La rentabilidad del negocio representa la relación entre la ganancia obtenida y la inversión total realizada en el mismo período. O sea, si el resultado de la cuenta es positivo, quiere decir que los ingresos son superiores al valor invertido en la empresa. Acompañar este indicador es importante para evaluar si las decisiones están generando resultados beneficiosos y si el dinero utilizado está siendo bien empleado.
A continuación, damos una lista de los 5 errores que hacen que la rentabilidad de su negocio no sea satisfactoria. ¡No se lo pierda!
Antes de invertir en un nuevo producto, aunque este sea de calidad, es necesario evaluar si será bien recibido por el público. En caso contrario, se corre el riesgo de invertir capital en productos que ocuparán espacio en el stock, lo cual representa perdida de dinero. O sea, se gasta un dinero que no traerá un retorno financiero para la empresa.
Es necesario direccionar esfuerzos para atraer nuevos clientes para el negocio e impulsar las ventas. Por lo tanto, también se debe tener la preocupación de retener aquellos que ya se han conquistado. Con ello, el costo del cliente pasa a ser bastante menor para la empresa, garantizando una rentabilidad mayor de la que ocurre cuando se dedica solo a atraer consumidores nuevos.
Para que la fidelización sea posible, es necesario invertir en mejoras en las relaciones, proporcionar buenas experiencias de compra y, si es posible, estructurar un proceso de post-venta.
El control de costos es fundamental para conocer, con precisión, cuánto gasta una empresa para mantener sus actividades funcionando y si esto representa riesgo de daños a futuro.
Por tanto, esta variable también puede perjudicar directamente la rentabilidad del negocio. Cuando los costos son elevados, la rentabilidad se compromete — aunque la facturación sea alta, gran parte de ella será destinada a cubrir los gastos — lo cual afecta directamente la rentabilidad, ya que tiene relación directa con los ingresos netos.
Siendo así, es necesario identificar y crear controles que ayuden a visualizar dónde se gasta más dinero, cuál de estos gastos es superfluo y que acciones serán tomadas para reducirlo.
Dejar de considerar la morosidad es un error grave, pues, aunque la facturación sea elevada, ella afecta el valor que, de hecho, entrará en la caja de la empresa. O sea, también interfiere en los ingresos, afectando la rentabilidad del negocio.
Para evitar que este tipo de situación ocurra, es necesario hacer seguimiento a estos índices y crear medios para lograr que sean cada vez menores — como crear y estructurar una política de cobranza y restricción de crédito más eficaz, por ejemplo.
La inversión en tecnología ayuda a automatizar los procesos, disminuyendo el riesgo de errores, haciendo que la información sea más segura y confiable, mejorando el intercambio de datos, haciendo los procesos más ágiles y eficaces, entre otros beneficios. La inversión en una solución que ayude a optimizar las rutinas financieras ayuda a reducir costos, lo que se refleja posteriormente en la rentabilidad.
Es necesario identificar estas fallas que perjudican la rentabilidad del negocio y buscar soluciones que ayuden a resolver los problemas. Ser negligente en estos temas o desconocerlos es algo que afecta seriamente la salud financiera del negocio y, a largo plazo, su sustentabilidad en el mercado.
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Todas las empresas deberían enfocarse en la búsqueda de la eficiencia, pero algunas aún no entienden lo que significa ser eficientes. Muchos emprendedores confunden eficiencia simplemente con «alcanzar la meta». Creen que, si la empresa consigue honrar sus compromisos, tanto financieros como con sus clientes, logra ser competente, pero esto no es verdad. En este post, enseñaremos cómo aumentar la eficiencia operacional de la empresa, detallando algunas acciones y puntos de atención.
¿Qué es eficiencia operacional? ¿Por qué estar atento a ese término es tan importante para su empresa? ¡Descúbralo en nuestro artículo!
El concepto de eficiencia operacional engloba la práctica de volver sus procesos (las actividades desempeñadas por la empresa, con el objetivo de llegar a un mejor producto o servicio final). Por ejemplo, un supermercado tiene diversos métodos (de producción, de contratación, de ventas y de comunicación) internos y todos estos procesos ayudan a la empresa a alcanzar una meta, como por ejemplo vender sus productos.
Pero, aunque el supermercado este batiendo sus metas de venta, esto no significa que alcance la eficiencia operacional. Una mala gestión de Stock puede permitir que los productos se estropeen y se generen pérdidas a la empresa. Si el departamento de compras no identifica con eficiencia los proveedores ideales, el supermercado perderá la oportunidad de tener un gran ahorro. En fin, estos ejemplos ilustran la importancia de conocer bien la empresa, a final, cada emprendimiento tendrá su propia realidad en relación con sus procesos.
El empresario debe hacer una lista de los procesos de la empresa y hacerle seguimiento, con el objetivo de averiguar si se están realizando correctamente (generando rentabilidad, con calidad y evitando, por ejemplo, el desperdicio para la empresa). En caso de que se identifiquen fallas, se deben estudiar las alternativas para mejorarlas.
No es extraño que los empresarios crean que buscar la eficiencia operacional está directamente asociado con los despidos. Esto no es cierto. En caso de que la empresa identifique daños ligados al desarrollo de los empleados, debe prestar atención pues el proceso de contratación puede estar siendo realizado de forma errada, o sea, la empresa contrata el personal equivocado para sus funciones.
Además de eso, el emprendimiento puede identificar la necesidad de crear o mejorar el proceso de entrenamiento de los empleados. Buscar un ahorro rápido, por medio de despidos, resulta ser una salida poco eficiente, ya que se despide a la persona, pero no el proceso o actividad que ésta desempeña (en muchos casos que no agrega valor a la compañía y sigue siendo desempeñado por otros empleados – generalmente quedando sobrecargados). Esto sin hablar del hecho de que despedir empleados es una solución temporal y que puede no sustentarse en el medio y largo plazo. La estrategia de mejorar la competencia operacional depende del análisis de los resultados de cada sector de la empresa y no de un corte de gastos realizado sin mucho cuidado.
Buscar eficiencia operacional consiste, en primer lugar, en conocer la propia empresa. Además de ello, el empresario debe estar atento a todos los resultados del negocio y no solo al resultado final. No se debe confundir aumentar la eficiencia con el recorte de gastos, a la final, ella tiene otros objetivos además de generar economía, como por ejemplo, mejorar la productividad de la empresa. Por esto, asociarla con los despidos en un error.
¿Cuáles son las ventajas de invertir en eficiencia operativa?
La búsqueda de la eficiencia operativa es identificar problemas y crear soluciones. No tiene sentido saber que un determinado proceso no está sucediendo de la mejor manera posible y no hacer nada para revertirlo.
La clave es entender que cada desafío que se encuentra es en realidad una oportunidad para mejorar cada día. Aunque se deben invertir algunas cantidades, nunca se deben considerar como costos. Estas son inversiones que seguramente traerán rendimientos.
Cuando una empresa ofrece capacitación de personal, por ejemplo, permite que las personas realicen el servicio de la mejor manera. Un equipo con una buena comunicación tiende a mantener los objetivos y las expectativas alineados, lo que hace que todos trabajen para el mismo propósito.
Los procesos de compras y el departamento financiero también pueden verse impactados positivamente por la eficiencia operativa. Con estos, los empleados optimizan su tiempo y la empresa gana productividad.
Vale la pena decir que, desde ese punto, hasta incrementar las ganancias y aumentar el nivel del mercado, solo hay que seguir un paso.
¿Cómo alcanzar esta eficiencia?
Si bien es posible que ya haya entendido por qué debería implementar la eficiencia operativa en su negocio, aún puede sentirse perdido, sin saber exactamente por dónde empezar.
Para ayudarle, hemos enumerado algunos consejos valiosos a continuación:
Estudie la situación de su negocio
Para corregir procesos insatisfactorios, es necesario, antes que nada, descubra cuáles son estos procesos. Solo entonces será posible mejorarlos.
Para realizar esta encuesta, el gerente debe hablar con las personas que dirigen los departamentos y evaluar las condiciones de la empresa en el mercado en el que opera. Es solo después de algunos informes y reflexiones que se puede sacar una conclusión.
Preste atención a los costos de producción
Cada producción genera un costo. Sin embargo, es importante saber exactamente cuántos recursos, mano de obra y tiempo requiere cada proceso. De esta forma, es más fácil identificar los gastos atípicos.
Una vez identificados, uno debe averiguar los motivos para buscar una corrección que permita una reducción de costos sin perder la calidad.
Determine los errores en los procesos
Analizar cada proceso, pieza por pieza, también permite la identificación de fallas. Deben medirse y relacionarse para que quede claro dónde deben ocurrir los cambios.
Por supuesto, teóricamente todo puede mejorarse, pero debe saber qué priorizar al solucionar problemas.
Descubra las fuentes de las fallas
No tiene sentido conocer las fallas si no sabe de dónde vienen. Cada vez que se identifica una falla, es importante averiguar su origen y por qué se ha producido.
De esta forma, es posible corregir el problema desde su raíz, evitando la creación de soluciones ilusorias que solo enmascaran las ineficiencias en el proceso productivo.
Use la tecnología
Hoy en día, hay una herramienta tecnológica para todo. Puede almacenar datos, integrar departamentos y crear informes que permitan un análisis más amplio de la situación de su empresa.
Realizar todo este proceso manualmente requeriría mucho más tiempo, además de dejarle susceptible a cometer errores. Es por eso que a menudo decimos que la tecnología es un gran aliado para lograr la eficiencia operativa.
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Muchos empresarios concuerdan que prestar el mejor servicio posible es lo que garantiza atraer al público. Esto va desde la concepción de un producto o servicio hasta la atención y la entrega al cliente final. Esta filosofía acostumbra llevar a la creación de un sistema de gestión de la calidad total del servicio al público.
No obstante, algunas empresas pueden presentar dificultades en esta tarea por creer que aumentar y controlar la calidad del producto implica necesariamente aumentar el costo de producción. Cuando, de hecho, ocurre lo opuesto: la empresa tiende a reducir sus costos y a aumentar su rentabilidad.
Para demostrar mejor esta cuestión, separamos algunos medios por los cuales un sistema de gestión da calidad puede aumentar los márgenes de renta de los productos. ¡Continúe leyendo!
Para evaluar la calidad final de un producto es necesario tener en mente todo el proceso involucrado, desde cualquier materia prima hasta la entrega. Esto significa que, con una evaluación completa, es posible detectar cualquier falla en el flujo de trabajo, observando en cuál puede haber desperdicio de recursos y tempo.
Otro punto importante es observar el origen de esos errores. ¿Los empleados no están recibiendo el entrenamiento adecuado? ¿El material utilizado no cubre las expectativas del público? ¿Hay procesos burocráticos que atrasan las ventas? Todo puede y debe ser evaluado por la gestión de la calidad para evitar la acumulación de pequeñas perdidas. Así, es posible reducir el costo bruto de la producción sin perder la calidad de vista.
Ya se ha mencionado la optimización como factor muy relevante para aumentar el margen de rentabilidad de un producto. Pero, hay otro aspecto involucrado: la automatización. Cada minuto u hora de más que un empleado pasa completando una hoja de cálculo es el tiempo que podría estar conversando con otro cliente o resolviendo problemas que demandan la acción humana.
Adicionalmente, este método deja muy dispersa toda la información, lo que dificulta el análisis de datos. Con un sistema automatizado de gestión de datos, este proceso será mucho más rápido y preciso, permitiendo a la dirección tomar decisiones mejor informadas en menos tiempo.
Un error común en algunos sectores es perder de vista quienes son los clientes y concentrarse solo en un proceso cerrado. Este error es tan grave que dependiendo de las condiciones, puede llevar a algunas empresas a la ruina. Las decisiones tomadas en la dirección deben orientar el funcionamiento más orgánico de la empresa, especialmente si fuera necesario integrar varias filiales. Pero tampoco podemos olvidar que quien cubre los costos es siempre el cliente.
Un método por medio del cual el sistema de gestión de la calidad puede mantener la empresa cercana a su público es la búsqueda de opiniones. Esta puede darse de varias formas: desde pequeños cuestionarios luego de la compra hasta una conversación más prolongada. Este método puede ser más adecuado para empresas que acompañan a sus clientes por mayores períodos. Con este feedback, la dirección puede encontrar problemas que no son detectables por quien está muy cercano a la producción.
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El momento económico actual exige que las empresas se reinventen, cambiando su forma de actuar en el mercado y buscando diariamente reducir los costos operacionales. La reducción de costos es la decisión más sencilla cuando el objetivo es fortalecer las ganancias y lograr un mayor protagonismo en el mercado.
Existen diversas formas para disminuir los costos de una empresa, desde el perfeccionamiento de las tareas y la reducción del desperdicio de materiales, hasta los temidos despidos masivos.
Actualmente, han surgido formas innovadoras y eficaces, garantizando óptimos resultados para las empresas que las adoptan. Por ello, conozcamos las 4 tendencias más relevantes cuando se trata de reducción de costos. ¡No pierda detalle!
La computación en la nube o Cloud computing es una de las tecnologías más recientes del mercado. El almacenamiento de información en la nube puede integrarse a los más diversos procesos y operaciones de un negocio, posibilitando una mayor velocidad en el intercambio de datos y en la ganancia significativa de eficiencia.
Además de disminuir considerablemente los gastos en servidores y los gastos en mantenimiento, esta tecnología de almacenamiento de datos permite también que se centralicen las intervenciones por reparaciones —no requiriendo de la administración de múltiples computadores y servidores repartidos por toda la organización.
La importación de máquinas, equipos o materiales conlleva elevados costos a la empresa, como impuestos y tasas, traslados, entre otros. Todos estos gastos ligados a la importación pueden evitarse de una forma muy sencilla: por medio del uso de proveedores situados en el país.
Buscar empresas nacionales que atiendan las necesidades de la empresa es una tendencia que está ganado terreno, principalmente por el alto valor del dólar. Comprar equipos y materiales en empresas nacionales puede ahorrar mucho dinero en su negocio al final del año. Por ello, no deje de investigar exhaustivamente en el mercado en busca de proveedores que puedan suplir sus demandas.
Uno de los fundamentos de la administración de negocios dice que stock es igual a dinero inactivo — y esto significa menor capital de trabajo disponible. Además de esto, trabajar con un stock muy grande genera diversos costos a la empresa, como la contratación de un mayor número de empleados, la necesidad de mayor espacio físico, la adquisición de armarios y compartimentos especiales para almacenamiento de productos – además de la administración del stock en sí, entre otros.
Por lo tanto, una excelente forma de manejar los negocios para aquellos que buscan la reducción de costos es trabajar con un stock reducido. Para ello, no deje de buscar una mayor eficiencia en las tareas y en los servicios, pues esto contribuye a que los suministros de la empresa sean lo menos posible, solamente lo necesario para la operación.
Tener en su empresa un equipo altamente profesionalizado, además de aumentar la calidad de los productos o el desempeño altamente eficiente de los servicios, permite la óptima reducción de costos operacionales. Por ello, el entrenamiento de los empleados es fundamental para toda empresa que busca destacarse en el mercado.
Es importante saber que los empleados entrenados consiguen con facilidad resolver los problemas cotidianos y son de gran ayuda en el perfeccionamiento de las tareas y en la reducción de pequeños daños.
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Si se analiza de cerca, una empresa es muy parecida a un organismo vivo. Diversos sectores trabajan al mismo tiempo para garantizar que todo funcione bien. Sin embargo, al igual que un organismo enfermo presenta dificultades para desempeñar sus funciones, una empresa también puede presentar daños cuando sus procesos están fallando, y una salida para resolver este problema es la optimización de los procesos.
Podemos entender como procesos de la empresa todo el conjunto de actividades desempeñadas con el objeto de atender el deseo común del negocio. Existen procesos internos — proceso de producción y montaje, por ejemplo — y los procesos externos — como el proceso de ventas. Estos procesos varían de acuerdo con la actividad desempeñada por el negocio.
Algunos empresarios enfocan sus esfuerzos sólo en el resultado final de la empresa. En una tienda de ventas al por menor, por ejemplo, la meta es aumentar las ventas. Sin embargo, las fallas en otras actividades pueden generar daños al empresario, aun alcanzando la meta final.
En la práctica, optimizar es ganar agilidad y calidad en la tarea desempeñada. Por ello, el emprendedor debe hacer un mapa de todos los procesos de la empresa. Sólo así será capaz entender si un proceso es eficaz, o no lo es.
A continuación, presentamos una lista de algunos procesos que deben ser optimizados dentro de una organización. ¡No deje de verlos!
Contratar a alguien es hacer una inversión. Por ello, garantizar que la persona contratada sea la ideal para el puesto vacante es fundamental, pues el costo de contratar es alto.
Además de los costos laborales, este proceso involucra el trabajo de un equipo de Recursos Humanos, y su tiempo también es valioso.
Entrenar a un colaborador que no se quedará en la empresa y tener que recomenzar el proceso de contratación también impacta en la productividad del área, atrasando la culminación de proyectos.
La comunicación es importante en la empresa, más aún cuando el foco es el consumidor. Es importante recordar que, si la comunicación interna tiene fallas, las tareas se realizarán de manera insatisfactoria, lo cual perjudica la calidad y acarrea reprocesos — palabra que debe ser evitada en cualquier empresa.
De esta forma, verifique si las herramientas de comunicación interna son eficaces.
Muchos procesos de producción pueden ser automatizados, disminuyendo, así, los costos de mano de obra y mejorando la calidad final del producto. Esté atento también a posibles reprocesos, actividades duplicadas e incluso problemas de diseño en la fábrica que también impactan al final el resultado de la organización.
El comportamiento del consumidor ha cambiado debido al uso frecuente de internet, por ello, es importante que toda empresa tenga presencia digital, aunque su objetivo no sea vender a través de la web. La atención pos-venta, por ejemplo, puede realizarse por medio del chat.
En algunos casos, incluso superando las metas, el margen de ganancia no aumenta, y esto ocurre porque el emprendedor no está haciendo la gestión estratégica de sus costos. Este tipo de proceso interno pode contar con el apoyo de la tecnología, ganando, así, más eficiencia.
Ahora que ya conoce la importancia de la optimización de procesos, es hora de aprender cuáles son los 5 errores comunes en la gestión de costos, ¡y cómo evitarlos! ¿Vamos?
Sabemos que, para establecer un plan de desarrollo sustentable, es necesario crear una planificación bien detallada, con estrategias inteligentes, seguimiento y control constante. Sin embargo, activar este plan es otra historia. Esto puede requerir mucho tiempo, llevando a los administradores a perderse en el camino.
Lo que muchos administradores no saben es que existe una gama de aplicaciones administrativas disponibles online, que pueden ayudarlos en las tareas operativas y gerenciales de la empresa. ¡Son verdaderas herramientas de apoyo para hacer el trabajo más eficiente y requiriendo menos tiempo para su ejecución!
Así, para ayudarle a impulsar el crecimiento de su negocio, hemos seleccionado las mejores aplicaciones administrativas. ¡No se las pierda!
¿Está cansado de organizar infinitos recibos impresos para enviarlos a contabilidad? Con la aplicación administrativa Receipt Bank no necesitará hacerlo nuevamente, pues ella almacena y procesa todos sus recibos y facturas directamente desde su smartphone o tablet.
De forma inteligente, la aplicación administrativa convierte todos estos documentos en datos, haciendo más fácil y eficiente el manejo de las cuentas por pagar y las cuentas pendientes.
Toda empresa necesita una página decente, a la final, la presencia online es fundamental para cualquier negocio. El problema es que crear y configurar un diseño agradable, moderno y funcional puede ser costoso y complejo.
Para resolver el problema, utilice la aplicación Moonfruit. Ella pone a su disposición una serie de plantillas de respuesta para su página y ayuda a optimizar los procesos que se ejecutan dentro de ella.
Usted no volverá a necesitar imprimir un documento siempre que necesite firmarlo. La aplicación DocuSign hace posible firmar documentos totalmente online desde cualquier dispositivo móvil. El sistema es muy sencillo: usted guarda una firma válida y listo, ¡puede firmar cualquier documento virtual!
Esta es una aplicación que funciona en el sistema SaaS (software como un servicio, por sus siglas en inglés): el usuario no necesita instalar el programa, pero accede por la web y paga una mensualidad, que varía de acuerdo al número de usuarios de la empresa (hasta 10, 20, 50 o 100) y la capacidad de almacenamiento.
El administrador registra la empresa o el sector, adiciona colaboradores e informa quienes de ellos pueden o no recibir tareas. Seguidamente, registra las principales actividades de cada día y define las prioridades. Cada proyecto tiene su propia línea de tiempo para el seguimiento y retroalimentación.
Las actividades son enviadas al empleado por la plataforma que, a partir del histórico anterior o de lo que indica el usuario, presenta el tiempo ideal para la conclusión del proyecto. La plataforma también estima cuando la tarea deberá ser finalizada, teniendo como base la lista de actividades pendientes del colaborador. Es posible darle prioridad a una tarea, llevando al sistema a reajustar todas las demás actividades.
Diariamente, los administradores pueden tener acceso a informes con el seguimiento de los proyectos, la productividad del equipo y la administración del tiempo.
Esta aplicación le permite hacer respaldos de todos los archivos del computador de forma automática. Mejor aún: puede sincronizar los respaldos con el dispositivo móvil que utiliza y realizar el trabajo a distancia.
Una vez instalada, la aplicación administrativa inicia un proceso automatizado de respaldo de sus archivos, haciendo posible su recuperación en caso de que ocurra algún problema.
Esta aplicación es una herramienta importante para la administración de caja, de presupuestos y la previsión de ingresos y gastos online — y le ayuda a mantener el flujo de caja bien organizado y eficiente.
El sistema considera las tendencias y patrones financieros para realizar proyecciones con la máxima precisión. Es muy útil, principalmente para administradores que encuentran dificultades en establecer una buena gestión de cuentas.
Independientemente de la necesidad, estas aplicaciones administrativas pueden ayudarle a mejorar la productividad de la empresa y a ganar más tiempo para enfocarse en la gestión estratégica de crecimiento de su negocio.
Y entonces, ¿le gustaron las novedades? ¡Aproveche para compartir esta información con sus amigos en las redes sociales y volverse más influyente!
La reducción de costos es un tema esencial para el posicionamiento de una empresa en el mercado. Esta etapa viene acompañada de una serie de retos, al final no basta con recortar los gastos y el personal. Es necesario invertir en planificación.
La gestión estratégica es una herramienta que puede auxiliar a los administradores de una empresa para aumentar la rentabilidad, evitar perdida de recursos, colocarse frente a la competencia y sobresalir en el mercado.
Para el post a continuación, hemos reunido 5 consejos para optimizar su evaluación de costos y tomar ventaja competitiva. ¡Acompáñenos!
Puede parecer un consejo obvio, pero muchas empresas no incluyen la reducción de costos en sus metas. La gestión estratégica está dirigida, no solamente al aumento de las vendas, sino a un análisis previo de los gastos que no afecten aspectos esenciales de la empresa o la calidad del servicio. Una planificación inteligente es el camino para inversiones realmente necesarias que lleven al crecimiento, y no a la quiebra.
Reducir costos comprometiendo el estándar de calidad de su empresa no es una estrategia inteligente. El cliente es la principal fuente de recursos de una empresa, por ello, recortar gastos en productos, servicios y atención, causará una repercusión negativa en la imagen y una grave caída en las ventas a mediano y largo plazo.
Comprometer al personal
Monopolizar la gestión estratégica de la empresa es un gran error cuando se trata de reducción de costos. La comunicación interna debe estar enfocada en integrar a todos los empleados en la misma causa.
No sólo en la búsqueda de soluciones, sino en el aumento de la productividad y en las acciones del día a día, como la diminución en el consumo de productos de limpieza, del uso de energía y teléfono, así cualquier actividad que pueda minimizar los costos.
El concepto de “cadena de valor” desarrollado por Michael Porter, es una forma eficiente para identificar actividades que agregan valor a una empresa, así como lo que puede descartarse en su funcionamiento, desde fuentes de materia-prima hasta la entrega del producto o servicio al consumidor final.
Esta cadena se divide en actividades primarias relacionadas con la venta, mantenimiento y soporte, como:
Y actividades de apoyo a las actividades primarias:
Estructurando la empresa con este modelo, el administrador puede evaluar los costos más fácilmente, identificar qué afecta la ganancia, las actividades que agregan o no valor y cómo es posible optimizar el servicio al cliente.
Además de la cadena de valor, muchos especialistas se enfocan en modelos de Michael Porter con el fin de detectar defectos, evitar reproceso y aumentar la competitividad. Las estrategias genéricas propuestas por el profesor de Harvard Business School, se enfocan en:
Estos modelos son muy eficaces para dirigir su gestión estratégica, pero todas las teorías, presentan aspectos que pueden no encajar en sus metas y modelo de negocio. Lo ideal es que defina la mejor estrategia de acuerdo con su alcance y la integre a otras herramientas empresariales.
¿Le han gustado estos consejos? Si usted está buscando soluciones avanzadas de gestión estratégica, no deje de contactarnos!
La gestión de costos es un punto fundamental para la planificación empresarial. Sin un buen análisis y una buena administración de las inversiones y de las finanzas internas de la empresa, es imposible predecir el costo y cuál producto, servicio, cliente o canal es realmente rentable.
Muchas empresas tienden a utilizar hojas de cálculo de Excel, o softwares de Planificación de Recursos Empresariales (ERP), que atienden la demanda de la empresa hasta cierto nivel de exigencia en la precisión de los análisis de costos. Pero cuando se hacen necesarias una mayor flexibilidad y la exactitud en la información — y además debe reducirse el tiempo para la búsqueda y análisis de datos – un software de gestión de costos más detallado, más práctico y flexible pasa a ser imprescindible.
Para este post, seleccionamos alguna información sobre el asunto. Si usted quiere saber por qué debe invertir en un software de gestión de costos, ¡continúe leyendo!
¿Por qué invertir en un software de gestión de costos?
En muy pocos casos las organizaciones de diversa talla hacen sus análisis de costos utilizando simples hojas de cálculo. A pesar de la facilidad de su uso, la creación de un modelo en Excel presenta diversos retos en cuanto a la flexibilidad, la seguridad de la información y la falta de componentes para rastrear los costos y ejecutar simulaciones de los diferentes escenarios; invariablemente el usuario termina dedicando mucho esfuerzo manual al mantenimiento y poco esfuerzo intelectual en la mejoría constante de los modelos ejecutados. Para complicar la situación a menudo nos encontramos con clientes que construyen verdaderos sistemas integrados en hojas de cálculo con cientos y miles de hojas de cálculo vinculadas.
Un informe reciente de la empresa Ernst & Young (EY) declaró que “las hojas de cálculo en el modelo de costos sólo pueden ser realizadas con modelos muy sencillos e incluso estos modelos tan sencillos pueden presentar importantes restricciones de la capacidad de análisis y la toma de decisiones, por lo tanto, no es recomendado”
Con el uso de un software de gestión de costes, tendrá las herramientas y componentes necesarios para organizar y controlar de una manera sencilla, todos los gastos de la empresa. Análisis complejos tales como el análisis de los costos de ociosidad/ capacidad, rentabilidad por Productos, Servicios, Clientes y Canales, detalle de los esfuerzos por Proceso y muchos otros se pueden hacer fácilmente con una herramienta adecuada y construida específicamente para este propósito.
¿Cómo calcular los costos de forma correcta?
Una dificultad que se encuentra constantemente en las empresas es determinar correctamente los costos, especialmente cuando hay diversidad de productos, servicios, clientes y canales. Además, el aumento progresivo de los costos administrativos y los gastos generales, hacen que este trabajo sea es un verdadero reto en cualquier organización. Las asignaciones de costos mediante el uso de reglas simples como el volumen o los ingresos pueden haber funcionado en el pasado cuando estos gastos administrativos no eran significativos, pero en el entorno actual, donde se necesita una mayor precisión, esto ya no funciona correctamente.
En general, las empresas están seguras en cuanto a los gastos totales, los ingresos totales y el resultado total, pero ¿Cuánto corresponde exactamente a cada uno de estos productos, servicios, clientes y canales? El uso de reglas de negocio y claves de asignación de costos que correspondan con la realidad y respeten una relación causa y efecto, es esencial para dar una mayor precisión en este cálculo. Cuestiones tales como las asignaciones reciprocas donde las áreas administrativas intercambian costos entre sí (ejemplo: RH proporciona servicios a Sistemas y Producción; Sistemas proporciona servicios a RH y Producción) y la necesidad de comprender exactamente el costo de estas áreas de apoyo que impactaron el costo de Productos, Clientes y Canales hacen de esta determinación realizada en simples hojas de cálculo, no produzca los resultados necesarios para una buena gestión.
¿Cómo controlar los costos de los procesos?
En general, las organizaciones ya han hecho o están haciendo algunos estudios de mapeo de procesos para reducir las ineficiencias, disminuir el reproceso y documentar las prácticas. Pero, ¿cuál es el costo exacto de una tarea, actividad o proceso? ¿Cuántos de estos costos son propios e inherentes al Proceso en sí y cuánto se recibió por demanda de las Áreas de Apoyo? Pero, ¿Cuánto de éstos costos contribuirán con los diversos Productos, Servicios y Canales de nuestra empresa? Estas son algunos temas que son atendidos a través de un software de gestión de costos.
Además, también se pueden generar gráficos de forma rápida mediante la selección de los datos de interés, por lo que es fácil de leer la información crucial para la toma de decisiones en cuanto a Costos y Rentabilidad.
¿Cómo analizar indicadores, flujogramas y rastreo de costos?
Otra forma eficiente de controlar los costos es a través del uso de indicadores. En los softwares de gestión de costos, ellos están completamente integrados, facilitando el control general de los gastos.
Además, se puede controlar la forma en la que diferentes áreas de la empresa impactan en los costos, creando flujogramas y detallando las contribuciones de cada departamento.
Otra herramienta disponible es el rastreo de costos, que permite al administrador analizar el impacto de las diferentes tareas en los costos del Producto y reasignar inversiones o costos, optimizando el proceso en conjunto.
Si usted es administrador e identifica que es necesario tomar decisiones más eficaces financieramente — en un menor espacio de tiempo y de manera estratégica para su empresa —, la incorporación de un software de gestión de costos a la empresa es, sin duda, una excelente opción.
¿Está interesado en los recursos ofrecidos por estos softwares? ¿Ya utiliza un software de gestión de costos en su empresa? ¡Déjenos conocer sus comentarios!
La logística ejerce un papel de gran importancia en la gestión empresarial. Por medio de planificación, ejecución y control, esta área tiene como objetivo optimizar procesos y reducir costos, aumentando las ganancias. Mientras tanto, buscar una logística eficiente implica algunos costos, que muchas veces desmotivan a los empresarios a invertir en esta área.
En este artículo, le presentamos 6 formas de reducir costos en la logística en su empresa. ¡Compruébelo!
Programe rutas de entrega más inteligentes, considerando diversas variables — como, por ejemplo, un flujo intenso de entregas en la misma región. Esta racionalización permite que la empresa economice, pues ayuda a identificar prácticas más económicas e incluso situaciones con errores y gastos innecesarios.
Principalmente en las etapas de manipulación y almacenamiento se utilizan varios equipos, tales como montacargas, plataformas o bandas transportadoras. Sin embargo, para reducir costos de logística, es necesario evaluar constantemente el desempeño de estos artefactos, con el fin de identificar cuellos de botella o sobrecargas — que encarecen los procesos.
Para elegir el medio de transporte más adecuado, es necesario tener en cuenta aspectos tales como la distancia que hay que recorrer, el volumen de las entregas, el precio de cada modo de transporte, entre otros. Esto permite la substitución de la modalidad aérea por la modalidad vial en casos de entregas más próximas, por ejemplo. Adicionalmente, es interesante evaluar los medios alternativos, como motos o bicicletas. Muchas veces, estos pueden ajustarse mejor al objetivo de la entrega.
Invertir en tecnología sólo trae buenos resultados a largo plazo. Si utiliza la subcontratación, opte por relacionarse con empresas que ofrezcan soluciones de alta tecnología. Adicionalmente, utilice sistemas en su propio negocio. Para alcanzar el objetivo de reducir costos de logística, se recomiendan softwares para el control de gastos. Estas acciones pueden, incluso, mejorar la calidad de los productos o servicios ofrecidos por su empresa.
Los indicadores de desempeño o KPI (Key Performance Indicators) son esenciales en cualquier operación. Cuando hablamos del sector logístico, esto no es diferente. En el caso, es necesario identificar cuáles son los puntos que deben ser evaluados y, así, seleccionar el mejor indicador de desempeño a ser utilizado. Con el uso del KPI correcto, es posible mejorar la gestión de los recursos, disminuir las actividades adicionales y, en consecuencia, reducir costos de logística.
El stock sigue representando un alto gasto para los administradores. Más importante que aumentar el espacio físico del almacén, es utilizarlo de forma inteligente. Replantéese la distribución, invierta en sistemas que ayuden a administrar el stock y busque alternativas de reducción de stock, como la previsión de la demanda. De esa forma, todo el proceso de almacenamiento puede ser optimizado, reduciendo costos.
El costo logístico está compuesto por las actividades de almacenamiento, movilización y distribución. Estos procesos son fundamentales para el buen funcionamiento de los negocios. Por ello, es importante conocer formas de reducir costos de logística sin comprometer la calidad de los servicios de la empresa. De esa forma, es posible mejorar no sólo la rentabilidad, sino también el nivel de atención prestado al cliente.
Y entonces, ¿le gustaría colocar algunas de esas prácticas en acción? ¡Aproveche la sección de comentarios y comparta sus experiencias y opiniones con nosotros!
La lectura es fundamental para mejorar nuestra vida personal y profesional de diversas maneras. Y comprender el proceso de administración financiera en una gran empresa no es diferente, porque los libros pueden abrir nuestros horizontes y explicar situaciones que están fuera de nuestra experiencia.
En esta publicación, hemos separado 12 libros que son indispensables para aquellos que desean comprender un poco más sobre la gestión financiera. ¡Siga leyendo!
Un bestseller del autor Napoleón Hill, el libro sigue la ascensión de 500 fortunas, reuniendo consejos y recomendaciones de millonarios exitosos. Ha estudiado este tema durante 20 años y tiene un amplio conocimiento de la gestión financiera.
Centrado principalmente en la inversión, este trabajo de Max Gunther es prácticamente una guía para los mercados financieros y ofrece valiosos consejos sobre este tema. Los Axiomas de Zurich cuenta la historia de los banqueros suizos que se hicieron millonarios y lograron expandir sus negocios en el extranjero.
Michael Porter, un autor ampliamente reconocido en el área de la administración empresarial, señala cuatro factores que determinan la competitividad nacional en eta obra, y explica en detalle cómo opera cada uno de ellos en la economía de las naciones. Las prácticas que cita con respecto a la gestión financiera de las naciones también se pueden aplicar fácilmente a las empresas.
Este es un clásico sobre cómo multiplicar la riqueza y resolver problemas financieros. Basado en los secretos del éxito de los antiguos babilonios, que vivían en la ciudad más rica y próspera de su tiempo, el autor ofrece soluciones inteligentes que todavía son válidas, para no sufrir de una falta de riquezas. Algunos de los temas cubiertos incluyen:
– Cómo no desperdiciar recursos financieros en tiempos de opulencia;
– Buscar conocimiento e información en lugar de simplemente obtener ganancias;
– Asegurar ingresos para el futuro;
– Ser puntual en el pago de las deudas y, sobre todo, cómo cultivar las aptitudes, ser cada vez más capaz y consciente a lo largo del tiempo.
Uno de los libros más vendidos en administración de empresas es Padre Rico, Padre Pobre, escrito por Robert T. Kiyosaki. Este libro presenta acciones que diferencian a las personas ricas de las personas pobres, y les enseña el tipo de pensamiento que conduce al éxito financiero de una persona o empresa.
En este trabajo, el autor Steven Rogers analiza la relación entre los mercados financieros y los empresarios. Es un libro didáctico que muestra paso a paso las acciones financieras y estratégicas que pueden poner en práctica los emprendedores en cualquier campo.
En este trabajo, el autor reflexiona sobre lo que él llama «el modelo del dinero», un grupo de creencias que cada uno de nosotros ha nutrido desde la infancia y que influye en nuestro futuro financiero, casi siempre dejándonos en una situación difícil.
Eker muestra cómo sustituir esta mentalidad destructiva que las personas ni siquiera se dan cuenta de que tienen por «archivos de riqueza», 17 maneras de pensar y actuar que distinguen a los ricos de otras personas.
8Fuera de la Crisis, por Edwards Deming
Este trabajo proporciona los 14 puntos para la administración basados en la teoría de Deming. Según él, la falta de planificación es el principal factor que conduce a la pérdida de mercado y la menor oferta de puestos de trabajo. Edwards Deming fue considerado como la persona responsable de la revolución manufacturera japonesa que ocurrió en la década de 1960.
Este libro proporciona prácticas e información importantes para la gestión financiera. Para garantizar la generación de dividendos, proteger las inversiones de su empresa y aumentar el suministro, por ejemplo, los gerentes deben ser evaluados no solo en términos de balances, sino también en términos de planificación.
Durante más de 10 años, este libro ha ayudado a varios estudiantes de administración de empresas y áreas relacionadas, así como a empresarios, a comprender conceptos con un lenguaje fácil y didáctico. Se destaca debido a las secciones que muestran cómo aplicar el conocimiento adquirido en el libro en su vida real, como, por ejemplo, en sus finanzas personales.
Para hacerlo, proporciona capítulos que abordan los objetivos de un gerente financiero, conflictos de gerentes y dueños de negocios, modalidades financieras y tipos de decisiones.
Kim y Mauborgne intentan crear una guía para aprender a invertir en mercados aún inexplorados. Para ello, creen que el diseño de nuevas estrategias es el camino hacia el éxito, ya que es más fácil explorar los «océanos azules» que intentar competir en los «océanos rojos».
Además, este libro muestra cómo es más saludable hacer que sus rivales sean irrelevantes, en lugar de competir con ellos. Para crear el material del libro, los autores estudiaron a 150 ganadores y perdedores de diferentes industrias y trataron definir los métodos de los ganadores.
¿Necesita mejorar sus habilidades de liderazgo? ¡Entonces este libro es el mejor para usted! Utiliza un lenguaje divertido y fácil de entender y habla sobre los puntos esenciales de la gestión financiera. Como una guía práctica, el libro brinda consejos sobre cómo dirigir un equipo y proyectos de una manera que se pueda aplicar en los negocios.
También encontrará métodos para reclutar buenos empleados, cómo motivar a su equipo y técnicas relacionadas con el presupuesto y la contabilidad, a fin de administrar su negocio de manera más eficiente y de acuerdo con sus necesidades.
La historia de un gerente que tiene un período de 3 meses para cambiar un modelo completo que no genera ganancias, basado en este contexto, puede aprender mucho sobre cómo mejorar sus habilidades de administración financiera con las técnicas citadas por el autor, quién es un físico israelí y consultor en administración.
La importancia de leer para la gestión financiera
Invertir en conocimiento nunca duele, ¿no es cierto? Por lo tanto, es a través de la gestión financiera que mantendrá la salud de su negocio, estará al tanto de los resultados de sus proyectos y sabrá qué está funcionando y qué debe mejorarse, no solo en su empresa, sino a lo largo de su vida financiera.
Al leer grandes trabajos, como los mencionados anteriormente, absorbe el conocimiento de personas exitosas que tienen mucho que enseñar. Para hacerlo, dedique algo de tiempo en su día para dedicarse a esta práctica que seguramente le beneficiará en todas las áreas de su vida.
Ahora tiene varias opciones para renovar su biblioteca y mejorar la administración financiera de su empresa, ¿no es así? ¿Por qué no comparte este artículo en sus redes sociales y comparte este conocimiento con sus amigos? ¡Seguro le sacarán provecho!
