Muitos fornecedores de software tentam convencer os gestores de que o Excel no financeiro já não tem mais lugar, mas a verdade é que ele continua sendo uma ferramenta poderosa. O segredo não está em escolher entre Excel ou software de gestão de custos, mas em saber como integrar as vantagens de ambos.
Neste post, vamos mostrar como você pode combinar essas duas ferramentas para melhorar a gestão de custos e rentabilidade da sua empresa.
É verdade que o Excel não é perfeito e pode gerar muitos erros, como mostram estudos de grandes consultorias. A Association of Chartered Certified Accountants (ACCA) afirma que 90% das planilhas têm erros graves, mesmo que 90% dos usuários acreditem que suas planilhas estão perfeitas. Da mesma forma, a PwC aponta que 85% das planilhas contêm falhas significativas, e a KPMG apresenta números semelhantes, com 90% de erro.
Porém, apesar dessas falhas, o Excel continua sendo uma das ferramentas mais populares e acessíveis no mundo dos negócios. Sua flexibilidade e simplicidade para realizar cálculos e organizar dados são incomparáveis, especialmente para empresas menores ou para tarefas pontuais, onde a agilidade e a facilidade de uso são cruciais.
Muitas empresas caem na armadilha de pensar que, ao adotar um software de gestão, precisam abandonar o Excel. Essa visão está desatualizada. O ideal é aproveitar o melhor dos dois mundos: use o Excel para tarefas rápidas, protótipos e ajustes, e o software de gestão para garantir que sua empresa tenha dados integrados, seguros e prontos para análises detalhadas.
Um software de gestão de custos como o MyABCM pode integrar-se perfeitamente com o Excel, permitindo que você exporte dados de uma planilha para o sistema sem perder a precisão. Isso ajuda a otimizar o tempo e manter a flexibilidade que o Excel oferece.
Ao conciliar Excel e software de gestão, sua empresa ganha em precisão e flexibilidade. O Excel permite que você organize dados rapidamente e faça análises pontuais, enquanto o software de gestão oferece ferramentas avançadas para acompanhar o desempenho financeiro e otimizar os custos de maneira escalável. Com a integração entre as duas ferramentas, é possível utilizar o Excel para desenhar modelos financeiros ou ajustar dados e, em seguida, transferir as informações para o sistema de gestão para análises mais profundas e relatórios precisos.
Por exemplo, um cliente que migramos recentemente conseguiu estruturar um modelo de custos completo no Excel e, com simples comandos de copiar e colar, transferiu os dados para uma base SQL Server multidimensional. A partir daí, foi possível realizar análises mais complexas em sistemas de BI ou cubos OLAP, aproveitando o poder do Excel para protótipos rápidos e a robustez do nosso sistema de gestão de custos para uma análise detalhada e eficiente.
Veja na prática como integrar Excel e software de gestão de custos para criar modelos financeiros dinâmicos e realizar análises avançadas com cubos OLAP.
Como vimos hoje, não é necessário escolher entre Excel ou software de gestão. Ao integrar as duas ferramentas de maneira inteligente, você ganha o melhor de ambos os mundos. Use o Excel para as tarefas rápidas e o software de gestão para análises mais complexas e seguras. Essa combinação ajuda a otimizar a gestão de custos e rentabilidade da sua empresa, trazendo mais eficiência e agilidade para os processos financeiros.
Preencha o formulário abaixo para falar com um de nossos especialistas e descobrir como a integração do Excel com o MyABCM pode transformar a gestão de custos da sua empresa!
Escolher um software de gestão de custos é um investimento importante para qualquer empresa, tendo em vista as diversas vantagens que o acesso a essa tecnologia proporcionará à organização, como a melhora no acesso e análise de informações.
No entanto, é necessário dedicar um tempo para escolher qual empresa está mais preparada para atender suas necessidades. Tentamos implementar em Planilhas? Customizamos o ERP para isto? E o pode nos ajudar neste ponto? Neste post sugerimos alguns questionamentos que o empresário deve fazer antes de escolher um .
Implementar uma solução para a Gestão de Custos e Rentabilidade exige dedicação integral ao assunto. O fornecedor deve ser uma empresa 100% dedicada às particularidades e peculiaridades que uma implementação deste tipo requer. Todos os serviços devem ser executados por equipe própria e não por parceiros que podem não possuir o comprometimento necessário para uma implementação de sucesso.
Além disto a empresa deve ser capaz de comprovar experiência internacional em projetos específicos de gestão de custos e rentabilidade, em empresas de diversos tipos e tamanhos – o que por fim beneficia as empresas interessadas em adquirir o sistema pois têm seu tempo de implantação diminuído ao mesmo tempo em que ampliam a qualidade da modelagem desenvolvida.
Aqui é importante entender quem são as empresas de consultoria de negócios que implantam a modelagem conceitual na solução. Estas empresas possuem o know-how de melhores práticas internacionais para a implementação de modelos de custos dos mais simples aos mais avançados e não se arriscaria em indicar e implementar uma solução que não fosse no mínimo a melhor.
A solução deve ter sido avaliada positivamente em estudo formal publicado no mercado por instituto de renome (Gartner, IDC…) ou por empresa de consultoria “big-4” (Deloitte, KPMG, PwC, EY) + Accenture e grandes firmas de consultoria independente.
A solução deve permitir uma instalação em ambiente local como notebooks que facilitam a prototipação de modelos de custos de modo independente para posterior upload para ambiente em produção ou em hardwares escaláveis e com infraestrutura muito sofisticada. Obviamente que também deve permitir a execução em ambiente 100% web e sem qualquer necessidade de se instalar absolutamente nada em ambiente local.
O usuário deve ter autonomia para rodar o modelo e fazer a e rentabilidade independente de fornecedores; a solução deve conter funcionalidades específicas para este fim, facilitando a modelagem, análise e execução de simulações básicas e avançadas de negócios – tudo isto com segurança, níveis de acesso e performance adequada.
A deve permitir análises fáceis e rápidas, através de relatórios avançados ou mesmo Dashboards e painéis de indicadores de gestão que podem ser desenvolvidos pelo próprio usuário. Quanto mais e melhores as funcionalidades da solução melhor será o resultado final e mais eficiente será o trabalho mês a mês.
Ninguém imagina que seja necessário digitar o plano de contas ou de se ter trabalho manual. Os dados que alimentam o modelo de custos e rentabilidade devem vir dos sistemas já existentes, sejam eles o ERP, planilhas, folha de pagamento, BI e/ou qualquer outro responsável por uma parte do que convergirá para o modelo de custos e rentabilidade.
O software de gestão de custos deve possuir mecanismos próprios de ETL (extração, transformação e carga de dados) que permitam transformar as tabelas origem para um formato que o software reconheça, permitindo inclusive críticas nas tabelas origem previamente à importação dos dados. Objetivo é ganhar eficiência e evitar o retrabalho.
Esta é uma dúvida muito comum levantada pelos gestores. Comecemos pelas planilhas: modelar em Excel pode ser a princípio muito simples (e realmente é) porém é natural que junto com as primeiras rodadas e conclusões provenientes da modelagem de custos novas necessidades surjam. Isto sem contar a importante questão da segurança da informação e da integridade de dados. Segundo a companhia EY, “é sim possível modelar em planilhas, porém somente com modelos de custos muito simples e mesmo estes modelos de custos simples apresentarão falhas severas na extração dos dados para posterior análise gerencial”.
Os ERPs passam a falsa impressão de “já conterem tudo o que é requerido para um modelo de custos”, mas isto não é verdade: informações contábeis, ficha técnica, faturamento e volumes são apenas alguns dados que representam o início da modelagem de custos e rentabilidade. Diversas outras informações como detalhamento de processos e atividades, capacidades, indicadores, detalhamento dos custos administrativos e regras de negócios específicas não se encontram no ERP, exigindo que o mesmo seja customizado para atender a esta exigência de uma modelagem de custos eficiente. E todos nós sabemos o quão complicado, caro e demorado é customizar qualquer ERP; o fornecedor pode até argumentar que “o módulo de custos já está incluído ‘gratuitamente’ no pacote”, porém requer muitas customizações e adaptações e com tempo de projeto que não raro é superior a 1 ano; mesmo quando isto ocorre a modelagem pode ficar rapidamente obsoleta pois, sabemos, as organizações são cada vez mais dinâmicas, com novos produtos e serviços sendo desenvolvidos mês a mês, novos departamentos e centros de custos, novos processos, canais, clientes e eventualmente até fusões e aquisições. Infelizmente muitas empresas ainda acreditam nisto, ficando a modelagem comprometida e não mais refletindo nem o que está presente no ERP nem a realidade da operação da empresa.
Tentar fazer num BI é outro desafio inócuo. O Prof. Bala Balachandran de Kellogg sempre diz que “estes sistemas permitem com que análises extremamente equivocadas sejam tomadas de modo muito simples”. Um BI vai sempre apresentar dados que já existem na organização, ele não transforma os dados e nem leva em consideração exigências de modelagem como alocações recíprocas, prevenção de double-counting, entendimento de custos próprios e recebidos e muitos outros. A modelagem basicamente representa um esforço de transformação de dados para posterior apresentação/análise e não o contrário!
Procure saber de outros clientes se eles estão satisfeitos com o atendimento prestado. Em nenhuma hipótese deixe para descobrir se o atendimento atende suas necessidades quando algum imprevisto acontecer.
Como vimos neste artigo, são muitas as dúvidas que surgem no momento de adquirir um software de gestão de custos. Caso você tenha interesse nessa tecnologia, preencha o formulário abaixo e fale com nossa equipe!
Muitas empresas não utilizam um software de gestão de custos especializado para controlar suas despesas e rentabilidade. Contudo, a gestão de custos é um ponto fundamental para o planejamento empresarial. Sem uma boa análise e um bom gerenciamento dos investimentos e das finanças internas da empresa, fica impossível predizer quanto custou e qual produto, serviço, cliente ou canal é realmente rentável.
Em muitas organizações, há uma tendência a utilizar planilhas do Excel, ou softwares de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP), que atendem à demanda da empresa até um certo nível de exigência de precisão das análises de custos. Porém, quando uma maior acurácia das informações e flexibilidade passa a ser necessária — e o tempo de busca e análise dos dados têm que ser diminuídos – um software de gestão de custos, com maior detalhamento, mais praticidade e flexibilidade passa a ser imprescindível.
Neste post, selecionamos algumas informações sobre o assunto. Se você quer saber por que deve investir em um software de gestão de custos, continue a leitura!
Por que investir em um software de gestão de custos?
Em muitos casos organizações de diversos portes fazem análises de custos utilizando simples planilhas. Apesar da facilidade de uso a criação de um modelo em Excel apresenta diversos desafios quanto à flexibilidade da modelagem, segurança da informação, falta de componentes para rastrear os custos e executar simulações de cenários; invariavelmente o usuário acaba dedicando muito esforço braçal na manutenção e pouco esforço intelectual no aprimoramento constante da modelagem executada. Para complicar não raro nos deparamos com clientes que constroem verdadeiros sistemas integrados em planilhas com centenas e muitas vezes milhares de planilhas vinculadas.
Um relatório recente da companhia Ernst&Young (EY) atestou que “a modelagem de custos em planilhas somente pode ser feita com modelos muito simples e mesmo estes modelos simples podem apresentar grandes restrições quanto às capacidades de análise e tomada de decisão, não sendo assim recomendado”
Com a utilização de um software de gestão de custos, você terá as ferramentas e componentes necessários para organizar e controlar, de maneira simples, todos os custos da empresa. Análises complexas como análise dos custos de capacidade/ociosidade, rentabilidade por Produtos, Serviços, Clientes e Canais, detalhamento dos esforços por Processos e tantas outras podem ser feitas de modo simples com uma ferramenta adequada e construída especificamente para este fim.
Como calcular os custos de forma correta?
Uma dificuldade constantemente encontrada nas empresas é apurar corretamente os custos sobretudo quando se há diversidade de produtos, serviços, clientes e canais. Além disto o aumento progressivo dos gastos administrativos e overhead em geral fazem com que esta apuração seja um verdadeiro desafio em qualquer tipo de organização. Alocações de custos utilizando regras simples como volume ou faturamento podem ter funcionado no passado quando estes gastos administrativos não eram significativos, mas no ambiente atual onde é necessária uma maior precisão isto não mais funciona de maneira adequada.
Em geral as empresas têm certeza quanto ao gasto total, faturamento total e resultado total, mas quanto corresponde exatamente a cada um destes produtos, serviços, clientes e canais? Utilizar regras de negócios e chaves de alocação de custos que correspondam à realidade e respeitem uma relação de causa e efeito é fundamental para dar maior acuracidade neste cálculo. Questões como alocações recíprocas onde áreas administrativas trocam custos entre si (exemplo: RH presta serviços para Sistemas e para Produção; Sistemas presta serviços para RH e para Produção) e a necessidade de se entender exatamente o custo destas áreas de apoio que impactaram os custos de Produtos, Clientes e Canais fazem com que esta apuração feita em simples planilhas não produza os resultados necessários a uma boa gestão.
Como o software de gestão de custos ajuda a fazer o controle de custos de processos?
Em geral as organizações já fizeram ou estão fazendo algum estudo de mapeamento de processos a fim de reduzir ineficiências, diminuir o retrabalho e documentar as práticas. Entretanto quanto custou exatamente uma tarefa, atividade ou processo? Quanto destes custos são próprios e inerentes ao Processo em si e quanto foi recebido por demandar as Áreas de Apoio? Mais, quanto destes custos contribuíram para os vários Produtos, Serviços e Canais de nossa empresa? Estas são algumas questões que são atendidas através de um software de gestão de custos.
Além disso, também é possível gerar gráficos de maneira rápida, selecionando os dados de interesse, o que facilita a leitura de informações cruciais para a tomada de decisão quanto a Custos e Rentabilidade.
Como analisar indicadores, fluxogramas e rastreamento de custos?
Outra forma eficiente de se controlar os custos é através do uso de indicadores. Nos softwares de gestão de custos, eles estão completamente integrados, facilitando o controle geral dos gastos.
Além disso, é possível controlar como diferentes áreas da empresa impactam nos custos, gerando fluxogramas e detalhando as contribuições de cada departamento.
Outra ferramenta disponível é o rastreamento de custos, que permite ao gestor regredir no Produto, analisando o impacto de diferentes tarefas nos custos deste Produto e realocando investimentos ou custos, otimizando o processo como um todo.
Se você é gestor e identifica que é necessário tomar decisões mais eficazes financeiramente — em um menor espaço de tempo e de maneira estratégica para a sua empresa —, a incorporação de um software de gestão de custos à empresa é, sem dúvidas, uma ótima opção.
