No es necesario decir que el país atraviesa un momento de crisis, tanto por factores políticos como debido al Covid-19. Pero, de hecho, una encuesta de la revista Exame muestra que incluso antes de la pandemia la situación de las empresas nacionales ya era muy complicada.

El estudio, que abarca las 500 mayores empresas de Brasil, descubrió que en los últimos 10 años su margen neto medio fue inferior al 3%. Para ser más precisos, el valor medido fue de 2,54%.

Conviene recordar que, en teoría, estamos hablando de las empresas más profesionalizadas, con grandes volúmenes (y, por tanto, poder de negociación en sus compras), mayor visibilidad e incluso mayor disponibilidad financiera para las acciones de marketing y ventas. Y de nuevo, estamos hablando de antes de la pandemia. ¡Imagínese estas cifras ahora!

Pero no se trata de un fenómeno nacional. Los márgenes de las organizaciones se han reducido históricamente en todo el mundo. Algunos de los factores que contribuyen a ello son la presión gubernamental, el aumento de los impuestos, los nuevos competidores, los clientes cada vez más exigentes, cuestiones que se plantean ahora como la gobernanza medioambiental, social y corporativa e incluso la pandemia y sus consecuencias, como la escasez de mano de obra cualificada y los problemas en la cadena de suministro.

Por ello, reducir los costos y los gastos es la prioridad absoluta de las empresas. Y cuando hablamos de reducir costos pensamos inmediatamente en despedir a los empleados.

¿Cuál es la diferencia entre costos y gastos?

Antes de empezar, entendamos claramente cuáles son las diferencias entre costos y gastos. A continuación, discutiremos qué es y por qué buscamos reducir los costos.

¿Qué es el costo?

El costo es cualquier cantidad aplicada en la producción de un producto (en el caso de las empresas de fabricación) o en la prestación de servicios (para las organizaciones de servicios). Algunos ejemplos de costos son: la mano de obra, las materias primas, los insumos, además del importe gastado para la producción de este producto o el suministro de este servicio con electricidad, el mantenimiento, la depreciación de la maquinaria y el equipo, los materiales de limpieza y conservación, entre otros.

Además, los costos pueden clasificarse en:

¿Qué es el gasto?

Los gastos, en cambio, incluyen todas las cantidades que gasta la empresa para mantenerla en funcionamiento.

Normalmente el gasto está relacionado con todo lo que se gasta en ventas, finanzas, administración, recursos humanos, sistemas, marketing y el BackOffice en general. Por lo tanto, los gastos son un tipo de gasto que no tiene relación directa con la actividad «principal» de la empresa, como la producción de bienes o la prestación de servicios.

Sin embargo, aunque no contribuyan directamente generando nuevos artículos para comercializar, los gastos desempeñan un papel importante y su uso puede influir sin duda en el aumento de los ingresos de la empresa.

Y a su vez, los gastos pueden clasificarse como fijos o variables:

En este contexto, cabe señalar que los gastos son básicamente costos y gastos en general. Y normalmente, cuando alguien habla de reducir costos, en realidad está hablando de «reducir gastos», pero de forma «coloquial». Por ello, conviene recordar que también es fundamental analizar las posibilidades de reducir los gastos en la organización.

¿Desea comprender de manera más profunda? Haga clic aquí y lea 5 consejos para mejorar el control de sus gastos y de su presupuesto.

¿Por qué reducir los costos?

La pregunta anterior, de hecho, es muy simple, ¿correcto?

Pero su respuesta es inversamente proporcional, resultando extremadamente compleja.

La reducción de los costos es uno de los mayores aliados de la rentabilidad, toda empresa busca reducir los costos sin medir esfuerzos, pero como hemos mencionado, es una tarea muy compleja. Hay que tener en cuenta que cuando se reducen los costos hay que ser siempre cauteloso para no causar impactos negativos y terminar la acción en déficit.

Para comprender mejor cómo adoptar una estrategia de reducción de costos sin que ello repercuta negativamente en sus resultados, haga clic aquí y lea nuestro artículo completo.

Reducir los costos no es fácil.

¿Las empresas que han intentado reducir los costos han sido felices en sus iniciativas?

No siempre: una investigación realizada por el Conference Board de EE.UU. descubrió que de todas las empresas que intentaron recortar costos:

Un estudio de Deloitte demostró que el 75% de las empresas que despidieron empleados para reducir costos tuvieron que volver a contratar a otros para los mismos puestos en el plazo de un año.

Otra encuesta, esta vez de McKinsey, mostró que sólo el 10% de los proyectos de reducción de costos tuvieron éxito tres años después de su aplicación.

Pero ¿por qué fracasaron estas iniciativas de reducción? Seguramente por la falta de una mejor comprensión de cómo se consumen los recursos en las organizaciones. La consecuencia natural de no medir correctamente es en la misma proporción la incapacidad de hacer una buena gestión.

¿Cómo hacer una reducción de costos?

Para resolver este problema, he aquí 8 acciones que reducirán sus costos y, en consecuencia, aumentarán sus beneficios:

  1. Fijar objetivos
  2. Cuidado con las falsas impresiones
  3. Analice sus costos en porcentajes
  4. Utilice un sistema de registro fiable
  5. Reevaluar el régimen fiscal
  6. Saber negociar con los proveedores
  7. Contrate a profesionales cualificados
  8. Invertir en acciones de marketing

Pero la principal lección de todas es: Entienda sus costos.

No entender cuánto cuesta exactamente un producto, un servicio, un cliente o un canal acaba poniendo en peligro toda la cadena de decisiones de las empresas. Definiciones como qué precios y tarifas practicar, a qué clientes atender, qué descuentos podemos conceder y qué comisiones pagar a nuestros vendedores, entre otras muchas, requieren un conocimiento real de los costos y la capacidad de medirlos adecuadamente.

¿Sabía, por ejemplo, que entre el 20% y el 40% de los productos y servicios son deficitarios? ¿Y que el 20% de los clientes son deficitarios? Por tanto, debemos preguntarnos: ¿qué acciones vamos a emprender inmediatamente después de identificar dónde están los cuellos de botella en nuestra organización?

Sergio Marchionne, antiguo consejero delegado de Fiat/Chrysler, fue el principal responsable del renacimiento de la empresa en los años 90. Además de ser un gran gestor, Sergio Marchionne siempre tuvo mucho humor. Tras el lanzamiento del coche eléctrico Fiat 500e (también conocido como «cincoecento eléctrico»), Sergio salió en público y pidió «¡Por favor, no compren nuestro cincoecento!»

Unos meses antes, el Fiat 500e había sido lanzado con mucha pompa y circunstancia, consumiendo muchos millones de euros con la promesa de ser el gran competidor europeo de Tesla y con la ventaja de ser extremadamente económico. Hubo muchos retrasos en el lanzamiento del producto, y cuando finalmente estuvo listo, se vendieron muy pocas unidades. ¡Los estudios mostraron que la pérdida por unidad vendida era de 20.000 euros!

Sin duda, comprender los costos y establecer estrategias para controlarlos son retos importantes en la gestión de la empresa. Y eso, a su vez, no se puede superar si no tenemos una capacidad clara para tomar las mejores decisiones, con métodos y procesos bien definidos y metodologías adecuadas a los grandes retos que están por venir.

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