O atual mercado competitivo exige não só que as empresas se posicionem bem no segmento, mas, principalmente, que consigam ter uma boa gestão administrativa, capaz de transmitir confiança. Isso quer dizer que não basta fazer um trabalho satisfatório, é preciso que ele siga métodos e que resultem em excelência.
A questão é que não existe uma fórmula pronta para que todas as organizações possam usar, sendo necessário ajustar-se à realidade e à necessidade de cada uma. Com esse equilíbrio encontrado, e tendo pessoas empenhadas em prol do mesmo fim, é possível obter ótimos resultados.
Quer saber mais acerca do tema? Entenda a importância da gestão administrativa para os negócios e veja como ela pode gerar ótimos resultados. Boa leitura!
Conheça os benefícios de uma boa gestão administrativa
Fazer uma boa gestão administrativa traz diversos benefícios para uma empresa. A seguir, vamos abordar alguns dos mais importantes e que causam os maiores impactos no cotidiano corporativo. Confira!
Manutenção da saúde das finanças
Sem controle dos gastos, redução do desperdício, e, principalmente, confiança nos dados, fica impossível manter as finanças em dia. Conseguindo organizar todas as áreas da empresa, inclusive o departamento financeiro, fica mais fácil gerenciar o fluxo de caixa.
Estabelecer a periodicidade e as formas de fazer esse controle é de grande valia. Além disso, é preciso centralizar as informações, evitando duplicidade e erros na hora de enviá-las para outros locais.
Para isso, é preciso substituir as diversas planilhas por um sistema confiável, em que poucas pessoas tenham acesso às edições.
É possível identificar quais equipes desenvolvem melhor uma tarefa e deixá-las focadas nos seus pontos fortes. Identificar as falhas nos processos e corrigi-las resultará em uma metodologia mais eficiente, que reduz o desperdício de tempo e, muitas vezes, de recursos.
Com a identificação e a correção das falhas, é possível produzir mais em menos tempo, utilizando menos recursos — o que garante melhores resultados.
Auxílio no atingimento de metas
Atingir as metas e resultados muitas vezes é reflexo de uma boa gestão administrativa. Isso porque o foco passa a ser a criação e a implantação de processos mais eficientes e que garantem o alcance dos objetivos planejados.
Os gestores passam a concentrar os esforços em atividades intelectuais e não braçais, e conseguem ter uma melhor percepção. Além disso, a realização do controle passa a ser mais fácil.
Geração de satisfação em clientes e colaboradores
Processos mais eficientes refletem na qualidade e nos prazos, o que faz com que os clientes tenham as suas necessidades atendidas e superadas. O relacionamento com eles também pode se tornar mais próximo para compreender melhor suas necessidades e ter produtos e serviços que possam supri-las.
Os colaboradores também ficam mais satisfeitos ao perceberem que não há um desgaste tão grande e um desperdício de energia em tarefas irrelevantes. Eles ainda passam a ser mais ouvidos e a fazer parte do processo de transformação, sendo cada vez mais valorizados.
Promoção de tomadas de decisões fundamentadas em dados
As tomadas de decisão ocorrem fundamentadas nos resultados. Isso quer dizer que, como se tem um acompanhamento de tudo o que está ocorrendo, existem registros. E com base nesses registros consegue-se tomar decisões mais acertadas, analisando os cenários passados, atuais e planejando-se para o futuro.
A gestão administrativa ajuda a melhorar os resultados como um todo e a trabalhar os processos.
Confira dicas de como fazer uma gestão administrativa efetiva
Fazer uma boa gestão administrativa requer dedicação, muito estudo e efetividade nos processos. Veja as dicas que separamos abaixo para garantir uma gestão administrativa eficiente para a sua empresa.
Faça um bom planejamento
É impossível fazer uma gestão eficiente sem um bom planejamento. É ele quem determina todas as diretrizes que a organização precisa seguir para obter o sucesso desejado. Por isso, é fundamental que os objetivos estratégicos sejam muito bem definidos e estejam bem claros para todos os colaboradores.
Dedique-se a definir metas simples e factíveis e certifique-se de que elas estejam alinhadas aos objetivos estratégicos. Crie indicadores para acompanhar o andamento dessas metas, mas tome bastante cuidado para não criar medidores desnecessários.
Esteja atento a todos os processos da empresa
Acompanhe de perto todos os indicadores. Garanta que cada processo tenha uma pessoa responsável por mantê-lo e fazer a apuração de seus resultados. Essa pessoa deve reportá-los periodicamente e justificar os principais desvios. Além disso, ela deve ser capaz de propor um plano de ação sempre que um indicador não apresentar bons resultados.
Dessa forma, qualquer problema que um processo apresente será tratado ainda no início, antes que tome grandes proporções e torne-se incontrolável. Essa pode ser a grande diferença entre o sucesso e o fracasso de uma empresa.
Faça avaliações periódicas do desempenho da companhia
Reúna-se com os gestores da sua empresa, no mínimo, uma vez por mês para conferir os resultados gerais de cada área. Assim como os processos, os gestores precisam ter metas para garantirem o bom andamento do planejamento estratégico.
Em setores mais críticos, o ideal é fazer reuniões quinzenais ou semanais. A periodicidade dependerá da característica de cada setor e do grau de impacto que ele surte nos resultados gerais da organização.
O ponto primordial é que esse acompanhamento nunca seja menosprezado. Por mais atribulada que esteja a sua agenda, essa avaliação constante é o que garantirá que a empresa está indo bem e que a lucratividade está sendo mantida.
Comunique-se sempre com a equipe
Os problemas de comunicação são os maiores vilões dentro das organizações. Nada pode ser mais destrutivo, dentro de uma empresa, do que a famosa “rádio peão”.
Muitos boatos podem ser evitados, mantendo uma comunicação clara, transparente e direta com seus gestores e, estes, com sua equipe. As fofocas de corredor podem afetar o clima organizacional e, consequentemente, a produtividade geral dos colaboradores.
Além disso, a falta de comunicação pode fazer com que os gestores tomem decisões erradas ou precipitadas, em desacordo com os objetivos pretendidos pela organização. Garanta que todo o corpo de profissionais esteja alinhado e a par de todos os direcionamentos do planejamento estratégico.
Um último ponto importante é atentar aos fatores que podem prejudicar a gestão administrativa de uma organização. Para evitar que um dos fatores mais prejudiciais afete a sua empresa, confira o nosso artigo “Gestão de custos empresariais: erros comuns”. Vamos lá!
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