Ativos ociosos são um problema recorrente em empresas de diversos setores. Quando recursos como máquinas, espaço ou servidores não são totalmente utilizados, os custos de produção aumentam e comprometem a rentabilidade. Identificar e gerenciar esses bens ociosos é essencial para evitar distorções financeiras e otimizar a performance operacional.
Caso real: como uma bobina de papel passou de 1,50 para 700 reais
Um de nossos clientes, uma empresa líder nacional na indústria de bobinas de papel, enfrentou uma situação inusitada. O MyABCM identificou que o custo unitário de uma bobina havia subido de R$ 1,50 para R$ 700 em um mês.
Como não poderia ser diferente, entraram em contato conosco acreditando haver um erro no cálculo de custos. Ao fazer o drill-down na formação do custo, descobrimos que o problema estava no volume de produção. A produção habitual de 20.000 caixas de bobinas havia caído para apenas 150 caixas.
Apesar da queda na produção, a estrutura da fábrica permaneceu a mesma, resultando em altos custos fixos distribuídos em uma quantidade muito menor de unidades produzidas. Essa ociosidade das máquinas e do espaço elevou drasticamente o custo por unidade, um problema que muitas organizações enfrentam sem nem mesmo perceber.
Saiba como transformar ociosidade em oportunidade
Ativos ociosos não são exclusivos da indústria. Empresas de serviços também lidam com recursos subutilizados, como servidores e contratos que não são aproveitados ao máximo. A seguir, algumas práticas recomendadas para gerenciar essa questão:
Monitorar ativos ociosos mensalmente: Acompanhar o uso dos recursos ajuda a identificar subutilização e evitar distorções nos custos.
Ajustar a capacidade produtiva: Reduzir a operação ou alugar recursos ociosos pode gerar receita e aliviar custos fixos.
Simular cenários: Ferramentas de gestão de custos, como o MyABCM, permitem prever os efeitos de diferentes níveis de produção e te ajudam a tomar decisões informadas.
Focar em produtos estratégicos: Às vezes, manter um produto deficitário pode ser estratégico, mas é fundamental saber o custo real dessa decisão.
No caso do nosso cliente, após constatar que a produção não aumentaria novamente, a solução encontrada foi alugar uma parte da fábrica para outra empresa. Assim, aqueles bens, antes ociosos, passaram a gerar receita ao invés de custo. Mas isso só foi possível porque a fonte do custo foi corretamente identificada.
Não deixe custos invisíveis comprometerem seus resultados
Os ativos ociosos representam um custo silencioso que pode impactar significativamente a rentabilidade da empresa. A subutilização de recursos distorce o custo por unidade e, se não for gerenciada, pode comprometer a saúde financeira do negócio. A chave para evitar esse problema é adotar uma gestão orientada por dados e acompanhar de perto o uso dos recursos.
Com o suporte do MyABCM, sua empresa pode identificar e corrigir ociosidade e outros possíveis geradores de custos desnecessários, otimizando recursos e tomando decisões bem-informadas. Preencha o formulário abaixo e fale com nossos especialistas!
Se você quer ver sua empresa no caminho certo, deve estar atento às armadilhas que podem ser fatais. Aqui estão 10 dicas infalíveis para quebrar sua empresa – e como a gestão de custos pode ser a chave para evitar esses erros e garantir a sobrevivência do seu negócio.
1. Foque só no produto ou serviço
Se você é manufatura foque só em produtos, se você é uma organização de serviços, foque só em serviços. Canais e clientes são consequência e medir os custos de servir é um luxo desnecessário.
Muitos empresários de manufatura e serviços acreditam que, ao focar exclusivamente em produtos ou serviços, estão gerenciando sua empresa de forma eficiente. No entanto, essa mentalidade pode ser um grande erro, pois a gestão de custos inclui também o controle de como esses produtos e serviços impactam os gastos totais da empresa. Uma boa gestão de custos deve integrar todos os aspectos do negócio, inclusive canais e clientes.
2. Ignore o overhead na gestão de custos
Este é um custo que teríamos de todo modo. Pra que se preocupar com o backoffice e mesmo os indiretos gerados pela própria operação?
Ignorar os custos indiretos da operação pode parecer uma solução prática, mas é uma das dicas infalíveis para quebrar sua empresa. A gestão de custos eficaz não pode negligenciar os custos de backoffice e operação. Para evitar esse erro, é necessário incluir todos os custos no planejamento e identificar onde há desperdício.
3. Foque apenas na margem bruta
Compre bem, venda bem e saiba rezar. Quem precisa de estratégia quando se tem fé?
Se você acha que a margem bruta é o único indicador importante, sua empresa pode estar em perigo. Focar só no que é vendido e ignorar a gestão de custos pode levar a resultados falsamente positivos. Uma gestão de custos adequada leva em conta o custo total de produção e operação, não apenas as vendas.
4. Acredite no poder da gestão de custos por rateio
Utilize ao máximo possível os rateios, principalmente de faturamento e volume! Afinal, se funciona para dividir a conta do bar, por que não funcionaria para uma empresa inteira?
Usar o rateio como método de alocação de custos é uma forma rápida de gerar erros graves. A gestão de custos deve ser baseada em um sistema mais eficiente, que compreenda as atividades que realmente impactam a produção e o serviço, garantindo que os custos sejam atribuídos de forma precisa pelas diversas frentes do negócio.
5. Ignore processos e atividades
Precisou de mais detalhamento? Abra mais um centro de custos na contabilidade. KPIs? Perda de tempo. Foque em vender mais e se o custo apertar: demita.
A gestão das atividades e processos dentro de uma empresa é vital para um bom desempenho financeiro. Ignorar essa parte é um erro fatal. A gestão de custos eficaz deve ser baseada na análise de rentabilidade de cada processo e atividade, garantindo que o capital seja alocado de maneira eficiente.
O projeto de custos é um grande projeto de TI, a modelagem é só um detalhe e todas as regras de negócio serão criadas pelo time de Sistemas.
Não confie exclusivamente em um ERP para gerenciar seus custos. A implementação de um sistema de gestão de custos precisa ser personalizada e não delegada totalmente a sistemas de gestão geral, pois eles não têm as funcionalidades específicas para rastrear e distribuir custos corretamente. É preciso empregar metodologias e sistemas específicos para garantir uma adequada visualização e controle das despesas e recursos da organização.
7. Ignore as atividades que não agregam valor
Toda empresa tem atividades feitas em duplicidade, aquele “retrabalho inevitável” ou aquilo que sempre foi feito e sempre funcionou. Isto sempre foi assim, a firma sempre ganhou dinheiro e afinal, pra que mexer em time que está ganhando?
Não corrigir atividades duplicadas e processos ineficazes pode ser uma das maiores armadilhas para o sucesso de sua empresa. A gestão de custos precisa abordar esses pontos de maneira crítica, identificando os processos que realmente trazem retorno e eliminando os que geram desperdício.
8. Evite planejamento e comunicação
Não crie um plano de comunicação com a empresa. A melhor coisa é rodar o modelo de custos escondido na Controladoria e depois surpreender todo mundo com cobranças. Quem não gosta de uma surpresa?
Esconder o modelo de custos dentro da controladoria pode gerar surpresas negativas, especialmente quando os custos disparam sem controle. As boas práticas de gestão de custos incluem o planejamento e a comunicação transparente entre departamentos.
9. Detalhe ao máximo o seu modelo de custos
Quanto mais detalhado o modelo de custos, melhor! Rastrear milhões de atividades pode ser uma excelente ideia: é melhor ter “atomicidade” e depois poder juntar tudo. Não tem problema se gastarmos tempo e dinheiro medindo as coisas erradas, contanto que a precisão seja de 8 dígitos.
Embora a precisão seja importante, buscar detalhamento excessivo pode desviar o foco daquilo que realmente importa. A gestão de custos deve ser equilibrada, sem exageros que gerem complexidade desnecessária.
10. Foque apenas no preço e no volume
O que importa é ter preço competitivo e volume de vendas. Se vai ter lucro ou não é detalhe, o que importa é crescer. E se o cobertor ficar curto (e vai ficar!), faça nova rodada com investidores ou considere vender uma unidade, uma parte ou um produto da empresa. Há sempre um investidor visionário por aí!
Crescer sem considerar os custos pode ser um erro fatal. A gestão de custos deve estar alinhada com o controle de volume e precificação, mas também é necessário garantir que o lucro seja sustentável a longo prazo, sem comprometer a saúde financeira da empresa.
Evite os erros mais comuns e transforme sua gestão financeira
Não deixe sua empresa cair em armadilhas! Preencha o formulário abaixo e fale com um de nossos especialistas para aprender como implementar uma gestão de custos eficaz e garantir a saúde financeira do seu negócio!
A redução de custos pode ser desafiadora, mas é muitas vezes um processo inevitável dada a competitividades dos mercados globalizados. Por melhor que um negócio ou produto seja, nenhuma empresa está imune a crises ou períodos em que a demanda não é exatamente a esperada.
Para evitar equívocos nesse momento tão sensível na gestão empresarial, vamos ver neste artigo cinco erros fatais no processo de redução de custos.
1. Demitir para fazer redução de custos
Se os gastos com pessoal estão sufocando suas finanças em um momento de crise, saiba que a demissão de parte do pessoal pode ser desastrosa para a sua empresa. Em curto prazo, essa atitude gera o descontentamento dos que ficam, além da desconfiança pelo fato de eles poderem ser os próximos.
Adicionalmente, gastos com verbas rescisórias podem fazer as finanças de sua empresa piorarem, gerando problemas em cascata pela diminuição da capacidade produtiva. Se a intenção é sair da crise, você precisará de pessoal pronto para o trabalho.
E recontratar após perceber que a demissão foi um erro pode aumentar significativamente seus custos. De acordo com dados da Consultoria Gallup, a substituição de um funcionário pode custar o dobro do valor de sua manutenção.
Ou seja: geralmente, as demissões não são uma boa saída para cortar custos, e é preciso analisar esta alternativa com muito cuidado antes de optar por ela.
2. Diminuir investimentos em publicidade
Como as vendas diminuem, o primeiro impulso é reduzir a publicidade. Não ceda a esse impulso, pois o marketing é o principal responsável por trazer novos clientes para um negócio, e você precisará deles.
Não pense como os seus concorrentes: divulgue não somente os seus principais produtos na busca de novos clientes, mas mantenha sua marca sempre presente na mídia, mostrando que o seu negócio ou foi pouco afetado ou ainda não foi afetado pelos ventos ruins da crise financeira.
3. Redução de custos insignificantes
A qualidade do cafezinho servido para funcionários e para clientes, a qualidade dos guardanapos, dos copos plásticos e até do papel higiênico é algo que provavelmente poderá ser revisto. No entanto, não é aconselhável esgotar o precioso tempo da gestão em gastos de menor importância e materialidade para o negócio.
Além de gerar insatisfação grande por parte dos funcionários e dos clientes, essa atitude não trará economia significativa, gastando tempo de gestão que poderia ser aplicado em outros pontos mais importantes.
4. Não revisar os processos operacionais
A redução de custos pode ser alcançada pela economia ao não se gastar em determinado ponto, mas também pela revisão de processos em toda a empresa. Se esse já era um plano antigo, é hora de revisar todas as esferas operacionais.
Chame gerentes e supervisores para discutirem o que pode ser revisto ou reestruturado. Desde processos produtivos, administrativos e até mesmo o atendimento ao cliente, tudo pode ser revisado, trazendo mais qualidade e menos gastos financeiros para a empresa. Neste escopo, é muito importante ter atenção aos custos indiretos gerados por cada atividade, pois estes muitas vezes passam despercebidos e podem trazer oportunidades valiosas de redução de custos.
5. Sacrificar a qualidade dos produtos e serviços
Se a ideia é tentar manter os níveis de vendas e fazer com que a sua marca seja mais vista pelos seus clientes atuais e por potenciais clientes, a qualidade tem de ser mantida. Às vezes, pequenas reduções de custos acarretarão diminuições muito grandes na qualidade do produto final ou do serviço.
Sendo assim, analise profundamente os gastos produtivos e a possibilidade de redução destes, pois se há algo que não pode ser alterado quando se diminui a demanda por um mercado é a qualidade do produto ou serviço que se oferece.
Redução de custos sem mistério
A redução de custos deve ser constantemente analisada pelos gestores, e em períodos de crise fica mais latente a sua necessidade. Contudo, é necessário avaliar a viabilidade e os impactos das ações de revisão de custos, pois elas podem trazer mais prejuízos do que fôlego financeiro para a sua organização.
Para garantir que o corte de custos empresariais traga resultados positivos, é indispensável conhecer bem as fontes de custos e como elas se relacionam com as atividades e receitas da organização. Esta pode ser uma análise desafiadora, por isso, o MyABCM foi projetado especificamente para auxiliar organizações a visualizar e controlar seus custos de forma eficiente.
Saiba como ele pode te ajudar! Preencha o formulário abaixo:
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