Prever y controlar costos y resultados es necesario para que la organización sea exitosa en el alcance de sus planes. ¿Sabe usted cuáles son los pasos de una gestión de costos bien ejecutada?
Teniendo en cuenta la importancia de la gestión de costos, es hora de aprender como moldearla de acuerdo con las intenciones de su empresa. Antes de poner en practica efectivamente la gestión, es un deber de todo emprendedor, elaborar las etapas del proceso. ¡Se las presentamos!
¿Qué es un proyecto de gestión de costos?
Este tipo de proyecto apunta a mejorar la administración de los costos más diversos que la compañía tiene para cada actividad, como acciones de mercadeo, tareas administrativas, actividades operacionales e inversiones variadas.
Dentro del proyecto, la administración se entiende como calcular, controlar y asignar todos los gastos mapeados dentro del mismo. Para ello, es necesario seguir algunos pasos, como la planificación, el rendimiento, la medición de resultados y otros, que trataremos en el siguiente tema.
Los 5 pasos de un proyecto de gestión de costos
Cada proyecto desarrollado en las organizaciones debe cumplir algún propósito específico. Este propósito debe definirse antes de que comience el proyecto, ya que los objetivos guiarán todos los pasos de implementación posteriores. Al definir los objetivos, necesita responder preguntas como:
Esta definición es fundamental y será prácticamente la brújula que guiará la implementación como un todo.
En este momento debemos, además de definir los Objetivos del Proyecto y los Objetos de Costos a desarrollarse, comenzar también a elaborar un estudio preliminar de los análisis que se requerirán luego del proyecto, así como su profundidad y detalle.
Mapear un proceso, en el idioma corporativo, significa diseñar el flujo de sus actividades, entradas y salidas. El mapeo es un diseño del estado actual de su proceso, para que usted sea capaz de visualizarlo por completo y logre optimizarlo.
Viendo su proceso en este lente panorámico, es más fácil hacer las mejoras necesarias antes de ponerlo en práctica, evitando sorpresas desagradables en el trascurso de la actividad.
Los procesos tienen objetivos específicos en la realidad de su empresa. Cuando estos procesos son tomados en cuenta dentro del conjunto de actividades de la empresa y sobre todo cuando se demuestra su impacto para cada Objeto del Costo previamente determinado, se presentan análisis muy interesantes.
Los inputs, (entradas), se refieren a cualquier elemento de partida de un moldeado de costos y resultados. Pueden ser centros de costos y cuentas contables (extraídos directamente de la Contabilidad o del ERP), fichas técnicas/materias-primas, ingresos o alguna otra información.
Un input puede ser un valor financiero o no-financiero, algo relacionado a volumen o a cantidades, además de normativas de negocios u orientadores que estarán presentes en todas las asignaciones de costos por el modelo.
Esta información influye en los procesos y ayudará a concebir una administración de costos eficiente y concordante con la realidad de la organización.
Un buen modelo de costos permite a los administradores una rápida generación de informes y análisis de costos y resultados de manera sencilla.
En este momento el análisis de rastreabilidad de costos es fundamental para entender cualquier elemento del modelo con sus respectivos inputs y outputs (salidas). Un buen modelo es aquel que, entre otras cosas, permite que se gaste poco tiempo en su mantenimiento, dando libertad al administrador para estudiar permanentemente como hacerlo más sofisticado para que pueda atender, cada vez mejor, las necesidades de la organización.
Es fundamental también la capacidad de simular y crear escenarios básicos y avanzados de negocios. Estas simulaciones necesitan realizarse sin significar un esfuerzo demasiado grande para los administradores, pero para que esto sea una realidad debe concebirse un buen modelo de costos y resultados.
Las organizaciones son dinámicas y susceptibles a cambios estructurales de forma bastante frecuente. De esta forma el modelo de costos y resultados es prácticamente un organismo vivo, que debe adaptarse a los cambios y rápidamente reflejar la realidad de las operaciones de la organización.
Además de esto es importante trabajar bajo el trinomio “Medir – Administrar – Mejorar” donde la mejora permanente aparece como un componente importante para un moldeado estratégico.
Es muy importante que los administradores entiendan que el proceso de moldeado de costos y resultados no es estático y debe estar en permanente mejora dentro de las organizaciones, para permitir que incluso las decisiones complejas de negocios se tomen de forma simple a través de un moldeado coherente y dinámico.
Ventajas de un proyecto de gestión de costos
Aumento en la rentabilidad
Al reducir la estructura de costos de manera eficiente, naturalmente gasta menos para entregar sus productos o servicios a sus clientes. En consecuencia, el beneficio obtenido de las operaciones cerradas aumenta, a medida que queda más ganancia neta con cada nuevo cierre.
Aunque no es posible cambiar la estructura de los gastos operativos, para no poner en peligro la calidad de las soluciones entregadas, si se reducen otros gastos, menos dinero deja el flujo de efectivo cada mes.
Aumento en la competitividad
La reducción de costos también permite reducir los montos que se cobran a los clientes o no aplicar los reajustes planeados, si esto no resulta ser negativo para las finanzas. Por lo tanto, la competitividad aumenta en relación con la competencia debido al factor precio.
E incluso, si los precios no se reducen, se generan más ganancias y excedentes al reducir la estructura de costos, lo que crea más disponibilidades para que la empresa invierta en mejoras y en sus departamentos de marketing y ventas, lo que aumentará la participación en el mercado obtenida.
Reducción de riesgos
¿Su empresa carece de disponibilidad para invertir en marketing y ventas? Existe un riesgo de estancamiento.
¿Es la rentabilidad muy baja debido a los gastos excesivos? Existe el riesgo de quiebra.
¿No puede invertir en mejoras en sus soluciones? Existe el riesgo de perder clientes frente a la competencia.
Además de estos ejemplos, podemos mencionar otros gastos que pueden sufrir las empresas al no gestionar sus gastos. Y, además de los que ya se mencionaron, otros riesgos también son reducidos luego del desempeño exitoso de un proyecto de gestión.
Precisión en los precios
Precios muy altos en productos o servicios puede retirar su competitividad e interrumpir el crecimiento de su base de clientes. Por otro lado, disminuir los precios puede no permitir que la organización genere resultados netos, lo que amenaza el capital de trabajo y la continuidad de las operaciones.
La fijación de precios no solo sirve para ofrecer soluciones al público y generar ingresos, lo que, en la práctica, no significa buenos resultados si no genera ganancias. Un precio correcto necesita un equilibrio entre la oferta del mercado y el margen de contribución, lo que le permite pagar los gastos y aumentar el flujo de efectivo entrante.
Sin costos bien administrados, el cálculo de los precios se realiza a ciegas y no se sabe exactamente si se obtendrán ganancias, a menos que la decisión sea tener el precio de mercado más alto sin ninguna estrategia.
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Las estrategias que optimicen la administración financiera de una empresa de gran tamaño son indispensables para la toma de decisiones. Al final, todas las acciones realizadas por el equipo de gerentes y directores están unidas con la planificación financiera y con el detalle del flujo de caja. Por lo tanto, el control de costos y gastos debe ofrecer información extremamente consistente.
Vea, a continuación, 5 consejos administrativos para mejorar al máximo el control de costos y gastos. Entienda cómo analizar las finanzas de la empresa con eficacia, para descartar daños e indicadores negativos.
Para conquistar mejores resultados, la empresa debe seguir una detallada planificación financiera. Utilizando buen software, es posible analizar y prever los gastos estimados para el período, así como los ingresos. Se debe destacar que, para tales análisis, deben considerarse todos los costos fijos de la empresa.
Unido a la planificación financiera, se debe considerar un flujo de caja organizado y claro. Para organizar con claridad todos los gastos, ingresos, cuentas por pagar y por cobrar, inversiones y otros indicativos, es necesario:
Un inventario mal planificado genera costos innecesarios y, directamente, afecta las finanzas de la empresa. La empresa debe invertir en la planificación del inventario, considerando siempre los índices de ventas: mantener almacenado un artículo que no tiene salida genera grandes costos de almacenamiento, lo cual es indeseable.
El método más eficaz para organizar el inventario y el plan que apunta a una mayor rentabilidad financiera de la empresa, es la utilización de un software de administración de inventarios. El proceso automatizado reduce el riesgo de errores y, en consecuencia, los daños.
Existen algunas decisiones que revalorizan la reputación de las empresas, principalmente ante los proveedores. Una de ellas es anticipar los pagos o realizarlos en la fecha prevista para su vencimiento.
Si el proveedor de productos o servicios ofrece descuentos considerables para el pago anticipado, es interesante evaluar esta medida. Además de la buena imagen, la anticipación del pago también favorece el crédito. Para las finanzas de la empresa, los descuentos significan economizar recursos que, en otros escenarios, pueden ser útiles.
Contratar y despedir empleados son procesos que involucran costos. Definir el momento exacto de mover el esquema de la empresa es una estrategia que ayuda directamente en el control de costos y gastos. Adicionalmente, se debe considerar la necesidad real de invertir en entrenamientos, principalmente realizados por asociados externos.
El gran secreto del control de costos y gastos está en la adopción de procesos que simplifiquen la toma de decisiones. Obtener información precisa y consolidada — por medio de procesos automatizados — reduce el riesgo de decisiones erróneas y de daños.
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Comprender cómo calcular la tasa de rendimiento y la rentabilidad de una empresa es fundamental para que los gerentes visualicen claramente la situación financiera de la empresa. Los gerentes suelen confundir estas dos terminologías, pero representan aspectos distintos de la empresa. Necesita saber cómo aumentar ambos si desea asegurar el éxito de su negocio.
Si tiene alguna pregunta sobre este tema, siga leyendo esta publicación. Explicaremos los conceptos de estos términos, su importancia para su empresa, cómo calcularlos y, finalmente, qué técnicas son más efectivas para aplicarlas. ¡Eche un vistazo!
¿Cuál es la diferencia entre estos dos conceptos?
Primero, es importante entender que ambos son índices que se relacionan con el ingreso neto de la compañía. Por esta razón, están constantemente confundidos.
Sin embargo, el resultado muestra ganancias desde diferentes perspectivas. Vea a continuación lo que cada uno de estos conceptos pretende lograr.
Tasa de Rendimiento
La tasa de rendimiento es un valor porcentual que relaciona una inversión inicial y la velocidad a la que una empresa obtiene su rendimiento financiero.
Por lo tanto, si la tasa de rendimiento es baja, significa que el proyecto invertido es prescindible para la empresa; si su valor es negativo, está causando pérdidas y, finalmente, si su número es alto, es muy beneficiosa para las finanzas de la empresa
Rentabilidad
Esta medida, también dada como un porcentaje, muestra cuánto recibió efectivamente una empresa en relación con las ganancias generales de la empresa.
Si bien la tasa de rendimiento muestra el retorno de la inversión, la rentabilidad muestra todo lo que se ha logrado, teniendo en cuenta los proyectos, ahorros, ventas, ingresos y otros elementos de la empresa.
¿Qué tan importante es entender la diferencia entre los conceptos?
Evaluar solo uno de estos aspectos traerá una visión general deficiente del negocio, dando una falsa impresión de que es exitoso. De esa manera, el controlador no tendrá datos reales sobre las ganancias de la empresa, lo que resultará en pérdidas e incluso en bancarrota.
Por ejemplo, es posible que tenga una alta rentabilidad, pero debido a factores distintos a una inversión. De esa manera, no sabrá si el proyecto es rentable o no; puede estar causando pérdidas que usted no conoce, y eso es un desperdicio de capital.
Saber cómo calcular estos índices garantiza la correcta determinación de la ganancia. Esto tiene un impacto positivo en la toma de decisiones de la empresa, ya que proporcionarán efectivamente el crecimiento saludable de la empresa
¿Cómo calcular la tasa de rendimiento y la rentabilidad?
La rentabilidad toma en consideración el tiempo como una variable fundamental. Generalmente, se realiza considerando el mes y el flujo de caja correspondiente. La otra variable envuelta es la inversión inicial, y la fórmula es dada por:
Rentabilidad = (La producción neta del periodo / inversión inicial) x 100%
De esta forma, considere un negocio que exigió una inversión inicial de $400 millones. Actualmente, su flujo de caja mensual está cerca de $25 millones. En este caso, la rentabilidad mensual está dada por:
Rentabilidad = (25/400) x 100%
Rentabilidad = 6,25%
Un negocio no es rentable cuando este índice es nulo o cuando es negativo, lo que indica que la inversión resultó en pérdida. Por otro lado, cuanto mayor sea la rentabilidad del negocio, más rápido llega el retorno de la inversión.
Productividad
Para conocer la productividad del negocio, es necesario pensar en términos de facturación y de utilidad neta para el período a analizar. La relación viene dada por:
Productividad = (utilidad neta / facturación total) x 100%
Imagine, por ejemplo, que, en un año, la empresa facturó $500 millones. La productividad bruta fue de $300 millones y los ingresos netos, de $200 millones. En este caso, la productividad está dada por:
Productividad = (200 / 500) x 100%
Productividad = 40%
Esto significa que la productividad depende mucho más de los ingresos netos en sí que de la facturación, ya que una facturación elevada asociada a una productividad pequeña derrumba este índice.
Para entender, imagine la misma situación, pero en donde la productividad fue solo de $100 millones. En este caso, la productividad cae a la mitad, aunque la facturación sea la misma.
Es posible actuar sobre estos índices para colocarlos en niveles más altos o que sean más adecuados a lo que la gestión espera.
Elevando la rentabilidad
Estas medidas consisten en realizar nuevas inversiones cuyos retornos puedan ser medidos. Hemos enumerado algunos ejemplos a continuación.
Segmentar la audiencia
Los clientes son el foco de cualquier negocio, dado que los ingresos para sostenerlo provienen de ellos. Los mercados están actualmente muy concurridos. Para garantizar que una audiencia particular siempre adquiera los productos de su marca, puede desarrollar productos y preparar una acción de marketing para un perfil de consumidor muy específico.
Crear técnicas para aumentar la productividad
Siempre hay espacio para maximizar la productividad de los empleados, ya sea mediante el cambio de materiales, el intercambio de personal, el proceso de automatización, entre otros métodos.
Negociar precios con proveedores
Una buena negociación puede ser excepcionalmente beneficiosa para la empresa. Si tiene una buena relación con un proveedor de confianza, intente negociar precios más bajos con ellos. Por ejemplo, puede ofrecer un esquema de lealtad para adquirir siempre su materia prima con ellos a cambio de un precio reducido.
Maximizando la Rentabilidad
Aquí mostraremos las principales metodologías que aumentan el ingreso neto total de su empresa; Eche un vistazo.
Reducir los Costos Operativos
Esta estrategia aumenta tanto la tasa de rendimiento como la rentabilidad. Los costos operativos son aquellos necesarios para mantener la empresa activa, como salarios, electricidad, etc. La reducción de estos gastos resultará en un aumento de la rentabilidad de la empresa, no en un aumento de los ingresos
Implementar Mejoras Continuas
Existen numerosas estrategias y tecnologías que pueden aplicarse en la empresa: el mayor error que puede cometer un gerente es no buscar continuamente mejoras. Estas pueden ser una mejor organización estructural, de la informatización de la empresa, el uso de nuevos índices que ayuden en la toma de decisiones, etc.
Al usar software financiero, los procesos se vuelven más rápidos, más simples y más precisos. Con menos tiempo perdido, hay más productividad, lo que lleva a ganancias tanto en la tasa de rendimiento como en la rentabilidad.
Analizar los Precios de Venta
El gusto de los clientes, los valores de los productos y las tasas de impuestos pasan por cambios constantes. Por lo tanto, el precio de sus bienes o servicios también debe actualizarse para mantenerse al día con el mercado.
Dependiendo del escenario, los valores de sus productos podrían ser más altos, lo que generaría más ganancias, pero también sería factible reducir sus precios para expandir su red de clientes. Este estudio maximizará la rentabilidad.
Puede ver que comprender cómo calcular la tasa de rendimiento y la rentabilidad le permite tener una visión real y transparente del negocio y también asegura una toma de decisiones más precisa y concreta. Después de leer esta publicación, sabrá exactamente cómo utilizar este conocimiento para fomentar el crecimiento de la empresa.
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Economizar puede ser la mejor salida para garantizar un flujo de caja reforzado y mantener la fuerza competitiva del negocio. El problema es que, muchas veces, los administradores no saben por dónde comenzar, ya que todos los gastos parecieran ser bastante pequeños.
Pensando en esto, le entregamos una lista con algunos consejos sencillos de reducción de costos que pueden ayudarle en este sentido y marcar la diferencia en su empresa. ¡Preste atención!
Siempre se pueden mejorar algunos procesos productivos — y no es necesario sacrificar la calidad de los productos y servicios para ello. Comience realizando pequeñas acciones, como analizar el consumo de agua, energía eléctrica y telefonía.
Un poco más allá, estudie todo el proceso productivo de la empresa y descubrirá puntos de desperdicio, ya sea en tiempo, materiales o mano de obra. Con toda esta información en sus manos, bastará con elaborar un plan estratégico de mejoría que, en poco tiempo, verá los resultados de una producción optimizada y con reducción de costos.
El inventario puede ser uno de los mayores puntos de desperdicio de la empresa, ya que las compras mal hechas congelan recursos financieros por mucho tiempo. Para una mayor reducción de costos, desarrolle una planificación de sus compras que incluya productos de mayor salida en los períodos de mayor demanda.
Por medio de informes de compras y ventas realizadas en el pasado, es posible hacer proyecciones de lo que se debe pedir, en qué cantidad y en qué momento. Esta acción hará que los productos y servicios roten más rápido, generando flujo de caja y reduciendo las compras innecesarias.
Revise los contratos de compra firmados con los proveedores de productos y servicios y analice las condiciones de entrega, los planes de pago, el volumen de compra exigido, etc.
Investigue otros proveedores para encontrar mejores oportunidades y, si desea mantener los actuales, negocie todas estas condiciones en base a la información de la competencia. Probablemente, usted se sorprenderá con los nuevos parámetros establecidos a cambio de fidelidad, además tendrá un gran ahorro en costos para su negocio.
Basado en los análisis de los informes, consulte las cuentas de costos y analice cada gasto para identificar cómo puede reducirlos o incluso eliminarlos por completo. Después, haga una proyección de los ingresos y gastos futuros para alinear el flujo de caja con las compras programadas.
Por ejemplo: programe las compras para ser pagadas en la misma fecha en que las proyecciones indican el cobro de las ventas realizadas a plazos. Con esa técnica, además de la reducción de costos, usted garantizará un flujo de caja siempre positivo.
Muchas empresas aún realizan procesos manuales, registrando grandes índices de reproceso por fallas humanas, tiempo desperdiciado en tareas que podrían ser automatizadas, informes con datos poco confiables, gasto excesivo en impresiones y alto volumen de insumos desperdiciados en la producción. La solución para todo esto puede ser la informatización del negocio por medio de un software (sistemas) administrativo estratégico y operacional que, además de contribuir a la reducción de costos, debe mejorar el desempeño general de su negocio.
Mantener los costos controlados es la base de sustentación para la sobrevivencia de la empresa en mercados competidos y, aplicando estos consejos, podrá además agregarle fuerza competitiva, proporcionando un crecimiento sustentable.
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El mercado competitivo actual exige no sólo que las empresas estén bien posicionadas en el segmento, si no, principalmente, que logren una buena gestión administrativa, capaz de transmitir confianza. Esto quiere decir que no basta hacer un trabajo satisfactorio, es necesario que éste siga métodos con resultados de excelencia.
El hecho es que no existe una fórmula que todas las organizaciones puedan utilizar, siendo preciso adecuarse a la realidad y necesidad de cada una de ellas. Habiendo encontrado este equilibrio, y teniendo personas comprometidas en pro del mismo fin, es posible obtener resultados óptimos.
¿Quiere saber más de este tema? Entienda la importancia de la gestión administrativa para los negocios y vea como ella puede generar óptimos resultados. ¡Buena lectura!
Conozca los beneficios de una buena gestión administrativa
Hacer una buena gestión administrativa trae diversos beneficios para una empresa. A continuación, vamos a abordar algunos de los más importantes y que causan los mayores impactos en el cotidiano corporativo. ¡Compruébelos!
Sin control de gastos, reducción de pérdidas y, principalmente, confianza en los datos, es imposible mantener las finanzas al día. Al conseguir organizar todas las áreas de la empresa, incluso el departamento financiero, es más fácil manejar el flujo de caja.
Establecer la periodicidad y la manera de hacer este control es de gran valor. Además, es necesario centralizar la información, evitando duplicidad y errores a la hora de enviarla a otros lugares.
Para esto, es necesario cambiar las diversas hojas de cálculo por un sistema confiable, al que pocas personas tengan acceso a la hora de editarlo.
Es posible identificar qué equipos desarrollan mejor cada tarea específica y enfocarse en sus puntos fuertes. Identificar las fallas en los procesos y corregirlas es más eficiente, pues reduce la pérdida de tiempo y, muchas veces, de recursos.
Con la identificación y corrección de fallas, es posible producir más en menos tiempo, utilizando menos recursos — lo que garantiza mejores resultados.
Lograr las metas y resultados muchas veces es el reflejo de una buena gestión administrativa. Esto ocurre porque el foco pasa a ser la creación e implantación de procesos más eficientes y que garantizan el logro de los objetivos planeados.
Los administradores empiezan a concentrar su esfuerzo en las actividades intelectuales y no en las poco valiosas, y logran tener una mejor percepción, además de que el control pasa a ser más fácil de llevar a cabo. Además de eso, la realización del control pasa a ser más fácil.
Los procesos más eficientes se reflejan en la calidad y en los tiempos, lo que permite que los clientes tengan sus necesidades atendidas y superadas. La relación con ellos también puede volverse más próxima para comprender mejor sus necesidades y tener productos y servicios que puedan suplirlas.
Los empleados también quedan más satisfechos al percibir que no hay un desgaste tan grande y una pérdida de energía en tareas irrelevantes. Ellos pasan a sentirse más escuchados y a formar parte del proceso de transformación, siendo cada vez más valorados.
Promoción de la toma de decisiones basadas en datos
La toma de decisiones se produce basada en los resultados. Esto quiere decir que, como ha habido seguimiento de todo lo que está sucediendo, hay registros de ello. Y en base a estos registros se consiguen tomar mejores decisiones mediante el análisis de los escenarios anteriores, presentes y de la planificación a futuro.
La gestión administrativa ayuda a mejorar los resultados como un todo y a trabajar en los procesos y resultados. ¡Si todavía tiene alguna pregunta, deje sus comentarios para que podamos mostrarle lo importante que es para su empresa!
Consejos para hacer una gestión administrativa efectiva
Hacer una buena gestión administrativa requiere dedicación, mucho estudio y efectividad en los procesos. Vea los consejos que separamos a continuación para garantizar una gestión administrativa eficiente para su empresa.
Haga una buena planificación
Es imposible hacer una gestión eficiente sin una buena planificación. Es él quien determina todas las directrices que la organización necesita seguir para obtener el éxito deseado. Por eso, es fundamental que los objetivos estratégicos estén muy bien definidos y estén bien claros para todos los colaboradores.
Dedíquese a definir metas simples y factibles y asegúrese de que estén alineadas con los objetivos estratégicos. Cree indicadores para seguir el progreso de estas metas, pero tenga mucho cuidado para no crear medidores innecesarios.
Preste atención a todos los procesos de la empresa
Acompañe de cerca todos los indicadores. Asegúrese de que cada proceso tenga una persona responsable de mantenerlo y hacer el escrutado de sus resultados. Esta persona debe informar periódicamente y justificar las principales desviaciones. Además, debe ser capaz de proponer un plan de acción cuando un indicador no presenta buenos resultados.
De esta forma, cualquier problema que un proceso presente será tratado aún al principio, antes de tomar grandes proporciones y convertirse en incontrolable. Esta puede ser la gran diferencia entre el éxito y el fracaso de una empresa.
Haga evaluaciones periódicas del funcionamiento de la compañía
Reúnase con los gestores de su empresa, como mínimo, una vez al mes para dar los resultados generales de cada área. Así como los procesos, los gestores necesitan tener metas para garantizar el buen desarrollo de la planificación estratégica.
En sectores más críticos, lo ideal es hacer reuniones quincenales o semanales. La periodicidad dependerá de la característica de cada sector y del grado de impacto que surja en los resultados generales de la organización.
El punto primordial es que ese seguimiento nunca sea menospreciado. Por más atribulada que esté su agenda, esa evaluación constante es lo que garantizará que la empresa vaya bien y que la rentabilidad se esté manteniendo.
Comuníquese siempre con su equipo
Los problemas de comunicación son los mayores villanos dentro de las organizaciones. Nada puede ser más destructivo, dentro de una empresa, que la famosa «radio peón».
Muchos rumores pueden ser evitados, manteniendo una comunicación clara, transparente y directa con sus gestores y, éstos, con su equipo. Los chismes de pasillo pueden afectar el clima organizacional y, consecuentemente, la productividad general de los colaboradores.
Además, la falta de comunicación puede hacer que los gestores tomen decisiones erróneas o precipitadas, en desacuerdo con los objetivos pretendidos por la organización. Garantiza que todo el cuerpo de profesionales esté alineado y a la par de todos los directivos de la planificación estratégica.
Un último punto importante es atentar a los factores que pueden perjudicar la gestión administrativa de una organización. Para evitar que uno de los factores más perjudiciales afecte a su empresa, consulte nuestro artículo «Gestión de costos empresariales: errores comunes«. ¡Comencemos!
Lograr la eficiencia en la gestión de costos es fundamental para mejorar los resultados financieros y para que la empresa logre mantenerse competitiva en el mercado. Para esto, es necesario planear cuidadosamente los aspectos inherentes a esta área, además de evitar algunos errores que comprometen el éxito del negocio.
A continuación, hablaremos más sobre estos problemas, cuáles son sus consecuencias y cómo pueden ser evitados. ¡Compruébelo!
El registro de las operaciones es necesario para mantener el control de la empresa. Cuando éste deja de realizarse — o se hace de forma negligente — es prácticamente imposible identificar cuánto dinero entra en la caja, cuánto ha gastado la empresa pagando las cuentas, la cantidad de ventas realizadas en determinado período, etc.
Poe ello, es indispensable registrar todo lo que se realiza, incluso los retiros y ventas de poco valor, que pueden ser consideradas irrisorios, pero, cuando se acumulan, provocan un gran hoyo en las cuentas.
El flujo de caja es el control utilizado para registrar todo el movimiento de capital que se realiza en la empresa. A través de él, es posible tomar decisiones estratégicas con respecto al capital circulante, a la composición del inventario y al equilibrio entre cuentas por pagar y por cobrar, por ejemplo.
Lo ideal es revisarlo diariamente, buscando inconsistencias o registros no realizados. Esta frecuencia facilita la identificación de fallas y las acciones tomadas se vuelven más eficaces de lo que podrían ser si se registrarán luego de un mes, por ejemplo.
Cuando no se sabe con certeza cuáles son los costos totales de las operaciones — incluyendo el costo de los productos, del inventario, gastos generales, mano de obra, etc., no es posible controlar lo que la empresa gasta y mucho menos, encontrar medios para reducir su impacto, que afecta, principalmente, la rentabilidad de la organización.
Adicionalmente, este conocimiento es necesario para que la fijación de precios se realice de la forma más asertiva posible, ofreciendo un precio justo para los clientes, que al mismo tiempo sea suficiente para cubrir los costos y además generar una rentabilidad satisfactoria.
Tener una estrategia de fijación de precios adecuada es fundamental cuando hablamos de sobrevivencia e incluso crecimiento de las organizaciones. Por lo tanto esta estrategia debe ser muy bien planeada, teniendo en consideración los costos y gastos de la organización y lo que el cliente percibe como valor – que es lo que define lo que él está dispuesto a pagar a cambio de lo que está recibiendo.
Establecer un precio muy elevado sin justificación, de forma que el volumen de ventas caiga, o reducir los precios sin una base (como en la reducción de costos, por ejemplo) perjudica seriamente los resultados financieros.
Con tantos controles y seguimientos que deben realizarse del gran volumen de información generada en el día a día, la realización de tareas manuales hace que los procesos estén sujetos a más errores, generando la necesidad de reprocesar – además de hacer los datos menos confiables.
En ese sentido, la inversión en un software administrativo es esencial. Además de automatizar las actividades, ayudar en el proceso de análisis, en la toma de decisiones y volver la información segura, un sistema ayuda a aumentar la agilidad, productividad y reducción de costos.
En el artículo de hoy, citamos sólo algunos de los errores en la gestión de costos que deben ser evitados. Lo ideal es que el administrador evalúe sus actividades constantemente, buscando fallas y cuellos de botella que afecten los resultados, y encuentre soluciones para minimizar — o incluso eliminar — estos problemas.
Ahora, aproveche la sección de comentarios, ¡Comparta con nosotros sus experiencias y opiniones sobre el asunto!
Una empresa necesita tener una satisfactoria atención al cliente y un impecable proceso productivo o de prestación de servicios. De esto, todos estamos conscientes. Pero, en lo que a las finanzas se refiere, ¿Será que sólo los empleados del sector financiero deben entender de finanzas y de los conceptos relacionados con ella?
Vamos a ver, en este artículo, quién debería hacer cursos de gestión financiera dentro de una empresa y cuáles son las razones para ello. ¡Dele un vistazo!
Contenido de un curso de gestión financiera
En un curso de perfeccionamiento en gestión financiera, temas como el capital circulante, índices económico-financieros, flujo de caja, presupuesto, estructura del capital y solvencia financiera, entre otros, son explorados ampliamente.
Este contenido tiene el objetivo principal de hacer que cualquier profesional, sin importar su área de actuación dentro de la empresa, pueda entender el impacto y la importancia del control financiero de la organización.
La necesidad de cursos de gestión financiera
Es natural que un gestor de proyectos tenga que hacer alguno de estos cursos. ¿Pero será que el jefe del departamento de recursos humanos o el encargado de producción también necesitan de tal entrenamiento y conocimiento?
La respuesta es sí para ambos casos. En todos los sectores de una empresa existe la definición de las asignaciones presupuestarias para cada área. En el caso de recursos humanos, hay entrenamientos internos y gastos en el reclutamiento y selección de nuevos empleados, además de los gastos rutinarios del departamento.
Pensando en el sector productivo, el encargado de la producción, por saber con exactitud los componentes incluidos en todos los productos, puede ayudar de manera muy estratégica en la reducción de costos y de los factores productivos. Nadie mejor que él para identificar si determinado componente puede ser retirado del proceso productivo o no, todo esto sin perjudicar la calidad del producto y garantizando así, mantener el nivel de satisfacción de los clientes.
Los beneficios para la empresa
Los cursos de gestión financiera tienen un lenguaje bien directo y generalizado, haciendo que cualquier sector de una empresa pueda encajar en el contenido que se presenta en su desarrollo.
Los gastos de personal, por ejemplo, y el desempeño sectorial son términos muy utilizados en un curso de gestión financiera, y que harán que cualquier empleado pueda identificarse y hacer analogías con el trabajo que realiza en una entidad.
A corto plazo, normalmente los beneficios son los cambios en las prácticas y procedimientos, tanto administrativos como operacionales. Normalmente se vislumbran en un curso de gestión financiera formas viables de reducción de costos, que pueden ser fácil y rápidamente aplicadas dentro de la empresa.
Pensando a largo plazo, estas prácticas tienden a enraizarse, haciendo que el comportamiento de los empleados se modifique, transformando la economía en un procedimiento modelo, y llevando a una situación donde no solamente la empresa, sino todos los empleados ganen también.
Cuando una empresa consigue reducir sus costos de manera coherente y responsable, los empleados también obtienen beneficios directos, como el aumento de salarios, reducción de la carga laboral o una mejor división de las tareas. Desde cualquier punto de vista, todos salen ganando.
Los cursos de gestión financiera son una buena estrategia de crecimiento del conocimiento de los empleados de una empresa y la mejoría general del nivel de satisfacción interna, ya que los procesos tienden a perfeccionarse con el tempo.
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Estar al frente de una empresa requiere mucha responsabilidad, conocimiento y experiencia para tomar decisiones que definan el rumbo del negocio. A su vez, con un mercado cada vez más competitivo, los gerentes de negocios necesitan saber hacer mucho más que sólo dar órdenes. Ellos necesitan habilidades que estimulen a las personas a su alrededor, favorezcan la creatividad y den prioridad a la eficiencia.
Estas características, que son natas para algunos, demandan algún entrenamiento para otros. Pero con dedicación, toda persona con capacidad de liderazgo puede desarrollarlas. Vea, a continuación, las habilidades esenciales de los gerentes de negocios y comience ya a cultivarlas en su día a día.
Durante esta carrera, los gerentes de negocios pasan por evoluciones en el mercado, innovaciones tecnológicas y por diferentes equipos. Por eso, la adaptabilidad es tan importante en esta función.
Para conquistar y mantener una posición destacada, la empresa debe acompañar cada cambio y el gerente es el principal responsable de que ocurra el desarrollo. Por lo tanto, esté siempre buscando nuevas y mejores formas de trabajar, mantenerse al tanto de la tecnología y no dude en pedir ayuda en las áreas que no son de su dominio. Si usted está dispuesto a aprender, su carrera y su empresa nunca se estancarán.
En las crisis es cuando un líder es más necesario. Como gerente, gran parte de su trabajo es solucionar problemas. Luchar contra esta característica de la función sólo genera estrés y frustraciones.
Un profesional equilibrado es elástico al respecto. Él sabe que, después de la tempestad, viene la calma, pero no tardará mucho para que otra tempestad aparezca. Acepte el reto de cada crisis como una oportunidad de demostrar su valor y evite que los días de turbulencia sacudan su integridad psicológica o afecten su vida personal.
Una de las principales funciones del gerente es conectar los equipos que realizan diferentes tareas, con el fin de hacer que estos funcionen de forma coordinada. Para esto, debe tener buena comprensión de cada área, desde la comercialización hasta la producción, y entender las peculiaridades de cada proceso.
Evite etiquetar las etapas como más o menos importantes, procure visitar con frecuencia cada uno de los sectores y mantenerse al tanto de las dificultades y avances. Estimule el contacto entre equipos siempre que sea posible.
Proactividad
Un líder proactivo está siempre anticipándose a los problemas, procurando soluciones y formas innovadoras de evitar que ocurran nuevamente. La proactividad es una de las características más preciosas de un equipo, y necesita ser cultivada por el líder.
Estimule esa cualidad en las personas dando el ejemplo, estando siempre abierto a sugerencias y valorando lo diferente. No tenga miedo de equivocarse y retroceder, pues el miedo hace que las ideas (que podrían haber sido excelentes) dejen de ser puestas en práctica.
Por último, un gerente de negocios necesita saber qué delegar y a quién delegar. De nada sirve tener todas las características esenciales de un líder si usted no las utiliza para liderar y termina haciendo todo por sí mismo. El cúmulo de funciones reduce el desempeño personal del gerente y centraliza el equipo de trabajo en una única figura. Si usted se siente sobrecargado, tal vez no está delegando lo suficiente.
Conozca las habilidades de las personas a su alrededor y haga seguimiento de su evolución, a fin de determinar quién realizará bien cada tarea. Así, al mismo tiempo en que podrá delegar las actividades con conocimiento de causa, también construirá una mayor confianza en el trabajo de sus empleados y podrá enfocarse en otros asuntos.
Con esas cualidades en su currículum, llevará el rumbo correcto para el éxito. ¿Listo para poner cada una de estas habilidades en práctica? ¿Tiene algún otro consejo para los gerentes de negocios? ¡Intercambiemos experiencias! ¡Déjenos su comentario!
Toda empresa, independientemente de su tamaño, siempre piensa en crear y entregar los mejores productos y servicios. Esa es una posición loable, pero principalmente en el mundo actual, es inadmisible no tener como rutina el análisis de datos. No basta con sólo desarrollar soluciones óptimas e incluso centrarse sólo en la atracción de nuevos clientes.
Es necesaria una visión crítica y, por medio del análisis de datos, extraer la máxima cantidad de información para ser útiles en la toma de decisiones del negocio. ¡Continúe leyendo y comprenda la importancia del análisis de datos para su empresa!
Toda empresa busca clientes nuevos, ¿no es cierto? La empresa va creciendo, obteniendo éxitos, obteniendo una cantidad significativa de nuevos clientes, pero, ¿qué sucede con los clientes antiguos? ¿Será que están recibiendo la atención necesaria? ¡La mayoría de las veces, no es así!
Es más fácil y menos costoso mantener buenos clientes que captar nuevos. Este objetivo puede ser alcanzado por medio del análisis de datos.
Por eso, es extremamente importante cuidar del registro de sus clientes. El registro inicial y la nueva información que se puede lograr a través de la relación cliente / empresa, son esenciales.
Estos datos necesitan ser analizados lo más rápido posible. Tienen que ser trabajados y vistos con el objetivo de fortalecer la relación con estos clientes, porque sólo entonces usted tendrá una cartera sólida. Sin ella, puede comenzar a perder buenos clientes.
Hablamos de manera más crítica de mirar nuestro listado de clientes, pero ¿con qué objetivos? Por otra parte, no están sólo estos datos existentes en la empresa. Dependiendo del tamaño de la empresa o del mercado en el que ella opera, una serie de datos puede estar disponible para ser visitada con unos pocos clics.
Por eso, tener los objetivos bien planeados es fundamental para un buen análisis de esa información. Es importante también comprender que, sin la ayuda del análisis de datos y de la creación de indicadores bien diseñados, las metas y objetivos pueden no ser más que un sueño. Por lo tanto, piense en esto, determine sus metas y, basándose en ellas, cree medidas sólidas para alcanzarlas.
¡Si el análisis de datos es tan importante, el cuidado de esa información debe ser el mejor! ¿Quién cuida de los datos de su empresa? Piense en ello, y converse con esa persona. O, si se trata de un área, acérquese a ella y entienda como ocurre todo allí.
El análisis de datos sólo es posible gracias a una buena recolección de datos y su organización. Cuanto más fiables sean los datos y mejor organizados estén, mayor es la capacidad de analizarlos y generar información con el potencial de ayudar a la empresa.
El análisis de datos no es una tarea simple y no debe ser realizada solo una vez. Es necesario tener periodicidad en los estudios. Estos datos deben ser monitoreados semanal, mensualmente o lo que constituya la mejor opción para su negocio. Cuando se tienen metas y objetivos, estos deben estar basados en el análisis de datos.
Sin embargo, esos análisis de informes e indicadores desarrollados deben ser controlados estrechamente de forma rutinaria. Con esto, se puede comprobar de antemano ciertas situaciones, factibles para la creación de nuevos planes de acción. Pero esto sólo es posible si esas cifras de la empresa se recogieron muy bien, son bien organizadas, bien analizadas y monitoreadas muy de cerca
Sin medidas no es posible administrar verdaderamente nada – es imposible administrar lo que no se puede medir. Es necesario establecer el camino que la empresa desea seguir, por medio de metas y objetivos. En seguida, determinar indicadores para alcanzar esos puntos. A partir de esto, utilice el análisis de datos en la empresa y haga seguimiento periódicamente.
De esta manera, usted conocerá, cada vez con más precisión, la empresa y su comportamiento. ¡Es necesario medir todo! El análisis de datos traerá más «salud» y prosperidad a los negocios de su organización.
Y entonces, ¿nuestro texto le ayudó a entender la importancia del análisis de datos? ¡Comparta su opinión en los comentarios!
La crisis que se ha instalado en la economía del país atrapó las ganancias de muchas empresas. En ese escenario de incertidumbre, es el papel de un buen administrador evaluar el negocio, buscando pasar por ese período de turbulencias sin grandes impactos en la salud de la organización.
Aumentar la ganancia por medio de la reducción de costos es esencial en este momento. Pero esto debe hacerse con el diseño de un programa organizado y planificado.
Reducir costos no significa simplemente salir recortando gastos de forma desordenada. Es preciso entender la naturaleza de cada costo y como se relacionan las ventas y las ganancias de la empresa.
Por ello, creamos este post con consejos para reducir costos de manera inteligente y, además, aumentar las ganancias de su negocio. ¡Lo invito a seguir leyendo!
Identifique todos los costos y gastos durante, al menos, los últimos seis meses. Después de un análisis meticuloso, establezca metas de reducción para cada ítem. Esta acción se denomina previsión de costos, y debe hacerse mensualmente.
Por otra parte, los costos deben ser monitorizados regularmente mediante la comparación de la previsión de la cantidad efectivamente gastada mes tras mes, y verificando si la meta está siendo alcanzada. Si la respuesta es negativa, se debe hacer un análisis de las posibles razones que están obstaculizando el logro de los objetivos.
Un gran volumen de ventas no significa, necesariamente, grandes ganancias. Muchas veces, un aumento en el número de ventas puede crear la impresión de prosperidad, mientras, “entre bastidores”, los costos están consumiendo las ganancias.
Para conquistar resultados reales es preciso que el dinero sea utilizado de forma eficiente. Eso puede alcanzarse aumentando el ticket promedio — valor promedio de compras por cliente —, optimizando el ROI (retorno de la inversión) de las campañas y también la mejora de sus procedimientos y métodos internos.
Al analizar sus costos, use porcentajes en vez de cuantías de dinero. Eso porque, si sus ventas aumentan pero la cantidad gastada sigue siendo la misma, ese costo pasa a representar un porcentaje menor del volumen de ventas. Y cuando se disminuye el porcentaje de los costos, se está aumentando el porcentaje en las ganancias.
Por otro lado, si su volumen de ventas permanece igual, usted puede aumentar la ganancia por medio de la reducción de costos de un ítem específico. De esa forma, se puede trabajar con esos dos objetivos: disminuir gastos específicos y aumentar la productividad a la vez.
Antes de determinar si el recorte de gastos va a aumentar las ganancias de su empresa, usted necesita de información confiable sobre su operación. Esos datos pueden obtenerse por medio de un sistema que ofrezca manejo estratégico de los costos, de la rentabilidad y del desempeño de la organización — y que esté integrado a los sistemas que la empresa ya tiene.
Con esa solución, es posible contar con análisis gráficos, básicos y complejos, además de la ejecución de simulaciones avanzadas de posibles escenarios económicos. Eso es importante para preparar informes mensuales, presupuestos y evaluaciones de sus operaciones.
¿Le gustaron nuestros consejos? ¿Listo para evaluar el negocio y reducir costos? Deje un comentario y comparta con nosotros las dificultades que enfrenta en la gestión de costos dentro de su empresa
