De nombreux responsables considèrent encore la comptabilité par activités (méthode ABC) comme quelque chose de complexe et de difficile à mettre en œuvre. Toutefois, si votre entreprise est confrontée à des difficultés financières depuis des années et qu’elle s’efforce de contrôler efficacement ses coûts, le véritable défi réside-t-il dans l’adoption de la comptabilité par activités ou dans le fait de continuer à ignorer la nécessité d’un contrôle précis des coûts ? Lorsqu’elle est correctement mise en œuvre, la méthode ABC peut être l’élément différenciateur dont votre entreprise a besoin pour laisser derrière elle les inefficacités du passé.
Dans les années 1990, la comptabilité par activités a connu un véritable engouement, à l’image de la popularité de l’intelligence artificielle aujourd’hui. Le concept, créé par Robert Kaplan, s’inspirait des travaux déjà réalisés par General Electric dans les années 1950, mais en raison du manque de technologie à l’époque, sa mise en œuvre s’est avérée extrêmement difficile.
La percée majeure a eu lieu avec l’essor des ordinateurs personnels et la création de logiciels spécialisés dans les années 1990. C’est au cours de cette période que la comptabilité par activités a gagné en popularité et a commencé à être utilisée par des entreprises de différentes tailles. Le logiciel est devenu accessible et les entreprises ont pris conscience de son importance pour l’amélioration du contrôle financier et des processus internes.
Trois fournisseurs se sont distingués au cours de cette période historique :
À la fin des années 1990, avec l’approche du « bogue de l’an 2000 » et la popularité croissante des systèmes ERP, la comptabilité par activités a été reléguée au second plan. La priorité des entreprises était de s’assurer que leurs ERP pouvaient gérer les problèmes quotidiens, tandis que la comptabilité par activités était laissée de côté. Au fil des ans, la dépendance à l’égard des ERP et la combinaison d’outils tels qu’Excel et la BI ont prévalu, mais la question de la gestion des coûts n’a pas été résolue.
Malgré l’évolution du marché, la nécessité d’un système efficace pour calculer avec précision les coûts des processus, des produits, des services et des clients est restée d’actualité. Les entreprises qui ne se sont pas adaptées à cette réalité se sont retrouvées confrontées à des difficultés financières et opérationnelles.
C’est dans ce scénario qu’apparaît MyABCM, un outil moderne et efficace pour la mise en œuvre de la comptabilité par activités. Il combine le meilleur des solutions historiques avec la technologie actuelle, offrant une plateforme entièrement intégrée aux systèmes de l’entreprise. MyABCM permet aux entreprises de toutes tailles d’adopter un système de gestion des coûts robuste et facile à mettre en œuvre.
Contrairement à ce que beaucoup pensent, la comptabilité par activités ne doit pas être une tâche complexe. MyABCM rend la solution accessible, efficace et adaptable aux besoins de chaque entreprise. Ne vous laissez pas abuser par la complexité apparente. Une mesure précise est la clé d’une gestion efficace et d’un contrôle financier réussi.
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La capacité installée est un concept essentiel pour la croissance durable de toute entreprise et l’ignorer peut entraîner des problèmes importants. C’est exactement ce qui a failli arriver à l’un de nos clients lorsqu’il a envisagé d’investir massivement dans une campagne Big Brother Brasil pour inverser le cours d’un lancement de produit raté.
Tout a commencé lorsque ce client a été confronté à des difficultés liées au lancement d’un nouveau produit. La campagne initiale avait été conçue pour cibler les grands centres urbains, en utilisant différents canaux médiatiques. Malgré des investissements à la radio, dans les journaux et à la télévision, les chiffres de vente étaient décevants et l’entreprise a même envisagé d’abandonner le produit.
À la recherche d’une solution, l’équipe marketing a proposé une idée audacieuse pour sauver le produit et les résultats de l’entreprise : faire de la publicité sur Big Brother Brasil. La proposition comprenait un investissement de 30 millions de BRL, avec la promesse de tripler les ventes en l’espace de trois mois.
Une perspective séduisante, certes, mais c’est là qu’interviennent les données. Bien que l’idée soit séduisante, le directeur financier a soulevé une question essentielle : la capacité installée de l’entreprise pouvait-elle faire face à une telle augmentation des ventes ?
MyABCM ayant été récemment mis en place au sein de l’organisation, les équipes FP&A et Controllership ont pu effectuer des simulations détaillées pour répondre à cette question. L’analyse a mis en évidence d’importants goulets d’étranglement dans plusieurs domaines, notamment la production, la logistique et l’informatique. Le système a révélé qu’en l’absence d’ajustements structurels, le triplement des ventes pourrait conduire à des effondrements opérationnels suffisamment graves pour entraîner la faillite de l’entreprise !
Ce cas illustre clairement le fait qu’ignorer la capacité installée en période de croissance peut s’avérer désastreux. Ce concept va au-delà de la simple mesure des ressources de production disponibles ; il implique de comprendre les goulets d’étranglement et les limitations tout au long du flux de travail, de la production au service à la clientèle. Les entreprises qui effectuent des analyses détaillées de leurs processus, comme celles qui utilisent MyABCM, peuvent anticiper les problèmes et se préparer de manière adéquate à relever de nouveaux défis.
Pour notre client, les informations fournies par MyABCM ont été décisives. Ils ont identifié les goulets d’étranglement qui devaient être résolus et ont réorganisé leurs processus internes. De cette manière, l’entreprise a évité une crise potentielle en reconnaissant qu’elle ne disposait pas de la structure nécessaire pour soutenir l’augmentation soudaine de la demande que la campagne allait générer.
Après des ajustements et des améliorations, le scénario a complètement changé. La capacité installée ayant été revue et optimisée, l’entreprise a finalement été en mesure d’investir dans une campagne Big Brother Brasil lors d’une saison ultérieure. Cette fois, les résultats ont été un succès absolu : les volumes de vente ont plus que triplé et tous les départements étaient préparés à la nouvelle réalité.
Cette histoire souligne l’importance d’une planification fondée sur des données et des analyses solides. Des outils tels que MyABCM offrent non seulement une vue détaillée des coûts et des processus, mais aussi la possibilité de simuler des scénarios et d’anticiper les défis. Les entreprises peuvent ainsi transformer les risques en véritables opportunités de croissance.
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Les économies d’échelle sont un facteur décisif pour les entreprises qui cherchent à améliorer leur efficacité opérationnelle et leur rentabilité. Elles se produisent lorsque la production ou les opérations à grande échelle réduisent les coûts unitaires, augmentant ainsi les marges et maximisant les résultats. Cependant, une mise à l’échelle mal gérée peut devenir un problème important, entraînant des coûts cachés et affectant négativement les performances financières.
L’entreprise brésilienne Chilli Beans, qui vend environ 5 millions de paires de lunettes par an, est un exemple d’économies d’échelle. Si l’entreprise réduisait ses coûts de production de 1 R$ par unité, elle verrait sa rentabilité augmenter de 5 millions de R$. Inversement, une augmentation des coûts de 1 R$ se traduirait par une perte du même ordre de grandeur. Cette logique s’applique à de nombreuses entreprises de divers secteurs, notamment le transport aérien et l’industrie automobile.
Des entreprises de différents secteurs ont mis en œuvre des stratégies créatives pour tirer parti des économies d’échelle. Un exemple notable est celui d’American Airlines, qui a économisé 40 000 dollars par an en supprimant une seule olive des repas à bord. De son côté, Southwest Airlines a rationalisé ses opérations en exploitant exclusivement des Boeing 737, ce qui a permis de réduire les coûts de maintenance et de formation.
Une autre référence est Toyota Motor Corporation, qui procède à des ajustements méticuleux de ses lignes de production pour maximiser l’efficacité. Le positionnement précis des outils, utilisés de manière globale et continue, génère des gains significatifs au fil du temps. Ces exemples démontrent que de petits changements, lorsqu’ils sont multipliés à grande échelle, peuvent produire des résultats substantiels.
En revanche, tous les clients ne contribuent pas positivement aux économies d’échelle. Un exemple concret concerne l’un de nos clients en Asie, qui a procédé à des ajustements importants pour répondre exclusivement aux besoins d’un seul client. L’entreprise a créé un nouveau centre de distribution, développé des itinéraires spécifiques et investi dans des camions électriques pour répondre à cette demande. Cependant, après la mise en œuvre de notre système, il est devenu évident que ce client n’avait pas été rentable dès le départ. Une analyse détaillée des coûts a révélé que plus on vendait de produits à ce client, plus les pertes financières étaient importantes.
Il est essentiel de comprendre l’impact des économies d’échelle sur les clients et les produits pour éviter les pièges financiers. Les entreprises qui mesurent précisément leurs coûts peuvent prendre des décisions stratégiques concernant l’affectation des ressources, l’élimination des opérations non rentables et le renforcement des domaines présentant un potentiel de rendement plus élevé.
Tout comme une vision claire permet à Chilli Beans de repérer les possibilités de réduction des coûts, les entreprises de tous les secteurs doivent ajuster leur objectif pour maximiser les économies d’échelle. Des détails apparemment insignifiants, tels que la suppression d’une olive ou le choix d’un seul modèle d’avion, peuvent être décisifs pour la santé financière.
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Entel, une entreprise de technologie et de télécommunications de premier plan, transforme sa gestion des coûts avec l’aide de MyABCM. L’organisation, qui opère au Chili et au Pérou, est réputée pour ses plus de 20 millions d’abonnés mobiles et une vaste infrastructure de fibre optique s’étendant sur environ 11 000 kilomètres, assurant la continuité des communications interurbaines et internationales dans les deux pays.
Avec l’expansion croissante de ses services, de ses technologies et de ses zones de couverture au cours des dernières années, Entel a été confrontée à des défis importants. La gestion d’un volume de plus en plus important d’informations sur les coûts est devenue essentielle, de même que la fourniture d’une vue intégrée et agile de ces données pour les départements et les décideurs concernés.
Pour répondre à ce besoin, l’entreprise a recherché une solution capable d’optimiser la gestion des coûts et d’améliorer la traçabilité des informations sur les coûts dans ses différentes activités.
La solution a pris la forme de MyABCM, choisie par Entel pour répondre à ses besoins spécifiques. Tout d’abord, elle offre la possibilité de tracer les coûts jusqu’aux niveaux les plus granulaires, en fournissant une vue détaillée des sources de coûts dans toutes les opérations de l’entreprise, en les reliant aux revenus des services pertinents et en offrant une visualisation précise de la structure des coûts de l’organisation.
En outre, l’outil a permis aux utilisateurs d’explorer et d’utiliser ses fonctionnalités en toute autonomie. Cela a permis de réduire la dépendance à l’égard du soutien externe et de faciliter l’intégration avec d’autres technologies utilisées par l’organisation.
Un autre avantage de MyABCM est la souplesse dans la consolidation des données et la génération de rapports. Entel a ainsi accéléré le traitement des analyses et la disponibilité des données, rendant l’accès à l’information plus rapide et plus efficace. Cela a permis d’obtenir une vue claire et immédiate des coûts, permettant une prise de décision plus informée et plus agile.
MyABCM a également apporté plus de transparence et de fiabilité aux données obtenues. La solution a permis d’éliminer la dépendance à l’égard des feuilles de calcul et de garantir l’intégrité des informations sur les coûts, ce qui est essentiel pour une gestion efficace.
En centralisant les informations sur les coûts et en réduisant le temps nécessaire à l’émission d’analyses, Entel a gagné en autonomie dans l’exploitation de son modèle de coûts et dans l’obtention d’analyses. Avec le soutien de MyABCM, l’entreprise trace une voie fructueuse dans la gestion des coûts et prend des décisions stratégiques pour l’avenir des télécommunications dans sa région de couverture.
La planification et l’analyse étendues (xP&A) est une évolution de la planification et de l’analyse financières traditionnelles, largement connues et utilisées dans les organisations. Dans un scénario où les technologies se sont développées au point de permettre la collecte, la relation et l’intégration de grandes quantités de données, ce déploiement de l’analyse et de la planification financière est un phénomène attendu.
Après tout, pourquoi ignorer les départements dont les activités ont un impact sur les résultats financiers de l’entreprise, s’il est désormais possible de comprendre comment leurs actions à un niveau spécifique ont des répercussions sur l’image globale de l’entreprise ?
Vous voulez mieux comprendre ? Alors continuez à lire pour en savoir plus sur xP&A !
La définition la plus simple est que le xP&A est un FP&A qui élargit la vision du secteur financier. Et comme nous l’avons déjà mentionné, c’est un résultat naturel de l’avancée des logiciels de gestion, qui sont désormais capables d’interconnecter de manière fluide les informations provenant de tous les secteurs d’une entreprise.
En d’autres termes, le différentiel xP&A est la proposition de centraliser les données des différents départements de l’entreprise et de les gérer dans une seule interface. Il permet d’identifier les différents centres de coûts d’une entreprise et de les prendre correctement en compte dans les analyses financières de l’organisation.
xP&A comble une lacune très importante : il met en évidence des coûts qui, dans d’autres modèles d’analyse, restent cachés. Pour en savoir plus sur les frais généraux et les coûts cachés et leurs dangers, cliquez ici.
Lorsque l’on intègre les besoins et les opérations des différents secteurs de l’entreprise, il est facile de créer des silos d’information qui isolent les données départementales et empêchent l’équipe financière de comprendre leurs origines et de valider leur acuité. Avec les outils qui permettent à l’organisation d’adopter xP&A, les gestionnaires peuvent observer comment les différents secteurs (marketing, ressources humaines, distribution, production, technologie, recherche, etc.) contribuent à la génération des coûts et des résultats.
En bref : xP&A crée une véritable carte des entrées et sorties de ressources au sein de l’organisation.
xP&A permet de visualiser les coûts et les affectations financières au niveau du secteur. En tant que tel, il permet d’identifier les sources de coûts et les goulets d’étranglement, améliorant ainsi le processus de prise de décision concernant l’application des ressources.
Il s’agit ici d’une unification des données au sein de l’entreprise. Finances, ventes, marketing, RH, etc. Tout cela au sein d’une même plateforme avec un modèle unifié de collecte et de présentation des données, ce qui rend l’information plus cohérente et plus fiable.
En connectant les informations, xP&A ouvre la porte à la création d’une planification intégrée. Ainsi, l’entreprise fonctionne davantage comme un engrenage uniforme, où tout est connecté et fonctionne de manière coordonnée.
Les entreprises qui adoptent xP&A peuvent avoir beaucoup plus d’agilité en matière de planification et de projections. Cela a un impact sur tous les créneaux, mais surtout sur ceux qui font face à une plus grande incertitude et volatilité économiques.
La visualisation de l’origine des coûts et de la manière dont les ressources circulent dans la structure organisationnelle garantit une plus grande prévisibilité des résultats et de l’impact des actions.
Ce dernier avantage est le résultat de l’union de tous les autres. Grâce à toute la visibilité promue par xP&A, les décideurs peuvent être plus efficaces pour voir les améliorations, les opportunités et les risques. La modélisation de scénarios permet de simuler des situations et d’anticiper des changements, préparant ainsi l’entreprise à agir de manière stratégique.
Cependant, il faut garder à l’esprit que tous les logiciels ne sont pas adaptés à l’adoption de xP&A. Les ERP traditionnels, ainsi que les logiciels moins sophistiqués, peuvent être utilisés. Les ERP traditionnels, ainsi que les systèmes comptables et les solutions financières moins sophistiqués, ne sont généralement pas en mesure d’intégrer des informations à un niveau aussi détaillé.
Pour obtenir tous les avantages de cette méthodologie, il est indispensable de compter sur une solution capable de gérer et de mettre à jour en temps réel un grand volume d’informations, ainsi que de collecter des données provenant des différentes sources alimentées par chaque département.
MyABCM a été conçu pour fournir ce niveau de détail dans l’analyse, dans un modèle flexible qui s’adapte aux segments et aux modèles d’affaires les plus divers.
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Au cas où vous vous seriez égaré ici, lisez notre article complet expliquant le fonctionnement de la méthode de calcul des coûts ABC en cliquant ici.
Récapitulons quelques points triviaux qui sous-tendent le « Coût par activité ».
Si ce terme vous est déjà familier, poursuivons et voyons pourquoi l’ABC (comptabilité par activités) a le pouvoir de faire augmenter votre rentabilité.
Allons droit au but.
L’objectif de la méthode ABC est de contrôler au maximum les coûts indirects (également appelés frais généraux) et les coûts directs associés à un produit, un service, un client ou un canal.
Grâce à un système de calcul des coûts utilisant des facteurs qui respectent une relation de cause à effet et visant à apporter une analyse avancée des coûts par activité au sein de l’opération.
Et avec cet éventail dense de données, filtrer intelligemment les chiffres et les transformer en décisions stratégiques.
La première étape provient de ce que nous appelons la « culture axée sur les données ».
C’est l’habitude naturelle de TOUJOURS prendre des décisions fondées sur les données recueillies et non sur des sentiments.
Tout commence par l’identification des KPIs (key performance indicators), qui sont nos indicateurs clés de performance.
Si vous voulez prendre des décisions basées sur des données et pas seulement sur l’intuition, oui.
Les indicateurs de performance permettent de mesurer dans quelle mesure une stratégie génère ou non le résultat escompté.
Il est important de mentionner que les KPIs sont toujours mesurables et concrets.
L’analyse des données est quelque chose d’automatique dans les grandes entreprises, cependant, la création de stratégies et la définition des prochaines étapes ne sont pas toujours fournies par une étude en plus de ce qui a déjà été collecté et digéré.
La méthode de calcul des coûts ABC est utile pour les entreprises qui ont déjà cette culture axée sur les données et qui recherchent l’optimisation par une analyse détaillée des données.
Plus vous en savez sur le montant et l’endroit où vos ressources sont dépensées, plus vos améliorations liées à la gestion des coûts seront précises.
Et c’est ce que nous proposons à MyABCM.
La méthode ABC aboutit à une analyse avancée des coûts basée sur chaque activité impliquée dans la production d’un certain produit, la prestation d’un certain service ou le service à un certain client ou canal.
La tarification entre en jeu ici.
Ce qui constitue l’un des plus grands défis d’une entreprise peut être facilité par l’application de la méthode ABC.
N’oubliez pas que si vous ne calculez pas vos coûts totaux, vous risquez d’obtenir des prix inférieurs à la normale, ce qui se traduira par une marge bénéficiaire défavorable pour l’entreprise.
Avec le contrôle de toutes les dépenses segmentées dans la paume de votre main, la tarification devient plus claire et effectivement correcte. La conséquence en est un impact réel sur les négociations avec les clients, les politiques de rabais et le commissionnement des vendeurs, ce qui se traduit finalement par un plus grand profit pour l’entreprise !
La possibilité de pouvoir gérer précisément tous les coûts de l’organisation. Cela ouvre la possibilité de prendre des décisions plus affirmées sur les domaines où agir pour réduire les coûts, investir et même servir les meilleurs canaux et clients du point de vue de la rentabilité.
2. Relier les frais généraux aux produits, services, canaux et clients qui les consomment réellement.
Au lieu d’associer le même coût à tous les produits, services, clients et canaux, vous pouvez allouer la juste valeur consommée par chacun.
Cela permet également d’identifier les coûts qui s’appliquent à plus d’un segment, ce qui rend cette fonctionnalité plus précieuse car elle élimine potentiellement les distorsions dans le calcul des coûts.
3. Évaluer l’efficacité de la production et appliquer des améliorations
La méthode ABC permet d’attribuer une valeur aux coûts indirects, en travaillant les données comme s’il s’agissait de coûts directs. En fractionnant les coûts indirects et en les répartissant par activité, nous pouvons rechercher des progrès avec précision.
De la même manière, nous pouvons rendre les processus plus efficaces et suivre correctement les principaux KPIs de chaque activité de l’organisation.
4. Données exactes pour atteindre la marge de profit souhaitée
Disposer de données précises aura un impact direct sur la prise de décision d’un dirigeant. Ouvrant la possibilité de réduire ou de transférer les coûts de production et d’appliquer des stratégies de prix efficaces pour obtenir une marge de profit adéquate.
5. Avantages uniques
D’autres méthodes ne peuvent pas couvrir ce que la méthode de calcul des coûts ABC fournit.
Directement liée à la particularité de la comptabilité par activités, elle permet de mesurer les dépenses directement liées aux activités, aussi petites soient-elles.
Toutes les questions ci-dessous doivent être répondues par un oui.
Vous êtes donc préparé.
Pour être clair, il n’y a pas que des avantages.
Mais c’est la solution à de nombreux problèmes complexes pour ceux qui cherchent à optimiser les coûts grâce à un système robuste.
Après avoir lu cet article, vous aurez certainement les réponses à la question de savoir comment la gestion des coûts ABC peut augmenter vos bénéfices.
Lorsqu’on y regarde de plus près, une entreprise ressemble fortement à un organisme vivant.Différents départements travaillent ensemble en même temps pour garantir que l’entreprise entière fonctionne bien.
Cependant, comme l’organisme malade fonctionne avec difficulté, une entreprise peut aussi avoir des problèmes lorsque ses processus échouent, et une façon de résoudre ce problème est d’optimiser vos processus.
Les processus d’entreprise peuvent être considérés comme un groupe d’activités qui sont exécutées dans le but d’atteindre l’objectif commun de votre entreprise. Il y a des processus internes – production et assemblage par exemple – et des processus externes comme les processus de vente. Ces processus varient pour chaque activité métier.
Certains responsables concentrent leurs efforts seulement sur le résultat final de l’entreprise. Dans un commerce de détail par exemple, l’objectif principal est d’augmenter les ventes. Toutefois, un échec dans d’autres activités peut engendrer des pertes, même si le résultat désiré a été atteint.
En pratique, optimiser, c’est gagner en agilité et en qualité pour exécuter une tâche. C’est pourquoi un responsable devrait cartographier tous les processus de son entreprise. C’est la seule façon de savoir si un processus est efficace ou non.
Nous listons ci-dessous certains processus qui fréquemment doivent être optimisés en entreprise.
Embaucher quelqu’un est un investissement. C’est pourquoi il est fondamental de s’assurer que la personne embauchée est la bonne pour le travail car le coût d’une embauche est élevé.
Outre les avantages, ce processus implique du travail de la part de l’équipe RH et le temps passé par ces employés est précieux.
Former un employé qui ne restera pas dans votre entreprise et recommencer à zéro le processus d’embauche affecte également la productivité d’un département, générant des délais pour terminer le projet.
La communication est essentielle en entreprise mais principalement en termes du consommateur. C’est important de se rappeler que les échecs en communication interne résulte de tâches mal faites qui affectent la qualité et demandent une reprise – un mot à éviter dans toute entreprise.
Vous devez donc vérifier que les outils que vous utilisez pour la communication interne sont efficaces.
De nombreux processus de production peuvent être automatisés entraînant une diminution du coût de la main d’œuvre et améliorant la qualité du produit final. Il faudrait faire aussi attention au travail dupliqué ou devoir refaire le travail et même les problèmes liés à l’agencement de l’entreprise qui peuvent affecter les résultats finaux de l’entreprise.
Le comportement du client a changé suite à la hausse de l’utilisation d’internet; c’est pourquoi il est important pour chaque entreprise d’avoir une présence numérique, même si votre objectif n’est pas de vendre sur le web. Le service après-vente peut être effectué par chat en ligne par exemple.
Dans certains cas, même lorsque vous atteignez vos objectifs, votre marge bénéficiaire n’augmente pas et ceci arrive car vous ne pretez pas attention à la gestion de coût stratégique. La technologie peut aider ce processus à devenir plus efficace.
Maintenant que vous connaissez l’importance de l’optimisation des processus, il est temps d’apprendre quelles sont les 5 principales erreurs en gestion de coûts et comment les éviter!
