Una buena gestión de costos es primordial para que cualquier organización pueda crecer y mantenerse en un mercado cada vez más competitivo. No importa el tamaño y tipo del negocio: prever, conocer y controlar los gastos de su empresa es esencial dentro del proceso de gestión. A continuación, entienda mejor lo que es una gestión de costos eficiente, qué debe usted hacer para lograrla y los errores que pueden y deben evitarse.
Definición de gestión de costos
La gestión de costos es un proceso que tiene como objetivo conocer, de forma detallada, todos los costos y gastos que están, de alguna forma, involucrados o con el proceso productivo o con la obtención de ingresos en una determinada empresa.
La gestión de costos eficiente es aquella que consigue realizar el uso racional de estos recursos, pero de forma inteligente. O sea: con la manutención de la calidad de los productos o servicios que se comercializan.
Conceptos iniciales de la gestión de costos
Para que la gestión de costos sea eficiente en la práctica es necesario, inicialmente, entender la diferencia entre los dos principales integrantes de este proceso: el costo y el gasto. En empresas productivas los costos son los componentes utilizados en la fabricación, como, por ejemplo, materia prima, mano de obra y los costos indirectos de fabricación, representados por costos con alquiler, energía, agua, sueldos, entre otros.
Los gastos son valores consumidos en la obtención de ingresos, sin relación directa con el proceso productivo, como: sueldo del personal administrativo, gastos con publicidad y ventas.
Costos fijos y variables
Otra separación importante es la de costos fijos y variables. Esta separación es necesaria para que se conozcan aquellos gastos que no tienen relación con la producción y que continuarán existiendo, aunque no haya ingresos, como, por ejemplo, alquileres y sueldos del personal administrativo, de los gastos que aumentan según el volumen producido, como materia prima, materiales y mano de obra directa (en el caso de empresas fabricantes).
Estas clasificaciones también son importantes para que se defina, de la forma más precisa posible, el precio de venta, de deberá tener en cuenta no solamente los valores observados de forma directa en los productos o servicios, pero también aquellos que son necesarios para la manutención de las actividades y de la empresa. Si no se hacen estas clasificaciones, el precio de venta puede definirse de forma incorrecta, y la empresa puede tener dificultades ya que estará vendiendo abajo del precio de costo.
Gestión eficiente de costos
Para que la gestión de costos sea eficiente, además de conocer y entender el comportamiento de los gastos, es necesario utilizar reportes y análisis diferenciados que presenten los costos según el producto o servicio vendido a través de cada canal y para cada cliente de la empresa. Esto incluye una visión de los procesos productivos y no productivos involucrados, lo que seguramente incluye una visión más amplia de los gastos administrativos, cada vez más significativos en las organizaciones.
También deben llevarse en cuenta pequeños errores y desvíos que pueden suceder durante la producción y que pueden afectar el valor final de productos y servicios de forma substancial. Ignorar los gastos de las pareas de apoyo o utilizar reglas de asignación simplemente basadas en volumen y facturación también pueden llevar a una importante distorsión en el cálculo de los costos de estos productos y servicios.
Ventajas de la gestión de costos
Una buena gestión va más allá de centrarse solo en aumentar las ganancias porque, dependiendo del progreso del escenario económico, reducir costos, por ejemplo, es más inteligente y más simple que crear estrategias para aumentar los ingresos.
Cuando se realiza de manera eficiente y continua, la gestión de costos tiene un impacto positivo en la compañía de varias maneras. Vea a continuación cuáles son los beneficios de la gestión continua de sus costos y recursos. Siga leyendo para saber más.
Reducir riesgos
No ser plenamente consciente de los gastos y costos que implica la gestión de su empresa es una de las razones por las que muchas empresas cierran sus puertas. Como consecuencia, la dinámica de este sector es desconocida y presenta un comportamiento incontrolado.
Sin embargo, al administrar adecuadamente los costos fijos y variables de la empresa, es posible tener una mejor planificación y administración financiera, así como una mayor visibilidad y seguridad del presupuesto, lo que permite tomar decisiones antes de endeudarse.
Disminuir gastos
¿Cómo puede reducir y cortar los gastos de la empresa si no los conoce en profundidad? Una gestión de costos efectiva y continua hace posible identificar el desperdicio de recursos y los gastos exagerados y superfluos que pueden pasar inadvertidos en la rutina de una corporación.
Al hacer esto, tendrá suficiente información para reducir cuentas, establecer el hábito de la economía, reducir el volumen de compra de insumos y, en consecuencia, reducir los costos al final del mes.
Aumentar la rentabilidad
La gestión de una empresa funciona de forma cíclica, es decir, una acción influye en otra. Cuando se ahorra en un departamento, los efectos se notan en la ganancia final. Por lo tanto, al administrar de manera constante y adecuada todos los costos y recortar gastos innecesarios, finalmente verá un aumento en su rentabilidad.
Los errores comúnmente cometidos en la gestión de costos
Algunos gerentes a menudo cometen algunos errores y pueden poner en peligro la gestión de costos. Para que no haga lo mismo, seleccionamos los errores más frecuentes en la gestión. Vea cuáles son.
Poca inversión en tecnología
El mercado está constantemente innovando para satisfacer las demandas. Además, la industria del mercado es cada vez más competitiva y no hay espacio para las empresas que se detuvieron a tiempo y aún adoptan métodos manuales en sus procesos.
Apostar por la tecnología es invertir en el crecimiento y en el mejor uso y optimización del tiempo. Muchas de las técnicas de gestión antiguas ya no son eficientes ni viables. No hay más tiempo que perder con las anotaciones en diarios, cuadernos y pilas de archivos.
Para evitar cometer este error, apueste por tecnologías y use software de gestión de costos estratégicos, sistemas y otras herramientas que faciliten su trabajo. Pueden almacenar información de forma más rápida y segura.
Falta de previsibilidad de gastos.
Otro gran error que puede llevar a graves consecuencias es no predecir los gastos de la empresa. Muchos gerentes no estiman los costos de los proyectos y la implementación de la estrategia. Como resultado, los valores terminan siendo mayores de lo que permiten las finanzas, lo que resulta en pérdidas.
Por lo tanto, siempre debe hacer previsiones informando y analizando los valores de todos los pasos de una actividad antes de llevar a cabo el plan. Es importante investigar los precios y, especialmente, analizar los costos y beneficios para verificar si la acción propuesta es posible para la empresa en ese momento.
También es importante enfatizar que el análisis de la relevancia es esencial, por lo que los aspectos más importantes y más importantes de la gestión de costos se consideran primero. De esa manera, no perderá tiempo excesivo en decisiones que, al final, tendrán poco impacto.
Y recuerde: cuando no hay administración de costos, existe un gran riesgo de endeudarse.
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