Uma solução já bem conhecida no mundo corporativo é o software de gestão</a>, que na verdade faz muito mais do que registrar movimentações financeiras e emitir relatórios.
Esse tipo de sistema atua como uma central de dados e procedimentos da organização, não sendo apenas uma ferramenta operacional, mas também estratégica e que pode fazer muita diferença para o crescimento empresarial, principalmente quando tem funções de acompanhamento de custos.
Neste artigo, você vai entender um pouco mais sobre o que a ferramenta pode oferecer e por que você deve confiar nela. Confira!
Esse sistema pode centralizar todas as tarefas do backoffice nele, realizando atividades como:
Existem ainda diversos outros recursos da rotina administrativa que podem ser englobados no software. Mas a quantidade de funcionalidades escolhidas para implementação deve levar em conta o porte do negócio, suas necessidades e o tamanho de sua estrutura.
Ademais, todas essas tarefas podem ser automatizadas e integradas, inclusive a aplicações externas.
Outro setor da organização que pode ser centralizado no software de gestão é o de finanças, com o registro de movimentações e a emissão de relatórios diversificados para análises distintas.
Com o módulo contábil, caso o negócio tenha um departamento interno e não terceirize o serviço, a ferramenta também proporciona a realização da escrituração e a emissão de relatórios gerenciais e legais. Inclusive, esses relatórios também podem auxiliar o gerenciamento financeiro e empresarial.
As obrigações do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), por exemplo, exigem o registro de dados das notas fiscais, da contabilidade e de apurações e pagamentos de impostos, contribuições e retenções.
A possibilidade de importar essas informações geradas pelo software de gestão para os programas do Sped, ou de integrar o software a eles, facilita a elaboração das complexas declarações.
Indústrias e comércios têm uma necessidade especial de controle de estoque, tarefa para a qual o gerenciador é preparado. E essa preparação não diz respeito apenas a entradas e saídas, mas também a atividades como realização de inventário e controles para obrigações acessórias, como o Sped Fiscal.
No caso de prestadoras de serviços os recursos, ainda podem ser utilizados para controlar materiais de uso e consumo, sejam eles necessários apenas internamente ou para prestar os serviços.
Com vários módulos e funcionalidades, o software ajuda a empresa a lidar com Analytics para extrair as melhores respostas e análises preditivas das fontes de dados compreendidas por ele.
Assim, com agilidade e confiabilidade o sistema auxilia os gestores das mais diferentes áreas e da diretoria a tomarem decisões baseando-se em dados e na relação existente entre eles.
A centralização e a automação de tarefas, junto à integração delas e de sistemas, reduz o número de atividades com os quais os setores precisam lidar individual e manualmente.
Consequentemente, se tornam mais produtivos no âmbito operacional, tendo mais tempo para atuarem estrategicamente. Ou seja, os fluxos de trabalho podem correr com mais qualidade e rapidez, e as equipes têm suas habilidades específicas potencializadas.
Trocar planilhas e diferentes sistemas por apenas um, centralizando e integrando os dados, ajuda os usuários a terem informações mais confiáveis nas tarefas operacionais e gerenciais.
Isso evita erros na elaboração de declarações e relatórios e em análises que servem de base para a tomada de decisões. E, como sabemos, esses erros podem causar grandes prejuízos quando fazem parte de ações e decisões.
O software de gestão como espelho das informações da empresa e central dos processos ajuda a organização a definir fluxos de trabalho mais eficientes e fluidos.
Por exemplo, profissionais de diferentes áreas podem compartilhar mais fácil e rapidamente as informações e a ação de um deles pode refletir diretamente em outros módulos e documentos. Significa que a interação entre eles e as informações com as quais lidam ocorrem com mais qualidade e sem ruídos entre processos.
A melhoria de produtividade que citamos já é um fator que faz diferença financeiramente para o negócio, pois profissionais mais produtivos e estratégicos significam que a folha de pagamentos gera mais retorno sobre investimento.
Quanto à redução de custos em si, gera impacto financeiro positivo pelas possibilidades avançadas e detalhadas de análises orçamentárias que a ferramenta proporciona. Além disso, com Big Data e Analytics é possível diagnosticar ocorrências que sem a tecnologia seriam difíceis de constatar para tornar a estrutura de custos da empresa mais enxuta.
Ferramentas completas de gestão têm por trás uma infraestrutura robusta de segurança de dados, além de funcionalidades para dar acessos a usuários, estabelecer restrições e realizar backups de rotina.
Portanto, os dados ficam seguros em relação ao acesso e à guarda, pois, como pode ocorrer em planilhas, se torna muito difícil que informações sejam perdidas ou esquecidas. Quando isso ocorre, há retrabalho, falha na comunicação e indução dos profissionais a erros.
Nos softwares de gestão, elas ficam armazenadas em nuvem, podendo ser acessadas apenas por pessoas autorizadas, e protegidas por camadas de sistemas de segurança de última geração.
Primeiramente, verifique se a ferramenta atende às necessidades da sua empresa integralmente e se também auxilia no sentido estratégico, como fornecendo recursos para criação e acompanhamento de estratégias de custos da organização.
Também não deixe de verificar se o desenvolvedor tem boa reputação no mercado, com clientes satisfeitos fazendo o uso da tecnologia e parceiros reconhecidos em suas áreas e regiões de atuação.
Agora você já conhece os benefícios de um software de gestão. Eles são seguros, funcionais e concentram em um só lugar todos os dados e informações que sua equipe precisa para tomar as melhores decisões. Com essa visão geral, os custos são mais bem geridos e a empresa ganha em produtividade.
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