A medida que los mercados se vuelven cada vez más competitivos, los gerentes necesitan encontrar medios para que sus procesos sean más eficientes y alcancen mejores resultados.
En ese sentido, surge el concepto de Lean Six Sigma y los beneficios que puede obtener una empresa con su aplicación. ¡Continúe la lectura de esta publicación y sepa más sobre el tema!
Para entender mejor la metodología Lean Six Sigma, primero es necesario comprender sus conceptos separados:
Lean Six Sigma es la unión de ambas filosofías buscando alcanzar la excelencia, por medio de procesos optimizados de reducción de desperdicios. Ese concepto surgió debido a que las empresas necesitaban hacer que sus operaciones fueran más eficientes.
La aplicación del concepto de Lean Six Sigma es válida para cualquier empresa que busque hacer que sus operaciones sean más acertadas y, además, buscan maximizar sus resultados. Por lo tanto, el primer paso para esto es romper los paradigmas y estar dispuesto a cambiar.
El cambio se inicia, de hecho, con el mapeo de los procesos. Además de evaluar el flujo de actividades en busca de fallas y desperdicios (para que puedan ser eliminados), también es necesario entender cómo la empresa crea un valor para sus clientes.
Cuando la creación de un valor es definida, es momento de identificar cuales etapas de cada proceso no contribuyen a ese objetivo, en búsqueda de eliminarlas y adecuar los métodos de trabajo, para que las operaciones no afecten el rendimiento.
El enfoque debe centrarse en la mejora de los procesos y en evitar desperdicios, que pueden ser caracterizados como:
De manera general, el objetivo es implantar esa filosofía en la empresa y crear condiciones para que los materiales correctos sean utilizados, en el lugar adecuado, con la cantidad ideal, siempre evitando acumulaciones y pérdidas y corrigiendo los defectos que presenten los procesos.
Adoptar la metodología Lean Six Sigma proporciona diversas ventajas para las empresas, ya sea en la producción o en el resultado general. Entre los beneficios principales se pueden mencionar:
La aplicación de Lean Six Sigma, a pesar de consumir mucho tiempo, es relativamente simple y hace que la empresa alcance la excelencia en sus actividades. Además de eso, con todas las mejoras alcanzadas, es seguro decir que también se obtiene un aumento en las ventajas competitivas en el mercado.
Muchas veces, reducir los costos de la empresa se vuelve una necesidad para el administrador. Sin embargo, es extremadamente importante que él sepa de qué manera hacerlo, al final, esta iniciativa impactará en las estrategias de la empresa. Al contrario de lo que muchos piensan, reducir costos no significa algo malo y no siempre implica despido de empleados – pudiendo, incluso, servir como estímulo para mejorar la eficiencia de la empresa.
¿Quiere saber cómo reducir costos sin impactar negativamente en la empresa y afectar a los trabajadores o el clima organizacional de la institución? ¡Entonces continúe la lectura y tome nota de nuestros consejos!
El primer paso es identificar dónde la empresa desperdicia recursos. Pequeños gastos, considerados insignificantes, pueden representar un gran ahorro en el emprendimiento.
La electricidad e un buen ejemplo de este concepto. En muchos países la energía eléctrica representa un gasto muy elevado. Por ello, verifique la eficiencia de los artefactos que utiliza en su empresa. cambiarlos, por modelos más económicos, puede ser una buena inversión.
Las empresas necesitan metas, no sólo para incentivar el crecimiento, sino también para medir el asertividad de las decisiones tomadas. A la hora de reducir costos, el emprendedor debe decidir cómo reducir estos costos, y será necesario optar por mantener las estrategias acertadas del pasado, en detrimento de aquellas equivocadas.
Una buena fuente de información es evaluar las metas que fueron (o no) alcanzadas. Ellas traerán datos valiosos.
Reproceso es sinónimo de perdida. Si su empresa tiene grandes índices de reproceso, investigue la causa. En muchos casos, los trabajadores no recibieron entrenamiento adecuado y, por ello, no consiguen desempeñar su función con calidad, desperdiciando su jornada de trabajo y, en algunos casos, materia prima.
En vez de iniciar un proceso de contratación de personal — normalmente, algo costoso — estudie entrenar a los trabajadores existentes. Además de ser más económico, contribuyendo a la reducción de costos, esta iniciativa puede mejorar mucho la productividad de la empresa.
Una buena forma de descubrir cómo reducir los costos es reevaluar las inversiones de la empresa. Muchos negocios tienen inversiones distantes de su área de actuación. En algunos casos, la tasa de retorno no es ventajosa, generando sólo gastos para mantenerlos.
Las inversiones de su empresa, además de seguras, deben ser sencillas de administrar — de este modo, usted economiza en tasas y/o costos en profesionales responsables por hacer el seguimiento.
Además de mejorar el proceso de compras, reunirse con sus proveedores puede ser una oportunidad de descubrir cómo reducir costos. En muchos mercados, ha habido un aumento en el número de empresas que pueden considerarse potenciales proveedores. Corresponde al área de compras evaluar la reputación de las mismas — además de aspectos como la logística de entrega y los plazos de pago — para saber si es viable cambiar de proveedor.
El emprendedor debe estar atento a las oportunidades de reducir costos en su empresa. Esta actitud, normalmente, logra mejoras en los procesos y solidez financiera para el negocio. No debe ser encarada de forma negativa, y mucho menos asociada al despido o disminución en la calidad del producto final.
Se trata de un avance natural y constante, presente en empresas exitosas. Es necesario que el empresario mantenga los datos de su negocio de forma organizada y segura, pues ellos serán fundamentales a la hora de trazar caminos para aliviar los procesos de la empresa. Recuerde: ¡es imposible administrar lo que no se puede medir!
El momento económico actual exige que las empresas se reinventen, cambiando su forma de actuar en el mercado y buscando diariamente reducir los costos operacionales. La reducción de costos es la decisión más sencilla cuando el objetivo es fortalecer las ganancias y lograr un mayor protagonismo en el mercado.
Existen diversas formas para disminuir los costos de una empresa, desde el perfeccionamiento de las tareas y la reducción del desperdicio de materiales, hasta los temidos despidos masivos.
Actualmente, han surgido formas innovadoras y eficaces, garantizando óptimos resultados para las empresas que las adoptan. Por ello, conozcamos las 4 tendencias más relevantes cuando se trata de reducción de costos. ¡No pierda detalle!
La computación en la nube o Cloud computing es una de las tecnologías más recientes del mercado. El almacenamiento de información en la nube puede integrarse a los más diversos procesos y operaciones de un negocio, posibilitando una mayor velocidad en el intercambio de datos y en la ganancia significativa de eficiencia.
Además de disminuir considerablemente los gastos en servidores y los gastos en mantenimiento, esta tecnología de almacenamiento de datos permite también que se centralicen las intervenciones por reparaciones —no requiriendo de la administración de múltiples computadores y servidores repartidos por toda la organización.
La importación de máquinas, equipos o materiales conlleva elevados costos a la empresa, como impuestos y tasas, traslados, entre otros. Todos estos gastos ligados a la importación pueden evitarse de una forma muy sencilla: por medio del uso de proveedores situados en el país.
Buscar empresas nacionales que atiendan las necesidades de la empresa es una tendencia que está ganado terreno, principalmente por el alto valor del dólar. Comprar equipos y materiales en empresas nacionales puede ahorrar mucho dinero en su negocio al final del año. Por ello, no deje de investigar exhaustivamente en el mercado en busca de proveedores que puedan suplir sus demandas.
Uno de los fundamentos de la administración de negocios dice que stock es igual a dinero inactivo — y esto significa menor capital de trabajo disponible. Además de esto, trabajar con un stock muy grande genera diversos costos a la empresa, como la contratación de un mayor número de empleados, la necesidad de mayor espacio físico, la adquisición de armarios y compartimentos especiales para almacenamiento de productos – además de la administración del stock en sí, entre otros.
Por lo tanto, una excelente forma de manejar los negocios para aquellos que buscan la reducción de costos es trabajar con un stock reducido. Para ello, no deje de buscar una mayor eficiencia en las tareas y en los servicios, pues esto contribuye a que los suministros de la empresa sean lo menos posible, solamente lo necesario para la operación.
Tener en su empresa un equipo altamente profesionalizado, además de aumentar la calidad de los productos o el desempeño altamente eficiente de los servicios, permite la óptima reducción de costos operacionales. Por ello, el entrenamiento de los empleados es fundamental para toda empresa que busca destacarse en el mercado.
Es importante saber que los empleados entrenados consiguen con facilidad resolver los problemas cotidianos y son de gran ayuda en el perfeccionamiento de las tareas y en la reducción de pequeños daños.
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La reducción de costos es un tema esencial para el posicionamiento de una empresa en el mercado. Esta etapa viene acompañada de una serie de retos, al final no basta con recortar los gastos y el personal. Es necesario invertir en planificación.
La gestión estratégica es una herramienta que puede auxiliar a los administradores de una empresa para aumentar la rentabilidad, evitar perdida de recursos, colocarse frente a la competencia y sobresalir en el mercado.
Para el post a continuación, hemos reunido 5 consejos para optimizar su evaluación de costos y tomar ventaja competitiva. ¡Acompáñenos!
Puede parecer un consejo obvio, pero muchas empresas no incluyen la reducción de costos en sus metas. La gestión estratégica está dirigida, no solamente al aumento de las vendas, sino a un análisis previo de los gastos que no afecten aspectos esenciales de la empresa o la calidad del servicio. Una planificación inteligente es el camino para inversiones realmente necesarias que lleven al crecimiento, y no a la quiebra.
Reducir costos comprometiendo el estándar de calidad de su empresa no es una estrategia inteligente. El cliente es la principal fuente de recursos de una empresa, por ello, recortar gastos en productos, servicios y atención, causará una repercusión negativa en la imagen y una grave caída en las ventas a mediano y largo plazo.
Comprometer al personal
Monopolizar la gestión estratégica de la empresa es un gran error cuando se trata de reducción de costos. La comunicación interna debe estar enfocada en integrar a todos los empleados en la misma causa.
No sólo en la búsqueda de soluciones, sino en el aumento de la productividad y en las acciones del día a día, como la diminución en el consumo de productos de limpieza, del uso de energía y teléfono, así cualquier actividad que pueda minimizar los costos.
El concepto de “cadena de valor” desarrollado por Michael Porter, es una forma eficiente para identificar actividades que agregan valor a una empresa, así como lo que puede descartarse en su funcionamiento, desde fuentes de materia-prima hasta la entrega del producto o servicio al consumidor final.
Esta cadena se divide en actividades primarias relacionadas con la venta, mantenimiento y soporte, como:
Y actividades de apoyo a las actividades primarias:
Estructurando la empresa con este modelo, el administrador puede evaluar los costos más fácilmente, identificar qué afecta la ganancia, las actividades que agregan o no valor y cómo es posible optimizar el servicio al cliente.
Además de la cadena de valor, muchos especialistas se enfocan en modelos de Michael Porter con el fin de detectar defectos, evitar reproceso y aumentar la competitividad. Las estrategias genéricas propuestas por el profesor de Harvard Business School, se enfocan en:
Estos modelos son muy eficaces para dirigir su gestión estratégica, pero todas las teorías, presentan aspectos que pueden no encajar en sus metas y modelo de negocio. Lo ideal es que defina la mejor estrategia de acuerdo con su alcance y la integre a otras herramientas empresariales.
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La logística ejerce un papel de gran importancia en la gestión empresarial. Por medio de planificación, ejecución y control, esta área tiene como objetivo optimizar procesos y reducir costos, aumentando las ganancias. Mientras tanto, buscar una logística eficiente implica algunos costos, que muchas veces desmotivan a los empresarios a invertir en esta área.
En este artículo, le presentamos 6 formas de reducir costos en la logística en su empresa. ¡Compruébelo!
Programe rutas de entrega más inteligentes, considerando diversas variables — como, por ejemplo, un flujo intenso de entregas en la misma región. Esta racionalización permite que la empresa economice, pues ayuda a identificar prácticas más económicas e incluso situaciones con errores y gastos innecesarios.
Principalmente en las etapas de manipulación y almacenamiento se utilizan varios equipos, tales como montacargas, plataformas o bandas transportadoras. Sin embargo, para reducir costos de logística, es necesario evaluar constantemente el desempeño de estos artefactos, con el fin de identificar cuellos de botella o sobrecargas — que encarecen los procesos.
Para elegir el medio de transporte más adecuado, es necesario tener en cuenta aspectos tales como la distancia que hay que recorrer, el volumen de las entregas, el precio de cada modo de transporte, entre otros. Esto permite la substitución de la modalidad aérea por la modalidad vial en casos de entregas más próximas, por ejemplo. Adicionalmente, es interesante evaluar los medios alternativos, como motos o bicicletas. Muchas veces, estos pueden ajustarse mejor al objetivo de la entrega.
Invertir en tecnología sólo trae buenos resultados a largo plazo. Si utiliza la subcontratación, opte por relacionarse con empresas que ofrezcan soluciones de alta tecnología. Adicionalmente, utilice sistemas en su propio negocio. Para alcanzar el objetivo de reducir costos de logística, se recomiendan softwares para el control de gastos. Estas acciones pueden, incluso, mejorar la calidad de los productos o servicios ofrecidos por su empresa.
Los indicadores de desempeño o KPI (Key Performance Indicators) son esenciales en cualquier operación. Cuando hablamos del sector logístico, esto no es diferente. En el caso, es necesario identificar cuáles son los puntos que deben ser evaluados y, así, seleccionar el mejor indicador de desempeño a ser utilizado. Con el uso del KPI correcto, es posible mejorar la gestión de los recursos, disminuir las actividades adicionales y, en consecuencia, reducir costos de logística.
El stock sigue representando un alto gasto para los administradores. Más importante que aumentar el espacio físico del almacén, es utilizarlo de forma inteligente. Replantéese la distribución, invierta en sistemas que ayuden a administrar el stock y busque alternativas de reducción de stock, como la previsión de la demanda. De esa forma, todo el proceso de almacenamiento puede ser optimizado, reduciendo costos.
El costo logístico está compuesto por las actividades de almacenamiento, movilización y distribución. Estos procesos son fundamentales para el buen funcionamiento de los negocios. Por ello, es importante conocer formas de reducir costos de logística sin comprometer la calidad de los servicios de la empresa. De esa forma, es posible mejorar no sólo la rentabilidad, sino también el nivel de atención prestado al cliente.
Y entonces, ¿le gustaría colocar algunas de esas prácticas en acción? ¡Aproveche la sección de comentarios y comparta sus experiencias y opiniones con nosotros!
Las estrategias que optimicen la administración financiera de una empresa de gran tamaño son indispensables para la toma de decisiones. Al final, todas las acciones realizadas por el equipo de gerentes y directores están unidas con la planificación financiera y con el detalle del flujo de caja. Por lo tanto, el control de costos y gastos debe ofrecer información extremamente consistente.
Vea, a continuación, 5 consejos administrativos para mejorar al máximo el control de costos y gastos. Entienda cómo analizar las finanzas de la empresa con eficacia, para descartar daños e indicadores negativos.
Para conquistar mejores resultados, la empresa debe seguir una detallada planificación financiera. Utilizando buen software, es posible analizar y prever los gastos estimados para el período, así como los ingresos. Se debe destacar que, para tales análisis, deben considerarse todos los costos fijos de la empresa.
Unido a la planificación financiera, se debe considerar un flujo de caja organizado y claro. Para organizar con claridad todos los gastos, ingresos, cuentas por pagar y por cobrar, inversiones y otros indicativos, es necesario:
Un inventario mal planificado genera costos innecesarios y, directamente, afecta las finanzas de la empresa. La empresa debe invertir en la planificación del inventario, considerando siempre los índices de ventas: mantener almacenado un artículo que no tiene salida genera grandes costos de almacenamiento, lo cual es indeseable.
El método más eficaz para organizar el inventario y el plan que apunta a una mayor rentabilidad financiera de la empresa, es la utilización de un software de administración de inventarios. El proceso automatizado reduce el riesgo de errores y, en consecuencia, los daños.
Existen algunas decisiones que revalorizan la reputación de las empresas, principalmente ante los proveedores. Una de ellas es anticipar los pagos o realizarlos en la fecha prevista para su vencimiento.
Si el proveedor de productos o servicios ofrece descuentos considerables para el pago anticipado, es interesante evaluar esta medida. Además de la buena imagen, la anticipación del pago también favorece el crédito. Para las finanzas de la empresa, los descuentos significan economizar recursos que, en otros escenarios, pueden ser útiles.
Contratar y despedir empleados son procesos que involucran costos. Definir el momento exacto de mover el esquema de la empresa es una estrategia que ayuda directamente en el control de costos y gastos. Adicionalmente, se debe considerar la necesidad real de invertir en entrenamientos, principalmente realizados por asociados externos.
El gran secreto del control de costos y gastos está en la adopción de procesos que simplifiquen la toma de decisiones. Obtener información precisa y consolidada — por medio de procesos automatizados — reduce el riesgo de decisiones erróneas y de daños.
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Economizar puede ser la mejor salida para garantizar un flujo de caja reforzado y mantener la fuerza competitiva del negocio. El problema es que, muchas veces, los administradores no saben por dónde comenzar, ya que todos los gastos parecieran ser bastante pequeños.
Pensando en esto, le entregamos una lista con algunos consejos sencillos de reducción de costos que pueden ayudarle en este sentido y marcar la diferencia en su empresa. ¡Preste atención!
Siempre se pueden mejorar algunos procesos productivos — y no es necesario sacrificar la calidad de los productos y servicios para ello. Comience realizando pequeñas acciones, como analizar el consumo de agua, energía eléctrica y telefonía.
Un poco más allá, estudie todo el proceso productivo de la empresa y descubrirá puntos de desperdicio, ya sea en tiempo, materiales o mano de obra. Con toda esta información en sus manos, bastará con elaborar un plan estratégico de mejoría que, en poco tiempo, verá los resultados de una producción optimizada y con reducción de costos.
El inventario puede ser uno de los mayores puntos de desperdicio de la empresa, ya que las compras mal hechas congelan recursos financieros por mucho tiempo. Para una mayor reducción de costos, desarrolle una planificación de sus compras que incluya productos de mayor salida en los períodos de mayor demanda.
Por medio de informes de compras y ventas realizadas en el pasado, es posible hacer proyecciones de lo que se debe pedir, en qué cantidad y en qué momento. Esta acción hará que los productos y servicios roten más rápido, generando flujo de caja y reduciendo las compras innecesarias.
Revise los contratos de compra firmados con los proveedores de productos y servicios y analice las condiciones de entrega, los planes de pago, el volumen de compra exigido, etc.
Investigue otros proveedores para encontrar mejores oportunidades y, si desea mantener los actuales, negocie todas estas condiciones en base a la información de la competencia. Probablemente, usted se sorprenderá con los nuevos parámetros establecidos a cambio de fidelidad, además tendrá un gran ahorro en costos para su negocio.
Basado en los análisis de los informes, consulte las cuentas de costos y analice cada gasto para identificar cómo puede reducirlos o incluso eliminarlos por completo. Después, haga una proyección de los ingresos y gastos futuros para alinear el flujo de caja con las compras programadas.
Por ejemplo: programe las compras para ser pagadas en la misma fecha en que las proyecciones indican el cobro de las ventas realizadas a plazos. Con esa técnica, además de la reducción de costos, usted garantizará un flujo de caja siempre positivo.
Muchas empresas aún realizan procesos manuales, registrando grandes índices de reproceso por fallas humanas, tiempo desperdiciado en tareas que podrían ser automatizadas, informes con datos poco confiables, gasto excesivo en impresiones y alto volumen de insumos desperdiciados en la producción. La solución para todo esto puede ser la informatización del negocio por medio de un software (sistemas) administrativo estratégico y operacional que, además de contribuir a la reducción de costos, debe mejorar el desempeño general de su negocio.
Mantener los costos controlados es la base de sustentación para la sobrevivencia de la empresa en mercados competidos y, aplicando estos consejos, podrá además agregarle fuerza competitiva, proporcionando un crecimiento sustentable.
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La crisis que se ha instalado en la economía del país atrapó las ganancias de muchas empresas. En ese escenario de incertidumbre, es el papel de un buen administrador evaluar el negocio, buscando pasar por ese período de turbulencias sin grandes impactos en la salud de la organización.
Aumentar la ganancia por medio de la reducción de costos es esencial en este momento. Pero esto debe hacerse con el diseño de un programa organizado y planificado.
Reducir costos no significa simplemente salir recortando gastos de forma desordenada. Es preciso entender la naturaleza de cada costo y como se relacionan las ventas y las ganancias de la empresa.
Por ello, creamos este post con consejos para reducir costos de manera inteligente y, además, aumentar las ganancias de su negocio. ¡Lo invito a seguir leyendo!
Identifique todos los costos y gastos durante, al menos, los últimos seis meses. Después de un análisis meticuloso, establezca metas de reducción para cada ítem. Esta acción se denomina previsión de costos, y debe hacerse mensualmente.
Por otra parte, los costos deben ser monitorizados regularmente mediante la comparación de la previsión de la cantidad efectivamente gastada mes tras mes, y verificando si la meta está siendo alcanzada. Si la respuesta es negativa, se debe hacer un análisis de las posibles razones que están obstaculizando el logro de los objetivos.
Un gran volumen de ventas no significa, necesariamente, grandes ganancias. Muchas veces, un aumento en el número de ventas puede crear la impresión de prosperidad, mientras, “entre bastidores”, los costos están consumiendo las ganancias.
Para conquistar resultados reales es preciso que el dinero sea utilizado de forma eficiente. Eso puede alcanzarse aumentando el ticket promedio — valor promedio de compras por cliente —, optimizando el ROI (retorno de la inversión) de las campañas y también la mejora de sus procedimientos y métodos internos.
Al analizar sus costos, use porcentajes en vez de cuantías de dinero. Eso porque, si sus ventas aumentan pero la cantidad gastada sigue siendo la misma, ese costo pasa a representar un porcentaje menor del volumen de ventas. Y cuando se disminuye el porcentaje de los costos, se está aumentando el porcentaje en las ganancias.
Por otro lado, si su volumen de ventas permanece igual, usted puede aumentar la ganancia por medio de la reducción de costos de un ítem específico. De esa forma, se puede trabajar con esos dos objetivos: disminuir gastos específicos y aumentar la productividad a la vez.
Antes de determinar si el recorte de gastos va a aumentar las ganancias de su empresa, usted necesita de información confiable sobre su operación. Esos datos pueden obtenerse por medio de un sistema que ofrezca manejo estratégico de los costos, de la rentabilidad y del desempeño de la organización — y que esté integrado a los sistemas que la empresa ya tiene.
Con esa solución, es posible contar con análisis gráficos, básicos y complejos, además de la ejecución de simulaciones avanzadas de posibles escenarios económicos. Eso es importante para preparar informes mensuales, presupuestos y evaluaciones de sus operaciones.
¿Le gustaron nuestros consejos? ¿Listo para evaluar el negocio y reducir costos? Deje un comentario y comparta con nosotros las dificultades que enfrenta en la gestión de costos dentro de su empresa
Lograr bajos costos en las organizaciones, es una gran ventaja para los negocios. . However, in a volatile and competitive market, it is not always easy to answer the question, “how to control and reduce costs?”
Controlar los costos se ha convertido en una prioridad tan importante como la mejora de los ingresos de la empresa. Por este motivo, realizar una evaluación interna de los gastos y entender el funcionamiento de los procesos, es el mejor camino para identificar los gastos innecesarios y montar un programa eficaz que ofrezca beneficios que sean sustentables para el propio negocio.
However, it is up to entrepreneurs to find the best strategies to reduce costs and streamline business management processes. And that reduction means getting more flexibility to take advantage of market opportunities.
Por lo tanto, es esencial invertir y aprovechar las ventajas de esta iniciativa. Sin embargo, reconocemos que reducir costos sigue siendo un gran reto, por lo que se han seleccionado algunos consejos para ayudar en este desafío. ¡Compruébelo!
Antes de hacer un plan de acción para reducir los costos es necesario realizar una evaluación de los gastos de su empresa. Una vez que se obtienen los datos, inicie un análisis detallado desde los más importantes (o que son más representativos) hasta los gastos menos relevantes. Este análisis permitirá identificar muchos costos «escondidos» y que ciertamente están impactando en los resultados de su organización.
Conocer cada gasto es esencial para identificar las posibles soluciones. Por otra parte, con esta acción, será posible medir los principales gastos y los que son innecesarios, es decir los que no aportan valor a la empresa. Recuerde que es imposible administrar lo que no se puede medir.
Para hacer un control asertivo sobre los gastos y lograr reducirlos, es importante visualizar las reducciones a través de análisis de largo, mediano y corto plazo. Para eso, evalúe alternativas de reducción de costos dentro de un período de tiempo mayor, de esta forma, su empresa no corre el riesgo de basarse sólo en resultados de corto plazo, los cuales no tendrán sustentación por mucho tiempo. Investigaciones realizadas por McKinsey demostraron que solamente el 10% de los proyectos de reducción de costos tuvieron éxito, luego de 3 años desde su implantación.
Evaluating only ledger accounts or cost centers is not enough to identify potential bottlenecks and problems in your company’s processes. Therefore, when thinking about processes, many activities are revealed – such as rework, duplication, or processes and actions carried out with low value for the company and its customers.
The problem is that many companies have difficulty mapping and understanding all the processes involved in the production of their products or services. Completing this task takes time and requires the business to commit to evaluating the enterprise.
It is important to define what are the outcomes or products delivered at the output of each process, its components, suppliers and limits. Since controlling and reducing costs are tasks that require information, you need to pay attention to internal processes.
Negotiating with creditors can be a viable alternative to controlling and reducing costs. Therefore, make agreements with suppliers and negotiate the best payment terms so that they can be realized without major financial consequences.
Además, replantear los contratos y llevar a cabo estudios de mercado para comprobar los niveles de competencia, es una estrategia que puede ofrecer grandes oportunidades de ahorro para los negocios.
So, improve your purchasing sector. That way, this department will be able to find trade partners that help boost your business but also do not represent unfeasible investments.
As controlling and reducing costs may cause the company to switch suppliers, this possible change has to occur with the right planning. This prevents this exchange from harming the company’s workflow or the quality of what is offered to the customer.
Enterprise Resource Planning (ERPs) is a solution that enables enterprise-wide data integration. However, they do not offer all the subsidies for efficient cost management, especially when we want to understand the impact of indirect costs on various products and services.
The tool is also not able to simply model profitability analyses per customers, channels or regions, which is so critical nowadays. Faced with this demand, companies (such as MyABCM) offer advanced tools for cost, profitability and performance management through software designed specifically for this purpose.
Reducir costos dentro de una empresa es la mejor decisión, principalmente frente a un mercado volátil y selectivo. This decision requires investment in appropriate technology. And just the desire to accomplish it is not enough if the company does not have the right tools for this mission.
There is no reason for a business to absorb hiring and payroll-related costs from non-priority sectors. Therefore, when working with outsourced labor, the company gains efficiency, as it hires a partner specialized in that market to serve it.
In addition, there is more freedom to demand results and compliance with what was agreed in the contract. The business can also take advantage of talent of their managers and Human Resources professionals in the management and training of employees who are essential to the brand’s target activity.
Because controlling and reducing costs requires efficiency, outsourcing is a perfect alternative to achieving better financial results without disrupting internal activities.
While this topic sounds more like an investment than a cost-cutting action, keep in mind that rework can negatively impact the results of a business. Therefore, ensure that your employees receive appropriate training after hiring and that they are able to perform their duties.
In addition, if you identify failures, turn them into learning, using them as cases in internal training. That way, the company will be able to understand how to control and reduce costs through strategies that keep their staff motivated and feeling valued.
After all, educating a professional – making their performance better – can be more beneficial to an enterprise than trying to hire someone who already has certain professional qualities.
Technological advancement can also be used to fight against waste, from the simplest, such as resource consumption, to the most complex, such as improperly performed activities.
Unnecessary costs are associated with a company’s lack of knowledge of what is most modern in its market, and what could be used to make it more efficient.
As we have seen, answering the question “how to control and reduce costs?” requires managers to be willing to assess their companies with a careful eye, examining the details without fear of having to admit that certain strategies did not bring the expected results.
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Una buena gestión de costos es primordial para que cualquier organización pueda crecer y mantenerse en un mercado cada vez más competitivo. No importa el tamaño y tipo del negocio: prever, conocer y controlar los gastos de su empresa es esencial dentro del proceso de gestión. A continuación, entienda mejor lo que es una gestión de costos eficiente, qué debe usted hacer para lograrla y los errores que pueden y deben evitarse.
Definición de gestión de costos
La gestión de costos es un proceso que tiene como objetivo conocer, de forma detallada, todos los costos y gastos que están, de alguna forma, involucrados o con el proceso productivo o con la obtención de ingresos en una determinada empresa.
La gestión de costos eficiente es aquella que consigue realizar el uso racional de estos recursos, pero de forma inteligente. O sea: con la manutención de la calidad de los productos o servicios que se comercializan.
Conceptos iniciales de la gestión de costos
Para que la gestión de costos sea eficiente en la práctica es necesario, inicialmente, entender la diferencia entre los dos principales integrantes de este proceso: el costo y el gasto. En empresas productivas los costos son los componentes utilizados en la fabricación, como, por ejemplo, materia prima, mano de obra y los costos indirectos de fabricación, representados por costos con alquiler, energía, agua, sueldos, entre otros.
Los gastos son valores consumidos en la obtención de ingresos, sin relación directa con el proceso productivo, como: sueldo del personal administrativo, gastos con publicidad y ventas.
Costos fijos y variables
Otra separación importante es la de costos fijos y variables. Esta separación es necesaria para que se conozcan aquellos gastos que no tienen relación con la producción y que continuarán existiendo, aunque no haya ingresos, como, por ejemplo, alquileres y sueldos del personal administrativo, de los gastos que aumentan según el volumen producido, como materia prima, materiales y mano de obra directa (en el caso de empresas fabricantes).
Estas clasificaciones también son importantes para que se defina, de la forma más precisa posible, el precio de venta, de deberá tener en cuenta no solamente los valores observados de forma directa en los productos o servicios, pero también aquellos que son necesarios para la manutención de las actividades y de la empresa. Si no se hacen estas clasificaciones, el precio de venta puede definirse de forma incorrecta, y la empresa puede tener dificultades ya que estará vendiendo abajo del precio de costo.
Gestión eficiente de costos
Para que la gestión de costos sea eficiente, además de conocer y entender el comportamiento de los gastos, es necesario utilizar reportes y análisis diferenciados que presenten los costos según el producto o servicio vendido a través de cada canal y para cada cliente de la empresa. Esto incluye una visión de los procesos productivos y no productivos involucrados, lo que seguramente incluye una visión más amplia de los gastos administrativos, cada vez más significativos en las organizaciones.
También deben llevarse en cuenta pequeños errores y desvíos que pueden suceder durante la producción y que pueden afectar el valor final de productos y servicios de forma substancial. Ignorar los gastos de las pareas de apoyo o utilizar reglas de asignación simplemente basadas en volumen y facturación también pueden llevar a una importante distorsión en el cálculo de los costos de estos productos y servicios.
Ventajas de la gestión de costos
Una buena gestión va más allá de centrarse solo en aumentar las ganancias porque, dependiendo del progreso del escenario económico, reducir costos, por ejemplo, es más inteligente y más simple que crear estrategias para aumentar los ingresos.
Cuando se realiza de manera eficiente y continua, la gestión de costos tiene un impacto positivo en la compañía de varias maneras. Vea a continuación cuáles son los beneficios de la gestión continua de sus costos y recursos. Siga leyendo para saber más.
Reducir riesgos
No ser plenamente consciente de los gastos y costos que implica la gestión de su empresa es una de las razones por las que muchas empresas cierran sus puertas. Como consecuencia, la dinámica de este sector es desconocida y presenta un comportamiento incontrolado.
Sin embargo, al administrar adecuadamente los costos fijos y variables de la empresa, es posible tener una mejor planificación y administración financiera, así como una mayor visibilidad y seguridad del presupuesto, lo que permite tomar decisiones antes de endeudarse.
Disminuir gastos
¿Cómo puede reducir y cortar los gastos de la empresa si no los conoce en profundidad? Una gestión de costos efectiva y continua hace posible identificar el desperdicio de recursos y los gastos exagerados y superfluos que pueden pasar inadvertidos en la rutina de una corporación.
Al hacer esto, tendrá suficiente información para reducir cuentas, establecer el hábito de la economía, reducir el volumen de compra de insumos y, en consecuencia, reducir los costos al final del mes.
Aumentar la rentabilidad
La gestión de una empresa funciona de forma cíclica, es decir, una acción influye en otra. Cuando se ahorra en un departamento, los efectos se notan en la ganancia final. Por lo tanto, al administrar de manera constante y adecuada todos los costos y recortar gastos innecesarios, finalmente verá un aumento en su rentabilidad.
Los errores comúnmente cometidos en la gestión de costos
Algunos gerentes a menudo cometen algunos errores y pueden poner en peligro la gestión de costos. Para que no haga lo mismo, seleccionamos los errores más frecuentes en la gestión. Vea cuáles son.
Poca inversión en tecnología
El mercado está constantemente innovando para satisfacer las demandas. Además, la industria del mercado es cada vez más competitiva y no hay espacio para las empresas que se detuvieron a tiempo y aún adoptan métodos manuales en sus procesos.
Apostar por la tecnología es invertir en el crecimiento y en el mejor uso y optimización del tiempo. Muchas de las técnicas de gestión antiguas ya no son eficientes ni viables. No hay más tiempo que perder con las anotaciones en diarios, cuadernos y pilas de archivos.
Para evitar cometer este error, apueste por tecnologías y use software de gestión de costos estratégicos, sistemas y otras herramientas que faciliten su trabajo. Pueden almacenar información de forma más rápida y segura.
Falta de previsibilidad de gastos.
Otro gran error que puede llevar a graves consecuencias es no predecir los gastos de la empresa. Muchos gerentes no estiman los costos de los proyectos y la implementación de la estrategia. Como resultado, los valores terminan siendo mayores de lo que permiten las finanzas, lo que resulta en pérdidas.
Por lo tanto, siempre debe hacer previsiones informando y analizando los valores de todos los pasos de una actividad antes de llevar a cabo el plan. Es importante investigar los precios y, especialmente, analizar los costos y beneficios para verificar si la acción propuesta es posible para la empresa en ese momento.
También es importante enfatizar que el análisis de la relevancia es esencial, por lo que los aspectos más importantes y más importantes de la gestión de costos se consideran primero. De esa manera, no perderá tiempo excesivo en decisiones que, al final, tendrán poco impacto.
Y recuerde: cuando no hay administración de costos, existe un gran riesgo de endeudarse.
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