La burocracia es esencial para garantizar el buen funcionamiento de las empresas. Esto se debe a que los procesos bien definidos y organizados permiten escalar tareas, dirigir acciones y minimizar la incidencia de errores. Además, los gerentes ganan confianza y pueden descentralizar la toma de decisiones y garantizar procesos y procedimientos más efectivos.
Sin embargo, el desempeño de una corporación tiende a disminuir cuando los estándares, formularios o documentos no tienen estrategias lógicas y prácticas, convirtiéndose en una barrera para el cumplimiento de las actividades. En otras palabras, cuando el factor de costo y el esfuerzo empleados en este proceso o comportamiento burocrático obstaculizan la agilidad, la eficiencia y la velocidad en que los empleados pueden llevar a cabo sus objetivos, ciertamente será necesario reevaluar estos procedimientos.
Por lo tanto, los gerentes deben saber cómo identificar si la forma de gestión de los servicios internos está generando productividad o afectando negativamente el tiempo de los profesionales y aumentando los gastos. Si tiene dificultades para tratar este tema, hemos preparado este artículo que contiene la información principal sobre cómo reducir la burocracia en su empresa. ¡Sigue leyendo y mantente al tanto!
Los procesos burocráticos implican conjuntos de actividades que deben seguir una secuencia lógica para cumplir un determinado objetivo. Determinan las pautas que deben cumplirse al realizar una tarea determinada. Sin embargo, comúnmente los flujos de estos procedimientos no están adecuadamente planificados o vinculados a otros departamentos de la empresa. Como resultado, la administración termina perdiendo eficiencia, ya que hay un mayor consumo de recursos y tiempo.
Además, este hecho puede generar poca historia y evaluación negativa con respecto a la calidad de las actividades realizadas. Podemos tomar como ejemplo los procedimientos de compra de una empresa. Varios usan el modelo común en el que se solicita un tipo de demanda, se investigan varios presupuestos, se buscan aprobaciones y, después de todo este proceso de análisis, se realiza la compra. Las empresas que aún realizan este tipo de procedimiento pierden mucho tiempo y eficiencia.
Esto se debe a que ya hay sistemas integrados que hacen que estas y otras tareas sean mucho más fáciles. En algunas herramientas de automatización, hay portales en los que los socios comerciales enumeran todas sus ofertas en el mismo entorno. De esa manera, el flujo de aprobación es evaluado por las jerarquías más rápidamente, y los pedidos se registran directamente en la contabilidad, lo que permite que el negocio tenga una operación más práctica y eficiente.
Hay varias formas de reducir la burocracia dentro de la empresa y estimular el crecimiento empresarial. A continuación, le daremos 4 consejos esenciales para ayudarlo a evitar el exceso burocrático que obstaculiza la productividad de su empresa. ¡Eche un vistazo!
Las salas llenas de archivos, carpetas y documentos no son sinónimo de un negocio productivo. Todo lo contrario: el gran volumen de información puede ser en parte innecesario para la empresa, causando un retraso en la realización de actividades debido a la desorganización. Además, las tablas y carpetas llenas de papel son cosa del pasado, ya que actualmente las herramientas digitales han permitido optimizar completamente el flujo de datos, asegurando que los gerentes tengan una mayor facilidad para realizar su trabajo, lo que permite un aumento en la producción interna.
Por lo tanto, invierta en la transformación digital de su empresa, dando preferencia a la digitalización de documentos, hojas de cálculo y contratos, así como notas y otro contenido que pueda comprometer la organización física del espacio.
Las reuniones excesivas pueden evitar que se logren los ideales debido a la falta de objetividad, lo que contribuye a erosionar la comunicación interna de la empresa. Por esta razón, las reuniones deben ser objetivas: los problemas deben ser previamente pensados estratégicamente para lograr el propósito del tema específico. Cuando se discuten problemas, si se abordan los problemas, es necesario centrarse en sus causas principales y encontrar posibles intervenciones.
En este punto, los líderes deben centrarse en el tema principal y evitar hablar sobre temas que no son relevantes en ese momento. Una simple «broma» puede comprometer el objetivo, alejando la atención del equipo y haciendo que la reunión sea improductiva. Una forma de aumentar la eficiencia de estas reuniones es crear agendas, así como establecer tiempos para cada contenido cubierto, marcando el comienzo y el final de la reunión.
Además de optimizar el número de reuniones, solo deben incluir a aquellos que realmente están involucrados con el tema que se abordará, ya que esto evitará perder el enfoque y toda la atención se dirigirá a lo que realmente importa.
Los emprendedores deben conocer las innovaciones tecnológicas disponibles en el mercado. Hoy en día, se crean nuevas soluciones todo el tiempo y siempre debe tratar de adaptar su negocio a las nuevas demandas de servicios para reducir la burocracia interna y tener éxito antes de la competencia. Varias actividades que solían requerir mucho tiempo y esfuerzo de los profesionales ahora se pueden llevar a cabo con mucha más agilidad y eficiencia. Un ejemplo es el software de gestión, que permite automatizar muchas funciones integradas en un solo sistema.
Finalmente, una forma de lograr la eficiencia en medio de la burocracia interna es invertir en capacitar a su equipo. En este sentido, en cualquier situación comercial es extremadamente válido contar con un personal bien capacitado, ya que esto le permite tener una mayor confianza en el equipo para resolver puntos muertos y tomar las decisiones correctas.
Además, los empleados pueden seguir mejor los procedimientos asignados a su actividad, lo que facilita la orden de servicio y la reducción de problemas en la realización de los procesos.
Por lo tanto, esta fue la información principal sobre cómo reducir las burocracias y estimular la innovación y la productividad en su empresa. Vale la pena mencionar que las características avanzadas del software de gestión ERP pueden ser decisivas para minimizar la burocracia. En este sentido, podemos mencionar los servicios de MyABCM, que ofrecen un sistema de software enfocado en proporcionar un análisis estratégico sobre temas relacionados con los costos, la rentabilidad y el rendimiento, asegurando la optimización de diversas tareas en el sector financiero de la empresa.
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