busca de fornecedores que possam suprir suas demandas.
Um dos fundamentos da administração de negócios diz que estoque é o mesmo que dinheiro parado — e isso significa menor capital de giro disponível. Além disso, trabalhar com estoque muito grande gera diversos custos à empresa, como contratação de maior número de funcionários, necessidade de maior espaço físico, aquisição de armários e compartimentos especiais para armazenamento de produtos – além da administração do estoque em si, entre outros.
Portanto, uma ótima maneira de gerir os negócios para quem busca a redução de custos é trabalhar com o estoque reduzido. Para isso, não deixe de buscar mais eficiência nas tarefas e nos serviços, pois isso contribui para que os suprimentos da empresa sejam o mínimo possível, somente o necessário para a operação.
Ter na sua empresa uma equipe altamente profissionalizada, além de aumentar a qualidade de produtos ou desempenhar serviços com grande eficiência, permite uma ótima redução de custos operacionais. Por isso, o treinamento dos funcionários é fundamental para toda empresa que busca diferenciar-se no mercado.
É importante saber que funcionários treinados conseguem facilmente resolver problemas cotidianos e ajudam bastante no aperfeiçoamento de tarefas e na redução de pequenos prejuízos.
Gostou das nossas dicas sobre redução de custos? Então curta a nossa página no Facebook e fique por dentro de outros conteúdos como este!
Se analisada de perto, uma empresa é muito parecida com um organismo vivo. Diversos setores trabalham ao mesmo tempo para garantir que tudo funcione bem. No entanto, do mesmo modo que um organismo doente apresenta dificuldades para desempenhar suas funções, uma empresa também pode ter prejuízos quando seus processos estão falhando, e uma saída para resolver esse problema é a otimização de processos.
Podemos entender como processos da empresa todo o conjunto de atividades desempenhadas com o objetivo de atender a um desejo comum do empreendimento. Existem os processos internos — processo de produção e de montagem, por exemplo — e os processos externos — como o processo de vendas. Esses processos variam de acordo com a atividade desempenhada pelo negócio.
Alguns empresários focam seus esforços apenas no resultado final da empresa. Em uma loja de varejo, por exemplo, a meta a ser alcançada é aumentar as vendas. No entanto, falhas em outras atividades podem gerar prejuízos ao empresário, mesmo que a meta final esteja sendo alcançada.
Na prática, otimizar é ganhar agilidade e qualidade na tarefa desempenhada. Por isso, o empreendedor deve mapear todos os processos da empresa. Só assim ele será capaz de entender se um processo é eficaz, ou não.
A seguir, listamos alguns processos que devem ser otimizados dentro de uma organização. Confira!
Contratar alguém é fazer um investimento. Por isso, garantir que a pessoa contratada seja a ideal para a vaga é fundamental, pois o custo de contratar alguém é alto.
Além dos encargos trabalhistas, esse processo envolve o trabalho de uma equipe de RH, e o tempo desses funcionários também é valioso.
Treinar um colaborador que não ficará na empresa e ter que recomeçar o processo de contratação também impacta na produtividade do setor, atrasando a finalização de projetos.
A comunicação tem destaque na empresa, mas quando o foco é o consumidor. É importante lembrar que, se a comunicação interna contém falhas, as tarefas serão feitas de maneira insatisfatória, o que prejudica a qualidade e acarreta em retrabalho — palavra que deve ser evitada em qualquer empresa.
Dessa forma, verifique se as ferramentas de comunicação interna são eficazes.
Muitos processos de produção já podem ser automatizados, diminuindo, assim, os custos com mão de obra e melhorando a qualidade final do produto. Fique atento também a possíveis retrabalhos, atividades feitas em duplicidade e mesmo problemas de layout na fábrica que também impactam ao final o resultado da organização.
O comportamento do consumidor mudou devido ao uso frequente da internet, por isso, é importante que toda empresa tenha uma presença digital, mesmo que o objetivo não seja vender pela web. O atendimento pós-venda, por exemplo, pode ser feito via chat.
Em alguns casos, mesmo batendo metas, a margem de lucro não aumenta, e isso acontece porque o empreendedor não está fazendo uma gestão estratégica dos seus custos. Esse tipo de processo interno já pode contar com o apoio da tecnologia, ganhando, assim, mais eficiência.
Agora que você já sabe a importância da otimização de processos, é hora de aprender quais são os 5 erros comuns na gestão de custos, e como evitá-los! Vamos lá?
Sabemos que, para estabelecer um plano de desenvolvimento sustentável, é necessário criar um planejamento bem detalhado, com estratégias inteligentes, monitoramento e controle constante. Porém, colocar esse plano em ação é outra história. Isso pode demandar muito tempo, levando os gestores a se perderem no caminho.
O que muitos gestores não sabem é que existe uma gama de aplicativos de gestão disponíveis on-line, e que podem ajudá-los nas tarefas operacionais e gerenciais da empresa. São verdadeiras ferramentas de apoio para tornar o trabalho mais eficiente e com menos tempo necessário para a sua execução!
Então, para ajudar você a impulsionar o crescimento do seu negócio, fizemos uma seleção dos melhores aplicativos de gestão. Confira!
Está cansado de organizar infinitos recibos impresso para enviar ao setor de contabilidade? Com o aplicativo de gestão Receipt Bank você não vai precisar mais fazer isso, pois ele armazena e processa todos os seus recibos e faturas diretamente do seu smartphone ou tablet.
De forma inteligente, o aplicativo de gestão converte todos esses tipos de documentos em dados, tornando o gerenciamento de contas a pagar e pendentes mais fácil e eficiente.
Toda empresa precisa de um site decente, afinal, a presença on-line é fundamental para qualquer negócio. O problema é que criar e configurar um layout bonito, moderno e funcional pode ser caro e complexo.
Para resolver o problema, use o aplicativo Moonfruit. Ele disponibiliza uma série de templates responsivos para o seu site e ajuda a otimizar os processos executados dentro dele.
Agora você não precisa mais imprimir um documento sempre que precisar assiná-lo. O aplicativo DocuSign torna possível assinar documentos de forma totalmente on-line e a partir de qualquer dispositivo móvel. O sistema é bem simples: você salva uma assinatura válida e pronto, pode assinar qualquer tipo de documento virtual!
Esse é um aplicativo que funciona no sistema de SaaS (software como um serviço, na sigla em inglês): o usuário não precisa instalar o programa, mas o acessa pela web e paga uma mensalidade, que varia conforme o número de usuários da empresa (até 10, 20, 50 ou 100) e a capacidade de armazenamento.
O gestor cadastra a empresa ou o setor, adiciona colaboradores e informa de quem eles podem ou não receber tarefas. Em seguida, cadastra as principais atividades do dia a dia e define as prioridades. Cada projeto possui sua própria timeline de acompanhamento e feedback.
As atividades são enviadas ao funcionário pela própria plataforma que, a partir do histórico anterior ou do que é indicado pelo usuário, apresenta o tempo ideal para a conclusão do projeto. A plataforma também estima quando a tarefa será finalizada, tendo como base a lista de pendências do colaborador. É possível repriorizar uma tarefa, que leva o sistema a reajustar todo o resto das atividades.
Diariamente, gestores podem ter acesso a relatórios com o acompanhamento dos projetos, produtividade da equipe e gestão do tempo.
Esse aplicativo permite que você faça backups de todos os arquivos do computador de forma automática. Melhor ainda: pode sincronizar os backups com o dispositivo móvel que usar e realizar o trabalho a distância.
Uma vez instalado, o aplicativo de gestão inicia um processo automatizado de backups dos seus arquivos, tornando possível a recuperação deles caso ocorra algum problema.
Esse aplicativo é uma ferramenta importante para a gestão de caixa, de orçamentos e de previsão de receitas e despesas on-line — e ajuda você a manter o fluxo de caixa bem organizado e eficiente.
O sistema considera as tendências e os padrões financeiros para realizar projeções com o máximo de precisão. É muito útil, principalmente para gestores que encontram dificuldades em estabelecer um bom gerenciamento das contas.
Independentemente da necessidade, esses aplicativos de gestão podem ajudar você a melhorar a produtividade da empresa e ganhar mais tempo para focar na gestão estratégica de crescimento do negócio.
E aí, gostou das novidades? Aproveite para compartilhar essa informação com seus amigos nas redes sociais e tornar-se mais influente!
