Obter custo baixo dentro das organizações é uma grande vantagem para os negócios. No entanto, diante de um mercado volátil e competitivo, nem sempre é fácil responder à pergunta “como controlar e reduzir custos?”.
Controlar os custos tornou-se uma prioridade tão importante quanto melhorar o faturamento da empresa. Por esse motivo, realizar uma avaliação interna das despesas e compreender o funcionamento dos processos é o melhor caminho para identificar os gastos desnecessários e montar um programa eficiente que ofereça benefícios sustentáveis para o próprio negócio.
Contudo, cabe aos empreendedores a missão de encontrar as melhores estratégias de modo a reduzir custos e otimizar os processos de gestão empresarial. E essa redução significa obter maior flexibilidade para aproveitar as oportunidades do mercado.
Então, é essencial fazer investimentos e aproveitar as vantagens desse empreendimento. Entretanto, reconhecemos que diminuir despesas ainda é um grande desafio, por isso, selecionamos algumas dicas para ajudar nesse assunto. Confira!
Antes de fazer um plano de ação para reduzir os custos é necessário realizar uma avaliação das despesas de sua empresa. Uma vez levantados esses dados, inicie uma análise detalhada das mais relevantes (ou que apresentam maior representatividade) para as menos relevantes.
Essa análise permitirá identificar muitos gastos “escondidos” e que certamente estão impactando negativamente os resultados de sua organização. Por isso, conhecer cada despesa é essencial para apontar possíveis soluções.
Além disso, por meio desse gesto, será possível mensurar os principais gastos e aqueles que são desnecessários, ou seja, os que não agregam valor para a empresa. Lembre-se de que é impossível gerenciar o que não se pode medir.
Para fazer um controle correto sobre as despesas e conseguir reduzir gastos é importante visualizar as reduções por meio de análises de longo, médio e curto prazo.
Para isso, avalie alternativas de redução de custos dentro de um período de tempo maior. Dessa forma, sua empresa não corre o risco de se basear apenas em resultados de curto prazo — os quais não terão sustentação por muito tempo.
Avaliar somente as contas contábeis, ou centros de custos, não é suficiente para identificar possíveis gargalos e problemas nos processos de sua empresa. Por esse motivo, ao pensar em processos, muitas atividades são reveladas — como retrabalhos, duplicidades ou processos e ações executadas com baixo valor para a companhia e seus clientes.
O problema é que muitas empresas têm dificuldades em mapear e entender todos os processos envolvidos na produção dos seus produtos ou serviços. Concluir essa tarefa leva tempo e exige que o negócio se comprometa a avaliar o empreendimento.
É importante definir quais são os resultados ou produtos entregues na saída de cada processo, os seus componentes, fornecedores e limites. Como controlar e reduzir custos são tarefas que exigem informação, é necessário ter uma postura de atenção com relação aos processos internos.
Fazer uma negociação com os credores pode ser uma alternativa viável para conseguir controlar e reduzir custos. Por isso, faça acordos com fornecedores e negocie as melhores condições de pagamento a fim de que eles possam ser efetivados sem maiores consequências financeiras.
Além disso, repensar os contratos e realizar pesquisas de mercado para verificar os níveis de concorrência é uma estratégia que pode oferecer grandes chances de economia.
Por isso aperfeiçoe o seu setor de compras. Assim, esse departamento vai conseguir encontrar parceiros comerciais que ajudem a impulsionar seu negócio, mas que também não representem investimentos inviáveis.
Como controlar e reduzir custos pode fazer com que a empresa troque fornecedores, trabalhe para que uma possível mudança seja realizada com o devido planejamento. Isso evita que essa troca prejudique o fluxo de trabalho da empresa ou a qualidade do que é oferecido ao cliente.
Os ERPs — Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais — são soluções que permitem a integração de dados de toda a empresa. Porém, eles não oferecem todos os subsídios para uma gestão de custos eficiente, sobretudo quando desejamos entender o impacto dos custos indiretos nos diversos produtos e serviços.
A ferramenta também não permite modelar, de modo simples, análises de rentabilidade por clientes, canais ou regiões — tão fundamentais nos dias de hoje. Diante dessa demanda, empresas (como a MyABCM) oferecem ferramentas avançadas para a gestão de custos, rentabilidade e desempenho por meio de softwares desenvolvidos especificamente para esse fim.
Reduzir custos dentro de uma empresa é a melhor decisão, principalmente diante de um mercado volátil e seletivo. Essa decisão exige investimento em tecnologia adequada. E não basta apenas o desejo de realizá-la se a empresa não tem as ferramentas adequadas para essa missão.
Não há motivos para que um negócio absorva custos relacionados à contratação e folha de pagamento de setores que não são prioritários. Logo, ao trabalhar com mão de obra terceirizada, a empresa ganha eficiência, já que contrata uma parceira especializada naquele mercado para atendê-la.
Além disso, há mais liberdade para cobrar resultados e exigir o cumprimento daquilo que fora acordado em contrato. Ademais, o negócio consegue aproveitar o talento de seus gestores e profissionais de Recursos Humanos na gestão e capacitação dos colaboradores que são fundamentais para a atividade-fim da marca.
Como controlar e reduzir custos pede eficiência, a terceirização é uma alternativa perfeita para alcançar melhores resultados financeiros sem prejudicar as atividades internas.
Ainda que este tópico se pareça mais com um investimento do que com uma ação para cortar custos, lembre-se de que o retrabalho pode impactar negativamente os resultados de um negócio. Por isso, garanta que os seus colaboradores recebam o treinamento adequado após a contratação e que eles estejam aptos a desempenharem suas funções.
Além disso, caso identifique falhas e trabalhe para transformá-las em aprendizado, usando-as como cases em treinamentos internos. Dessa maneira, a empresa conseguirá entender como controlar e reduzir custos por meio de estratégias que mantenham sua equipe motivada e se sentindo valorizada.
Afinal, educar um profissional — fazendo com que a sua performance melhore — pode ser mais vantajoso para um empreendimento do que tentar contratar alguém que já tenha determinadas qualidades profissionais.
O avanço tecnológico pode também ser usado para combater desperdícios, desde os mais simples, como o consumo de recursos, até os mais complexos, como atividades desempenhadas de maneira inadequada.
Os custos desnecessários estão associados ao desconhecimento de uma empresa com relação ao que há de mais moderno no seu mercado, ao que poderia ser usado para fazer com que ela ganhasse eficiência.
Como vimos, responder à pergunta “como controlar e reduzir custos?” pede que os gestores estejam dispostos a avaliar suas empresas com um olhar cuidadoso, examinando os detalhes sem medo de terem que admitir que determinadas estratégias não trouxeram os resultados esperados.
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