Una investigación de la Universidad de Duke, previa a la pandemia de Covid-19, reunió a 848 ejecutivos financieros en Estados Unidos y les preguntó: «¿Cuáles son las tres principales preocupaciones de su organización?» La preocupación número uno de estos ejecutivos era «Poder Mantener los Márgenes».
Otro estudio, esta vez de Gartner, con 482 ejecutivos preguntó: «¿Cuál es su mayor reto tecnológico?». El mayor reto identificado fue «Medir adecuadamente la rentabilidad del producto y del cliente».
En otras palabras: Obtener márgenes de beneficio adecuados ha sido una dificultad y una preocupación generalizada entre las empresas. En este artículo, arrojaremos luz sobre algunos de los factores que pueden estar generando este problema en su organización, y cómo puede revertir este escenario.
De hecho, nos damos cuenta de que los márgenes de las organizaciones se han reducido drásticamente en los últimos años. Esto se debe a varios factores, como la propia pandemia, la presión de los organismos gubernamentales, los problemas logísticos, la competencia e incluso los clientes que son cada vez más exigentes.
No es raro encontrar empresas que no se dan cuenta de que uno de sus productos les causa pérdidas y siguen vendiéndolo por debajo del coste por total ignorancia. Y en su afán por atender a los clientes, las organizaciones se ven prácticamente obligadas a realizar importantes descuentos, lo que en muchos casos acaba generando una operación de venta deficitaria, que repercute de forma importante en el margen de beneficio global.
En este contexto, cabe señalar que los clientes que exigen un gran esfuerzo a la organización son deficitarios. Son aquellos que realizan pedidos especiales, imponen un reto logístico importante de cualquier naturaleza o requieren una posventa significativa. Ahora imagine lo que es vender a un cliente así.
Y, para empeorar las cosas, muchos de estos clientes son tratados como «clave», ya que compran un volumen muy grande de bienes (o en el caso del segmento de servicios, tramitan un gran volumen de servicios), dando a menudo la falsa impresión de que son «rentables», ¡cuando en muchos casos son deficitarios!
En la «Industria» las adversidades son igualmente grandes. Cada proceso o actividad realizada por duplicado, el retrabajo, representa costes muy elevados que la empresa debe soportar. Los productos defectuosos o los problemas de diseño y los altos niveles de inactividad son algunos buenos ejemplos.
Si nos vamos al back office, también hay una serie de factores que hay que valorar para maximizar el margen de beneficio de las empresas. ¿Es el tamaño de la organización adecuado a los retos de producción, venta, entrega y posventa? ¿Hay alguna manera de ser más eficiente? Estas son algunas preguntas importantes.
Estos escenarios se ven reforzados por un estudio realizado en Harvard. La investigación descubrió que, por término medio, el 20% de los clientes son muy rentables, aproximadamente el 70% se «estancan» y el 10% son deficitarios. El gran reto es entender cuáles son y qué hacer con esta información.
La cuestión del control de los márgenes de beneficio es urgente para las empresas de todos los sectores. Una encuesta prepandémica de la revista Exame señalaba que el margen neto medio de las organizaciones en los últimos 10 años era del 2,54%.
Esto significa que una transacción realizada al margen del cumplimiento o algún descuento adicional ofrecido a un cliente es a menudo la diferencia entre los beneficios y las pérdidas para la empresa.
Desde el momento en que seamos capaces de medir adecuadamente los costes y los resultados, podremos tomar las mejores decisiones. Políticas de descuento, comisión de los vendedores, externalización de procesos, exportar o no, abrir nuevas divisiones, etc. son sólo algunas de las posibilidades cuando disponemos de información veraz para esta toma de decisiones.
¿Quiere averiguar qué está provocando la caída del margen de beneficios de su empresa y revertir este proceso? Póngase en contacto con nuestros expertos
Hace casi 30 años, concretamente en febrero de 1997, la portada de la revista Forbes publicó un artículo del profesor Srikumar S. Rao, de la Universidad de Columbia, que demostraba que la falta de control sobre el aumento de los costos indirectos podía literalmente acabar con las organizaciones.
En el artículo, el profesor Srikumar citó el ejemplo real de una gigantesca empresa estadounidense que encontró una oportunidad de crecimiento con la quiebra de su principal rival; sin embargo, al contrario de lo que imaginaba, ¡comenzó a tener pérdidas y no un aumento de beneficios! Al investigar un poco más esta empresa descubrió increíblemente que su producto «estrella» era en realidad deficitario y que otros que creía deficitarios eran en realidad los productos más rentables de esta organización. Y esto se debió a una mala asignación de los costos indirectos.
¿Cómo es posible que una empresa tan grande e inteligente haya cometido un error tan básico? Resultó que la organización estaba asignando la depreciación y otros costos indirectos en función de los costos directos de la mano de obra; un producto que consumía un 20% de mano de obra acababa teniendo también un 20% de depreciación y costos indirectos. Pero aquí hay un gran error: la mano de obra no se deprecia, las máquinas sí; donde hay mucho consumo de mano de obra, generalmente se necesita menos maquinaria. Moraleja: los productos que requieren mucha mano de obra deberían haber recibido menos depreciación y costos indirectos (¡y no al revés!), exactamente lo contrario de lo que se calculó.
Los costos directos son fáciles de apropiar; es muy fácil saber cuánta materia prima tenemos en un producto o cuánto tiene un cajero en un determinado servicio. Pero ¿qué pasa con los costos indirectos? ¿Cómo asignarlos de forma correcta y coherente, respetando una relación de causa y efecto?
Hay que tener mucha precaución con cualquier modelización de costos que asigne mecánicamente los costos indirectos. Y recuerde: ¡la depreciación es sólo una de las muchas partidas indirectas! Los costos indirectos pueden incluir todo, desde el papel higiénico en el baño hasta los costos de TI, Recursos Humanos y el área de apoyo. La solución «perezosa» es asignarlos proporcionalmente a los volúmenes de producción, las transacciones o el volumen de negocios.
Para complicar las cosas, estos costos indirectos son cada vez más representativos y por varias razones: el aumento de la automatización, con el claro «cambio de personas por máquinas», pero también con el hecho de que la mayor diversidad de productos, servicios, clientes, canales, proveedores y máquinas (es decir, el aumento de la complejidad del negocio) trae consigo, incorporado, un aumento de los costos indirectos debido al mayor esfuerzo «administrativo» o de gestión de esta complejidad.
Históricamente estos costos indirectos no hacen más que aumentar -y en consecuencia aumentan- las distorsiones causadas por las valoraciones arbitrarias; es muy común encontrar en las empresas situaciones en las que un producto que imaginan como el «buque insignia» en realidad es deficitario; por otro lado los productos que creen que son el «patito feo» son a menudo los productos más rentables de la empresa y los responsables de que todavía se puedan mantener los márgenes de la empresa en el azul.
Imagine que tres amigos deciden salir a cenar. El primero está a dieta y pide una ensalada con agua mineral. El segundo amigo pide un buen filete con vino y el tercero pide una langosta con vino espumoso y postre. Al final de la cena piden la cuenta, que se divide a partes iguales entre los tres amigos. Estas distorsiones ocurren todos los días en muchas empresas de todo el mundo.
Ahora bien, si se pide una factura para cada amigo, en la que cada uno de ellos pagará sólo por lo que ha consumido, estamos hablando del ABC, el «costo basado en la actividad» o simplemente «costo basado en la actividad», que potencialmente acaba con estas distorsiones en las organizaciones y da un tratamiento adecuado también a estos costos indirectos.
Tomemos una simple actividad de facturación: su costo total es la combinación de los salarios y los beneficios de las personas implicadas en esta actividad. Tradicionalmente, este total habría ido a parar a un fondo común de «costos indirectos» que se asignaría de forma arbitraria. Pero con el ABC se divide esa cifra por una medida no financiera, como el número de facturas generadas. Ahora tiene el costo por factura. Cuente el número de facturas generadas por producto, multiplique por este valor y asigne por producto: este es el valor de la actividad de facturación en cada uno de sus productos. Además de eliminar las distorsiones, hemos conseguido aquí un importante KPI o indicador de rendimiento para la gestión empresarial que es el valor de la facturación por factura emitida, con el potencial de aplicar estudios de reducción de costos, posibilidades de subcontratación e incluso un seguimiento mensual, algo que sencillamente no habría sido posible antes de ABC.
Otro ejemplo: La actividad de Recursos Humanos de «Contratar empleados»: El costo de esta actividad está relacionado con el esfuerzo del área de Recursos Humanos, específicamente con la contratación de empleados (entre tantas otras como Nómina, Evaluar empleados, Formar empleados, etc.). Supongamos que en un determinado periodo se contrataron 5 personas para Producción, 2 para Mantenimiento y 3 para Ventas; por lo tanto, los costos de esta actividad de «Contratar empleados» deben distribuirse en un 50% para Producción (que luego se asignará a Productos, también por actividades), en un 20% para Mantenimiento y en un 30% para Ventas. Además de poder asignar los costos de esta actividad, ganamos un importante KPI para la toma de decisiones, que es el costo de la contratación de empleados – este valor puede compararse con el gasto mensual de los últimos meses, el objetivo de la empresa o incluso el costo de externalizar esta actividad.
Ahora imagine todo este potencial con todas las actividades de su empresa, ¡las posibilidades son absolutamente infinitas!
Lea también: 5 pasos para diseñar un proyecto de gestión de costos eficaz.
El análisis de costos en el sector de las TI consiste básicamente en llevar a cabo una planificación estratégica cuyas acciones están orientadas a satisfacer las demandas específicas del negocio. Para ello, es fundamental que todos los departamentos dispongan de herramientas y metodologías para aplicar la reducción de costos.
En términos más sencillos, nos referimos al proceso multidisciplinar y continuo de la gobernanza informática. Su objetivo es integrar no sólo los gastos, sino también los servicios y proyectos relacionados con el apoyo.
Si se emplean buenas prácticas de análisis de costos, es posible añadir valor al negocio y ofrecer soluciones únicas al público. Y de eso hablaremos en este post, ¡siga leyendo para comprobarlo!
La planificación de los costos de una empresa es una de las mejores formas de garantizar su supervivencia y crecimiento en el mercado, incluso cuando se trata de los escenarios económicos más complejos.
Esto se debe a que el análisis de costos tiene como objetivo consolidar los datos sobre el rendimiento financiero y la ejecución de las actividades de la empresa. A partir de esta información, los gestores pueden tomar decisiones más asertivas sobre los gastos que pueden eliminarse y sobre las acciones que deben emprenderse para fomentar la rentabilidad de la empresa.
Ahora que entiende la importancia de llevar a cabo un análisis de costos de TI, le mostraremos algunos consejos sobre lo que puede poner en práctica en su empresa. ¡Compruébelo a continuación!
La determinación de los costos que deben analizarse, es decir, su mapeo de forma organizada, funcional e inteligente permitirá al departamento de finanzas contabilizar los gastos e inversiones con la infraestructura necesaria para llevar a cabo las actividades empresariales.
Sabemos que gran parte del trabajo realizado por el sector informático se desarrolla en el entorno digital y, por tanto, tiene una serie de costos intangibles, como la adquisición de software ERP y CRM, APIs, plugins, etc. Además de estos, es necesario considerar aspectos como el tiempo productivo, la fidelidad de los clientes y los plazos de entrega.
Cuando se trata de una estructura informática tangible, no es diferente, ya que también es necesario invertir en hardware (ordenadores, dispositivos móviles, equipos, etc.) y en mano de obra, por ejemplo.
Por último, el análisis de costos puede optimizarse mediante el uso de herramientas tecnológicas innovadoras que pueden automatizar las tareas repetitivas que antes realizaban los empleados.
Además de reducir la carga de trabajo de los profesionales de la informática con problemas menores, el software de gestión empresarial cuenta con una amplia gama de recursos que apoyan al departamento de contabilidad y finanzas.
Al fin y al cabo, a diferencia de los trabajadores humanos, estos sistemas tienen algoritmos que no son susceptibles de sufrir fallos y problemas de orden, como el olvido, la fatiga o los malentendidos. En otras palabras, reducen al mínimo el margen de errores, retrabajo y pérdidas de productividad.
Como puede ver, el análisis de costos para el sector informático abarca una serie de prácticas y el uso de herramientas tecnológicas que contribuyen al desarrollo de la empresa, facilitando a los directivos la toma de decisiones estratégicas.
¿Quiere saber más sobre las soluciones MyABCM para el análisis de costos mediante la tecnología en su empresa? Entonces, póngase en contacto con nuestro equipo para que podamos mostrarle lo mejor de la innovación digital para su empresa.
Los acontecimientos financieros imprevistos son inevitables y, en la mayoría de los casos, causan dificultades a la dirección de la empresa. Si tenemos en cuenta las diversas obligaciones de la empresa, como los salarios de los empleados, los proveedores y el pago de impuestos, la aparición de una deuda no planificada puede provocar un endeudamiento. Por eso es tan importante el mapeo de costes.
Además de facilitar la organización financiera, el trazado de estrategias para el destino del capital de la empresa permite a los directivos afrontar los retos económicos con mayor facilidad.
Basándonos en este contexto, hemos preparado este post para que pueda conocer los mejores consejos para mapear los costes y optimizar los resultados en la empresa. ¡Siga leyendo y compruébelo!
Antes de identificar los costes, es muy importante mapear los procesos. De ese modo, el directivo tendrá una perspectiva más amplia de todas las acciones operativas de la organización, lo que ayuda a la hora de identificar cuál de ellas conduce a resultados poco o nada prácticos para la empresa y, por tanto, puede ser eliminada.
Esta estrategia consiste en identificar todos los gastos de la empresa, mostrando el origen de cada uno para que el directivo comprenda sus impactos en la organización, así como el margen obtenido, entre otros aspectos pertinentes a la planificación presupuestaria mensual.
Las asociaciones corporativas prometedoras son una forma excelente de mapear los costes y reducir los gastos de funcionamiento de la empresa. Investigue sobre las organizaciones que ofrecen soluciones innovadoras de gestión de costes, revise las propuestas y negocie…
Tenga a su lado socios fiables y de confianza, ya sean proveedores de software, transportistas de terceros o cualquier otro. En su proceso de decisión, tenga en cuenta no sólo el precio, sino también factores como la entrega a tiempo, la calidad de los insumos, las condiciones especiales, entre otros.
Invertir en una tecnología de gestión financiera puede facilitar considerablemente el mapa de costes de la empresa. Al estar dotada de algoritmos inteligentes y recursos de automatización de procesos, los directivos pueden contar con una multitud de soluciones para el día a día de la empresa.
Entre sus beneficios, podemos mencionar:
Entre otras muchas funciones que sólo puede ofrecer un proveedor de soluciones tecnológicas innovadoras para la gestión financiera.
Como puede ver, el mapeo de costes es una estrategia integral que tiene como objetivo aumentar el conocimiento de los directivos sobre los gastos e inversiones de la empresa. Apoyarse en la tecnología es la mejor manera de identificar y categorizar todos los gastos de la organización.
¿Quiere saber más sobre las soluciones de MyABCM para mapear los costes utilizando la tecnología en su empresa? Entonces, póngase en contacto con nuestro equipo para que podamos mostrarle lo mejor de la innovación digital para su empresa.
La tecnología está presente en todos los sectores de la sociedad y ha estado ayudando a las empresas a conseguir mejores resultados, con una reducción de costes. Por ello, la instalación de un software médico es esencial en hospitales y clínicas. Con él, es posible obtener muchas ventajas en la gestión.
Pero para que elija el ideal, según sus exigencias e infraestructura, necesita seguir algunos consejos, como los que le mostraremos a lo largo de este post.
Imagine rellenar las citas médicas en papel, escribir los historiales con bolígrafos y archivar los documentos en carpetas físicas.
Además del retraso en los procedimientos, se produciría un aumento de los costes y muchos riesgos de seguridad, por no mencionar que incluso se pondrían en peligro los diagnósticos.
Al instalar un software médico, su hospital o clínica invertirá en la automatización, pudiendo contar con citas en línea y tener acceso al estado de los clientes, con toda la información de contacto.
Así, la organización se convierte en un hecho. Otra ventaja es la historia clínica electrónica, que permite asignar rápidamente la información de cada paciente.
Como resultado, los procedimientos se realizan con más calidad, aumentando la eficacia, ya que los datos del paciente se pueden consultar en tiempo real, lo que significa que se evitan numerosos tipos de errores. Pero para elegir el software ideal, hay que seguir algunos consejos.
He aquí algunas que hemos seleccionado especialmente para su clínica u hospital.
A la hora de elegir un proveedor de servicios de tecnologías de la información (TI), lo ideal es escoger una empresa que tenga experiencia en la gestión de software.
Al fin y al cabo, se trata de una inversión considerable que requiere un sistema que funcione bien y se centre en la realidad de su hospital.
Por ello, investigue el historial de la empresa y consulte con otros clientes para certificar su reputación.
La interfaz es la experiencia de los usuarios, lo que significa que debe ser fácil de entender para que los empleados se adapten rápidamente.
Con esto en mente, haga pruebas con el software médico y compruebe si la navegación es fluida, si hay botones que faciliten las operaciones y las funciones necesarias para un hospital o clínica, como la historia clínica electrónica, las citas médicas, las finanzas, el inventario y el registro, entre otras.
La seguridad de los datos es fundamental. El software también debe ser estable y contar con buenos servidores para evitar errores en algún momento del día.
Como se introduce mucha información importante de los pacientes en el sistema, es esencial mantener su confidencialidad.
Por lo tanto, en su análisis del software médico, debe prestar mucha atención a la seguridad operativa.
A lo largo de su uso, es habitual que los usuarios tengan dudas y necesiten algunos cambios de vez en cuando.
No hay nada mejor que un apoyo adecuado para que todo funcione sin problemas. Por lo tanto, compruebe si el proveedor de servicios ofrece un equipo técnico para resolver algunas cuestiones. Lo ideal es que el soporte sea de 24 horas.
Esto se debe a que los hospitales y las clínicas funcionan a tiempo completo y necesitan una atención especial en lo que respecta a las TI.
Como cada cliente tiene una realidad diferente, debería tener una variedad de planes para poder elegir el ideal, como capacidad de almacenamiento, soporte, características, etc.
Por lo tanto, compruebe si la empresa cuenta con esta diversidad. Siguiendo nuestros consejos, el software médico elegido será sin duda el ideal para su empresa, reduciendo los costes mediante el uso de la tecnología.
¿Quiere mejorar los resultados en su hospital o clínica? Entonces, ¡contacte con nuestro equipo y conozca nuestros planes!
Llevar a cabo una buena gestión de costos no siempre es una tarea sencilla para los directivos. (más…)
Si está pensando en abrir su propia clínica o consultorio, sabe que es importante ser minucioso al realizar el plan de negocios, que entre otros elementos, incluye el cálculo del costo por paciente, la base sobre la cual puede seguir pagando el facturas a tiempo. (más…)
Es un verdadero desafío mejorar los márgenes y los indicadores de la empresa manteniendo la calidad del producto. (más…)
Los cambios en el comportamiento del mercado han hecho que las metodologías de costos tradicionales sean obsoletas. Dada la gran competitividad del mercado, con márgenes cada vez más pequeños, ¿cómo se pueden diseñar los sistemas de costos para informar decisiones más asertivas y mantener la rentabilidad del negocio?
Fue en este contexto que apareció el concepto de Costo Basado en Actividades, o ABC. El sistema ABC se basa en el análisis de costos específicos relacionados con cada actividad realizada por una empresa en la fabricación de sus productos o servicios. Con base en estas actividades, los recursos se asignan a diversos productos, servicios, mercados, etc., generando una visión clara de los costos de la empresa. De esta manera, la empresa tiene una visión más precisa del impacto de cada actividad en los costos operativos del negocio, lo que facilita una gestión más adecuada de su rentabilidad.
Los estudios y documentos demuestran que el sistema ABC fue empleado por primera vez en cierta medida por grandes empresas industriales estadounidenses en la década de 1950. Sin embargo, esta metodología solo fue promovida y popularizada por los estudios realizados por los profesores Robert Kaplan y Robin Cooper en los Estados Unidos a principios de los años noventa.
Estos dos profesores percibieron que, por una serie de razones que presentaremos a continuación, el método utilizado para verificar los costos de varios productos y servicios ya no reflejaba la realidad de la organización, y estaba causando grandes distorsiones y un gran daño a los resultados de la compañía.
En sus estudios, los profesores Kaplan y Cooper identificaron 3 factores independientes y simultáneos que justifican la implementación del sistema de Costos Basados en Actividades:
El hecho es que la estructura de costos ha cambiado drásticamente en los últimos 50 años. En el pasado, los costos laborales representaban el 50% de los costos totales del producto, seguidos de las materias primas al 35% y los costos generales del 15%. Hoy es común ver que los costos generales representan el 60% de los costos del producto, las materias primas tienen un promedio del 30% y los costos laborales representan menos del 10% (en las organizaciones gubernamentales y de servicios, los gastos generales son aún mayores). Esta es la razón por la cual usar el número de horas de trabajo para asignar la asignación de costos tenía sentido hasta mediados del siglo XX, pero hoy no tiene sentido dada la estructura de costos actual.
El número y la calidad de los competidores ha cambiado mucho en los últimos años, lo que ha provocado que los márgenes de costo disminuyan año tras año, por lo que es mucho más importante controlar bien los costos. En este contexto, la implementación de la metodología de costos ABC promueve un mayor control de los costos, lo que permite aumentar la competitividad debido a mejores pronósticos de ganancias.
El costo de implementar/medir ha disminuido considerablemente debido a los avances y la amplia disponibilidad de la tecnología de la información. En el pasado, el costo de implementar un sistema efectivo de costos de ABC era prohibitivo, y solo era posible para compañías con acceso a grandes aplicaciones que se ejecutaban en grandes computadoras y mainframes.
Con el desarrollo de la tecnología computacional, esta metodología se ha vuelto accesible para un gran número de organizaciones. Por lo tanto, la razón principal por la cual este sistema de costos se hizo popular después de los artículos publicados por los profesores Kaplan y Cooper fue que los avances se habían producido tanto en hardware como en software.
Estos avances tecnológicos permitieron que el sistema se pusiera en práctica, principalmente en la implementación de modelos de costos para organizaciones más complejas que requieren mayores detalles.
El disparador que faltaba para la popularización de esta metodología fue el aumento de la micro computación a fines de la década de 1980 y el desarrollo de las interfaces de software a través de sistemas operativos como Windows (Microsoft), OS / 2 (IBM) y Mac (Apple). Con estos eventos, las aplicaciones que antes solo podían ejecutarse en grandes computadoras y mainframes ahora podían ser ejecutadas por cualquier organización y podían ser accesible por una amplia variedad de usuarios y departamentos.
Por lo tanto, hoy en día muchas organizaciones en los sectores de fabricación, gobierno, servicios, telecomunicaciones, banca y logística han utilizado esta metodología con éxito. Su uso, al contrario de lo que muchos imaginan, no se ha limitado a las grandes corporaciones y se ha extendido a muchas empresas medianas y pequeñas tanto en el sector público como en el privado.
Le mostraremos todo lo que necesita saber sobre este sistema, incluyendo sus ventajas y cómo implementarlo. ¡Eche un vistazo!
Los sistemas tradicionales de cálculo de costos surgieron para cumplir con los requisitos impositivos y las valoraciones de las acciones, pero estos sistemas tienen varios defectos, especialmente cuando se usan como herramientas de gestión.
Esto sucede porque estas metodologías de costeo tradicionales se centran en los diversos productos que ofrecen las empresas. Los costos se asignan por igual entre estos productos porque se supone que cada artículo/sku consume los diversos recursos de la organización en proporción al volumen de los productos producidos.
De esta manera, varios controladores de «volumen» tales como horas de mano de obra directa, horas de máquina y asignación de costos de materia prima se utilizan como criterios para asignar costos generales.
Esta metodología significa que estos valores solo reflejan un promedio estimado. A pesar de que se utiliza un estudio complejo para llegar a este cálculo, este es un escenario que, por definición, nunca se corresponderá exactamente con las características específicas de cada empresa y sus procesos individuales.
Estos controladores basados en el volumen también fallan debido a la diversidad en la forma, el tamaño y la complejidad de estos productos. Tampoco hay una relación directa entre el volumen de producción y el esfuerzo o los costos consumidos por la organización.
Como resultado, muchos gerentes de compañías que ofrecen una variedad de productos y servicios están tomando decisiones muy equivocadas en términos de precios, sus mezclas de productos y servicios, y sus procesos.
A diferencia de los sistemas tradicionales de cálculo de costos, el cálculo de costos basado en actividades se enfoca en los diversos procesos y actividades de una organización. Además, existen diferencias de trato en términos de los diversos clientes, canales, mercados y regiones que a menudo son ignorados por las empresas, y que luego resultan fundamentales para tomar una decisión asertiva.
Inicialmente se realiza un seguimiento de los costos que se originan en cada actividad de la empresa. Luego, estos costos se asignan y la manera en que el portador final de cada costo ha consumido los servicios de cada actividad determina cómo se asignan estos costos.
Por lo tanto, estos costos variados se asignan a una variedad de actividades para todos los Productos, Clientes, Canales, etc., basados en el uso de cada uno de estos, en las actividades de la organización. De esta forma, los Gastos Generales se asignan de manera apropiada siempre respetando las relaciones de causa y efecto y no usando «volúmenes» como criterio básico para la distribución equitativa.
Una vez que se han determinado los costos de las actividades, la organización puede comenzar a gestionarlos y preguntarse por qué cada uno está afectando los costos de los diversos productos, clientes, canales y servicios de la compañía. Al mismo tiempo, este sistema hace que el proceso de cálculo de costos sea más preciso y preciso.
Lo que hace que este modelo de costos sea una metodología extremadamente eficiente es que comienza con pensar sobre el tema de los costos. Lo que se trató en otros modelos como un costo indirecto vinculado al producto ahora se trata como un costo directo. El enfoque cambia a las actividades realizadas en lugar de a los productos asociados con ellas.
El punto clave es que el hecho de que cada producto, servicio, cliente o canal sea el resultado de una variedad de actividades que, si se tratan individualmente, tienen una mayor posibilidad de proporcionar datos específicos que se pueden convertir en valores más exactos.
La eficiencia de esta metodología de costos está en su capacidad para proporcionar un seguimiento lógico de los costos. El hecho de que no esté relacionada con el momento de cada proceso hace posible que el ABC identifique cada gasto y lo designe como parte de una actividad específica.
De esta forma, incluso si ciertos gastos se agrupan en el mismo centro de costos, se organizarán de acuerdo con la actividad a la que están vinculados.
Esta optimización del control de costos brinda innumerables beneficios a todos los departamentos de la compañía, como mostraremos a continuación.
Una serie de ventajas provienen de la implementación por parte de una compañía del ABC, que van más allá de la precisión de la definición de los costos de productos, servicios, clientes y canales.
Analizaremos algunos de los más importantes para aclarar cómo aumentan la rentabilidad y la capacidad de toma de decisiones de una empresa.
Tan pronto como se cree el modelo de asignación de costos, con criterios de asignación bien pensados e implementaciones futuras establecidas, tendrá información mejor y más precisa disponible para su toma de decisiones.
Esto hace que la planificación y la toma de decisiones de la compañía sean más precisas. Los gerentes tienen una mejor idea de las ganancias y gastos futuros, así como datos que les permitirán tomar decisiones eficientes en términos de precios de productos y servicios, combinaciones de productos, externalizaciones o desarrollo interno, inversiones en investigación y desarrollo, automatización, marketing, campañas y mucho más.
Aquí podemos mencionar no solo datos de costos más transparentes para cada departamento, sino también una revisión de los controles internos y una mayor visibilidad para cada proceso.
A medida que la empresa reúna más información sobre sus procesos y su influencia en los productos, servicios, clientes y canales de la compañía, podrá tomar decisiones más asertivas. Esto proporciona a cada gerente más herramientas para administrar los costos del equipo, así como también información para auditar y analizar estos costos.
Con una comprensión de los costos de cada actividad, estos gerentes pueden tomar decisiones basadas en procesos y actividades comerciales. Además de esto, una vez que se han mapeado estas actividades, se pueden asociar etiquetas con atributos con cada una, lo que permite estudiar si agregan valor o no.
La descripción de los detalles de cada proceso y sus costos hace posible un análisis multidimensional con un enfoque panorámico (global) sobre los costos de cada actividad. De esta forma, se pueden identificar costos mayores a los esperados e incluso se puede revisar el presupuesto para eliminar los gastos que se revelan mayores a los necesarios.
Por lo tanto, reducir los costos se convierte en una cuestión de tiempo, ya que cada gerente tiene acceso a información más precisa para analizar estos procesos.
Debe recordarse que un control de costos más efectivo es algo que hace que esta metodología sea eficiente para pequeñas y grandes empresas, sin importar su ámbito de operaciones para estos costos.
Con una comprensión de los costos de cada actividad, estos gerentes pueden tomar decisiones basadas en procesos y actividades comerciales. Además de esto, una vez que se han mapeado estas actividades, se pueden asociar etiquetas con atributos para cada una, lo que permite estudiar si agregan valor o no.
La implementación de un sistema de Costos ABC puede parecer complicada, y variará un poco dependiendo del tamaño y la complejidad de las actividades, productos y servicios de cada compañía.
Pero para simplificar el proceso e implementar la metodología ABC de manera eficiente, puede usar la siguiente lista de pasos como referencia.
Se aplican a empresas de todos los tamaños y modelos comerciales, y ayudan a crear un presupuesto basado en actividades que promuevan un mayor control de costos y rentabilidad para su organización.
Un modelo sofisticado de costos requiere un sistema específico. Muchas empresas ya poseen un mecanismo de cálculo de costos que usa hojas de cálculo. Otras intentan personalizar su ERP o incluso creen que el BI puede resolver la gestión de costos.
Sin embargo, la firma de contabilidad y consultoría de Ernst & Young (EY) en un artículo reciente no recomienda ninguna de estas opciones. Según EY, «el modelo se puede desarrollar utilizando Excel, Access o desarrollo interno, pero esto solo se puede hacer para modelos muy simples, e incluso estos modelos son extremadamente limitados cuando se requieren análisis más elaborados. Esto ni siquiera menciona el tema de la integración, como el sistema con otros sistemas de la compañía, el seguimiento de costos, la auditoría de modelos y la integridad de los datos en sí mismos».
En términos de una implementación que utiliza un ERP, sabemos lo costoso y complicado que es personalizar estos sistemas. Además, su naturaleza estática y engorrosa no proporciona la flexibilidad requerida para una implementación de este tipo.
En términos de sistemas de BI, por otro lado, estos sistemas presentan información que ya existe dentro de la organización, pero sabemos que la modelización de costos requiere profundas transformaciones en términos de asignaciones, incluidos los costos recíprocos, y la comprensión de múltiples niveles y dimensiones, que es algo que no es fácil de realizar o prácticamente imposible de implementar dentro de un sistema BI.
Al eliminar estos problemas prácticos de implementación, el conjunto de productos MyABCM es el líder mundial en soluciones de gestión de costos. Con sus análisis multidimensionales, las organizaciones pueden usarlo para modelar, analizar y crear simulaciones con gran flexibilidad y seguridad, proporcionando una integración total con los sistemas corporativos de la organización.
Aquí es importante comprender lo que está buscando a través de un proyecto de esta naturaleza: ¿desea determinar los costos de los productos? ¿Clientes también? ¿Qué hay de los canales, mercados, regiones y proyectos? Hay muchas posibilidades dentro de este contexto, uno de los mayores errores que se pueden cometer es comenzar a modelar y luego cambiar las suposiciones en el medio del proyecto.
Además, otro punto importante a considerar es la creación de una agenda de implementación con definiciones claras de los detalles a ser adoptados y los posibles criterios e hitos de implementación e ideas.
Esta parte de la planificación es fundamental para la implementación eficiente del modelo. No es inusual en proyectos de este tipo que los gerentes deseen mapear cientos, miles y algunas veces hasta decenas de miles de actividades, alcanzando con frecuencia el nivel de tareas.
Esta es una forma de trabajo muy ineficiente, ya que el mapeo de muchas actividades implicará un gran esfuerzo con relativamente poca ganancia, especialmente para actividades que no son muy relevantes. Además, el uso de modelos muy complejos desde el principio hará que la integración inicial del modelo con otros sistemas corporativos sea un gran desafío.
Las mejores prácticas de implementación incluyen la capacidad de modelar en etapas, con la complejidad aumentando a medida que el modelo evoluciona, siempre teniendo en cuenta la relevancia de lo que se está mapeando. Según Gary Cokins, uno de los principales expertos en gestión de costos, «las organizaciones deberían preguntarse si la actividad es importante y relevante para la empresa».
Aquí debe definir sus costos iniciales, gastos, centros de costos, cuentas, posibles agrupaciones (grupos de costos) que debe establecer y los ingresos que proporcionarán los recursos iniciales que se asignarán.
Esta parte de la planificación es importante porque garantiza que cada recurso esté vinculado a un proceso que se identifica por su relación con las actividades vinculadas a un producto, servicio, cliente, canal o proyecto.
Una vez que se hayan definido sus Recursos y Actividades, determine los factores de costo que desea usar y los criterios para cada uno.
De esta forma, el proceso de cálculo será coherente porque representará una relación de causa y efecto entre la fuente de costo y el destino.
Una vez que se haya definido el modelo, es hora de realizar el cálculo, generar cubos de datos simples y complejos (que luego permitirán realizar diversos análisis utilizando tablas dinámicas) y crear escenarios simples y avanzados.
Con su aplicación y análisis de informes, su sistema puede evolucionar, lo que afectará el seguimiento efectivo de más y más actividades de su empresa.
La implementación de un sistema de Costes ABC le ofrece un mayor control de los costos de su organización. Esta metodología desarrolla modelos de seguimiento y asignación que identifican las asignación de costos relacionados con cada actividad con precisión, y cómo afectan la rentabilidad de su empresa.
De esta forma, es posible construir un sistema de gestión eficiente basado en actividades, que permita reasignar recursos y realizar una reducción estructural de costos, promoviendo una mayor rentabilidad, incluso en escenarios cada vez más competitivos.
Además de esto, este sistema permite tomar decisiones asertivas con seguridad en términos de fijación de precios y análisis y control de productos, mercados, canales, clientes, etc.
Por lo tanto, su implementación culminará en una mayor rentabilidad a mediano y largo plazo a través de una visión detallada de los procesos organizacionales y también dará como resultado un aumento en la competitividad de su empresa.
Con estos consejos, puede implementar una metodología de cálculo de costos basada en actividades de manera que haga que este proceso sea más eficiente y ayude a su empresa a crecer cada vez más.
En este contexto, el software de MyABCM se ha desarrollado para proporcionar una gestión basada en actividades, lo que favorece el control de los costes y el rendimiento de la inversión de su empresa.
Por lo tanto, el uso de un sistema como la solución MyABCM supera las capacidades de gestión de costos y actividad de cualquier otro software. Nuestros sistemas están desarrollados para satisfacer las necesidades específicas de todos los tamaños de negocios y ofrecen la asignación de recursos en análisis multidimensionales que contemplan todas las actividades relevantes de su empresa, se pueden ajustar para cualquier nivel de complejidad y le permiten evolucionar constantemente sus modelos de costos
¿Desea saber más sobre nuestras soluciones y cómo la metodología ABC puede ayudar a que su negocio sea más rentable? ¡Entérese de nuestros éxitos y póngase en contacto con MyABCM para responder a cualquier duda que tenga y recibir todo el apoyo que necesita para aplicar esta metodología!
A medida que los mercados se vuelven cada vez más competitivos, los gerentes necesitan encontrar medios para que sus procesos sean más eficientes y alcancen mejores resultados.
En ese sentido, surge el concepto de Lean Six Sigma y los beneficios que puede obtener una empresa con su aplicación. ¡Continúe la lectura de esta publicación y sepa más sobre el tema!
Para entender mejor la metodología Lean Six Sigma, primero es necesario comprender sus conceptos separados:
Lean Six Sigma es la unión de ambas filosofías buscando alcanzar la excelencia, por medio de procesos optimizados de reducción de desperdicios. Ese concepto surgió debido a que las empresas necesitaban hacer que sus operaciones fueran más eficientes.
La aplicación del concepto de Lean Six Sigma es válida para cualquier empresa que busque hacer que sus operaciones sean más acertadas y, además, buscan maximizar sus resultados. Por lo tanto, el primer paso para esto es romper los paradigmas y estar dispuesto a cambiar.
El cambio se inicia, de hecho, con el mapeo de los procesos. Además de evaluar el flujo de actividades en busca de fallas y desperdicios (para que puedan ser eliminados), también es necesario entender cómo la empresa crea un valor para sus clientes.
Cuando la creación de un valor es definida, es momento de identificar cuales etapas de cada proceso no contribuyen a ese objetivo, en búsqueda de eliminarlas y adecuar los métodos de trabajo, para que las operaciones no afecten el rendimiento.
El enfoque debe centrarse en la mejora de los procesos y en evitar desperdicios, que pueden ser caracterizados como:
De manera general, el objetivo es implantar esa filosofía en la empresa y crear condiciones para que los materiales correctos sean utilizados, en el lugar adecuado, con la cantidad ideal, siempre evitando acumulaciones y pérdidas y corrigiendo los defectos que presenten los procesos.
Adoptar la metodología Lean Six Sigma proporciona diversas ventajas para las empresas, ya sea en la producción o en el resultado general. Entre los beneficios principales se pueden mencionar:
La aplicación de Lean Six Sigma, a pesar de consumir mucho tiempo, es relativamente simple y hace que la empresa alcance la excelencia en sus actividades. Además de eso, con todas las mejoras alcanzadas, es seguro decir que también se obtiene un aumento en las ventajas competitivas en el mercado.
