Lograr la eficiencia en la gestión de costos es fundamental para mejorar los resultados financieros y para que la empresa logre mantenerse competitiva en el mercado. Para esto, es necesario planear cuidadosamente los aspectos inherentes a esta área, además de evitar algunos errores que comprometen el éxito del negocio.
A continuación, hablaremos más sobre estos problemas, cuáles son sus consecuencias y cómo pueden ser evitados. ¡Compruébelo!
El registro de las operaciones es necesario para mantener el control de la empresa. Cuando éste deja de realizarse — o se hace de forma negligente — es prácticamente imposible identificar cuánto dinero entra en la caja, cuánto ha gastado la empresa pagando las cuentas, la cantidad de ventas realizadas en determinado período, etc.
Poe ello, es indispensable registrar todo lo que se realiza, incluso los retiros y ventas de poco valor, que pueden ser consideradas irrisorios, pero, cuando se acumulan, provocan un gran hoyo en las cuentas.
El flujo de caja es el control utilizado para registrar todo el movimiento de capital que se realiza en la empresa. A través de él, es posible tomar decisiones estratégicas con respecto al capital circulante, a la composición del inventario y al equilibrio entre cuentas por pagar y por cobrar, por ejemplo.
Lo ideal es revisarlo diariamente, buscando inconsistencias o registros no realizados. Esta frecuencia facilita la identificación de fallas y las acciones tomadas se vuelven más eficaces de lo que podrían ser si se registrarán luego de un mes, por ejemplo.
Cuando no se sabe con certeza cuáles son los costos totales de las operaciones — incluyendo el costo de los productos, del inventario, gastos generales, mano de obra, etc., no es posible controlar lo que la empresa gasta y mucho menos, encontrar medios para reducir su impacto, que afecta, principalmente, la rentabilidad de la organización.
Adicionalmente, este conocimiento es necesario para que la fijación de precios se realice de la forma más asertiva posible, ofreciendo un precio justo para los clientes, que al mismo tiempo sea suficiente para cubrir los costos y además generar una rentabilidad satisfactoria.
Tener una estrategia de fijación de precios adecuada es fundamental cuando hablamos de sobrevivencia e incluso crecimiento de las organizaciones. Por lo tanto esta estrategia debe ser muy bien planeada, teniendo en consideración los costos y gastos de la organización y lo que el cliente percibe como valor – que es lo que define lo que él está dispuesto a pagar a cambio de lo que está recibiendo.
Establecer un precio muy elevado sin justificación, de forma que el volumen de ventas caiga, o reducir los precios sin una base (como en la reducción de costos, por ejemplo) perjudica seriamente los resultados financieros.
Con tantos controles y seguimientos que deben realizarse del gran volumen de información generada en el día a día, la realización de tareas manuales hace que los procesos estén sujetos a más errores, generando la necesidad de reprocesar – además de hacer los datos menos confiables.
En ese sentido, la inversión en un software administrativo es esencial. Además de automatizar las actividades, ayudar en el proceso de análisis, en la toma de decisiones y volver la información segura, un sistema ayuda a aumentar la agilidad, productividad y reducción de costos.
En el artículo de hoy, citamos sólo algunos de los errores en la gestión de costos que deben ser evitados. Lo ideal es que el administrador evalúe sus actividades constantemente, buscando fallas y cuellos de botella que afecten los resultados, y encuentre soluciones para minimizar — o incluso eliminar — estos problemas.
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