Muchos proveedores de software intentan convencer a los gestores de que el Excel en las finanzas ya no tiene cabida, pero la verdad es que sigue siendo una herramienta poderosa. El secreto no está en elegir entre Excel o software de gestión de costos, sino en saber cómo integrar las ventajas de ambos.
En este artículo, le mostraremos cómo combinar estas dos herramientas para mejorar la gestión de costos y la rentabilidad de su empresa.
Es cierto que Excel no es perfecto y puede generar muchos errores, como lo demuestran estudios de grandes consultoras. La Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) afirma que el 90% de las hojas de cálculo contienen errores graves, aunque el 90% de los usuarios crea que están perfectas. Del mismo modo, PwC señala que el 85% de las hojas de cálculo tienen fallos significativos, y KPMG muestra cifras similares, con un 90% de error.
Sin embargo, a pesar de estas fallas, Excel sigue siendo una de las herramientas más populares y accesibles en el mundo empresarial. Su flexibilidad y simplicidad para realizar cálculos y organizar datos son incomparables, especialmente para empresas pequeñas o para tareas puntuales donde la agilidad y facilidad de uso son clave.
Muchas empresas caen en la trampa de pensar que, al adoptar un software de gestión, deben abandonar Excel. Esta visión está desactualizada. Lo ideal es aprovechar lo mejor de ambos mundos: utilice Excel para tareas rápidas, prototipos y ajustes, y el software de gestión para garantizar que su empresa disponga de datos integrados, seguros y listos para análisis detallados.
Un software de gestión de costos como MyABCM puede integrarse perfectamente con Excel, permitiéndole exportar datos de una hoja de cálculo al sistema sin perder precisión. Esto ayuda a optimizar el tiempo y mantener la flexibilidad que ofrece Excel.
Al combinar Excel y software de gestión, su empresa gana en precisión y flexibilidad. Excel permite organizar datos rápidamente y realizar análisis puntuales, mientras que el software de gestión ofrece herramientas avanzadas para monitorear el rendimiento financiero y optimizar costos de manera escalable. Con la integración de ambas herramientas, es posible utilizar Excel para diseñar modelos financieros o ajustar datos y luego transferir esta información al sistema de gestión para análisis más profundos y reportes precisos.
Por ejemplo, un cliente reciente estructuró un modelo completo de costos en Excel y, con simples comandos de copiar y pegar, transfirió los datos a una base multidimensional en SQL Server. A partir de ahí, pudo realizar análisis más complejos en sistemas de BI o cubos OLAP, aprovechando el poder de Excel para prototipos rápidos y la solidez de nuestro sistema de gestión de costos para un análisis eficiente y detallado.
Vea en la práctica cómo integrar Excel y software de gestión de costos para crear modelos financieros dinámicos y realizar análisis avanzados con cubos OLAP.
Como vimos hoy, no es necesario elegir entre Excel o software de gestión. Al integrar ambas herramientas de manera inteligente, puede aprovechar lo mejor de cada una. Use Excel para tareas rápidas y el software de gestión para análisis más complejos y seguros. Esta combinación optimiza la gestión de costos y la rentabilidad de su empresa, brindando mayor eficiencia y agilidad a los procesos financieros.
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