Há quase 30 anos, mais precisamente em fevereiro de 1997, a chamada principal da Revista Forbes apresentava um artigo do Prof. Srikumar S. Rao da Columbia University que mostrava que a falta de controle sobre os crescentes custos indiretos podia literalmente acabar com as organizações.
No artigo, o Prof. Srikumar citava o exemplo real de uma empresa americana gigante que encontrou uma oportunidade de crescimento com a falência de sua principal rival. Porém, ao contrário do que imaginava, ela passou a ter prejuízo e não um aumento do lucro!
Ao investigar um pouco mais, esta empresa incrivelmente descobriu que seu produto “carro-chefe” na realidade era deficitário, e outros que imaginava que eram deficitários na verdade eram os produtos mais rentáveis desta organização. E isto acontecia por uma má alocação dos custos indiretos.
Como uma empresa tão grande e inteligente poderia ter cometido um erro tão básico? Descobriu-se que a organização estava alocando depreciação e outros custos indiretos com base no custo da mão de obra direta.
Um produto que consumia 20% de mão de obra acabava levando também 20% de depreciação e overhead. Porém há um grande erro aqui: a mão de obra não deprecia, as máquinas sim.
E onde há muito consumo de mão de obra, geralmente menos maquinário é requerido. Moral da história: os produtos que consumiam muita mão de obra deveriam ter recebido menos depreciação e overhead – exatamente o oposto do que foi calculado.
O perigo está no fato de que os custos diretos são de fácil apropriação: é muito fácil saber quanto temos por exemplo de uma matéria-prima num produto ou por exemplo de um Caixa de Banco em um determinado Serviço. Agora e os custos indiretos? Como alocá-los de forma correta e coerente, respeitando uma relação de causa e efeito?
Uma falha neste processo, em longo e médio prazo, muitas vezes é a causa da ruína dos negócios.
É necessária muita prudência com qualquer modelagem de custos que aloca mecanicamente os custos indiretos.
E lembre-se: depreciação é apenas um dos muitos itens indiretos! Os custos indiretos podem incluir tudo, desde o papel higiênico no banheiro, até os custos de TI, RH e das áreas de apoio. A solução “preguiçosa” é alocá-los proporcionalmente a volumes de produção, transações ou faturamento.
Para complicar, estes indiretos estão cada vez mais representativos, e por várias razões. Entre elas, podemos citar aumento da automatização, com a nítida “troca de pessoas por máquinas”, mas também com o fato de que o aumento da diversidade de produtos, serviços, clientes, canais, fornecedores e máquinas (ou seja, o aumento da complexidade do negócio) traz consigo, embutidos, um aumento dos custos indiretos em razão de aumento do esforço administrativo, ou seja, do esforço de gestão desta complexidade.
E historicamente, estes custos indiretos só aumentam. Consequentemente, aumentam também as distorções causadas por rateios arbitrários. É muito comum encontrar nas empresas situações em que um produto que imaginam ser o “carro-chefe” na realidade é deficitário. Por outro lado, produtos que acreditam ser os “patinhos-feios”, não raro são os produtos mais rentáveis da companhia, e aqueles responsáveis por ainda conseguir manter as margens da empresa no azul.
Imagine que três amigos decidem sair para jantar. O primeiro está de regime e pede uma salada com água mineral. O segundo amigo pede um belo filé com um vinho e o terceiro pede uma lagosta com um espumante e sobremesa. Ao final do jantar eles pedem a conta que é repartida igualmente entre os três amigos.
Este rateio parece correto para você? Aqui é fácil identificar os erros, e até achá-los absurdos, mas estas distorções acontecem todos os dias em muitas empresas no mundo inteiro!
Agora, se você pedir uma conta para cada amigo, onde cada um deles pagará somente o que consumiu, estamos falando de ABC, o “activity-based costing” ou simplesmente “custeio baseado em atividades” que potencialmente acaba com estas distorções nas organizações e dá um tratamento adequado também a estes custos indiretos.
Com alguns exemplos práticos, é mais fácil visualizar o peso dos custos indiretos e entender como o método de custeio por atividades permite identificá-los e alocá-los de forma mais precisa.
Pegue uma simples atividade de Faturamento: seu custo total é a combinação de salários e benefícios das pessoas envolvidas com esta atividade.
Esse total tradicionalmente teria ido para um pool de “despesas gerais”, para ser alocado arbitrariamente. Porém, com o ABC você divide esse valor por uma medida não financeira, como o número de faturas geradas.
Assim, você tem o custo por fatura. Conte o número de faturas geradas por produto, multiplique por este valor e aloque por produto – este é o valor da atividade “Faturamento” em cada um de seus Produtos. Além de eliminarmos as distorções, conseguimos um KPI (indicador de performance) importante para a gestão do negócio: o valor de faturar por fatura emitida.
A partir deste dado, pode-se aplicar estudos de redução de custos, possibilidades de terceirização e mesmo acompanhamento mensal. Algo que simplesmente não seria possível antes do custeio por atividades.
O custo desta atividade é relativo ao esforço da área de RH, especificamente com a contratação de funcionários. Ou seja, deve ser separado de outras atividades, como fazer folha de pagamento, avaliar funcionários, treinamentos, etc.
Suponha que num determinado período foram contratadas 10 pessoas. Destas, 5 pessoas para a Produção, 2 para Manutenção e 3 para Vendas. Assim sendo, os custos desta atividade “Contratar Funcionários” devem ser distribuídos 50% para Produção (que posteriormente serão alocados para os Produtos, também por atividades), 20% para Manutenção e 30% para Vendas.
Além de conseguirmos alocar os custos desta atividade, ganhamos um KPI importantíssimo para tomada de decisão: o custo de contratar por funcionário – este valor pode ser comparado com o gasto mensal dos últimos meses, da meta da empresa ou mesmo do custo de se terceirizar esta atividade.
O potencial aqui não está restrito aos custos indiretos! Existem diversos custos diretos, por exemplo da produção ou de servir aos clientes e canais, que podem (e devem!) ser abertos por atividades como veremos nos exemplos a seguir:
Imagine que você trabalha em uma indústria e recebeu a incumbência de cortar 10% dos seus custos. O que faria?
O caminho natural aqui é tentar entender que ações implementaria para este corte, e para isto é importante entender como os custos estão hoje distribuídos.
Com muita criatividade, algumas opções possíveis para reduzir custos aqui incluiriam:
Repare que todas as opções de redução de custos estão vinculadas às informações que a empresa nos proporcionou. E como a única informação gerencial que temos é o valor gasto com estes custos e despesas, estaremos limitados a ações relacionadas a isto!
Agora… imagine por um momento se estes mesmos gastos fossem abertos por atividades, considerando seus custos diretos e indiretos. Algumas delas certamente incluiriam:
Repare que algumas ações possíveis incluem agora:
Perceba que ao invés de focar no gasto específico, estamos agora também fazendo uma gestão por atividades, entendendo quanto cada uma contribui para os resultados da empresa, propondo melhorias e procedendo com uma gestão muito mais eficiente.
Imagine agora o mesmo exemplo anterior, mas aplicado a um banco e com uma abertura por atividades desta forma:
Após o cálculo das atividades, incluindo a aferição correta dos custos indiretos, descobriu-se que a atividade “Analisar créditos” custava R$ 900.000 por ano. Se o total de créditos analisados foi de 3.000, podemos entender que o custo de cada análise é de R$ 300.
A primeira pergunta a fazer é: qual o valor de cada crédito analisado? Isso porque, frequentemente, o custo do processo é mais caro que o próprio custo do que se está concedendo como crédito!
Em seguida, é importante pensar em formas de se reduzir estes custos. Dos R$ 300 de cada crédito analisado, descobriu-se que R$ 50 eram gastos somente com horas extras dos funcionários digitando a solicitação no sistema antigo de crédito do banco. Esta tarefa de digitar as solicitações, especificamente, poderia ser terceirizada, ao custo de R$ 10/crédito. Temos só com esta atividade uma redução de custos no valor de R$ 120.000,00.
Outras opções incluem repensar todo o processo, digitalizar as solicitações e mesmo fazer benchmark entre unidades para tentar melhorar. E veja, estamos falando de uma única atividade. Saiba mais sobre como é feita a elaboração de um projeto de redução de custos.
Agora imagine este potencial com todas as atividades de sua empresa, as possibilidades são absolutamente infinitas!
À medida que uma alocação arbitrária de custos indiretos pode ser fatal para uma empresa, uma alocação precisa pode levar a grandes aumentos de rentabilidade, por meio de cortes de custos embasados em dados precisos.
E como as empresas de nossos exemplos, sua organização também pode usufruir de uma redução de custos cautelosa e segura, observando em alto nível de detalhe os custos de cada atividade, a fim de ampliar suas margens de lucro.
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