Con 30 años de historia, Quatá, fabricante de productos lácteos, impresiona por su potencial y velocidad de crecimiento. La empresa, fundada en 1990 en el campo de São Paulo, inició sus operaciones con sólo 16 empleados y una capacidad de procesamiento de 3.000 litros de leche al día. Hoy, la empresa es responsable de más de 1.600 puestos de trabajo y tiene una capacidad de producción de alrededor de 1,1 millones de litros de leche al día. La planta industrial se ha ampliado y actualmente seis fábricas producen los distintos productos de la cartera de la industria, que incluye líneas secas y refrigeradas entre quesos, tipos de leche, cremas, opciones sin lactosa y quesos especiales.
El crecimiento es sin duda uno de los grandes objetivos de cualquier empresa. Sin embargo, es un proceso que conlleva grandes retos. Y para Quatá no fue diferente. La empresa utiliza en su gestión uno de los mejores ERP disponibles en el mercado, TOTVS. Sin embargo, incluso con toda su versatilidad, la plataforma resultó insuficiente para ofrecer el nivel de detalle necesario para controlar los costes indirectos de una industria tan compleja. Así, para apoyar el proceso de gestión de costes, Quatá empleó en sus áreas de logística y distribución un modelo de cálculo de costes parcialmente por absorción y por actividades, utilizando hojas de cálculo Excel.
Incluso con la asociación de estos recursos, la empresa seguía teniendo dificultades para visualizar los costes de todos los procesos de forma precisa y productiva. Con una cartera variada y diferentes métodos de producción, uno de los mayores retos era medir eficazmente los productos rentables y los que generaban pérdidas. En este contexto, la producción de la línea de productos refrigerados de la industria resultó ser especialmente desafiante. Con un proceso casi manual para la fabricación de sus quesos especiales, el cálculo preciso de los costes no era una tarea fácil, pero sí imprescindible.
MyABCM ha proporcionado a Quatá la posibilidad de implantar un nuevo modelo de gestión de costes, capaz de dar servicio a todos los sectores del negocio, integrándose sin problemas con el ERP ya en uso. La modelización de costes por actividades (ABC/M) se aplica ahora desde la planta industrial, en el área de Producción, hasta el sector Comercial (abarcando la entrega, la logística y el servicio al cliente) y también en el back office y la correcta imputación de los costes indirectos del negocio.
La empresa, que realiza cierres contables y de gestión cada 5 días laborables, utiliza MyABCM para extraer diversas dimensiones de análisis, que luego se publican con un nivel de detalle muy elevado. Mediante la integración con Power BI, los resultados se ponen rápidamente a disposición de toda la empresa, que puede utilizar los datos proporcionados para mejorar el proceso de toma de decisiones.
Quatá es una empresa que está creciendo mucho y es esencial entender dónde está ganando y perdiendo dinero, por lo que una de las mayores ganancias de la empresa fue la diversidad de la información sobre el rendimiento y su análisis. Y el resultado de este proceso es la capacitación de los equipos directivos, que ahora tienen mucho más control sobre el rendimiento de la empresa, ya que las decisiones estratégicas se toman basándose en los datos proporcionados por el software. Entre ellos, cabe destacar el análisis del margen de contribución, que ahora se realiza por Producto, Canal, Cliente, Gestión, Vendedor, Representante y Región.
Con esta visión detallada, Quatá ha conseguido una importante ventaja competitiva. Las herramientas de la solución MyABCM también se utilizan para la planificación y presupuestación, además de proporcionar datos presupuestarios históricos y soluciones para simulaciones de escenarios que son fundamentales en los estudios de precios y en la obtención de previsiones sofisticadas.
Este es otro beneficio de gran relevancia para la organización. Con la agilidad de las transformaciones del mercado en el segmento lácteo, estar preparado para todos los posibles desdoblamientos del sector frente a las fluctuaciones económicas y de la cadena de suministro pone a Quatá por delante de la competencia. Y no sólo en la preparación para las fluctuaciones del mercado los recursos para el cálculo de costes, la simulación y la previsión de escenarios han optimizado las operaciones de Quatá. La industria lanza varios productos cada año. Por ello, los estudios previos con la aplicación de técnicas de cálculo de costes por objetivos elaborados con el apoyo de MyABCM son un pilar fundamental en el proceso de toma de decisiones sobre estos nuevos lanzamientos.
Según el Director de Control, Jullian Soares, que fue responsable de la implantación del cálculo de costes en Excel y posteriormente dirigió el proyecto MyABCM en Quatá, «El modelo tiene que tener sentido conceptual para el negocio. Hoy tenemos todo ligado a MyABCM: comprensión de las dimensiones clave del negocio, análisis de objetivos individuales… Puedo decir que sin MyABCM, hoy sería extremadamente difícil gestionar la organización con la agilidad que exige.»
También es importante destacar que el apoyo del equipo de soporte de MyABCM fue evaluado por el directorio de Quatá como fundamental en todo este proceso. No sólo por su experiencia con la propia plataforma y sus herramientas, sino también por sus conocimientos en la aplicación del método de costes basados en actividades y su experiencia con una dedicación 100% centrada en el tema.
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