5 dicas para aprimorar ao máximo o controle de despesas e gastos

Estratégias que otimizem o gerenciamento financeiro de uma companhia de grande porte são indispensáveis para a tomada de decisões. Afinal, todas as ações realizadas pelo time de gerentes e diretores estão aliadas ao planejamento financeiro e ao detalhamento do fluxo de caixa. Para tanto, o controle de despesas e gastos deve oferecer informações extremamente consistentes.

Veja, a seguir, 5 dicas de gestão para aprimorar ao máximo o controle de despesas e gastos. Entenda como analisar as finanças da companhia com eficácia, de modo a descartar prejuízos e indicadores negativos.

1. Planejamento financeiro

Para conquistar os melhores resultados, a empresa deve seguir um detalhado planejamento financeiro. Utilizando bons softwares, é possível analisar e prever os gastos estimados para o período, bem como a receita. Deve-se salientar que, para tais análises, devem ser consideradas todas as despesas fixas da companhia.

2. Organização do fluxo de caixa

Aliado ao planejamento financeiro, um fluxo de caixa organizado e claro deve ser considerado. Para organizar com clareza todas as despesas, receitas, contas a pagar e receber, investimentos e demais indicativos, é interessante:

• Definir um período para o fluxo, que pode ser semanal, quinzenal ou mensal.
• Utilizar identificações personalizadas para as receitas, despesas e demais lançamentos, adotando cores diferentes para cada tipo de lançamento, por exemplo.
• Selecionar receitas e despesas recorrentes, de modo que seja possível prever os custos e recebimentos dos próximos períodos.
• Registrar as contas a pagar e receber para que seja possível analisar o saldo consolidado e provisionado, o que permite uma definição mais segura sobre quais estratégias financeiras seguir.

3. Planejamento de estoque

Um estoque mal planejado gera despesas desnecessárias e, diretamente, acomete as finanças da companhia. A empresa deve investir no planejamento do estoque, sempre considerando os índices das vendas: manter estocado um item que não possui saída gera grandes custos de armazenamento, o que não é interessante.

O método mais eficaz para organizar o estoque e planejá-lo visando um maior retorno financeiro à companhia, é a utilização de softwares de gestão de estoque. O processo quando automatizado reduz o risco de erro e, consequentemente, o prejuízo.

4. Antecipação de pagamentos

Existem algumas decisões que valorizam a reputação das empresas, principalmente perante os fornecedores. Uma delas é antecipar os pagamentos ou realizá-los na data prevista para o vencimento.

Se o fornecedor de produtos ou serviços oferecer descontos consideráveis para a quitação antecipada, é interessante avaliar a medida. Além de boa imagem, a antecipação também favorece o crédito. Para as finanças da empresa, os descontos significam economia de recursos que, em outros cenários, podem ser úteis.

5. Contratação ou demissão de colaboradores

Contratar e demitir um funcionário são processos que envolvem custos. Definir a hora exata de movimentar o quadro de colaboradores é uma estratégia que auxilia diretamente no controle de despesas e de gastos. Adicionalmente, deve-se considerar a real necessidade de investimentos em treinamentos, principalmente realizados por parceiros externos.

O grande segredo do controle de despesas e gastos está na adoção de processos que simplifiquem a tomada de decisões. Obter informações precisas e consolidadas — por meio de processos automatizados — reduz o risco de decisões errôneas e, também, de prejuízo.

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