Muitas vezes, realizar uma boa gestão de custos nem sempre é uma tarefa simples para os gestores. (mais…)

Os custos são um dos principais fatores envolvidos na gestão eficiente e, principalmente, lucrativa de uma empresa. (mais…)

Imagine a seguinte situação: a equipe de vendas comemora bons resultados, mas, ainda assim, a empresa não tem uma margem de lucro satisfatória. (mais…)

Se você pudesse pedir conselho sobre gestão estratégica de custos para um profissional, quem seria ele? No que ele trabalharia? Por um momento imagine como seria essa pessoa. Imaginou?

Provavelmente, a imagem que veio à sua mente é de alguém semelhante ao Ivan, CFO do Banco Múltiplos, na capital paulista. Ivan trabalha em um negócio que lida diretamente com resultados financeiros, atuando na maior cidade da América Latina.

Em um cenário desses, podemos concluir que os processos de gestão de custos da sua empresa sempre foram modernos e eficientes, certo? Nem sempre.

Às vezes, os números de uma empresa podem apresentar resultados pouco confiáveis. Isso é comum quando eles são gerados por sistemas obsoletos. Nesses casos, os relatórios baseados nesses dados podem fazer com que os diretores tomem decisões equivocadas. Vamos entender mais sobre esse assunto conhecendo a história do Ivan?

Gestão estratégica de custos: quando os relatórios mentem

Quando Ivan pensava em estratégia de custos, um único objetivo vinha à sua mente: reduzi-los. Isso é natural. Por muito tempo, a redução de custos era encarada como uma maneira de ser eficiente. Conseguir desempenhar o mesmo processo gastando menos era um objetivo que parecia óbvio.

O avanço tecnológico reafirmou esse argumento, uma vez que muitos processos começaram a custar menos — ao mesmo tempo em que a incidência de erros diminuía.

Contudo, chegou um momento em que isso deixou de fazer sentido. Ivan tinha acesso a relatórios que demonstravam os resultados de seus processos de custos, mostrando quais produtos custavam muito, quais clientes traziam lucro à agência etc.

Mesmo assim, ele percebeu que as suas decisões estratégicas não traziam os resultados esperados. Por que a tecnologia usada pelo banco gerava dados que levavam a decisões equivocadas?

A resposta era simples: a ferramenta usada para coletar essas informações não era a ideal.

A importância de criar relatórios confiáveis

Os sistemas utilizados por Ivan para acompanhar as métricas dos resultados dos processos do banco faziam com que ele confundisse alguns conceitos importantes para a gestão estratégica de custos.

Quer saber que conceitos são esses? Então, você já os conhece, mas vamos relembrar os seus nomes e significados.

Investimento

Ocorre quando a empresa aplica seu capital na aquisição de algum ativo, bem ou serviço vislumbrando um ganho futuro.

Custo

É o gasto realizado na aquisição de algo relativo à produção do bem ou serviço que será produzido pela empresa.

Despesa

É aquilo que é consumido pelo negócio de forma direta ou indireta, com o objetivo de obter receitas.

Desembolso

É o valor gasto para adquirir um bem ou um serviço.

Perda

Ocorre quando um bem ou um serviço contratado é consumido de forma incomum e sem o controle devido.

Gasto

Ocorre quando a empresa arca com o pagamento de algum produto ou serviço, necessários para a obtenção de algum ativo importante ao negócio.

Feito esse breve esclarecimento sobre esses conceitos, deve ter ficado claro o quão perigoso para uma empresa é confundi-los, não é mesmo? Era exatamente isso que ocorria com Ivan.

O processo de vendas apresentava grandes perdas ao banco, mesmo quando esse time comemorava bons resultados. Isso ocorria porque a gestão de custos desse processo não era realizada de forma adequada.

Isso fazia com que muitos recursos fossem investidos para convencer clientes a adquirirem serviços que não traziam uma margem de lucro tão vantajosa ao banco.

Na verdade, isso criava uma série de problemas, já que um cliente insatisfeito tende a cancelar esse serviço, exigindo ações da empresa para conter os cancelamentos.

Ademais, a imagem dos serviços do banco também ficava comprometida, pois essas pessoas não estavam satisfeitas e, dificilmente, recomendariam a instituição para seus amigos.

Para reverter esse quadro, era necessário cada vez mais investimentos e, como as estratégias permaneciam as mesmas, o desperdício de recursos continuava.

A situação vivida por Ivan é muito comum e representa uma incógnita aos empreendedores dos mais diversos segmentos. Como pode uma empresa que está vendendo bem ter resultados negativos?

Usando softwares para reverter essa situação

Cansado desse desfecho, Ivan decidiu controlar os resultados financeiros do banco de uma forma mais inteligente. A tecnologia usada até então havia se mostrado ineficiente.

Ivan percebeu que os sistemas usados pelo banco focavam em questões tributárias, por exemplo. Sendo assim, ainda que o time contábil estivesse satisfeito, pois os softwares eram úteis para entregar os processos fiscais, eles não eram confiáveis para gerar relatórios financeiros.

O banco precisava descobrir quanto cada cliente custava e quais eram os serviços que traziam lucro à instituição. Não tem como fazer isso com um software contábil, não é?

Foi então que Ivan realizou uma reunião com o time da MyABCM. Atuando em mais de 50 países, essa empresa desenvolveu soluções avançadas para gerir os custos das marcas.

As soluções de gestão da MyABCM podem ser combinadas com outros programas, de modo que a sua aplicação não cause transtornos no dia a dia do negócio.

Com uma análise de custos bem realizada por meio de uma tecnologia de ponta, Ivan teve acesso a relatórios que mostraram para ele quais processos do banco eram custos e quais eram despesas.

Isso fez com que ele pudesse traçar metas que estavam respaldadas em dados confiáveis. Processos obsoletos foram eliminados, serviços caros foram reformulados e até o perfil do cliente ideal foi reavaliado.

Assim, o time de vendas pôde focar no público que realmente trazia resultados ao banco, reduzindo a taxa de cancelamentos e melhorando a imagem da empresa nas redes sociais.

Como vimos, por mais que uma pessoa conheça muito de um mercado, ela pode estar tomando uma série de decisões ruins. Isso acontece quando a fonte de informação não é confiável.

É comum que alguns diretores mudem a sua equipe a todo momento, uma vez que acham que são os profissionais que não conseguem entender o negócio, quando, na verdade, todos eles têm acesso a relatórios ruins.

A sua gestão estratégica de custos não pode correr esse risco. Por isso, repense as ferramentas que você tem utilizado para acompanhar os seus resultados.

Quer entender como as soluções da MyABCM podem ser aplicadas na sua empresa? Então entre em contato com a nossa equipe!

Para que uma empresa seja bem-gerida, é fundamental que os seus controladores tenham acesso a informações precisas a respeito de sua situação. Entre elas, as que estão relacionadas ao controle e gestão de custo se destacam devido a sua grande importância.

Isso porque é impossível compreender por completo sua situação financeira sem uma análise precisa dos custos e despesas de um negócio, sendo uma falha que pode acarretar diversos prejuízos e dificultar o processo para tomada de decisões.

Com a finalidade de evitar que sua empresa passe por tal problema, preparamos este conteúdo com orientações relevantes. Continue a leitura e descubra como fazer controle e gestão de custos em sua empresa de modo eficiente.

Saiba como diferenciar custos e despesas

Embora muitas pessoas pensem que os custos e as despesas de uma empresa se enquadrem na mesma categoria, a verdade é que as palavras têm sentidos diferentes e que conhecê-los é fundamental para mensurar seu impacto e resultados.

O custo nada mais é do que o capital necessário para que uma empresa produza algo ou preste um determinado serviço. Como exemplo, podemos citar o uso de recursos para a compra de insumos ou a alocação de capital para pagar contas de água e eletricidade.

As despesas, por sua vez, são os gastos fundamentais para a operação administrativa do negócio. Entre elas podemos citar os salários de colaboradores e os recursos destinados ao marketing e à publicidade.

Para que o controle e gestão de custos seja feito de modo eficiente, eles devem ser separados das despesas. Ao fazer isso, fica mais fácil avaliar se a alocação de capital em cada uma das áreas tem entregado os resultados esperados.

Tenha um registro completo de custos e despesas

É impossível controlar algo que não se conhece. Portanto, para que o controle e gestão de custos seja efetivo, é imprescindível que um mapeamento de custos seja adotado com a finalidade de identificá-los e compreendê-los. A partir desta atividade, é possível definir oportunidades para reduzir, e até mesmo para eliminar custos.

À primeira vista, essa tarefa parece ser simples, mas a identificação exata dos custos da empresa demanda tempo e mão de obra. É preciso considerar que boa parte dos gastos tende a estar oculta, diluída, entre as diversas utilizações de capital.

Ter as movimentações financeiras da empresa bem-organizadas facilita o processo. Além disso, contar com profissionais e empresas especializadas pode ser uma boa opção.

Dedique tempo para mensurar e planejar os custos da empresa

Independentemente da atividade desempenhada, o melhor método para ter um negócio bem-sucedido é elaborando um bom planejamento. Inclusive, essa lógica também se aplica ao controle de custos.

Com o mapeamento de gastos feito, o gestor tem a possibilidade de avaliar as informações auferidas e, por meio delas, planejar um uso mais eficiente tanto dos recursos financeiros quanto materiais a fim de reduzir custos e otimizar os processos da empresa.

Utilize a tecnologia

Embora um registro preciso de todos os gastos da empresa seja fundamental para que ela seja bem-gerida, fazer esse trabalho manualmente, por meio de planilhas eletrônicas, por exemplo, não é uma boa opção, pois demanda uma grande quantidade de tempo e desvia um colaborador, ou mesmo uma equipe, de sua atividade-fim, o que representa uma redução na produtividade.

Além disso, por mais cuidadoso e atento que seja o profissional, ao incluir as informações no registro de forma manual, ele está sujeito a cometer erros, o que reduz de forma significativa a confiabilidade da operação.

Frente a essa situação, utilizar a tecnologia é a opção mais segura e rentável. Um sistema especializado tem a prerrogativa de registrar, em tempo real, todas as informações referentes aos custos da empresa e apresentá-las de forma intuitiva à equipe.

É importante considerar que um bom software de gestão tem ainda a capacidade de ampliar a integração entre as diversas áreas da empresa e melhorar o controle sobre setores vitais, como o de estoque.

Ouça os colaboradores da empresa

Como são os colaboradores que realizam as atividades produtivas da empresa ou a prestação dos serviços, eles podem prestar um auxílio valioso, visto que conhecem as operações com uma maior riqueza de detalhes.

É provável que eles saibam indicar, por exemplo, pontos em que ocorrem desperdícios e usos ineficientes dos insumos da empresa. Aproveitar esse conhecimento é um meio eficaz para adotar uma política mais inteligente em relação à utilização dos recursos.

Para ter acesso a essa fonte de informações, a gestão deve criar canais de comunicação com seus funcionários e levar a sério suas sugestões. Outra atitude que tende a reduzir os prejuízos é a adoção de campanhas de conscientização. Por meio delas, a empresa pode orientar sobre a importância de tratar de modo responsável seus insumos e recursos.

Conte com o apoio de profissionais especializados

Por mais capacitada que seja a equipe de gestão, lidar com o controle de custos e ainda administrar corretamente as demais áreas da empresa tende a ser uma tarefa difícil, pois, como o número de informações é muito grande, lidar com elas demanda tempo.

Diante desse problema, contar com o apoio de consultorias em redução de custos pode ser uma boa opção. Formadas por profissionais experientes, que estão preparados para apontar os pontos mais importantes para que os custos sejam controlados, esse tipo de empresa ainda pode prestar outros serviços úteis, como a negociação com fornecedores.

Ao contar com uma consultoria, a equipe de gestão pode se dedicar com mais afinco a outras tarefas e ainda tem acesso a um serviço de ponta, o que torna essa opção bastante vantajosa.

Em um mercado cada vez mais concorrido, o controle efetivo de custos e despesas pode se tornar uma importante vantagem competitiva na acirrada disputa entre empresas. Ao melhorar a administração de gastos, o gestor pode reduzi-los e fornecer um produto ou serviço mais barato para alcançar um número maior de clientes ou aumentar a lucratividade do negócio.

Levando essas informações em consideração, fica mais fácil entender por que controlar os custos é tão importante para o sucesso e a sobrevivência de empresas. Embora essa gestão seja fundamental, adotá-la pode ser difícil, principalmente se todo o processo para o registro de dados for feito manualmente. Por esse motivo, o uso de um sistema especializado é imprescindível.

Gostaria de ter acesso a um software de gestão confiável para adotar o controle e gestão de custos em sua empresa? Então entre em contato conosco e descubra as soluções da MyABCM!

 

Uma empresa tem a necessidade de fazer investimentos para entregar um determinado produto ou serviço. Os custos são o montante necessário para realizar essas atividades, as quais incluem matéria-prima, mão de obra e equipamento. A gestão de custos é a administração inteligente desses investimentos para possibilitar o início das vendas da empresa.

Existe um grande número de companhias que ignoram esse levantamento. Entretanto, o controle de custos está relacionado com o resultado e sucesso de qualquer negócio. Além disso, ele proporciona um melhor planejamento, controle gerencial e logística de operações.

Para um controller aumentar a rentabilidade e diminuir riscos a gestão de custos é fundamental dentro de uma corporação. Essa direção operacional vai oferecer dados detalhados sobre o produto oferecido, facilitando, assim, o melhor entendimento quanto ao preço a ser praticado para não prejudicar a margem de lucro.

Focar menos no trabalho braçal e mais na parte realmente importante é reflexo de uma boa administração. Diante disso, conheça cinco avanços em gerenciamento de custos que uma empresa precisa aplicar!

1. Gestão mobile

O sistema mobile é o gerenciamento virtual do estabelecimento feito por aplicativos em um smartphone. Apenas isso já possibilita uma redução de custos direta nas contas da empresa, pois se evita usar papéis e materiais para impressão.

O planejamento dos recursos da empresa (ERP) funciona como uma central que otimiza e integra informações indispensáveis. Os documentos, planilhas, contratos, pagamentos, despesas e lucros ficam disponíveis no banco de dados e podem ser sempre atualizados.

Toda essa inserção tecnológica causa um grande impacto nas contas das organizações, uma vez que ter o controle a qualquer momento concentra a execução de tarefas e aplica medidas disruptivas de modo instantâneo.

2. Investimento em nuvem

A computação em nuvem está moldando os padrões da indústria com armazenamento em servidores digitais. Os dados guardados nesses serviços estão muito mais seguros em relação aos que estão em servidores físicos.

Para o estabelecimento isso representa uma diminuição de custos com manutenção e segurança de equipamentos. Com a liberação de espaço, em decorrência dos serviços digitais, há maior área para a criação de lugares úteis.

A nuvem oferece colaboração no local de trabalho em diferentes setores, além de criar melhor comunicação no compartilhamento e acesso de arquivos. Para o administrador é possível encontrar ferramentas de gestão de marketing por e-mail, gerência de despesas, análises e atendimento ao cliente.

3. Automatização de gestão

Qualquer tipo de informação dentro de um negócio pode ser automatizada. Tarefas repetitivas que tiram o foco do trabalhador em relação ao que realmente importa, esse é um dos pontos com potencial de melhoria oferecido pela tecnologia.

Mesmo que a companhia não precise ocupar-se com um grande volume de documentos, essa melhoria de processos pode significar um avanço na redução de custos no quadro em exercício.

4. Softwares para gestão de custos

A gestão de custos pode ser utilizada dentro de uma empresa com softwares que disponibilizam um bom sistema integrado. Com isso, estabelece-se uma cooperação na execução de tarefas e viabiliza rapidez e economia.

No momento em que a organização entende o valor dessa tecnologia, os processos gerenciais e informacionais começam a apresentar dados corretos que evitam distorção de precificação e ocorrência de falhas. Diante disso, fica mais fácil visualizar se um produto irá gerar lucro real para a empresa.

Investir em uma gestão de custos não tem foco apenas na produtividade dos setores. Ela também auxilia na tomada de decisão em razão de diferentes relatórios que mostram diversas situações plausíveis.

As vantagens de tal investimento são grandes, uma vez que fazem as organizações sobressaírem diante da concorrência. Esse controle é necessário para detalhar os custos desnecessários e em quais setores e produtos é possível minimizar o impacto financeiro.

Este artigo foi útil? Agora que você conhece os principais avanços na gestão de custos empresarial, entre em contato com nossa empresa e conheça as soluções!