5 consejos para mejorar al máximo el control de costos y gastos

Las estrategias que optimicen la administración financiera de una empresa de gran tamaño  son indispensables para la toma de decisiones. Al final, todas las acciones realizadas por el equipo de gerentes y directores están unidas con la  planificación financiera y con el detalle del flujo de caja. Por lo tanto, el control de costos y gastos debe ofrecer información extremamente consistente.

Vea, a continuación, 5 consejos administrativos para mejorar al máximo el control de costos y gastos. Entienda cómo analizar las finanzas de la empresa con eficacia, para descartar daños e indicadores negativos.

1. Planeamiento financiero

Para conquistar mejores resultados, la empresa debe seguir una detallada planificación financiera. Utilizando buen software, es posible analizar y prever los gastos estimados para el período, así como  los ingresos. Se debe destacar que, para tales análisis, deben considerarse todos los costos fijos de la empresa.

2. Organización del flujo de caja

Unido a la planificación financiera, se debe considerar un flujo de caja organizado y claro. Para organizar con claridad todos los gastos, ingresos, cuentas por pagar y por cobrar, inversiones y otros indicativos, es necesario:

• Definir un período para el flujo, que puede ser semanal, quincenal o mensual.
• Utilizar identificaciones personalizadas para los ingresos, costos y otras cuentas, adoptando, por ejemplo, diferentes colores para cada una de ellas.
• Seleccionar ingresos y costos rutinarios, de modo que sea posible prever los costos y las entradas de los próximos períodos.
• Registrar las cuentas por pagar y por cobrar para que sea posible analizar el saldo consolidado y aprovisionado, lo que permite una definición más segura sobre las estrategias financieras a seguir.

3. Planeamiento del inventario

Un inventario mal planificado genera costos innecesarios y, directamente, afecta las finanzas de la empresa. La empresa debe invertir en la planificación del inventario, considerando siempre los índices de ventas: mantener almacenado un artículo que no tiene salida genera  grandes costos de almacenamiento, lo cual es indeseable.

El método más eficaz para organizar el inventario y el plan que apunta a una mayor rentabilidad financiera de la empresa, es la utilización de un software de administración de inventarios. El proceso automatizado reduce el riesgo de errores y, en consecuencia, los daños.

4. Pagos anticipados

Existen algunas decisiones que revalorizan la reputación de las empresas, principalmente ante los proveedores. Una de ellas es anticipar los pagos o realizarlos en la fecha prevista para su vencimiento.

Si el proveedor de productos o servicios ofrece descuentos considerables para el pago anticipado, es interesante evaluar esta medida. Además de la buena imagen, la anticipación del pago también favorece el crédito. Para las finanzas de la empresa, los descuentos significan economizar recursos que, en otros escenarios, pueden ser útiles.

5. Contratación o despido de empleados

Contratar y despedir empleados son procesos que involucran costos. Definir el momento exacto de mover el esquema de la empresa es una estrategia que ayuda directamente en el control de costos y gastos. Adicionalmente, se debe considerar la necesidad real de invertir en entrenamientos, principalmente realizados por asociados externos.

El gran secreto del control de costos y gastos está en la adopción de procesos que simplifiquen la toma de decisiones. Obtener información precisa y consolidada — por medio de procesos automatizados — reduce el riesgo de decisiones erróneas y de daños.

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