El mapeo de procesos es un conjunto de acciones destinadas a identificar y estudiar todos los pasos de un procedimiento o tarea utilizada en la organización. Con este fin, se establece una relación esquemática, que revela oportunidades de mejoras y posibles desequilibrios en la ejecución y la planificación.
Prestar la debida atención a este ejercicio es esencial para gestionar los procesos de manera más eficiente. Después de todo, lo que no se controla y administra no se puede medir. Además, al usar estos pasos, es posible identificar sectores y actividades problemáticos.
A continuación, comprenda cómo hacer un mapeo de procesos que esté alineado con las particularidades de su empresa. Siga leyendo.
En primer lugar, debe conocer los tipos de mapeo para poder identificar el que mejor se adapte a su gestión y que esté de acuerdo con los procesos de la organización. Básicamente hay cuatro tipos:
Los diagramas y tablas de flujo son herramientas que enumeran todas las fases y pasos de una tarea de una manera simple, con un diseño intuitivo y funcional que es fácil de ver y comprender para cualquier persona en el equipo. Los tipos de mapeo, por otro lado, son más detallados y, a veces, más complejos.
Se pueden mapear varias y diferentes actividades, desde las más simples, como el servicio al cliente, hasta las más complejas, como los análisis de contratos y los problemas financieros de la organización.
El primer paso será definir qué actividad o actividades pasarán por el mapeo del proceso. Por lo general, los gerentes prefieren comenzar con los más simples que involucran menos pasos y personas.
Debido a que tienen pocas interacciones, es posible que no se encuentre información relevante y cuellos de botella, pero es una forma de comenzar esta cultura y encuesta en la empresa. Sin embargo, verá la necesidad de pasar a procedimientos complejos y más grandes que se ocupan de un gran volumen de datos para analizar, equipos y fases.
Para ayudarlo a definir lo que se asignará al principio, tenga en cuenta algunas preguntas. Por ejemplo:
Las actividades que involucran la administración y las estrategias de un negocio se trabajan comúnmente, ya que estos son procesos que forman parte de las decisiones y el desempeño de toda la organización. Además, también se analizan los procedimientos que forman parte de la satisfacción del consumidor y los problemas burocráticos.
Una vez que se decide la actividad para su mapeo de procesos, es hora de esbozar su diagrama o flujograma, o una lluvia de ideas. Algunos modelos eligen hacer entrevistas con las personas involucradas en cada fase.
Por lo tanto, solo complete los espacios en blanco con la información proporcionada por el equipo o la persona responsable. En este punto, es común comenzar a identificar cuellos de botella, desequilibrios y fallas en los procesos.
Para facilitar el mapeo de procesos, las organizaciones generalmente usan herramientas y métodos. El más común es SIPOC, o Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes.
En el paso Proveedores, debe establecer una relación con los socios involucrados en la actividad evaluada. Aquí, es importante considerar esta información porque los materiales e insumos utilizados en el proceso pueden interferir con los resultados.
En Entradas, se especifica qué se proporciona exactamente para hacer posible esta actividad.
En el campo Proceso, se hace un mapa que detalla cómo se lleva a cabo el proceso, desde el uso y análisis de documentos, uso de manuales, etc. Para este fin, los diagramas de flujo pueden ser muy simples y fáciles de completar.
Los resultados, por otro lado, indican los resultados del procedimiento, es decir, qué hace o produce exactamente esa actividad y cómo afecta los resultados de la empresa. Finalmente, los clientes deben completar información sobre quiénes son las personas que reciben los resultados del proceso mapeado.
En un banco, por ejemplo, el proceso de mapeo puede ser un análisis de contrato o crédito. Por lo tanto, los resultados son para ese cliente que está buscando préstamos, financiamiento y otros productos puestos a disposición por la institución.
Durante su mapeo, seguramente encontrará que algunas fases de algunos procesos son totalmente innecesarias y que a menudo consumen recursos humanos y financieros de forma innecesaria.
Típicamente, estas son tareas que pueden ser eliminadas o completamente automatizadas por los sistemas de gestión e integración. Esto reduce no solo el tiempo de ejecución, sino también el costo del proceso.
Para tener un mapeo de procesos eficiente, es importante definir las funciones, atribuciones y roles de cada actividad analizada. De esa manera, podrá identificar los procedimientos que necesitan actualizaciones y mejoras, así como aquellos que pueden eliminarse y revisarse.
Para ayudar a la visualización, la comprensión y la relación entre los pasos del proceso evaluado, use símbolos y diferentes colores para dibujar su mapa. De esa manera, podrá crear un diagrama de flujo intuitivo que se podrá comprender rápidamente y que realmente revelará información importante.
Para este fin, se pueden utilizar flechas que indican correlación entre fases o proveedores, rectángulos, diamantes, formas ovales y líneas. Idealmente, cualquiera, y no solo usted, debe comprender los procedimientos de la actividad asignada.
Además, se debe tener cuidado de no realizar algunas acciones que puedan poner en peligro su mapeo de procesos, como salir de su enfoque inicial e incluir pasos que no sean consistentes con la actividad en cuestión y detallar excesivamente los pasos de un proceso de una manera que solo usted pueda entender.
El mapeo de procesos es una herramienta que permite aumentar la productividad de un equipo al tiempo que mejora los pasos y procesos que han fallado y no presentan resultados satisfactorios.
Además del mapeo, sus procesos deben estandarizarse para garantizar el nivel de calidad y los gastos en una actividad. Por lo tanto, aproveche esta oportunidad para ver también cómo estandarizar sus procesos.
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