Una solución ya conocida en el mundo corporativo es el software de administración, que de hecho hace mucho más que registrar transacciones financieras y emitir informes.
Este tipo de sistema actúa como el centro de datos y procedimientos de la organización. Es una herramienta operativa y estratégica que puede hacer una gran diferencia en el crecimiento del negocio, especialmente cuando tiene características de monitoreo de costos.
En este artículo, comprenderá un poco más sobre lo que puede ofrecer la herramienta y por qué debe confiar en ella. ¡Eche un vistazo!
Este sistema puede centralizar todas las tareas de back office, realizando actividades como:
Existen otras funciones administrativas de rutina que pueden incluirse en el software, pero la cantidad de funcionalidades elegidas para la implementación debe tener en cuenta el tamaño de la empresa, sus necesidades y el tamaño de su estructura.
Además, todas estas tareas se pueden automatizar e integrar, incluidas las aplicaciones externas.
El financiamiento es otro sector de la organización que puede centralizarse en el software de gestión, con el registro de transacciones y la emisión de informes diversificados para diferentes análisis.
Con el módulo de contabilidad, si la empresa tiene un departamento interno y no subcontrata el servicio, la herramienta también proporciona contabilidad y la emisión de informes administrativos y legales. Estos informes también pueden ayudar en la gestión financiera y empresarial.
Las obligaciones del Sistema Público de Contabilidad Digital (SPCD), por ejemplo, requieren el registro de los datos de las facturas, la contabilidad y la evaluación y los cálculos de impuestos, contribuciones y retenciones.
La posibilidad de importar esta información generada por el software de administración a los programas de SPCD, o de integrar el software con ellos, facilita la preparación de declaraciones complejas.
Las industrias y los comercios tienen una necesidad especial de control de inventario, la tarea para la cual está preparado el gerente. Y esta preparación no solo concierne a los insumos y productos, sino también a actividades como la realización de inventarios y controles para obligaciones auxiliares, como el Impuesto fiscal.
En el caso de los proveedores de servicios, las características también se pueden usar para controlar los materiales de uso y consumo, ya sea que se necesiten solo internamente o para proporcionar los servicios.
Con muchos módulos y características, el software ayuda a la compañía a trabajar con Big Data and Analytics para extraer las mejores respuestas y los análisis predictivos de las fuentes de datos que contiene.
Por lo tanto, con agilidad y confiabilidad, el sistema ayuda a los gerentes de diferentes áreas y al consejo de administración a tomar decisiones basadas en los datos y la relación entre ellos.
La centralización y automatización de las tareas, junto con su integración y sistemas, reduce la cantidad de actividades que los departamentos deben realizar de forma individual y manual.
En consecuencia, se vuelven más productivos en la esfera operativa, teniendo más tiempo para actuar estratégicamente. Es decir, los flujos de trabajo pueden ejecutarse con más calidad y velocidad, y los equipos tienen sus habilidades específicas mejoradas.
Reemplazar las hojas de trabajo y los diferentes sistemas con solo uno que centraliza e integra los datos proporciona a los usuarios información más confiable sobre las tareas operativas y de gestión.
Esto evita errores en la preparación de declaraciones e informes y en los análisis que son la base para la toma de decisiones. Y, como sabemos, estos errores pueden causar grandes pérdidas cuando son parte de acciones y decisiones.
Tener el software de administración como un espejo de la información de la compañía y un centro de procesos ayuda a la organización a definir flujos de trabajo más eficientes y fluidos.
Por ejemplo, los profesionales de diferentes áreas pueden compartir información de manera más fácil y rápida, y la acción de uno de ellos puede reflejarse directamente en otros módulos y documentos. Eso significa que la interacción entre ellos y la información que tratan ocurre con más calidad y sin interferencias entre los procesos.
La mejora de la productividad que mencionamos es un factor que marca una diferencia financiera para el negocio, ya que profesionales más productivos y estratégicos significan que la nómina genera un mayor retorno de la inversión.
En cuanto a la reducción de costos en sí misma, genera un impacto financiero positivo debido a las posibilidades avanzadas y detalladas de análisis presupuestario que proporciona la herramienta. Además, con Big Data y Analytics, es posible diagnosticar los casos que, sin la tecnología, serían difíciles de ver, haciendo que la estructura de costos de la empresa sea más ágil
Las herramientas de administración integrales tienen una sólida infraestructura de seguridad de datos, así como características que dan acceso a los usuarios, establecen restricciones y realizan copias de seguridad de rutina.
Por lo tanto, los datos están seguros en términos de acceso y almacenamiento, ya que, como puede ocurrir en las hojas de cálculo, es muy difícil que la información se pierda u olvide. Cuando esto sucede, hay un retrabajo, fallas en la comunicación e inducción a errores por parte de los profesionales.
En el software de administración, se almacenan en la nube, solo accesibles para el personal autorizado, y se protege por capas de sistemas de seguridad de última generación.
Primero, asegúrese de que la herramienta satisfaga plenamente las necesidades de su empresa y le ayude de manera estratégica, brindando funciones para crear y monitorear las estrategias de costos de la organización.
También asegúrese de verificar si el desarrollador tiene una buena reputación en el mercado, con clientes satisfechos que utilizan la tecnología y socios reconocidos en sus áreas y regiones de operación.
Ahora ya conoce los beneficios del software de gestión. Son seguros, funcionales y centralizan todos los datos e información que su equipo necesita para tomar las mejores decisiones en un solo lugar. Con esta visión general, los costos se administran mejor y la empresa gana en productividad.
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