Para que las empresas sigan siendo competitivas, necesitan adaptarse incluso más rápido a las tendencias del mercado, lo que es una tarea difícil sin la ayuda de información confiable. Afortunadamente, es posible obtener una fuente de datos relevante cuando se usan informes de administración.
¿Le gustaría saber más al respecto? ¡Siga leyendo y descubra qué es un informe de gestión y aprenda a prepararlo!
Para dirigir una empresa, es necesario tener información confiable sobre la situación en la que se encuentra. Un informe de gestión no es más que un documento que recopila el conjunto de datos que contiene esta información.
Con estos informes, el gerente tiene una visión más amplia de los problemas que enfrenta su empresa y de los métodos para resolverlos.
Los informes de gestión se utilizan en diversas instituciones. Aunque su nombre generalmente varía según la compañía donde se hacen, sus funciones principales siguen siendo las mismas.
Entre las categorías de informes de gestión más utilizadas, podemos mencionar:
Este informe está destinado a presentar información sobre el capital de la empresa. Cubre temas como cuentas por cobrar, incumplimientos, flujo de efectivo y otra información relacionada con operaciones financieras.
Sobre la base del informe financiero, es posible tener una visión de las finanzas de la institución, lo que permite asignar sus recursos de manera más eficiente.
Los informes de satisfacción se pueden utilizar para medir tanto la satisfacción del cliente de una empresa como la de sus empleados.
Cuando este informe está orientado al cliente, muestra cuánto le gustó al cliente un producto y si es probable que vuelva a hacer negocios con la empresa.
Sobre la base de estos datos, es posible mejorar los productos y servicios.
A su vez, cuando se prepara pensando en los empleados, informa sobre su compromiso y opinión sobre el entorno laboral. A partir de esta información es posible trabajar en políticas para la retención de buenos empleados.
El propósito de este informe es presentar soluciones a un problema. Cuando se encuentra un fallo en los procedimientos de la empresa, un documento recopila y analiza datos sobre él, y luego presentan posibles formas de remediarlo. Así se hace un informe de gestión de análisis.
Si bien el informe de gestión muestra información que es vital para la empresa, su preparación debe ser lo más simple posible. ¡El enfoque debe estar en la información!
Conozca los cuatro pasos para preparar un informe de gestión:
En primer lugar, es necesario entender por qué se preparará el informe. Una vez que el objetivo está claro, es hora de comenzar a recopilar la información que se utilizará.
Los datos innecesarios hacen que el informe sea confuso y la falta de información relevante puede llevar a una conclusión errónea, por lo tanto, se debe tener cuidado al elegir los datos que se utilizarán.
El informe debe ser preparado de acuerdo a su propósito. Si el objetivo es comparar los resultados actuales de la compañía con los resultados anteriores, por ejemplo, la presentación de los datos debe seguir el mismo patrón. Es decir, el informe debe realizarse de manera que sea fácil de entender la información que presenta.
Finalmente, es importante pensar en la persona que recibirá el informe.
Si está destinado a un CEO que necesita mucha información para tomar su decisión, es importante que el informe esté mejor estructurado; Índices y resúmenes si es necesario.
Pero si el objetivo es reunir al equipo de ventas y comparar los resultados de períodos anteriores, una simple hoja de cálculo debería ser suficiente.
La presentación del informe está directamente relacionada con la cantidad de información que debe proporcionar y con la audiencia que la recibirá.
Como hemos visto, los informes de gestión son una forma eficaz de mantenerse informado sobre los departamentos de la empresa. Si están bien diseñados, se convierten en herramientas útiles y precisas para la gestión de una empresa.
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